Обзор и функциональные возможности СЭД «Docsvision»

Содержание:

Введение

Система электронного документооборота - это система, позволяющая организовать работу с электронными документами. Работа с документами - один из основных процессов деятельности компаний. С их помощью устанавливаются нормы и правила, предоставляются полномочия, ведется учет ресурсов.

Многие организации, ведомства и больше всего государственные учреждения предпочитают не пользоваться цифровыми документами в связи с их специфической деятельностью, так как может произойти утечка информации, злоумышленники могут взломать систему и украсть секретные документы, в связи с этим до сих пор сохраняются печатные документационные архивы.

Компаниям, не связанным с секретной деятельностью, удобнее и выгоднее пользоваться электронными документами - это упрощает и ускоряет процесс взаимодействия, в связи с этим для них были разработаны различные системы электронного документооборота. Далее будет приведен пример работы системы электронного документооборота «Docsvision».

Понятие электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это система, позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

СЭД, кроме того, предназначена для организации и автоматизации процессов взаимодействия между сотрудниками (передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.). Сотрудники могут оперативно получать любую необходимую информацию по клиентам компании. При этом документами могут быть как структурированные объекты информационной системы, обладающие определенным набором стандартных реквизитов, так и неструктурированные (файлы Word, Excel, .pdf, .jpg и пр.). СЭД может включать в себя электронный архив документов, что дает возможность коллективной обработки информации, и систему автоматизации деловых процессов.

СЭД docsvision обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени

Пример стоимости лицензии Docsvision

Стоимость лицензии системы «Docsvision» (1 пользователь)
Опции	Малый бизнес (10-25 чел.)	Корпоративная (неограниченное кол-во чел.)	Стандартная (1-100 чел.)
Цена лицензий	2000	12000	7000

Расчет полной стоимости системы производится нарастающим образом.

Стоимость системы меняется в зависимости от приобретения на программу дополнительных лицензий, расширяющих функционал продукта. Приобретение лицензий не ограничено.

Так, например, если приобрести «стандартную» лицензию, с подключением 50 сотрудников, учитывая приобретение только базовых модулей, покупка лицензии обойдется в 377000 рублей.

Особенность системы - возможность реализации в базовой поставке всех основных задач организации по управлению документами.

СЭД «Docsvision» полностью соответствует российским и международным нормам и стандартам документооборота, входит в реестр отечественного программного обеспечения, официально признана 100% Российским программным обеспечением корпоративного уровня.

Благодаря внедрению СЭД «Docsvision» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упрощать стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, последующий контроль их исполнения.

Функциональные возможности СЭД «Docsvision»

Docsvision 5 – комплексная платформа СЭД сочетает в себе современную архитектуру и широкий набор инструментов, позволяющих создавать решения задач управления предприятием в эпоху цифровой трансформации:

• Решение задач делопроизводства
• Построение корпоративного архива
• Поддержку средств групповой работы и гибких методик управления (Agile)

Решение специализированных отраслевых задач

В основе платформы лежит современная трехзвенная архитектура, спроектированная с учетом растущих потребностей в объемах обрабатываемых данных и количества вовлеченных в работу пользователей предприятия.

База данных работает под управлением СУБД MS SQL Server, а сервер приложений - Microsoft Internet Information Server.

Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек документов и заданий, файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают доступ, получение, обновление и удаление данных пользователем в соответствии с его правами доступа по отношению к данному документу, а также многие другие функции.

Архитектура платформы Docsvision 5 полностью открыта. Все функции приложений Docsvision доступны с помощью программных интерфейсов, обеспечивающих беспрецедентную гибкость использования компонентов платформы для создания конкретных решений и интеграции с внешними системами. Помимо API платформа имеет инструменты (конструкторы) для визуального проектирования решений без использования программного кода.

Все приложения, создаваемые с использованием платформы Docsvision обеспечивают:

• Единые механизмы хранения и представления информации
• Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними
• Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя
• Общую структуру справочников
• Общие средства поиска и извлечения информации
• Единые средства маршрутизации и управления жизненным циклом документов
• Единые средства разработки и настройки.

Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в папки, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам.

Формы для регистрации документов — карточки документов — могут отличаться в каждой отдельной организации и могут разрабатываться на основе базовых объектов системы (карточек документа и задания), как например во встроенном приложении «Управление документами Docsvision 5».

Пользователю предоставляется удобный и понятный интерфейс для осуществления всей работы с информацией, содержащейся в базе данных системы, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы Docsvision является web-клиент предоставляющий доступ ко всем объектам Docsvision: просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках; просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам; поиск карточек по заданным критериям, а также создание новых и редактирование уже существующих документов. Web-клиент работает во всех наиболее распространенных современных браузерах.

Web-обеспечивает пользователям максимальную мобильность, позволяя работать через интернет из любой точки мира и с любого устройства, адаптируясь под его размер и обеспечивая пользователю максимальное удобство.

Пользователю доступны и другие способы работы с системой: windows-клиент, почтовый клиент, позволяющий работать из любого почтового агента и мобильное приложение на платформах iOS и Android, обеспечивающее удобный доступ к важным документам и заданиям в т.ч. в режиме off-line.

Интерфейс СЭД Docsvision

Основное окно: навигатор

Система поиска

Карточка документа

Преимущества и недостатки данной системы

Недостатки:

- В типовой поставке отсутствует самостоятельный учет проектов документов. Данный функционал может быть настроен дополнительно с помощью доработки на внедрении.

- Нет возможности вести личные папки пользователя.

- При резком увеличении потока документооборота серверы не справляются, что влечет за собой снижение производительности труда.

- В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности Mozila Firefox.

- Нельзя настроить обязательное заполнение для дополнительных реквизитов.

- Негативное влияние на организм человека электронной техники.

- Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.

- Отсутствует система кодирования при передаче данных через протокол TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol — протоколуправления передачей)

Преимущества:

- возможность развития функционала;

- унифицированные механизмы накопления и хранения всей информации о процессах и приложениях;

- единые средства контроля исполнения заданий, интегрированные со средствами календарного планирования

- централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов;

- центры корпоративной технической поддержки.

- возможность накопления информации о прохождении процессов и использования этой информации для реинжиниринга;

- унифицированный интерфейс, нет необходимости в дополнительном обучении при внедрении новых приложений;

- наличие инструментов и методик снижения рисков

- тесная интеграция с используемой системой электронной почты и календарного планирования;

- единая очередь заданий для всех процессов и приложений (система самостоятельно информирует о необходимости выполнения тех или иных действий);

- средства автоматической инсталляции программного обеспечения на рабочие места пользователей (не требуется времени на инсталляцию и обновление клиентских приложений);

- WEB доступ ко всем функциям системы;

- единая система разграничения прав доступа, интегрированная со стандартными средствами безопасности Windows.

В Docsvision применяются дополнительные стили в описи документов, отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты внутри главного окна приложения. Кроме того, архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

Также можно применять преднастроенные темы, настраивать ленту команд, представлять отображения регистрационных карточек документов для каждой папки. Реализуются механизмы drag&drop, сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева. Можно проводить групповые операции со ссылками и комментировать их. Карточки задания проектируются. Панель инструментов настраиваемая. Возможен полнотекстовый поиск из единой строки есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм. Docsvision поддерживает и создание сложных поисковых запросов с помощью XML, и распределение прав доступа к настроенным поискам.

Система имеет удобные функции моделирования и широкие возможности проектирования маршрутной схемы без применения программных средств. Доступна разработка собственных функций. У системы свое API, возможно создание скриптовых сценариев с его использованием, вызов веб-сервисов.

Заключение

Рассмотрев весьма расширенный функционал системы электронного документооборота Docsvision, можно сказать, что данный продукт способен решить задачи автоматизации документооборота в большинстве малых, средних и крупных организаций.

Система имеет большое количество встроенных функций, может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования заказчика, легко осваивается пользователями, так как предельно проста в использовании.

Пользователю доступны различные способы работы с системой: windows-клиент, почтовый клиент, позволяющий работать из любого почтового агента и мобильное приложение на платформах iOS и Android, это обеспечивает удобный доступ к важным документам и заданиям в т.ч. в режиме off-line, что позволяет пользователю быть не привязанным к рабочему месту и, при необходимости, работать удаленно.

На данный момент система Docsvision широко распространена и внедрена среди большого количества организаций в области торговли, промышленности, оказании услуг. Стоимость покупки лицензии не велика, что не может не радовать, так как даже самая небольшая компания может себе позволить внедрение данной системы электронного документооборота.

Список источников

https://docsvision.com/price/

https://studbooks.net/2274384/informatika/docsvision

https://www.elma-bpm.ru/journal/index.php?ELEMENT_ID=2862

https://studwood.ru/1090017/menedzhment/sistema_elektronnogo_dokumentooborota_docsvision

https://eradv.ru/docflow_docsvision/