Обзор современных систем электронного документооборота

Содержание:

Введение

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

В рамках данного реферата основной уклон будет сделан на описание и анализ внедрения и применения систем электронного документооборота на предприятия и в органах государственного управления России, а также на анализ российского рынка СЭД, перспективы развития данной сферы и конкурентоспособность программных продуктов и систем, разработанных российскими компаниями.

Основные понятия и классификация СЭДО

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Классификация систем электронного документооборота

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:
   • стандартный набор функций;
   • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
   • низкие временные затраты на приобретение и установку;
   • относительно низкая стоимость;
   • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
   • максимально персонифицированная система;
   • большие временные затраты;
   • высокая стоимость разработки;
   • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
3. Комбинированные СЭДО:
   • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
   • полное соответствие нуждам предприятия;
   • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
   • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
   • передача заказчику прав на продукт;
   • простота освоения и использования;
   • полная локализация;
   • удобный интерфейс;
   • взаимодействие с существующими офисными приложениями.

Система управления документами

Система управления документами, СУД, DMS (Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов. Данное понятие тесно связано с концепцией системы управления содержимым и обычно рассматривается как компонент Enterprise Content Management System (CMS уровня предприятия).

В общем случае системы управления документами (СУД) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа.

Сервисы СУД

Метаданные

Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. СУД также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов, или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.

Интеграция

Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна

для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов, таких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.

Захват

Перевод в цифру бумажных документов, используя сканеры и МФУ. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.

Индексирование

Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлечённого из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа.

Хранилище

Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит; также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и обеспечивает целостность данных.

Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.

1. Рынок систем электронного документооборота в России

Общая картина

По данным агентства International Data Corporation, на которые ссылается издание PC Week, в 2012 году затраты компаний на внедрение СЭД выросли на 20 % по сравнению с 2011 годом, а объем продаж тиражных программных продуктов – на 13%. Согласно обзору аналитического агентства TAdviser, представленном в материале Cnews, российский рынок СЭД (ЕСМ) и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объеме 25,6 млрд. рублей, а ежегодный рост рынка составляет от 20 до 35 процентов. На российском рынке представлены как отечественные системы, созданные внутри страны, так и решения на базе крупнейших СЭД (на западе применяется аббревиатура EDMS) и ЕСМ-систем (IBM Lotus – Notes, Microsoft SharePoint и др.).

Лидером по количеству реализованных проектов внедрения СЭД является продукт «Дело» компании «Электронные офисные системы» (49 процентов проектов). К числу крупнейших проектов внедрения систем электронного документооборота в коммерческой сфере в 2012-2013 году в обзоре отнесены внедрения СЭД «Дело» в Центробанке (60 тысяч пользователей), внедрение EMC Documentum в Ростелекоме (56 тыс. сотрудников), проект по внедрению DocsVision в Сбербанке (50 тыс. пользователей). К крупнейшим интеграторам СЭД авторы обзора отнесли компании «Логика бизнеса» (БОСС-Референт), «КРОК инкорпорейтед», «ИнтерТраст» (CompanyMedia), ЭОС и все ее партнеры (СЭД Дело и EOS for Sharepoint), «Парма-Телеком» (на базе SAP /R3) и «Хоулмонт» (на базе СЭД ТЕЗИС).

По данным аналитического отчета петербургской компании DSS-Consulting (на который ссылается издание IT-Bestsellers) к числу наиболее внедряемых продуктов отечественного рынка СЭД относятся следующие: по числу проектов внедрений в 2012 году - СЭД Дело (25,3% проектов), Directum (23,6%), DocsVision (13,3%), 1С: Документооборот (12,7%), CompanyMedia (5,9%); по числу автоматизированных рабочих мест – СЭД Дело (40,1%), CompanyMedia (17,5%), DocsVision (17,1%), Directum(8%). Еще один критерий – это количество новых внедрений в 2012 году, по данной позиции лидерами являются пять продуктов - СЭД Дело (42,1%), Directum (28,2%), DocsVision (9,3%), Логика ЕСМ (БОСС-Референт) (6,1%) и ТЕЗИС (4,3%).

Что касается государственной сферы, по данным отчета Министерства коммуникаций и связи, основанного на данных опроса 79 ведомств, в 2013 году СЭД были внедрены в 74 федеральных органах исполнительной власти, из них 4 органа (ФССП, ФНС, Министерства культуры и транспорта) используют несколько разных систем, а 17 ведомств подключены к межведомственным системам электронного документооборота (23% всех органов), а три из них так же подключены к элементам электронного правительства . Не были внедрены системы электронного документооборота в ФСТЭК, ФСБ, СВР, Ростуризме и МВД.

Мобильные технологии в сфере

Специфика ситуации на рынке ECM/СЭД заключается в том, что если наши СЭД стремятся по своим возможностям выйти на уровень круга задач “мировых ECM”, то и последние совсем не стоят на месте: границы ECM также расширяются, меняется внутренняя структура рынка. При этом все происходит не только за счет некоторого естественного роста потребностей пользователей, но и появления качественно новых технологических возможностей, в свою очередь активно влияющих на расширение круга решаемых заказчиками задач. Вследствие бурного развития информационных технологий, сегодня мы наблюдаем смену требований к процессу автоматизации и со стороны управленческого персонала. В последнее время остро востребовано развитие корпоративной коммуникационной среды, в которой руководящий состав сможет с минимальными временными затратами на изучение вопроса рассмотреть документ, оценить обстановку, сопоставить факты, оставить замечание (открытого или ограниченного для доступа характера), запросить комментарий или переадресовать поручение. И при этом нужно получить в режиме реального времени информацию (как детального характера, так и в сжатом формате) в виде цифр, различных индикаторов, с наглядными диаграммами и медиа материалами. Такое изменение информационных задач требует использования иных технологических средств, именно потому сейчас можно наблюдать рост спроса на портальные решения и панели управления. Одним из важнейших направлений развития СЭД можно считать увеличение мобильности программных продуктов. Актуальность темы повышается благодаря существенному росту парка мобильных устройств, особенно планшетов, которые могут выступать полноценными средствами доступа к системам ECM-класса. Правда, если посмотреть внимательнее, то нетрудно увидеть, что пока мобильность в области СЭД ограничивается почти исключительно снабжением модными планшетами высшего руководства компаний. Но этот момент является во многом действительно революционным в деле развития СЭД: появление современных мобильных устройств позволило решить задачу, о необходимости и сложности которой уже много лет говорили автоматизаторы: вовлечь в сферу использования ИТ непосредственно первых лиц организаций. Так или иначе, можно констатировать, что практически все ключевые производители СЭД-решений уже выпустили (или собираются выпустить) свои мобильные клиенты, позволяющие перенести или реализовать заметную часть функциональности ECM-системы на планшете, а иногда даже и на смартфоне.

Использование мобильных устройств в повседневной служебной деятельности идет по нарастающей, соответственно все больше платформ и информационных систем снабжаются мобильными рабочими местами: “Здесь все “бурлит”, наблюдается большое разнообразие подходов и технологических решений, да к тому же ситуация подогревается ростом возможностей самих мобильных устройств. Отечественные разработчики отреагировали на мобильный тренд быстрее, чем их западные коллеги. Он это объясняет тем, что наши поставщики СЭД более отзывчивы к изменению спроса в виду их меньшего размера по сравнению с ключевыми мировыми игроками в данном сегменте, их внутренние процессы менее забюрократизированы.

Согласно отчётам аналитиков, в 2012 г. в мире количество вновь приобретаемых смартфонов и планшетов для доступа к Интернету превысило количество приобретаемых классических компьютеров. Эксперты единодушны в оценке того, что дальнейший тренд будет направлен всё более в сторону различных мобильных устройств и что сегмент ECМ, связанный с мобильными технологиями, использованием смартфонов и планшетов для осуществления повседневных бизнес-задач, будет расти в ближайшие годы особенно заметно. На протяжении последних лет разработчики СЭД шли по пути оптимизации работы с информацией, организации удобного поиска и хранения данных, удовлетворяя потребность пользователей в том числе и в упрощении подачи информации, Использование различных методов разбора больших массивов данных (в интеграции с другими решениями) и представления их в удобном и наиболее информативном виде позволяет сегодня легко перейти на новый технологический уровень, обеспечивающий такое преобразование СЭД, которое позволит управлять предприятием в удаленном режиме и в парадигме облачных решений. Облачные сервисы промежуточного слоя — это не приложения с готовым функционалом, но и не просто инфраструктура. Речь идет об использовании специализированных серверов приложений с различными конфигурациями, веб-серверов, о системах хранения и средствах интеграции. Яркие примеры - Amazon с Elastic Cloud и Microsoft Azure. Такой подход позволяет разработчикам прикладных решений сосредоточиться на создании бизнес-ценности, не отвлекаясь на инфраструктурные вопросы. Правда, для промышленных приложений “облачное удовольствие” будет недешевым — оплата сервиса идет за каждый мегабайт или даже за каждую операцию ввода-вывода.

Если облачные технологии для нас уже не являются чем-то новым и малоизученным, даже наоборот — они воспринимаются как безусловная реальность, имеющая неоспоримые преимущества, то социальные сети — это идея, которая сегодня активно влияет на мировосприятие рынка, появляется понятие социальных сетей в отдельно взятой компании, корпорации или группе людей. И как следствие, сегодня мы наблюдаем процесс, как перед СЭД ставятся новые задачи, с новыми способами коммуникации между участниками документооборота и бизнес-процессов, с несвойственными ей, казалось бы, функциями, с элементами, присущими социальным сетям, в которых обычным делом является обсуждение проектов, обмен информацией, создание блогов и многое другое. В свою очередь, развитие таких локальных социальных сетей и технологий логично приведет к необходимости организации обмена данными между несколькими социальными сетями или даже их объединения в сложные структуры”.

Конкурентная среда

В последние годы состав поставщиков на рынке систем электронного документооборота был более-менее стабилен. Хотя, конечно, формирование новой конкурентной среды обязательно предполагает появление игроков, предлагающих новые решения, ориентированные на использование мобильных и облачных технологий: “Эти решения уже никого не удивляют, а де-факто становятся стандартом. А нарастающий ажиотаж вокруг развития социальных сетей — это уже не просто требование времени, а смена парадигмы мышления. Таким образом, превращение систем электронного документооборота в среду информационного взаимодействия становится неизбежным. Нарастающее понимание того, что документооборот в своем первоначальном, классическом, значении уже не представляет большого интереса, безусловно, должно привести к появлению новых фигурантов на рынке этих систем. Принципиальных изменений в конкурентной среде не произошло, да и не могло произойти. Работа с документами — по самой своей природе — весьма консервативная сфера деятельности. Организации достаточно медленно и осторожно модернизируют свои документационные технологии, стремясь при этом сохранить традиционно сложившиеся приемы работы. В этих условиях цена входа на рынок остается высокой”. Не смотря на продолжающийся рост объема рынка, процессов консолидации (слияния, приобретения бизнеса) пока не наблюдается, что говорит о достаточно умеренной конкурентной ситуации. Не произошло и ожидавшейся со сменой руководства Минкомсвязи широкой экспансии СЭД “Практика” из Татарстана. “Разработчики сейчас заняты модернизацией СЭД с учетом новых реалий и потребностей заказчиков: мобильные приложения, процессное управление, облака и т. д. Так же можно отметить более активное поведение на рынке ECM западных поставщиков, в первую очередь Oracle и OpenText. Говоря о том, что Open Text в своей работе опирается на сотрудничество с SAP, он также указывает на интересный тренд 2012 г., который будет сохраняться и в будущем: сращивание систем разных классов между собой. Речь, в частности, идет об интеграции ECM с BPM-системами, сюда же можно отнести предлагаемые SAP и Oracle готовые решения, совмещающие ERP- и ECM-составляющие.

Существенным аспектом развития российского рынка ECM/СЭД является усиливающееся влияние на нем таких западных вендоров, как Microsoft, IBM, Oracle и OpenText, которые серьезно выходят сюда как поставщики и платформ, и компонентов. Для него представляется очевидным, что через некоторое время они предложат и свои решения, которые хорошо интегрированы с их инфраструктурными и офисными пакетами.

Важные события сейчас происходят на рынке СЭД для предприятий малого и среднего бизнеса. С одной стороны, там быстро укрепляет свои позиции компания “1С”, с другой — растет и продолжит расти популярность сервисной модели (SaaS), следствием чего станет то, что роль поставщика программных решений в СМБ будет падать, а поставщика услуг — расти.

Что же касается рынка крупных СЭД, то тут, по мнению руководителя “ИнтерТраста”, наблюдается кризис или приближение к нему: все крупные организации уже “расхватаны и поделены” между основными поставщиками — новые проекты могут возникать только со сменой собственников и ИТ-стратегий на крупных предприятиях. В то же время у разработчиков СЭД, которые по российской традиции являются и внедренцами своих решений, появляются ограничения по объему проектов в виде “фильтра” системных интеграторов, которые перехватывают административными методами все проекты стоимостью выше 10 млн. руб. Негативной для разработчиков СЭД является продолжающаяся тенденция открытия “карманных” компаний-внедренцев, создаваемых в последнее время при крупных государственных структурах и холдингах, их нарастающий конфликт с системными интеграторами традиционной формы собственности.

Взаимоотношение отрасли и государства

Государство — один из ключевых движителей развития рынка СЭД/ECM в любой стране, выступающих при этом обычно в двух качествах — крупнейшего потребителя и нормативно-правового регулятора. У нас же оно в последние годы все настойчивее позиционирует себя в роли разработчика и поставщика соответствующих средств автоматизации.Органы власти страны (разных уровней — федеральные, региональные, местные) являются крупнейшим и весьма продвинутым заказчиком СЭД. Но другую часть своих функций — регулятора документационных процессов и технологий — оно сегодня в полной мере не выполняет.

Среди значимых государственных решений в области регулирования рынка, можно выделить “скрытый”, но для понимающих специалистов вполне понятный, отказ Минкомсвязи от объявленного ранее курса на свободно распространяемое программное обеспечение в органы государственной власти всех уровней.

Как известно, правительство в 2013 году ослабило прессинг на органы государственной власти и разные окологосударственные структуры по части обязательного использования СПО в разрабатываемых и внедряемых системах. Но в результате более тесного знакомства заказчиков с миром СПО интерес к этой модели доставки ПО стал расти, сейчас наблюдается стабильный интерес к решениям на СПО, не подогреваемый какими-то конкретными государственными стимулами. И этот интерес никуда не денется, особенно если появятся действительно достойные и функционально зрелые решения, построенные на СПО.

Заключение

Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим кризисы «переходного возраста» и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов

Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства.

Список источников

1. Интернет энциклопедия Wikipedia
2. Рынок СЭД/ЕСМ: итоги-2012 и перспективы-2013 
3. Аналитики смотрят на российский рынок СЭД с разных позиций  
4. Сведения о результатах исследования внедренных систем электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти 2013