Организация документооборота. Общие положения

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи и означал процесс решения дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске.

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина— документоведение.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

В технологию работы с документами входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка.

Таким образом, целью реферата является рассмотрение основных этапов процесса работы службы делопроизводства.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);

каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;

порядок прохождения и процессы обработки и основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря) за год, полугодие или квартал;

структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала службы ДОУ, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов – оперограммы. Схемы позволяют установить рациональные маршруты и этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить на этой основе оптимальный режим работы с документами в организации.

Маршрутные схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.). Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Пример маршрутной схемы (оперограммы) будет приведен ниже. Здесь дадим лишь принципиальные схемы документооборота для малых и крупных организаций.

Рисунок 1 - Принципиальная схема документооборота малого предприятия

УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или полготовки. Каждый документ учитывается один раз. Систематический подсчет документооборота позволяет определить динамику его роста. Анализ этих данных используется при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.

Учет объема документооборота периодически (лучше раз в месяц) осуществляет канцелярия организации по форме, приведенной ниже:

Таблица 1

Объем документооборота организации

Структурные подразделения	Входящие		Исходящие		Внутренние
	По группам документов	По корреспондентам	По группам документов	По адресам	По группам документов

Итого:

Начальник канцелярии И.О. Фамилия

00.00.0000

На небольших предприятиях аналогичную справку готовит секретарь-референт.

ПРОХОЖДЕНИЕ И ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Документопоток входящих документов составляют:

документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

жалобы и заявления граждан;

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

прием входящих документов;

первоначальная (экспедиционная) обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация;

рассмотрение документов руководством;

исполнение документов;

отправка документов.

Изобразим графически типичный путь прохождения документа (на примере письма), поступившего в организацию. Оговоримся, что количество операций на рисунке приведено условное, оно зависит от степени детализации процесса, которая, в свою очередь, определяется целью, задачами и назначением оперограммы.

Могут быть графически показаны другие варианты: путь прохождения входящего письма, направленного прямо в структурное подразделение, минуя руководителя; путь прохождения распорядительного документа; телеграмм и других документов.

Таблица 2

Путь прохождения документа

Процесс	Исполнители
	Экспедиция	Канцелярия	Руководство	Структурное подразделение	Секретарь	Начальник структур. подразделения	Исполнитель
1. Прием документов	1
2. Первоначальная обработка поступающих документов	2
3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов		3
4. Регистрация документов		4
5. Рассмотрение документов			5
6. Направление документов в структурное подразделение		6		7
7. Рассмотрение документов						8
8. Исполнение документов							9
9. Согласование и подписание ответных документов						10
10. Подготовка документов к отправке					11
11. отправка документов	12

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии (или секретарем). Остальные работники службы ДОУ корреспонденцию от представителей других организаций и граждан не принимают.

Независимо от адресата корреспонденция в организации передается работнику канцелярии. Ему же передаются корреспонденция и документы, полученные работниками учреждения за его пределами – в командировках, на совещаниях, конференциях. Заказные отправления также передаются работнику канцелярии. При необходимости он расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документа и отмечает дату его получения. Если на конверте имеется надпись «Срочно», «Вручить немедленно» и т.п., отмечается время получения документа.

Первоначальная обработка входящей документации необходима для подготовки документов к их дальнейшей обработке и использованию.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции – проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов, и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, об этом сообщается отправителю.

После вскрытия корреспонденции конверт сохраняется только в случаях:

если на документе отсутствует дата;

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки и получения документа (письма и заявления граждан, исковые заявления, судебные повестки и т.п.);

если адрес отправителя есть только на конверте.

В остальных случаях конверты уничтожаются.

Вынув корреспонденцию из конверта и убедившись в ее сохранности, приложения располагают в порядке номеров и скрепляют вместе с сопроводительным письмом; скрепляют также документы, состоящие из нескольких листов.

На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа. С этого момента начинается учет входящих документов.

Регистрационный индекс документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации. Регистрационный штамп проставляют вручную или штемпелевальным аппаратом на месте, указанном в ГОСТе Р 6.30-97.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя для подготовки к рассмотрению. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямоточность их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Служба ДОУ обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в службу ДОУ.

Коренные изменения в процедуру получения и отправки документов вносит компьютеризация делопроизводства. Факсимильная связь и факс-модемные устройства для компьютера позволяют отправить и получить документ из любого места. Факс-модемное устройство позволяет соединить компьютеры по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и выходить в Интернет. В целях включения электронных документов в информационную базу организации служба ДОУ должна обеспечить регламентацию и этих потоков информации.

Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью – отобрать документы в адрес руководителя. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20 % всей документации.

При распределении документов пользуются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, маршрутными схемами движения документов. Проводят предварительное рассмотрение документов лица, имеющие полномочия для направления документов по назначению. Это могут быть референты, секретари-референты или помощники руководителя.

При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

Если в регистрируемом документе отсутствует заголовок, то сотрудник, производящий предварительное рассмотрение, отмечает карандашом фразы, с наибольшей полнотой выражающие содержание документа. Это делается для того, чтобы регистратор мог автоматически перенести эти фразы в регистрационную карточку, не читая документ.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Допускается направление в экстренных случаях (отсутствие руководства и т.п.) документов, подлежащих рассмотрению руководителем организации или подразделения, непосредственно исполнителю с последующим докладом руководителю.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

Если в организации установлен порядок представления документов руководителю секретарем-референтом, то секретарь-референт проводит соответствующую подготовку к докладу: подбирает необходимые материалы, знакомится с ними, получает консультацию у специалистов, готовит рекомендации для принятия возможного решения.

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя в кабинете на неопределенное время. При необходимости использования документа в будущем для руководителя изготовляется копия документа или выписка из него.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению. Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указанно несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливают ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа за контроль, в ней указываются необходимые для контроля сведения: фамилия исполнителя, принятое решение, срок исполнения. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей ит.п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (секретарь-референт).

Прохождение исходящих документов

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ, подтверждение на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

составление проекта документа, его распечатка;

согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

подписание (утверждение) документа;

регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. В оговоренных приказом по организации или Инструкцией по ДОУ случаях право подписи отдельных категорий документов может быть делегировано руководителям подразделений и даже отдельным специалистам в пределах их компетенции.

Документы, содержащие решения по важнейшим вопросам деятельности организации, подписываются его руководителями. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые документы сортируются по адресам, фальцуются (складываются), их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделения связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления. В Инструкции по ДОУ следует предусмотреть время передачи документов из подразделений в канцелярию (экспедицию, секретарю) с тем, чтобы отправка документов состоялась в день их передачи.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, одним из важных вопросов организационного обеспечения делопроизводства является создание и развитие службы делопроизводства (документационного обеспечения управления) в организациях различного уровня, статус службы в системе управления, задачи и функции этой службы.

Согласно государственному стандарту: «Делопроизводство- документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Это определение делопроизводства приведено для того, чтобы показать место и роль делопроизводства в системе управления организацией и, следовательно, возможности организационного обеспечения этой отрасли деятельности.

В организациях, где делопроизводство считается отраслью деятельности, создаются и укрепляются самостоятельные структурные подразделения по управлению делопроизводством и документацией. В противном случае служба делопроизводства находится, как правило, в составе хозяйственного подразделения. Как видно, место и роль службы делопроизводства принципиально различны.

Создание служб делопроизводства как самостоятельных структурных подразделений, на мой взгляд, обусловлено многими причинами, из которых отмечу две. Первое, процессами создания и обработки документов надо управлять, аналогично необходимости управления людьми, финансами, ресурсами, снабжением и т.д. В практической деятельности организаций для управления этими процессами необходимо создавать самостоятельное структурное подразделение. Во-вторых, самостоятельность службы делопроизводства, как показывают исследования, прежде всего, влияет на качество составления и обработки документов в организации.

В заключении необходимо отметить, что руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответ­ственно издавать распорядительные документы.

Решение проблемы делопроизводства на предприятиях и в организациях в значительной степени зависит от количества и профессионального мастерства штатных работников службы делопроизводства. Безусловно, количество и профессионализм работников играют важную роль. Но их работа должна быть организована. Именно организация работы службы делопроизводства на научной основе позволяет более качественно решать многие вопросы делопроизводства. В этом плане важное значение имеет отношение к делопроизводству первого руководителя организации. Если первый руководитель заинтересован в улучшении работы с документами и предпринимает практические шаги в этом направлении, особенно в организационном плане, то уровень и качество работ в этой сфере значительно повышается. «Игнорирование» же первым руководителем решения актуальных и сложных вопросов организации делопроизводства, особенно в плане создания самостоятельной службы на предприятиях и в организациях, приводит, как правило, к негативным последствиям.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез",2018. - 146 с.

2. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учета Ростов н/Д 2014

3. Белов А.А. Бухгалтерский учет. Теория и практика М. 2014

4. Кутер М. И. Теория бухгалтерского учета, М., 2014

5. Никитин В.М. Теория бухгалтерского учета, М., 2017

6. Секретарское дело - М.: "Издательство ПРИОР",2019. 192с.