Основные характеристики ЕСМ-систем
Содержание:
Введение
ЕСМ-системы – программное обеспечение для управления корпоративным контентом. Часто ECM-системы считаются особой разновидностью систем управления содержимым. На постсоветском пространстве понятие ECM-системы зачастую трактуется как сходное с понятием «системы электронного документооборота»
Если упростить и выразить своими словами – ECM – это определённая группа приложений для управления корпоративным контентом, которая предназначена для создания общего информационного пространства для какого-либо предприятия.
История развития ECM-систем
Первые ECM-системы появились примерно в середине 1990-ых годов. Тогда они по своей сути представляли собой электронные журналы регистрации бумажных документов и предназначались канцеляриям крупных предприятий и организаций госсектора. Долгое время считалось, что сфера применения ECM-систем исчерпывается вопросами организационно-распорядительного документооборота, то есть делопроизводства. Службы документационного обеспечения организаций требовали предоставления документов в соответствии с установленными правилами и стандартами, и заполнения всех необходимых атрибутов, не особо вникая, какие документы им передаются и в каком объеме. Вплоть до нашего времени применение электронных документов во многих организациях реализуется как дополнение к традиционному бумажному документообороту, а ECM-системы выполняют функции учета бумажных документов, электронными же являются лишь учетные карточки документов.
В последующие годы в электронный вид стало переводится всё больше делопроизводственных функций. Понятие ECM-систем стало охватывать не только задачи регистрации бумажных документов, но и электронное согласование, электронные резолюции, электронные копии бумажных документов, контроль исполнительской дисциплины; появляются электронные регламенты. В поле деятельности ECM-систем попадают договоры, заседания коллегиальных органов, кадровое делопроизводство.
В отличие от отечественной практики, ориентирующей ECM-системы на поддержку процессов документационного обеспечения и на учет документов (своего рода «автоматизацию бюрократии»), западный путь развития систем управления документами и контентом был изначально нацелен на поиск, интеграцию и максимально продуктивное использование знаний и ценностей, содержащихся в корпоративной информации и распределенных по различным информационным массивам. Это находит отражение и в названии таких систем: Enterprise Content Management Systems – ECM (системы управления корпоративным контентом). Сейчас практически все ведущие СЭД-продукты (как российские, так и зарубежные) уже по своим возможностям могут рассматриваться как инструменты или платформы класса ECM.
В последние годы наблюдается стремление государственного аппарата повысить эффективность своей работы за счет широкого использования информационных технологий. Круг потребителей СЭД расширяется за счет федеральных и муниципальных органов власти и управления, которые должны обеспечить предоставление электронных госуслуг и организацию межведомственного взаимодействия.
Основные функции ECM-систем
- Ввод данных (сканирование, распознавание, etc)
- Хранение контента, создание резервных копий
- Категоризация, разметка контента
- Поиск и индексация
- Представление контента пользователю
- Совместная работа над контентом
- Контроль доступа
- Контроль версий
- Публикация контента
- Управление бизнес-процессам
Конечно, с таким широким кругом задач справится не каждая система, особенно если учесть всё разнообразие контента, с которым приходится иметь дело. Поэтому, появилось много систем, которые решают часть вышеупомянутых задач, или специализируются на определённом типе контента:
- СЭД – системы управления документооборотом
- Knowledge Management – системы управления знания (Пример – Википедия)
- Web Content Management / CMS – системы управления мультимедийным контентом
- Digital Asset Management – системы управления мультимедийным контентом
- Record Management + EAM – системы управления записями и электронной почтой
- Business Process Management – системы управления бизнес-процессами
- Корпоративные порталы
Разница между ECM и CMS системами
CMS – система управления контентом (Content Management System)
ECM – система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management)
Примеры ECM-систем
В наше время можно выделить 10 самых популярных, на мой взгляд, ECM-систем:
- Microsoft SharePoint
- DirectumRX
- ELMA ECM
- Alfresco
- Documentum
- Open Text
- ТЕЗИС
- EOS for SharePoint
- PayDox
- WSS Docs
Также стоит немного рассказать о первой тройке.
Microsoft SharePoint – представляет собой интегрированный пакет корпоративных приложений, который предназначен для увеличения производительности труда, организации совместной работы сотрудников, решения таких важных бизнес-задач, как контроль информационных потоков, принятие взвешенных решений и управление рабочими процессами. В нём сделан акцент на социальную составляющую, облака и мобильность. MS SharePoint предлагает новые средства простого администрирования, эффективной защиты коммуникации и информации и гибкой совместной работы. Социальные возможности позволяют легко обмениваться идеями, отслеживать действия коллег, отыскивать экспертов и информацию и т. п.
DirectumRX – система управления цифровыми процессами и документами с элементами с элементами искусственного интеллекта, в основе которых лежат технологии машинного обучения. В ней поддерживаются классические задачи управления документами, делопроизводства, а также управления договорами. Предлагаются готовые решения для управления совещаниями, командировками и авансовыми отчётами, организации HR-процессов. На базе Directum возможно создание финансового архива и долговременного электронного архива с поддержкой юридической значимости документов.
ELMA ECM – система управления компанией, позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудников компании и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.
ELMA состоит из набора приложений для управления компанией, которые могут быть приобретены и функционировать как отдельные приложения, так и вместе в едином информационном пространстве.
Заключение
В конце хотелось бы сказать пару слов о перспективах ECM-систем на сегодняшний день. Говоря о перспективах – речь идёт о переходе от автоматизации ранее существовавших бизнес-процессов, связанных с бумажными документами, к качественно новым системам управления предприятием на базе новейших достижений ИТ.
Если простыми словами – имеется ввиду повышения интеллектуального уровня ECM-систем, то есть внедрение полноценного ИИ (искусственного интеллекта), хотя и на сегодняшний день ИИ уже частично внедрился в работу этих систем.
Эксперты утверждают, что перспективы у такого метода развития ECM-систем есть, но это будет долгий и сложный путь. На сегодняшний день ИИ используется для закрытия рутинных задач разного рода, таких как распознавание и ввод входящих документов, обработка документов финансового архива и прочие. Однако, возможен расклад при котором уже через несколько лет ECM-системы смогут быть полу-автономными, а может быть и автономные в полном смысле этого слова.
- Технология Workflow (Технология Workflow сегодня)
- Способы и методы передачи информации (Информационные системы и программирование)
- Технология Workflow
- Компьютерная безопасность и взлом компьютерных систем
- Технологии интеллектуального анализа данных (Технологии интеллектуального анализа данных).
- Технологии интеллектуального анализа данных. ( ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ДАННЫХ КАК ПРОЦЕСС)
- Телекоммуникации, телекоммуникационные сети различного типа, их назначение и возможности (Телефонные сети)
- Цифровая печать и новые аспекты ее развития
- Тенденции развития и применения мультимедиа (Дисциплина: ИТ в дизайне)
- Настройка и генерация PDF-файла для сдачи в типографию. Основы производственного мастерства
- Способы и методы передачи информации
- Способы и методы передачи информации (Каким образом передается информация)