Понятие и объем документооборота в организации.

Содержание:

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д.

Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. В делопроизводстве документооборот рассматривается, как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься с общими целями делопроизводства: информационным обеспечением деятельности аппарата управления, документированием его деятельности, хранением и использованием ранее созданной информации.

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Под объемом документооборота понимается: количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Объём документооборота учреждения. учёт количества документов в организации.

Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. Одна из важнейших функций организации работы с документами -функция учета документов.

Объем документооборота — основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений.

Учет документооборота позволяет:

1.определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

2.определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

3.разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

4.установить оптимальное количество информации, достаточной для функционирования аппарата управления;

5.рассчитать численность службы делопроизводства.

Таким образом, организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота:

оперативность движения;

единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;

однократность операций одинакового целевого назначения;

исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).

любой организации складывается из следующих компонентов:

- документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от не соподчинённых организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации.

Основные виды документов:

письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и происходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами.

В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

1. Определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
2. определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
3. разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
4. установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
5. рассчитать численность службы делопроизводства.

Термин «документооборот» традиционно используется в «бумажном» делопроизводстве и его использование применительно к менеджменту знаний, базирующемуся на информационных технологиях без детализации не совсем корректно. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства - формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнения и формированию соответствующей отчетности. Более адекватен сущности процесса автоматизации в менеджменте знаний термин «системы маршрутизации документов", или генерация «бумажной» отчетности (сводных ведомостей, накладных, реестров и пр.) на основе данных, порождаемых в системе, или хранилища документов (знаний).

Системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов, накопленных в организации документов, а также, оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов. При внедрении системы документооборота возникает вопрос организации взаимодействия автоматизированных форм с бумажными.

Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Но возможно использование цифровой подписи. Целью системы электронного документооборота является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы - конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.

Проведенные исследования позволяют сделать следующие выводы:

Документооборот представляет собой сложный технологический процесс, содержаний все операции по приему, регистрации, передаче, составлению, согласованию, оформлению, утверждению и отправке документов. Отсюда главное правило организации документооборота заключается в оперативном прохождении документа по максимально короткому и прямому маршруту с минимальными затратами времени. Документооборот формируется как результат налаженного «слияния» трех самостоятельных потоков информации, по которым «путешествуют» внутренние, входящие и исходящие документы.

Внутренние документопотоки включают документы, сформированные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы. Входящих поток документации образуют поступающие в организацию документы а так же исходящий документопоток содержит документы, которые предназначены для отправки в другие организации.