Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Понятие и содержание документирования информации и организации делопроизводств

Содержание:

Введение

Предприятие – сложный механизм, который требует контроля над каждым его сектором. Ведение делопроизводства является важной частью управления организацией.

Тема документооборота и делопроизводства имеет большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любого предприятия.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Целью данной работы является анализ понятие и содержание документирования информации и организации делопроизводства.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

  • рассмотреть понятие документирования информации
  • проанализировать организацию делопроизводства;
  • охарактеризовать электронный документооборот.

Объектом работы выступает документы. Предметом – содержание документирования информации и организации делопроизводств.

Теоретической базой написания работы послужили труды таких авторов, как Т.А. Казакевич, И.Н. Кузнецов, Е.П. Смирнова, а также источники сети Интернет.

В работе использовались методы теоретического анализа литературы по исследуемой проблеме, методы изучения, обобщения и анализа.

Структура работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников.

1. Понятие документирования информации

Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ст. 5 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы» [2].

Документирование информации – это обязательная процедура при включении информации в информационные ресурсы. Документ, который был продублирован из информационной системы, получает юридическую силу после его подписания должностным лицом [7, с. 21].

Документы, которые находятся в информационной системе, могут быть подписаны электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи подтверждается, если в информационной системе есть программно-техническое средство, которое обеспечивает идентификацию подписи. Право идентифицировать подпись разрешается только на основе лицензии. Идентификация не лицензионными средствами электронно-цифровой подписи создает проблемы защиты информации в сетях и угрозы информационной безопасности.

Информационные ресурсы могут быть государственными или негосударственными. Информационные процессы – это средства сбора, накопления, обработки, хранения распространения и поиска информации.

Информационная система – организационно сгруппированное множество документов и информационных технологий с использованием методов вычислительной связи и техники, которые реализуют информационные процессы. Все аспекты должны быть описаны в политике безопасности предприятия.

Юридические и физические лица есть собственниками тех документов, которые реализованы на их средства, получены по методу подарка или наследства. Государство может выкупить документированную информацию, у юридических и физических лиц, если эта информация относится к государственной тайне. Хозяин информационных ресурсов с государственными тайнами, может распоряжаться только при наличии разрешения органов государственной власти. Они не теряют право на эту информацию, им нужно согласовывать действия по поводу этой информации [7, с. 22].

Информационные ресурсы могут быть как товар, только в тех случаях, которые предусмотрены законом. Право на обработку информации не реализует право собственности на эту информацию. Информация, которая обрабатывается в порядке предоставления услуг или при совместном использовании ее, принадлежит хозяину. Все аспекты использование должны быть прописаны в договорах или в соответствующих законах.

Метод документирования – метод организации информации на определенном носителе, который разрешает со временем считать информацию.

Техническое документирование – еще называют запечатлением технической мысли. Технические документы – общее название тех документов, которые отображают результат технологического и строительного конструирования, проектирования и других работ по строительству зданий. Такие документы ведут записи процессов труда (чертежи, графики, расчеты и т.д.). Такая документация связанная также с картографией, геодезией, гидрометеослужбой [6].

Текстовое документирование – вид документа, который содержит звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма. Такой тип документирование имеет самое больше распространение.

Фотодокумент – вид документа, реализованный фотографическим методом. Особенность такого документа, они записывают момент события и имеют высокую точность. С помощью микрофотокопирования реализуют копии документов. Кинодокумент – аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим методом.

Такой документ отображает события относительно некоторого промежутка времени. Фотодокумент – документ, который имеет звуковые данные, зафиксированные на протяжении некоторого времени.

Электронное документирование – на специальных материальных носителях, информация записывается специальным обозначениями, и такую форму чтения разбирают только машины. На сегодня материалами для документирования могут быть: бумага, диски, цифровые устройства, пленки, магнитные и электрические носители [6].

Новейшее документирование – определяет вид документирование, при котором чтение информации возможно только с помощью специальных технических средств. Такими могут выступать, магнитные карты, диски, USB-флеш-накопитель и т.д.

Документированная информация отбирается, составляется, обрабатывается и обеспечивается определенными реквизитами с учетом формы, источника и назначения носителя. Документированная информация может быть в виде электронного документа или быть зафиксированной на носителе.

Документирование информации – это обязательная процедура включения информации в государственные информационные ресурсы. Физические и юридические лица обязаны в определенном порядке предоставить документированную информацию в определенные государственные органы для создания государственных информационных ресурсов.

Владельцы и собственники информационных ресурсам в пределах своих правовых рамках должны принимать нужные меры для защиты документированной информации.

Документированная информация с ограниченным доступом.

Делится на информацию государственной тайны и конфиденциальной информации. Запрещено относить информацию с ограниченным доступом [6]:

  • законы, акты, нормы
  • документы имеющие данные о критических ситуациях (эпидемия и т.д.)
  • документы о деятельности гос. органов
  • документы из открытых архивов и библиотек.

Итак, документированная информация – это зафиксированные на материальном носителе сведения. Для идентификации данных или их источника используются определенные реквизиты.

2. Организация делопроизводства

Делопроизводством называют вид деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов, а также организует работу с ними. В свою очередь под документооборотом понимают вид деятельности, которая направлена на организацию движения документов в компании с того момента, как их создали или получили, до момента завершения работы с ними (отправка адресату, сдача в архив).

Часто для делопроизводства организация выделяет одного или нескольких сотрудников, которые контролируют процесс.

Ни одно предприятие не может существовать независимо от законодательства. Именно оно регламентирует делопроизводство и документооборот. Вопросы в данных сферах решают секретари, архивариусы и работники отдела кадров.

Учитывая форму и особенность работы, делопроизводство можно разделить на [5, с. 39]:

  • Централизованное. Весь секретариат находится в одном отделе и подчиняется единому начальнику. Это может быть старший секретарь или делопроизводитель.
  • Децентрализованное. Секретари, а также те сотрудники, которые могут выполнять их обязанности, работают в разных подразделениях компании и находятся в подчинении у разных начальников.
  • Смешанное. Часто встречается на крупных предприятиях. Организация делопроизводства будет напрямую зависеть от того, какой вид секретариата принят.

В небольших организациях функцию делопроизводителя может выполнять любой сотрудник, на кого возложена данная обязанность, либо сам руководитель. Если данные функции не прописаны у сотрудника в трудовом договоре, то для их исполнения необходимо издать дополнительное соглашение, где они будут указаны, а также следует указать размер денежного вознаграждения за исполнение обязанностей делопроизводителя.

Независимо от размеров компании и ее формы руководитель не должен пренебрегать наличием инструкции по делопроизводству.

Инструкция – это не только нормативный акт, позволяющий наладить делопроизводство. Это внутренний документ компании, который утверждается приказом руководства, не имеющий сроков действия.

Здесь прописываются основные этапы движения документов, дается перечень должностных лиц, имеющих право подписи на тот или иной документ, приведены образцы заполнения и оформления бланков [5, с. 40].

Кадровое делопроизводство. Под кадровым делопроизводством понимают движение особых документов, связанных с трудовой деятельностью гражданина. В частых случаях ведение такого рода документации возлагается на работников отдела кадров. Они должны принять документы от сотрудника, обработать и хранить их по регламентированным правилам Инструкции. Кроме этого, в их обязанности входит обработка персональных данных, в том числе секретных.

Кадровое делопроизводство ведется отдельно от общего, с соблюдением правил конфиденциальности.

В век высоких технологий и компьютеризации есть немало предприятий, причем не малых, которые продолжают вести бумажный документооборот. Документы делопроизводства по-прежнему регистрируются в обычных журналах, а письма отправляются по почте.

Работа с документами в организации делится на этапы [6].

  • прием и первичная обработка;
  • предварительное рассмотрение делопроизводителем;
  • регистрация;
  • рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • отправка.
  • разработка, оформление;
  • регистрация;
  • обработка, исполнение, подготовка ответов;
  • контроль исполнения.
  • учет и анализ объемов документооборота;
  • хранение.

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу [3]. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

3. Электронный документооборот

Электронный документооборот – это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями. ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.

Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК. В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства. С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ [4, с. 159].

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.

Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.

Примерный алгоритм действий [4, с. 160]:

  • разрабатывается техническое задание;
  • выбирается IT-решение;
  • описываются бизнес-процессы;
  • составляются сметы, графики, списки необходимых ресурсов и общего плана работ;
  • внедряется ЭДО;
  • тестируется программа;
  • запускается система электронного документооборота;
  • контролируется использование системы.

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.

1. Электронный архив – это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.

2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow – обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом “работа”. К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.

3. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым – работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.

4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы – такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО – обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.

5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример – сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг [4, с. 161].

Благодаря принятым поправкам в Гражданский кодекс РФ россияне смогут подписывать электронные договоры, отправлять юридически значимые уведомления и заочно голосовать на собраниях. Выражать свое мнение в электронном виде можно будет уже с октября 2019 года [8].

В качестве простой письменной формы сделки будут рассматривать изъявление гражданином своей воли с помощью технических средств. Это так называемые смарт-контракты, закрепляющие автоматическое исполнение гражданско-правового договора, например, купли-продажи или подряда.

До конца года Минкомсвязи РФ планирует начать внедрение цифрового профиля гражданина. Для этого создают новую инфраструктуру. Она будет аккумулировать в себе персональную информацию, включая паспортные данные, сведения о месте проживания и собственности россиянина. Все эти изменения описаны в проекте закона.

В рамках эксперимента планируют создать единую систему идентификации и аутентификации лиц, которая обеспечит доступ к сведениям о гражданах в базах госорганов и обеспечит им юридически значимый характер. Благодаря цифровому профилю россияне смогут контролировать свои данные, а юридические лица будут автоматически получать эти сведения в рамках «единого окна». Ожидается, что новая услуга повысит эффективность бизнес-процессов и сократит издержки, связанные с бумажным документооборотом [8].

Федеральное казначейство займется разработкой единых форматов обмена данными на основе расширяемого языка разметки (XML). В последующем формирование и размещение электронных документов в Единой информационной системе и иных системах в сфере закупок будут осуществляться с использованием этих форматов. Соответствующие изменения утверждены Постановлением Правительства РФ от 11.04.2019 № 424.

Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ отражает факты хозяйственной деятельности и может быть подписан любым видом электронной подписи (ЭП) [1]. Об этом напоминает Минфин России в письме от 04.04.2019 №03-03-06/1/23591.

При этом использование простой и неквалифицированной ЭП возможно только при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия.

Корректировочный счет-фактура оформляется как в случае возврата некачественных товаров, так и при возврате продукции надлежащего качества. Соответствующие разъяснения дала ФНС России в Письме от 23.10.2018 №СД-4-3/20667@ с 1 января 2019 года. А с 1 апреля внесены правки в Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 №1137.

При этом не поменялся порядок оформления и налогообложения так называемой «обратной реализации» – когда товар передается обратно в рамках самостоятельной сделки купли-продажи. В этом случае НДС новому продавцу (бывшему покупателю) нужно начислить так же, как и при обычной реализации, и выставить счет-фактуру [8].

Датой подписания универсального передаточного документа является день, когда фактически это произошло.

Форма универсального передаточного документа закреплена в Письме ФНС РФ от 21.10.2013 №ММВ-20-3/96@. Она носит рекомендательный характер, и поэтому компании самостоятельно могут вносить в нее дополнительные показатели. Главное, чтобы УПД содержал все обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011) и счета-фактуры (ст. 169 НК РФ). И тогда проблем с ним не будет ни у продавца, ни у покупателя.

Такая позиция ФНС России отражена в Письме от 22.04.2019 №ЕД-4-15/7638.

Итак, электронный документооборот - это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Заключение

Документооборот – важнейшая часть жизнедеятельности любой компании. Это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.

Средство документирования – это инструмент, с помощью которого происходит запись информации на носителе. Например, шариковая ручка, пишущая машинка или компьютер.

Способ документирования – это действия, с помощью которых информация фиксируется на носителе. Например, запись от руки, машинопись или ввод данных с клавиатуры компьютера.

С 1 июля 2018 года вступил в силу новый национальный стандарт документирования и оформления документов - ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он определят состав реквизитов документов, правила оформления деловых бумаг, виды бланков и набор реквизитов в них, а также регламентирует правила создания документов.

Организация современного делопроизводства не стоит на месте. Постоянное развитие в этой сфере – залог «здорового» функционирования предприятия. Появление новых форм, бланков, документации, новые правила оформления, передачи и хранения заставляет ответственное лицо постоянно совершенствоваться, познавать новое.

Организация и ведение делопроизводства на предприятии – первоочередная задача. На такую систематизацию, обработку и хранение данных уходит немало сил и средств. Но современные технологии значительно упрощают работу специалистам.

Список использованных источников

  1. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) "О бухгалтерском учете" [Электронный ресурс] // Консультант Плюс. – URL: http://www.consultant.ru/online, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 29.11.2019).
  2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 01.05.2019) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" [Электронный ресурс] // Консультант Плюс. – URL: http://www.consultant.ru/online, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 29.11.2019).
  3. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) (ред. от 14.05.2018) [Электронный ресурс] // Консультант Плюс. – URL: http://www.consultant.ru/online, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения: 29.11.2019).
  4. Казакевич, Т.А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для среднего профессионального образования / Т.А. Казакевич, А.И. Ткалич. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2019. – 177 с.
  5. Кузнецов, И.Н. Делопроизводств : учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. – 8-е изд. – М. : Дашков и К, 2019. – 406 c.
  6. Порядок и способы документирование информации [Электронный ресурс]. – URL: http://infoprotect.net/varia/dokumentirovanie_informacii (дата обращения: 29.11.2019).
  7. Смирнова, Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации: практическое пособие / Е.П. Смирнова. – 2-е изд. – Саратов : Ай Пи Эр Медиа, 2019. – 210 c.
  8. Электронный документооборот и законодательство [Электронный ресурс]. – URL: https://yandex.ru/turbo?text=https%3A%2F%2Fppt.ru%2Fnews%2F143523 (дата обращения: 29.11.2019).