Появление методов управления проектами.

Содержание:

Введение

Переход на проектные методы управления в организации был связан с ликвидацией плановой системы и переходом к рыночной экономике. Управление проектами на предприятии становится все более актуальным, когда в нашей стране формируются условия широкого использования данной методологии. Этот метод является особо эффективным средством управления в условиях российской экономики и в то же время является проверенным инструментом в реализации организационных проектов хорошего качества, в установленные сроки и в рамках определенного бюджета. Проект связан не только с инновациями и с инвестициями. Он также подразумевает разнообразные факторы неопределенности, что существенно затрудняет расчеты. К тому же работа над проектом происходит в команде и требует от всех участников знаний, умений, навыков и способностей. Поэтому организациям следует с особой тщательностью подходить к вопросам планирования, а также вопросам ведения и управления любыми проектам. Управление проектом – это особая методология планирования, организации, а также руководства, координации материальных, человеческих и других ресурсов на протяжении всего жизненного цикла проекта, которая направлена на эффективное достижение его целей с помощью применения современных методов и технологий менеджмента для достижения определенных проектом целей и задач. Умение осуществлять и разрабатывать разнообразные проекты в четком соответствии с поставленными целями и задачами является большим искусством. Ему невозможно освоить в совершенстве, но многим можно, все же, освоить основные методы управления, а также понять логику процесса управления проектами. Любой проект реализуется сотрудниками организации. И от того, каким знаниями, умениями и навыками они обладают, во многом зависит успех или неудача проекта в целом. За последние годы в нашей стране проектное управление стало ключевой и особенно обсуждаемой темой в сфере различных управленческих технологий, причем как в среде руководителей компаний, а также экономистов, так и среде психологов, социологов. Основными причинами этого является подтвержденная на практике высокая эффективность применения различных средств, технологий. Стоит отметить, что четкое и грамотное управление проектами именно на основе различных информационных технологий, определенных моделей управления проектами дает возможность примерно на 20% снижать непроизводительные потери, а также экономить от 15-30% времени. С другой же стороны, современные ученые и исследователи в сфере управления сегодня все больше говорят о влиянии так называемого «человеческого фактора» на эффективность всех процессов в организации. На сегодняшний день в различных экономически развитых зарубежных государствах управление проектами выделилось в определенный особый вид профессиональной деятельности. То есть сейчас сложно назвать хоть одну известную мировую компанию, которая бы осуществляла свои различные проекты без проектного менеджмента. Современный мир постепенно движется от реализации некоторых отдельных проектов к определенным проектно-ориентированным фирмам, к различным проектно-ориентированным организациям, а также в целом к проектно-ориентированному обществу. Различные методы проектного менеджмента, которые достаточно широко распространены в зарубежных странах, сегодня все чаще используются и в РФ. Основной задачей российских управляющих проектами является выработка умения использовать весь накопленный опыт зарубежных стран с наибольшей пользой. Учитывая современное развитие методологии управления проектами, становится очевидным, что управление проектами используется уже не в каких-либо исключительных случаях, а, напротив, все чаще становится стандартным способом управления организацией. Все больше работ в организациях выполняется как проекты, в том числе в области стратегического управления организацией. Актуальность исследования, в целом, обуславливается тем, что в современном мире управления проектами пристальное внимание уделяют вопросам стратегического управления проектами предприятий (управление проектами с обязательным учетом стратегии организации). В это же время проектный подход непосредственного выполнения стратегических задач предприятия набирает все больше сторонников. В скором времени возникнет необходимость активно развивать систему управления проектами. Она должна обеспечить непосредственную реализацию стратегии предприятия, при этом, применяя методологию управления проектами именно в рамках целостной, однако динамичной системы. В настоящее время динамичность системы управления проектом подтверждается наглядно постоянно меняющимся окружением предприятий. Динамичность системы управления проектами, в целом, обуславливает острую необходимость выработки методических предложений активного развития этой системы с обязательным учетом стратегии организации. Таким образом, можно сказать, что изучение специфики управления проектами и основных методов представляет на сегодняшний день большой интерес.

Методы управления проектами позволяют:

• определить цели проекта и провести его обоснование, его жизнеспособность.;
• выявить структуру проекта (подцели, задачи, работы которые предстоит выполнить);
• определить необходимые объемы и источники финансирования;
• подобрать исполнителей – в частности, через процедуры торгов и конкурсов;
• подготовить и заключить контракты;
• определить сроки реализации проекта, составить график его выполнения, рассчитать необходимые ресурсы;
• рассчитать смету и бюджет проекта;
• планировать и учитывать риски;
• обеспечить контроль за ходом реализации проекта и др. Управление проектом – искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения системы современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.

Появление методов управления проектами.

По разным источникам история методов управления проектами насчитывает пять тысяч лет. Результаты одних проектов мы можем наблюдать до сих пор (египетские пирамиды, Великая китайская стена и др.), а о других можем судить лишь по описаниям современников (военные походы Чингиз-хана и Александра Македонского, морские экспедиции Колумба и Магеллана). Сегодня существуют серьезные научные работы, посвященные методам управления проектами, которые применяли древние египтяне при строительстве пирамид и викинги, когда проводили военные операции. Вот, где приходит на ум пословица "Все новое - это хорошо забытое старое".

Современные методы управления проектами уходят корнями в 50-е годы 20-го столетия. Практически одновременно две проектные группы представили методы управления сложными комплексами работ. Компании "Du Pont" и "Remington Rand" предложили метод, который получил название Метод критического пути (Critical Path Method - CPM). Он появился в процессе планирования работ по модернизации заводов фирмы "Du Pont".

Независимо от них в военно-морских силах США был создан метод для анализа и оценки длительности выполнения работ (Program Evaluation And Review Technique - PERT). Его разработали корпорация "Lockheed Air Craft", консалтинговая компания "Booz, Allen & Hamilton" и особое проектное бюро ВМС США в процессе создания ракетного комплекса "Polaris". Благодаря PERT проект, который состоял из 60 тыс. операций и объединял около 3800 основных подрядчиков, удалось закончить на два года раньше запланированного срока. Его успешное завершение способствовало тому, что вскоре данный метод стал повсеместно применяться для планирования проектов в вооруженных силах США.

Современные методы управления проектом.

К настоящему времени накоплен значительный опыт в применении различных методов управления проектами. Приведем краткий обзор и характеристики этих основных методов. Ильин Н.И., Лукманова И.Г. и др. Управление проектами. СПб.: Газпром, 1996.

Методы определения целей проекта. Из формальных методов чаще всего используется известный метод "дерева целей" с описанием, фиксацией целей и их структурной декомпозицией. Для анализа нечетких целей используют технику творческого процесса типа "мозговой атаки", "записи идей", "творческой конфронтации", "систематического структурирования" и т.д.

Суть метода состоит в структуризации проекта, т.е. декомпозиции его на структурные элементы и построении иерархической структурной модели проекта, необходимой и достаточной по составу структурных элементов для планирования и контроля работ на разных уровнях управления проектом и для различных его участников. Принципы декомпозиции могут быть различными: по фазам жизненного пути, по функциональному признаку, по техническим процессам, стоимости частей проекта и т.д.

Структурная модель проекта и коды ее структурных элементов служат информационной основой для формирования всей документации проекта на протяжении его жизненного цикла, для организации управления проектом и его информационной поддержки.

Методы сетевого планирования и управления. В методе критического пути и методе "ПЕРТ" проекты рассматриваются как сети отдельных событий и работ. Работа в этих системах представляет собой любой элемент проекта, на выполнение которого требуется время, и который может задержать начало выполнения других работ. Обратим внимание на то, что работа может не всегда подразумевать выполнение какого-то реального действия, т.е. быть "фиктивной" (искусственно закрытой для отображения связей.) Основное различие двух методов заключается в различном подходе к длительности операций. Метод критического пути исходит из того, что длительность операций можно оценить с достаточно высокой степенью точности и определенности. Метод "ПЕРТ" допускает неопределенность продолжительности операций и анализирует влияние этой неопределенности на продолжительность работ по проекту в целом. В настоящее время более широко применяют метод критического пути, а не метод оценки и пересмотра планов. Системы управления работами по реализации проектов, в основе которых лежит метод критического пути, в настоящее время применяются во всем мире.

PERT. Program (Project) Evaluation and Review Technique (сокращенно PERT) - техника оценки и анализа программ (проектов), которая используется при управлении проектами. PERT - это способ анализа задач, необходимых для выполнения проекта. В особенности, анализа времени, которое требуется для выполнения каждой отдельной задачи, а также определение минимального необходимого времени для выполнения всего проекта.

PERT был разработан главным образом для упрощения планирования на бумаге и составления графиков больших и сложных проектов. PERT предназначен для очень масштабных, единовременных, сложных, нерутинных проектов. Метод подразумевает наличие неопределённости, давая возможность разработать рабочий график проекта без точного знания деталей и необходимого времени для всех его составляющих.

Самой популярной частью PERT является Метод критического пути, опирающийся на построение сетевого графика (сетевой диаграммы PERT).

Пример сетевой диаграммы PERT для проекта продолжительностью в семь месяцев с пятью промежуточными точками (от 10 до 50) и шестью деятельностями (от A до F).

Самая известная часть PERT - это диаграммы взаимосвязей работ и событий. Предлагает использовать диаграммы-графы с работами на узлах, с работами на стрелках (сетевые графики), а также диаграммы Ганта.

Диаграмма PERT с работами на стрелках представляет собой множество точек-вершин (события) вместе с соединяющими их ориентированными дугами (работы). Всякой дуге, рассматриваемой в качестве какой-то работы из числа нужных для осуществления проекта, приписываются определенные количественные характеристики. Это - объемы выделяемых на данную работу ресурсов и, соответственно, ее ожидаемая продолжительность (длина дуги). Любая вершина интерпретируется как событие завершения работ, представленных дугами, которые входят в нее, и одновременно начала работ, отображаемых дугами, исходящими оттуда. Таким образом отражается тот факт, что ни к одной из работ нельзя приступить прежде, чем будут выполнены все работы, предшествующие ей согласно технологии реализации проекта. Начало этого процесса - вершина без входящих, а окончание - вершина без исходящих дуг. Остальные вершины должны иметь и те, и другие дуги.

Последовательность дуг, в которой конец каждой предшествующей совпадает с началом последующей, трактуется как путь от отправной вершины к завершающей, а сумма длин таких дуг - как его продолжительность. Обычно начало и конец реализации проекта связаны множеством путей, длины которых различаются. Наибольшая определяет длительность всего этого проекта, минимально возможную при зафиксированных характеристиках дуг графа. Соответствующий путь - критический, то есть именно от продолжительности составляющих его работ зависит общая продолжительность проекта, хотя при изменении продолжительности любых работ проекта критическим может стать и другой путь. Томсетт М.С. Библия управления проектами. Пер. с англ., 2001.

Метод критического пути включает четыре этапа:

1. Определение целей и ограничений проекта. Их разработка связана с продолжительностью, стоимостью и качеством реализации проекта; наличием рабочей силы и оборудования; и др.

2. Продолжительность операций. На этом этапе определяется длительность работ и операций, входящих в проект.

3. Сетевой график работ. На этом этапе производится анализ очередности операций, их последовательность, определяются операции, которые могут выполняться параллельно. Порядок проведения операций определяется техническими причинами, либо с учетом эффективности, качества, либо с учетом требований техники безопасности.

4. Календарный сетевой график. Он составляется на основе расчетов и оценок продолжительности операций проекта.

В этом методе критический путь проекта - это самый продолжительный по времени последовательный путь выполнения операций проекта.

Эти методы в усовершенствованном виде и в сопровождении разнообразного современного программного обеспечения они являются центральным звеном в цепи методов УП, где с их помощью осуществляются следующие функции.

· Моделирование проекта. На основе структурной декомпозиции проекта определяется состав работ, устанавливаются взаимосвязи между ними и строится иерархическая система моделей, отображающая интересы разных уровней руководства и участников проекта с необходимой и достаточной для каждого из них степенью агрегации работ и информации.

· Временной анализ проекта. С помощью сетевых моделей осуществляют расчет временных параметров проекта: ранние и поздние сроки выполнения работ, частей и всего проекта, резервы времени, определяются критические участки работы и критические пути их осуществления.

· Ресурсный анализ проекта. Используя календарный план, определяют количество и сроки расходования ресурсов.

· Распределение ресурсов. Как правило. Ресурсы проекта ограничены. Методы распределения ресурсов позволяют:

o при неизменном сроке завершения проекта минимизировать различие между графиком возникновения потребностей в ресурсах и графиком их поступления;

o при неизменном уровне наличных ресурсов минимизировать срок завершения проекта;

o решить смешанную задачу: когда ресурсы и сроки одних частей проекта остаются неизменными, тогда как ресурсы и сроки других частей минимизируются.

Мониторинг проекта - это совокупность методов и процедур контроля за ходом выполнения работ по проекту. На основе графика работ и отчетов исполнителей осуществляется актуализация данных модели и новые расчеты плана части проекта, оставшейся еще не выполненной. При этом с помощью компьютерного обеспечения ведется учет выполненных объемов, определяются расход ресурсов и затрат, формируются данные для отчетов, анализируется состояние проекта, прогнозируется ход дальнейших работ.

Методы планирования затрат. Эта важнейшая область управления проектом тесно связана с ценообразованием и сметным делом. Различают два подхода к планированию затрат: пассивный и активный.

Пассивный основан на расчете стоимости по проектам-аналогам (фаза 1); по объемам работ и нормативам (фаза 1-2); на основе расчетной потребности в ресурсах и нормативной базы (фаза 2-3).

Активный подход основан на минимизации стоимости проекта за счет варьирования переменными (разные финансовые схемы, интенсивность работ, сроки, способы выполнения и др.). Важное место здесь занимают методы функционально-стоимостного анализа затрат и прибыли от проекта, а также определения экономической эффективности проекта с учетом затрат на эксплуатацию. управление проект организационная планирование

Контроль затрат. Это часть мониторинга проекта, но в силу важности часто выделяется в самостоятельный метод, имеющий развитую информационную поддержку. Суть метода в том, что по ряду проектных показателей формируются наглядные графики, позволяющие вести непрерывный учет затрат и оценивать развитие проекта, соблюдение бюджета и эффективность фактических затрат.

Методы управления риском. Совокупность методов позволяет определить и оценить риск на разных фазах развития проекта, найти пути его снижения и влияния на основные параметры проекта. В инструментарий методов управления риском входят вероятностные и альтернативные сетевые модели, имитационное моделирование, экспертные системы, теория вероятностей и надежности, робастная технология и др.

Методы управления качеством. С помощью специальных методов качество проекта планируется и контролируется на протяжении всего жизненного цикла. На основе спецификации качества иногда строится система управления качеством проекта, которая функционирует как подсистема в рамках целостной системы управления проектом.

Методы управления конфликтами. В процессе выполнения проекта между участниками проекта и другими заинтересованными сторонами возникают конфликты. Методы управления конфликтами позволяют их прогнозировать, оценивать и прекращать. А в случае их возникновения предлагают правила их разрешения.

Методы управления изменениями. В проект в процессе его подготовки и реализации вносятся многочисленные изменения. Разработаны методы прогнозирования, оценки и защиты проекта от изменений; способы фиксации изменений, организация документооборота и его корректировки в связи с изменениями.

Методы управления контрактами. Данные методы направлены на упорядочение и систематизацию процедур подготовки, согласования, оформления контрактов, контроль их выполнения и закрытие. Сюда примыкают методы маркетинга, организация торгов, тендеров, конкурсов и аукционов.

Методы организации управления проектами. Это один из важнейших разделов УП. Он определяет правила построения рациональных организационных форм и структур, ориентированных на выполнение проектов. Устанавливает регламент и взаимоотношения между участниками проекта и командой проекта. Эти методы помогают сформулировать необходимый состав команды проекта, организовать его эффективную работу, обеспечить управление персоналом и наладить необходимые коммуникации между участниками проекта.

Заключение

Управление проектами – отдельная область менеджмента, предназначенная для управления временной деятельностью с уникальными результатами. Отличительными признаками проекта являются четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований; внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач и ресурсов; определенные сроки начала и окончания проекта; ограниченные ресурсы; определенная уникальность целей проекта и условий его осуществления; неизбежность различных конфликтов. Любой проект существует не изолированно, а в окружении множества различных субъектов и, соответственно, под их влиянием. Он возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой. Состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития: в нем могут появляться одни элементы (объекты) и удаляться другие. Окружение проекта представляет собой сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации .
Задачей управляющего проектом является анализ и учет всех значимых факторов окружения.

Список литературы

1. Тернер Д. Руководство по проектно-ориентированному управлению

2. Матвеева Л.Г. Никитаева А.Ю. Фиськов Д.А. Щипанов Е.Ф.Управление проектами

3. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2003: Учебный курс

Интернет-ресурсы: http://www.restko.ru/invest/1177