Программные средства для управления проектами (Диаграмма Ганта)

Содержание:

Введение

Процессом достижения некоторой конкретной цели необходимо управлять, потому что результат и, соответственно, успех не может прийти самопроизвольно. Управление проектом - это особый вид деятельности, включающий планирование, контроль за выполнением работ и коррекцию плана путем применения современных методов управления. Очевидно, что базой эффективного управления проектом является план, в котором: действия (мероприятия, работы) упорядочены по результатам и срокам их достижения; достигнут компромисс между характеристиками системы и ресурсами.

Технологию сетевого планирования и управления (СПУ) составляют следующие методы: метод диаграмм Ганта и сетевые методы планирования.

В конце 50-х годов в числе первых методов управления проектами были разработаны методы сетевого планирования и управления:

• Диаграмма Ганта-разделение всего проекта на определенную последовательность составных частей.
• PERT (Program Evaluation and Review Technique) - техника оценки и обзора проектов.
• CPM (Critical Path Method) - метод определения критического пути. В 60-е годы начался поиск новых методов управления и организации проектов, способных приспосабливаться к изменениям условий.

В 70-е годы широкое внедрение компьютерных систем обработки информации, растущие масштабы и сложность деятельности предприятий в условиях жесткой конкуренции поспособствовало тому, что всё больше компаний стало развивать и использовать разные виды программного для обеспечения управления проектами.
 

Диаграмма Ганта

Представляет собой линейный график, задающий сроки начала и окончания взаимосвязанных действий, образующих единый технологический процесс, который необходимо выполнить для достижения цели проекта. Основные недостатки метода диаграмм Ганта: сложность формализации процедур их (диаграмм) анализа; отсутствие возможности установления зависимостей между различными действиями.

К достоинствам следует отнести простоту и наглядность. Современные системы планирования используют модифицированные диаграммы Гантта, в которых перечисленные выше недостатки в большей степени устранены.

К классическим методам в группе сетевых методов планирования относятся:

метод критического пути (Critical Path Method - СРМ);

метод анализа и оценки программ (Prodram Evalution and Review Techique - PERT).

Задачи, решаемые пакетами управления проектами.

Пакеты управления проектами предназначены для планирования проектов и контроля их выполнения.

Планирование включает составление расписания выполнения работ (назначение сроков выполнения работ проекта), назначение ресурсов на выполнение работ проекта, определение необходимых затрат и их распределения во времени.

Корректировка. Составленный план приходится неоднократно корректировать в процессе выполнения проекта. Процесс корректировки заключается в повторном выполнении субпроцессов планирования на основании информации о ходе выполнения проекта.

Особенностью мощных систем является: большое количество планируемых задач (до нескольких десятков тысяч), способность поддерживать несколько уровней детализации описания проектов, использование сложных методов оптимизации расписания задач проекта и распределения нескольких различных видов ресурсов.

Manager Workbench

Программный продукт, добившийся международного успеха в области управления проектом, с ограничениями на ресурсы вследствие применения гибких средств настройки, простоты и удобства в работе, универсальности и реальности решений.

Системы среднего класса предназначены для управления средними проектами, позволяющими планировать и управлять выполнением около 10000 задач. Наиболее распространенными программными продуктами данного класса являются Time-Lineфирмы Symantec и Microsoft Project фирмы Microsoft. Эти системы ориентированы на использование непосредственно руководителями проекта.

Основными отличительными чертами для систем данного класса является приемлемый интерфейс и простота оптимизационных алгоритмов, а также достаточный уровень совмещения в них функций экономического учета и анализ затрат на проекты.

Системы быстрого планирования проектов предназначены для менеджеров небольших организаций в бизнесе или разработке Часто они являются упрощенными версиями рассмотренных выше систем, например On Taget фирмы Symantec, реализующими планирование только с использованием диаграмм Гантта.

В настоящее время на западном рынке представлено значительное количество универсальных и специализированных программных пакетов для персональных компьютеров, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ.

Наряду с системами календарного планирования в последнее время получили широкое распространение программные проекты, дополняющие возможности универсальных систем. Как правило, дополнительное программное обеспечение позволяет:

-добавить или улучшить отдельные функции управления проектами, например, анализ рисков (Palisade Corp. @RISK), учет рабочего времени исполнителей (HMS Software TimeControl), расчет расписания при ограниченных ресурсах (Parsifal Systems Inc. BestSchedule for Projects);

-интегрировать системы управления проектами в корпоративные управленческие системы (например, Marin Research Inc. Project Gateway для

Lotus Notes, Time Line Solutions Соrр. Project Management Integrator для Novell GroupWise, Project Updater для Oracle);

-настроить универсальное программное обеспечение на специфику управления проектами в конкретной предметной области (например, интеграция со сметными системами для строительных проектов).

Основные различия между системами проявляются в реализации функций ресурсного планирования и многопроектного планирования и контроля.

Отметим, что на сегодняшний день все основные производители программного обеспечения для управления проектами (за исключением Scitor) представлены в России.

Рынок программных систем в целом довольно консервативен. Каждая компания наращивает мощь своих продуктов. Увеличивает ее функциональность. Однако и на этом рынке заметны явные тенденции создания управленческих программ или модулей в составе комплексных продуктов.

Проектно-ориентированное управление. Типы и виды организаций, применяющих проектно-ориентированное управление.

Управление крупными проектами, тем более программами, осуществляется с помощью разработанных систем УП. Успешное функционирование таких систем при управлении проектами и программами определяется заложенной в них методологией. Для получения эффективной системы управления методология УП должна использоваться на всех этапах ее разработки: концептуальное проектирование; проектирование функциональных и обеспечивающих частей; проектирование системы коммуникаций и документации; разработка элементов: модели, методы, алгоритмы, программы и нормативно-методическое обеспечение (руководство пользователям, корпоративные и системные стандарты, методики, инструкции).

Проектно-ориентированное управление — это выполнение операционной деятельности в форме проектов. Такие проекты называются операционными. К типичным представителям таких предприятий относятся строительные, проектные,научно-исследовательскиеорганизации, организации с мелкосерийным производством.

Основная суть проектного управления в системном подходе и управлении основными параметрами проекта, такими как содержание (состав работ), сроки, стоимость, коммуникации, качество и пр.

Управление рассматривается как совокупность обязательных процедур: планирование, контроль, координация и пр.

Основной эффект – это эффект целостного управления, когда управление производится всеми параметрами проекта, а не отдельными.

Для координации своей деятельности система, т.е. предприятие, использует два инструмента:

организационная структура предприятия - представляет собой иерархически упорядоченную совокупность всех элементов управления (должностей и подразделений), которая отражает административные связи между ними; организационную структуру можно оценить как относительно статическую составляющую системы управления;

бизнес-процессы– совокупность функций, объединенных определенным управляющим воздействием, характеризуемая в течение определенного времени фиксированным направлением связей между функциями, набором признаков, которые обозначают момент ее начала и окончания. Это динамическая характеристика управления предприятием.

Процессы управления отражают взаимодействие подразделений предприятия, строятся на основе организационной структуры и должны быть закреплены в регламентирующих документах.

Между элементами системы существуют связи:

1) прямые – Орган управления. Объект управления;

2) обратные – Объект управления. Орган управления.

Следует заметить, что со стороны объекта управления существует ряд ограничений, требований, особенностей, которые необходимо учитывать.

Так как система является открытой, то помимо внутренних связей существует взаимодействие субъекта и объекта управления с внешней средой (потребители, поставщики, конкуренты, экономическая, политическая ситуация, уровень технологии, трудовые ресурсы, культура и т.д.).

Под внешней средой понимают все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, оказывающие или могущие оказать воздействие на ее функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

Взаимоотношения объекта управления с внешней средой касаются материальной стороны. Взаимоотношения органа управления – информации.

Предприятие не в состоянии управлять изменениями внешней среды и способно лишь приспосабливаться к ее требованиям: современные технологии, передовая техника, прибыльность, конкурентоспособность,

обеспеченность ресурсами, в том числе информационными, гибкость и т.д. Поэтому в процессе управления должны учитываться и факторы внешней среды.

Ввиду того, что имеет место двойное воздействие на субъект управления со стороны внешних и внутренних факторов, система управления предприятия должна быть сформирована в соответствие с их требованиями, что обеспечит ее обоснованность и эффективность.

Применение управления проектами. Освоение и использование управления проектами в организации. Особенности Управления проектами в современных условиях России.

Open Plan — календарное планирование и контроль исполнения.

— инструмент разработки, оптимизации и контроля календарных планов проекта. Система обеспечивает решение следующих задач:

1. Формирование модели проекта: визуализация комплекса работ без ограничения количества задач (работ) и уровней иерархической структуры; все типы связей между работами с учетом календарей работы, ресурса и связи; неограниченное число проектов в мульти проекте (программе).

2. Ресурсное планирование позволяет осуществлять оптимизацию графика работ проекта с учетом наличия ресурсов и позволяет использование: иерархической структуры ресурсов; всех типов ресурсов (материальных, людских, финансовых, субконтракт-ных, с ограниченным сроком годности, пулов ресурсов с учетом доступности, квалификации и стоимости каждого ресурса; двух методов ресурсного планирования (с ограниченными ресурсами и с ограниченным временем); планирования с учетом альтернативных ресурсов для замены.

3. Мультипроектное планирование позволяет интегрировать независимые проекты в единый мультипроект, предоставляя менеджеру проекта возможность: анализа и ресурсного планирования на уровне мультипроекта с учетом приоритетности проектов; резервирования ресурсов под конкретные проекты с учетом их приоритетности в рамках портфеля проектов; получения консолидированной отчетности по всем проектам.

Cobra — управление бюджетом программ и проектов реализует следующие функции:

1. Управление бюджетом проекта: разработка, оптимизация и контроль исполнения бюджета; планирование расходов проекта на уровне статей затрат; интеграция с системой календарного планирования.

2. Анализ на основании освоенного объема позволяет провести сравнение трех основных показателей проекта: плановой стоимости выполненных работ; фактической стоимости выполненных работ; плановой стоимости запланированных работ; вычислять параметры отклонения от плановых показателей.

3. Прогнозирование, определяет: оптимистическую, пессимистическую и наиболее вероятностную стоимости работ проекта; прогнозные значения, сформированные автоматически на основе расписания проекта; различные варианты статистических прогнозов с целью выбора наилучшего и вычисление показателей эффективности по каждому варианту.

WelcomHome — обеспечение совместной работы над территориально-распределенным проектом и создания виртуального офиса проекта. Он обеспечивает централизованное хранение информации проектов и доступ к данным с использованием единого Web- интерфейса и реализует следующие функции:.

1. Интеграция с системами календарного планирования. Участник проекта получает возможность: получить информацию о ходе проекта (состав работ, календарные сроки, назначение ресурсов, стоимостные параметры); ввести прогресс выполнения работ и изменить календарный план; получать задания менеджера проекта по электронной почте и отчитываться о выполнении; участвовать в обсуждении проблем в форумах различного содержания.

2. Управление документами проекта обеспечивает: иерархическую структуру и разграничение доступа к папкам документов; механизм блокировки документов для монопольного редактирования; контроль версий документов.

3. Система безопасности реализует администрирование и разграничение доступа на уровне: пользователей; групп пользователей; ролей пользователя.

WelcomPortfolio — управление портфелем проектов реализует функции: выбора первоочередных проектов компании; отслеживание развития первоочередных проектов компании; установление приоритетов проектам компании; планирование объемов.

WelcomRisk — управление рисками позволяет осуществлять: настройку категорий для различных типов рисков; использовать и формировать шаблоны мер реагирования; добавление и настройку шаблонов; вводить определяемые пользователем вероятности и воздействия, численные и субъективные; определять области допустимых рисков.

Заключение

Любой процесс требует контроля и проведения разнообразных расчетов, проведения анализа и т.д. Чтобы все эти процессы осуществлялись с минимальными временными задержками, разрабатывают разнообразные программы для обеспечения управления проектами. Из всех программных обеспечений необходимо выбрать, больше всего подходящее под функционал выполняемого проекта. Поскольку большинство зарубежных программ обладает огромным функционалом большинство из этого функционального ряда - не нужно. Желательно выбирать программы, которые не узко-специализированы, хотя они дешевле и интуитивно понятны в управлении, поскольку, разработаны специально для того, или иного, технологического решения. Программа полностью отвечает всем требованиям. Компания дает гарантию на незамедлительное решение возникающих проблем, также проводит полный курс обучения персонала.

Список литературы

1. Маркетинг взаимоотношений вуза: монография / Т. В. Бакун ; АНО ВПО "Омский экономический ин-т". - Омск : ОмЭИ, 2013. - 155 с. [1]
2. Маркетинг: учебник для студентов / Б. А. Соловьев, А. А. Мешков, Б. В. Мусатов. – Москва: Инфра-М, 2013. – 335 с. [2]
3. Маркетинг: учебное пособие по направлению 080500 "Менеджмент" / Л. Е. Басовский, Е. Н. Басовская. – Москва: Инфра-М, 2010. – 420 с. [3]
4. https://poisk-ru.ru/s1583t3.html