Программные средства управления проектами

Содержание:

Введение

Каждый проект уникален, поэтому для управления проектами обычно используются специальные программные средства. Корпоративную информационную систему (ИС) часто бывает невозможно использовать для управления проектами по следующим причинам:

• обыкновенная корпоративная ИС разрабатывается под конкретную функциональную структуру или конкретные функциональные подразделения;
• обыкновенная корпоративная ИС собирает, обрабатывает и хранит информацию согласно календарным графикам, определяемым технологией бизнес-процессов компании, которые не совпадают с календарными графиками проектов;
• обычные корпоративные ИС (за исключением MRP / ERP систем) имеют низкую интеграционную способность.

Присутствующие на рынке ИС управления проектами удобнее группировать по этапам жизненного цикла проекта

Таблица 1 Системы управления проектами

Ниже приводится обзор наиболее распространенных в России программ календарно-сетевого планирования Microsoft Office Project 2003, Spider Project, Welcom.

Microsoft Project

Microsoft Project — широко распространенный в мире программный продукт для управления проектами. Начав с начального уровня, рассчитанного на индивидуальную работу управляющего несложным проектом, Microsoft Project, начиная с версии 2000, предпринимает активные попытки завоевания корпоративного сектора рынка программ управления сложным проектом. Процесс этот идет достаточно сложно, в основном из-за серверных проблем, и по оценке Gartner Group по состоянию на 2005 г. Microsoft Project находится лишь в секторе претендентов на лидерство, отставая от группы лидеров, возглавляемых фирмой Primavera.  Настольное приложение Microsoft Project сочетает в себе интуитивно-понятный интерфейс Microsoft Office и все необходимые менеджеру проекта средства для управления планом и ресурсами проекта. Серверный продукт Microsoft Project Server является платформой для организации корпоративной системы управления проектами и обеспечивает коллективный доступ к проектной информации и взаимодействие участников проекта через Веб-интерфейс. 

Семейство продуктов Microsoft Office Project 2003 состоит из следующих продуктов: 

• Microsoft Office Project Standard — настольное приложение для индивидуального планирования и управления проектами. Использует дружественный интерфейс Microsoft Office, что обеспечивает ускорение освоения программы менеджерами проектов.
• Microsoft Office Project Professional — настольное приложение, исполняющее роль клиента в связке с сервером Microsoft Project Server. Одержит всю функциональность Microsoft Project Standard и в связке с Microsoft Project Server обеспечивает пользователей средствами корпоративного управления проектами. Помимо традиционных средств планирования, менеджерам проектов предоставляются централизованные настройки, единый пул ресурсов и возможность автоматически согласовывать свои планы с другими проектами. Менеджерам портфеля проектов предоставляется инструмент для эффективного управления ресурсами предприятия.
• Microsoft Office Project Server — серверный продукт, основа корпоративного решения Enterprise Project Management. Включает в себя централизованную базу данных и службы, исполняющее роль сервера в связке с клиентом Microsoft Project Professional. Microsoft Project Server обеспечивает централизованные настройки для пользователей, единый пул ресурсов, Веб-интерфейс для совместной работы участников проекта, а также содержит средства OLAP-анализа и моделирования портфеля проектов.
• Microsoft Office Project Web Access — веб-интерфейс Microsoft Project, позволяющий не только менеджерам, но и остальным участникам проектов получить доступ к проектной информации через Веббраузер Internet Explorer. Является составной частью Microsoft Project Server. В сочетании с Windows SharePoint Services обеспечивает управление документами, ресурсами и рисками проектов. Для использования Microsoft Project Web Access пользователи должны обладать клиентской лицензией на доступ к Microsoft Project Server. Все продукты линейки Microsoft Office Project 2003 полностью русифицированы. 

Spider Project

На рынке программных средств управления проектами в России наряду с известными зарубежными пакетами присутствует и Российский пакет Spider Project. В России этот пакет достаточно популярен и используется крупнейшими корпорациями для управления самыми разнообразными проектами.

У пакета Spider Project много отличий от своих зарубежных аналогов, которые делают его привлекательным для Российских потребителей. Это, прежде всего, связано с принятой в России технологией управления проектами, которая отличается от той, которая лежит в основе зарубежных пакетов. Так, например, в России практически во всех областях приложения управления проектами планируются физические объемы работ, а длительность рассчитывается исходя из производительностей назначенных ресурсов, а не является исходной информацией.

Пакет Spider Project разработан компанией Spider Management Technologies — одной из ведущих в России консалтинговых компаний по управлению проектами.

Из основных особенностей этого пакета следует отметить: 

• возможность составления расписания проекта, основываясь на физических объемах работ и производительности ресурсов;
• оптимизация использования ресурсов проекта и широкие возможности моделирования их работы;
• включение в модель проекта поставок и финансирования и расчет расписания с их учетом;
• расчет и использование ресурсного критического пути и ресурсных резервов;
• интенсивное использование в проектах всевозможных баз данных;
• использование множественных иерархических структур работ и ресурсов проекта;
• оригинальные подходы к моделированию рисков;
• дополнительные формы графических отчетов.

Главным недостатком, сдерживающим продвижение Spider Project на рынке программных продуктов управления проектами, является отсутствие возможности территориально разнесенного управления корпоративными проектами. 

Welcom

Компания Welcom основана в 1983 году. Головной офис корпорации расположен в Хьюстоне, США. Офисы компании в Лондоне и Сингапуре. Партнеры более чем в 20 странах мира. Ее первый продукт Open Plan вышел в свет в 1985 году.

В настоящее выпускается линейка, состоящая из пяти продуктов:

• Open Plan,
• Cobra,
• WelcomHome,
• Welcom-Portfolio,
• WelcomRisk

Open Plan — календарное планирование и контроль исполнения. Инструмент разработки, оптимизации и контроля календарных планов проекта. Система обеспечивает решение следующих задач: 

1. Формирование модели проекта: визуализация комплекса работ без ограничения количества задач (работ) и уровней иерархической структуры; все типы связей между работами с учетом календарей работы, ресурса и связи; неограниченное число проектов в мульти проекте (программе). 
2. Ресурсное планирование позволяет осуществлять оптимизацию графика работ проекта с учетом наличия ресурсов и позволяет использование: иерархической структуры ресурсов; всех типов ресурсов (материальных, людских, финансовых, суб-контрактных, с ограниченным сроком годности, пулов ресурсов с учетом доступности, квалификации и стоимости каждого ресурса; двух методов ресурсного планирования (с ограниченными ресурсами и с ограниченным временем); планирования с учетом альтернативных ресурсов для замены.
3. Мультипроектное планирование позволяет интегрировать независимые проекты в единый мультипроект, предоставляя менеджеру проекта возможность: анализа и ресурсного планирования на уровне мультипроекта с учетом приоритетности проектов; резервирования ресурсов под конкретные проекты с учетом их приоритетности в рамках портфеля проектов; получения консолидированной отчетности по всем проектам.

Cobra — управление бюджетом программ и проектов реализует следующие функции: 

1. Управление бюджетом проекта: разработка, оптимизация и контроль исполнения бюджета; планирование расходов проекта на уровне статей затрат; интеграция с системой календарного планирования. 
2. Анализ на основании освоенного объема позволяет провести сравнение трех основных показателей проекта: плановой стоимости выполненных работ; фактической стоимости выполненных работ; плановой стоимости запланированных работ; вычислять параметры отклонения от плановых показателей. 
3. Прогнозирование, определяет: оптимистическую, пессимистическую и наиболее вероятностную стоимости работ проекта; прогнозные значения, сформированные автоматически на основе расписания проекта; различные варианты статистических прогнозов с целью выбора наилучшего и вычисление показателей эффективности по каждому варианту.

WelcomHome — обеспечение совместной работы над территориально-распределенным проектом и создания виртуального офиса проекта. Он обеспечивает централизованное хранение информации проектов и доступ к данным с использованием единого Web- интерфейса и реализует следующие функции: 

1. Интеграция с системами календарного планирования. Участник проекта получает возможность: получить информацию о ходе проекта (состав работ, календарные сроки, назначение ресурсов, стоимостные параметры); ввести прогресс выполнения работ и изменить календарный план; получать задания менеджера проекта по электронной почте и отчитываться о выполнении; участвовать в обсуждении проблем в форумах различного содержания.
2. Управление документами проекта обеспечивает: иерархическую структуру и разграничение доступа к папкам документов; механизм блокировки документов для монопольного редактирования; контроль версий документов.
3. Система безопасности реализует администрирование и разграничение доступа на уровне: пользователей; групп пользователей; ролей пользователя. 

WelcomPortfolio — управление портфелем проектов реализует функции: выбора первоочередных проектов компании; отслеживание развития первоочередных проектов компании; установление приоритетов проектам компании; планирование объемов.

WelcomRisk — управление рисками позволяет осуществлять: настройку категорий для различных типов рисков; использовать и формировать шаблоны мер реагирования; добавление и настройку шаблонов; вводить определяемые пользователем вероятности и воздействия, численные и субъективные; определять области допустимых рисков. 

LanDocs

Для автоматизации электронного документооборота компания ЛАНИТ предлагает использовать программную платформу построения корпоративных систем электронного документооборота и систем управления контентом (СЭД/ECM) - LanDocs.

LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи внутренней сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений.

Готовые решения на базе платформы LanDocs:

• КАНЦЕЛЯРИЯ - Ежедневно компании сталкиваются с большими объемами входящей и исходящей корреспонденции, которую нужно зарегистрировать, это отнимает значительное количество времени. Решение Канцелярия на базе LanDocs создано для автоматизации этих процессов, а также процессов, связанных с внутренней и организационно-распорядительной документацией
• ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ - Отсутствие единой системы хранения усложняет поиск документов и затрудняет подготовку к налоговым проверкам. Решение Электронный архив позволит наладить процесс оцифровки бумажных документов и значительно упростит учет и поиск документов в архиве. Также, данное решение включает в себя задачи по оснащению хранилища стеллажным оборудованием и программно-аппаратными средствами обработки и хранения документов
• LANDOCS BUSINESS SUITE - Данное решение разработано специально для компаний малого и среднего бизнеса: интуитивно понятный web-интерфейс, простота установки, готовая настройка на типовые бизнес-процессы, легкость в использовании при невысокой стоимости внедрения – главные преимущества LanDocs Business Suite
• РАБОТА С ПЕРВИЧКОЙ - Любой документ подвержен риску утери и порчи, поэтому компанией ЛАНИТ было создано решение, которое позволит минимизировать убытки из-за потерь документов, а также обеспечит доступность и безопасность информации, быстрый поиск необходимых документов, сократит время и трудозатраты на обработку документов, упростит подготовку к налоговым и аудиторским проверкам
• АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ - Малейшие задержки в согласовании и поиске документов влияют на результативность и эффективность деятельности организаций. Решения на платформе LanDocs позволят ускорить бизнес-процессы компании, снизив трудозатраты, связанные с документооборотом и контролем исполнения поручений, благодаря автоматизации обработки, согласования и поиска документов

Виды рабочих мест LanDocs:

«LanDocs: Делопроизводство» – это Windows-приложение, позволяющее работать пользователям с системой в привычном интерфейсе. 

«LanDocs: «Почтовый клиент» – это приложение системы, обеспечивающее работу в системе MS Outlook или Lotus Notes. Данный клиент позволяет работать с сообщениями, заданиями и документами системы LanDocs, отчитываться по заданиям и готовить ответные документы, не выходя из привычной среды электронной почты. 

WEB-КЛИЕНТ - Web клиент LanDocs работает во всех современных браузерах, адаптирован под популярные форм-факторы устройств, и обеспечивает доступ к СЭД с любого рабочего места вне зависимости от используемой операционной системы.Реализованы все основные сценарии выполнения делопроизводственных операций по документу, в частности рассмотрение, согласование и подписание. Web-клиент LanDocs не перегружен настройками и интуитивно понятен пользователю.

При этом, пользователь получает привычную и настроенную под него среду LanDocs: настроенные им самим в «толстом» клиенте папки с сообщениями, фильтры, реквизиты сообщений по умолчанию.

Руководителю доступна вся информация по сообщению, а также файлы и основные реквизиты документа основания, его лист согласования и история исполнения.

Web-клиент LanDocs включает в себя полноценную работу с сообщениями: создание сообщений и отчетов, изменение, повтор, перенаправление и другие операции. Руководитель может перенаправить документ для анализа своим подчиненным или сразу вынести решение.

Как результат, компания получает значительное ускорение процесса обработки документов и принятия решений. Руководитель не привязан к своему рабочему месту и может работать с мобильного устройства.

При этом, особенностью Web-клиента LanDocs является минимальные затраты на развертывание, обновление и поддержку рабочего места пользователя.

Заключение

С помощью программного обеспечения, упрощается управление проектом в целом. Повышается скорость и точность работы, сокращение человеческих ресурсов (если это требуется), повышение качества самого проекта и увеличение доверия клиента к исполнителю (руководителю проекта). Конечно, чтобы им пользоваться тоже требуются специалисты, но в наше время это не составляет особой трудности.