Процесс Регистрации документов

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Понятие о регистрации документов.

Правила регистрации документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения»

Регистрация документов — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Она необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов^[1].

Регистрация документов является составной частью делопроизводственного процесса. Организация регистрации документов в значительной степени определяет трудоемкость делопроизводственного процесса, надежность и быстроту нахождения документов, их сохранность, возможность эффективного контроля их исполнения.

В учреждении регистрируют не все, а наиболее важные документы.

При решении вопроса о целесообразности регистрация основной критерий — содержание документов, вид документа, его подлинность.

Обязательно регистрируют документы, поступающие из вышестоящих органов, центральных и местных государственных, партийных и других общественных организаций и направляемые им; письма депутатов Верховного и местных Советов, важнейшие внутренние документы — приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности учреждения либо имеющие обобщенный характер, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, важнейшие письма вневедомственных организаций. Обязательна регистрация важнейших внутренних документов; ее отсутствие — типичный недостаток организации делопроизводства.

Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него, не регистрируется. Это первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и большая часть документов, не требующих исполнения

В каждом учреждении делопроизводственная служба (канцелярия, секретарь) разрабатывает «Перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства» (приложение 1).

Перечень утверждает руководитель учреждения, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или же руководитель структурного подразделения, на документы которого он распространяется. В исполкоме Совета депутатов трудящихся перечень нерегистрируемых документов утверждается секретарем исполкома. Перечень включается в инструкцию по делопроизводству как одно из ее приложений.

Документы регистрируют, как правило, централизованно, т. е. все документы — входящие, исходящие и внутренние — регистрируются в одном месте. Централизация регистрационных операций позволяет сократить затраты на их осуществление, эффективно использовать технические средства, специализировать делопроизводственный персонал, улучшить информационное обеспечение руководства.

Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях I категории, а также в тех, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы. Это положение следует иметь в виду при организации регистрационных работ в производственных объединениях, в которых часть функций управления не централизуется. Входящие в состав таких объединений производственные единицы могут регистрировать документы самостоятельно.

Документ регистрируют в учреждении один раз. Если сведения о документе необходимы нескольким структурным подразделениям, одновременно создают несколько регистрационных карточек, каждую из которых передают в соответствующее подразделение. В канцелярии, структурном подразделении или на рабочем месте исполнителя документ вторично не регистрируют.

Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов применяют однообразные регистрационные формы — регистрационную карточку и журналы.

Входящие документы регистрируют в день поступления в учреждение; исходящие и внутренние — в день подписания. Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.

Для ускорения регистрационных работ, сокращения их трудоемкости и объема учетно-информационного аппарата целесообразно использовать парную регистрацию писем по принципу «запрос-ответ». При этом самостоятельно учитываются только инициативные письма (запросы), как входящие, так и исходящие. Ответы на запросы как входящие, так и исходящие письма фиксируются в регистрационных записях, относящихся к соответствующим инициативным документам.

При регистрации документов используют справочные материалы: список структурных подразделений учреждения с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефонов; перечень подведомственных организаций с указанием их почтовых и телеграфных адресов, фамилий руководителей и заведующих канцеляриями, номеров их телефонов; перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными, перечень документов, не подлежащих регистрации; классификатор документов или участков (вопросов) деятельности учреждения; список ответственных исполнителей, которые согласно инструкции по делопроизводству или другому распорядительному акту могут подписывать документы от имени учреждения или предприятия с указанием их фамилий и номеров телефонов; номенклатуру дел; список служебных телефонов сотрудников учреждения; справочники адресный и административно-территориального деления; другие специальные справочники; инструкцию по делопроизводству; перечень документов, подлежащих обязательному контролю исполнения.

Регистрировать документы могут в одном или, как исключение, в нескольких структурных подразделениях. При этом регистрационные формы (журналы и карточки), формулировки регистрационных записей, делопроизводственные индексы и схемы построения справочных карточек должны быть максимально однообразны. При возможности названные элементы следует унифицировать в рамках одного или нескольких учреждений. Регистрировать документы должен опытный делопроизводственный работник, который знает делопроизводственный процесс, функции учреждения и его подразделений, состав документации, циркулирующей в учреждении, умеет выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеет техникой машинописи.

2. Формы регистрации документов

Кроме индивидуальной в делопроизводстве ряда учреждений до последнего времени использовалась групповая карточная система регистрации, при которой на одной карточке регистрируется несколько документов одной группы, объединяемых общностью содержания, авторством корреспондентов, принадлежностью к одному виду и т. д. Па ней указывается наименование корреспондента или вопроса, по которому идет переписка. На одной карточке могут регистрировать только поступающие или отправляемые документы, или те и другие вместе. Групповая карточная система регистрации докумен­тов позволяет создавать компактные картотеки, оперативно осуществлять поиск документов при небольшом числе и достаточно стабильном перечне корреспондентов, в ряде случаев содействует правильной систематизации документов внутри дела [6, с. 58]. В настоящее время используется редко.

Эффективность использования карточной формы регистрации документов определяется следующим:

- карточки можно располагать в любом порядке, что обеспечивает возможность поиска по одному из признаков, положенных в основу их систематизации;

- одним регистрационным актом можно создать несколько карточек, организовать несколько картотек, что создаст условия для централизации регистрационных операций;

- карточки можно использовать для создания каталогов в период архивного хранения документов; заполнять карточки (в отличие от журналов) можно на пишущей машинке;

- регистрационные работы можно ускорить за счет одновременного заполнения карточек несколькими работниками (вносить данные в журнал может только один человек).

Эффективность использования картотек снижается, потому что карточки систематизируют по второстепенным поисковым признакам, например, по порядку регистрационных номеров; сведения о реквизитах, прохождении и исполнении документов фиксируют неполно и нечетко. На эти моменты следует обратить внимание при использовании карточной формы регистрации.

Эффективность карточной формы регистрации документов проявляется в следующих условиях:

• частая необходимость быстрого нахождения одного или группы документов, объединенных общим признаком;
• соблюдение должностными лицами правил работы с карточками, картотеками и порядка выполнения соответствующих операций;
• техническое обеспечение эксплуатации картотек.

Для визуального различия карт и картотек карты разрешается изготовлять из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Цветовые различия карт можно использовать следующим образом: входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются соответственно на белых, желтых и голубых картах; письма, жалобы и заявления трудящихся на карточках с красной полосой.

Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукопис­ным способом. Состав и содержание заполняемых граф зависят от того, па какой инициативный документ заполняется карточка — входящий, исходящий или внутренний.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных, контрольных и других картотек во всех структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Число экземпляров карт, заполняемых при регистрации в учреждении, не всегда постоянно: на каждый документ создается одно и то же количество экземпляров карт, однако при регистрации тех документов, для учета которых в структурных подразделениях создаются специализированные картотеки, оно может возрастать.

Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен.

В графе «Корреспондент» указывается название учреждения либо фамилия, имя и отчество, место работы или домашний адрес лица, от которого поступил или которому документ направлен. Название учреждения можно указывать в официально принятом сокращенном виде. При наличии утвержденного перечня постоянных корреспондентов с их условными обозначениями, они могут быть проставлены вместо названий учреждений. В графе «Дата поступления и индекс документа», которую заполняют только при регистрации входящего документа, отмечают дату поступления и индекс документа, присвоенный ему организацией, в которую он поступил.

В графе «Отметка об исполнении» в карточке, составленной на инициативный входящий документ, фиксируют краткое содержание, дату и индекс ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе, и, если необходимо, кем, когда и как об этом решении уведомлен автор этого документа. Приведенная запись удостоверяется подписью непосредственного исполнителя документа с указанием его должности, инициалов и фамилии.

В карточке, составленной на внутренний документ, в данной графе указывают конкретные действия по выполнению документа и достигнутые результаты. Если в процессе выполнения составлялся новый документ, указывают его дату и индекс, должность и фамилию лица, подписавшего его.

Непосредственный исполнитель удостоверяет эту запись подписью с указанием своей должности, инициалов и фамилии.

В графе «Контрольные отметки» фиксируют отметку о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение документов.

3. Индексация документов

Индексация документов в делопроизводстве — эго проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационные индексы проставляются на таких документах:

- входящих (приложения к ним не индексируются);

- исходящих и их копиях, остающихся в делах учреждения (приложения к ним не индексируются);

- внутренних и всех приложениях к ним.

На ответном документе проставляют индекс инициативного документа.

Регистрационный индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

Индекс документа включает условное обозначение подразделения, куда он направлен или где был составлен, и номер дела по номенклатуре, в которое он будет помещен. Например, 05—12 (05 — обозначение подразделения, 12 — порядковый номер дела по номенклатуре). Индексы такой структуры используют для индексации любой категории дел в различных учреждениях, организациях или предприятиях.

Правила индексации некоторых видов внутренних документов отличны от правил индексации входящих, исходящих и ряда внутренних документов. Индексация постановлений, распоряжений, приказов, указаний и других распорядительных документов, а также протоколов производится раздельно по каждому виду и подвиду. Индексом является регистрационный номер документа в своей группе. Порядковые номера возрастают в течение года (в учебных заведениях в течение учебного года). Протоколы заседаний исполкомов Советов и других выборочных органов нумеруют в пределах срока их полномочий.

В индексе документа обозначение подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре отделяют дефисом, а порядковый номер документа и порядковый номер по номенклатуре — наклонной чертой. Также возможны индексы типа 05/12-536 или 05-12-530.

Следует отличать делопроизводственный индекс документа от индекса дела по номенклатуре и классификационного индекса.

4. Систематизация регистрационных карточек и организация справочных картотек

Основу справочного аппарата в делопроизводстве составляет справочная картотека, в которой регистрационные карточки расположены в определенном порядке (по определенной схеме).

Справочный аппарат в делопроизводстве призван разносторонне раскрывать состав и содержание документов, циркулирующих в сфере делопроизводства; обеспечивать оперативный поиск документов и получение информации, необходимой для контроля за исполнением документов.

Количество и вид картотек в делопроизводстве определяются степенью централизации регистрационных и поисковых операций, а также конкретными условиями деятельности учреждения. При централизации регистрационно-справочных операций все или большинство картотек располагают в канцелярии и контрольной группе

При необходимости используют более глубокое деление понятий: народное образование:

- строительство школ;

- организация учебного процесса;

- организация воспитательной работы.

При организация картотек по структурному признаку карточки размещают в соответствии с принадлежностью документов к структурным подразделениям учреждения, т. е. к управлениям, отделам, секторам. Разделами и рубриками такой картотеки являются наименования структурных подразделений.

Согласно хронологическому принципу документы располагают в картотеке по датам их поступления, исполнения и т. п.

В большинстве случаев алфавитный и хронологический признаки используют в сочетании с другими для более глубокого деления массива карточек и ускорения их поиска.

Справочная картотека учреждения делится на две части: неисполненных и исполненных документов.

Контрольные картотеки в основном формируются по срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки из картотеки неисполненных перемещают в картотеку исполненных документов, которая строится по производственно-отраслевому, вопросному или предметному признаку.

Дополнительными поисковыми признаками здесь являются хронологический и структурный.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Основным принципом регистрации документов организации, ее структурных подразделений является однократность. Поступающие документы регистрируются в день доставки, отправляемые — в день подписания.

Самостоятельно регистрируется только инициативный документ, присланный извне или созданный в организациях. Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на инициативный документ.

Обязательной регистрации подлежат документы, которые по своему содержанию требуют рассмотрения, решения или ответа.

При регистрации документов используются: список структурных подразделений; сводная номенклатура дел; перечень документов, не подлежащих регистрации; приказы о распределении обязанностей между руководителями; классификатор видов документов; классификатор исполнителей и контролеров; классификатор организаций; книга-нумератор.

На каждое поручение, обозначенное в документе и имеющее срок исполнения и ответственного исполнителя, заводится регистрационно-контрольная карточка (РКК). Она обеспечивает цели учета, регистрации, контроля и поиска всех документов.

РКК изготавливается на листах карточной или обложечной бумаги (плотностью 160 г/м2) формата А5, бланки карточек должны печататься на бумаге светлых тонов, допускается цветовое различие карточек (и зависимости от группы или видов документов).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.
3. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2000. №4.
4. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу «документоведение». Краснодар: 95г.,
5. Картов В.В. «Система докуметооборота на предприятии», М., «Има-прес», 2000,
6. Кирсанова М.В Современное делопроизводство М: Инфра – М 2000,
7. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3.
8. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002,
10. Кузнецова Т.В Делопроизводство. М:2003г.,
11. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертационная работа доктора исторических наук. Автореферат / М., 2000,

Выполнил студент группы ДБМ 201мс

Зайцев Владислав Викторович

Подпись

1. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу «документоведение». Краснодар: 95г., с 95 ↑