Распределение рабочей нагрузки. Правила организации эффективного отдыха (Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа успеха и эффективной работы)

Содержание:

Грамотное распределение рабочей нагрузки как основа успеха и эффективной работы

Современный мир развивается непрерывно и динамично, постоянно диктуя нам все новые и новые условия, и мы, стремясь быть успешными, пытаемся вписаться в постоянно изменяющийся и ускоряющийся темп жизни. Если раньше считалось, что прогресс и развитие технологий высвободят больше свободного времени, облегчат человеку его труд, то практика показала совершенно иной результат. Рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны. Например, в конце XX в. в японском языке даже появился термин «кароси» – смерть от переутомления на рабочем месте.

Во всех случаях «кароси» люди с энтузиазмом относились к своей работе и получали от нее удовлетворение. Трудясь без перерывов, выходных и отпусков, игнорируя собственную потребность в регулярном отдыхе, они настолько погружались в работу, что даже необходимость заботиться о своем здоровье отходила на второй план.

В последние годы в группу риска синдрома «кароси» все чаще попадают совсем молодые люди: студенты, учащиеся. Связано это в первую очередь с повальным увлечением Интернетом, компьютерными играми или программированием. Уже известны случаи смерти совсем молодых людей, когда, не в силах оторваться от захватывающей компьютерной игры или увлекательного путешествия по виртуальным мирам Интернета, они настолько выходили за пределы реальности, что переставали чувствовать даже тревожные сигналы собственного организма. Эта страсть оказывается разрушительной. Любое чрезмерное напряжение сил приводит к возникновению стрессовых состояний, которые в свою очередь ведут к истощению организма. И если не уметь правильно распределять нагрузку и не учитывать свои потребности в отдыхе и восстановлении сил, то длительное пребывание в стрессовой ситуации может привести к печальным последствиям.

Английские специалисты составили «шкалу стресса» для более чем 150 различных профессий (таблица 6.1).

В группу риска попали и представители таких профессий, как адвокаты, страховые агенты, бухгалтеры, сотрудники высокотехнологичных компаний, владельцы страховых компаний, брокеры, руководители различных уровней, менеджеры по работе с клиентами, менеджеры по продажам, психологи, педагоги и преподаватели, продавцы, инженеры и консультанты. А завершают список библиотекари и музейные работники с самым низким баллом подверженности риску – 2,9.

Гораздо чаще стрессовые заболевания настигают наемных работников, у которых существует постоянный риск быть уволенными. Более того, владельцы компаний нередко позволяют себе срывать раздражение на подчиненных, что также не способствует укреплению их здоровья.

Стресс, связанный с работой, очень часто возникает в тех случаях, когда к людям предъявляются требования, не соответствующие их уровню знаний и навыков. В 15 странах Европейского союза проводился опрос, в ходе которого были определены факторы, влияющие на повышение уровня стресса на рабочем месте:

• 56 % рабочих и служащих отмечали высокие темпы работы;

• 60 % – жесткие сроки ее выполнения;

• 40 % – ее монотонность;

• свыше трети не имели возможности оказать какое-либо влияние на порядок выполнения заданий.

В ходе этого исследования были также получены данные, анализ которых показал, что повышенному риску подвергаются работники не только с чрезвычайно напряженным, но и с активным характером труда. Например, менеджеры и инженеры обладают большой свободой принятия решений и часто склонны утрачивать контроль за своим рабочим временем. Такие люди могут входить в группу риска «кароси».

Одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для труда, и для отдыха. Именно грамотное распределение рабочей нагрузки позволяет сохранять высокую производительность, т. е. получать необходимые результаты в единицу времени. Только в этом случае все наши действия становятся эффективными, что позволяет достичь высоких показателей. А это – одна из главных составляющих успеха.

Правила организации эффективного отдыха

Отдых нам необходим: не только длительные отпуска или каникулы, но и кратковременные перерывы в течение рабочего дня могут служить хорошей энергетической подзарядкой и восстанавливать наши силы. Для того чтобы достичь такого результата, достаточно соблюдать основные правила эффективного отдыха.

Правила эффективного отдыха

1. Ритмичность – первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10–15 минут через каждые полтора часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: неслучайно одна пара институтских занятий длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – пять минут. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1,5 часа наиболее комфортна для человека. А дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать, становится сложнее запоминать даже небольшой объем информации, и она хуже воспринимается. Поэтому, как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите пять минут на передышку.
Важно не только соблюдать принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов во многом будет зависеть от того, чем будут заполнены эти пять минут. Поэтому важно соблюдать второе правило.

2. Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут свободного времени переключить свое внимание с того дела, которым вы занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Обязательно выберите для себя наиболее подходящие для вас сценарии короткого пяти– или десятиминутного отдыха. Как правило, такие типовые сценарии у нас есть, но пользуемся мы ими неосознанно, не всегда соблюдая принцип максимального переключения, что снижает эффективность нашего отдыха. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутного перерыва, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Например, если вам пришлось целый день анализировать цифры и делать математические расчеты, позвоните хорошему другу и обсудите что-нибудь эмоционально приятное. Если вы работали с людьми – побудьте в одиночестве. Если писали реферат – послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.
Как говорили древние мудрецы, движение – это жизнь. Человеку свойственно двигаться. В течение рабочего дня или в процессе учебных занятий мы не всегда имеем такую возможность. Вспомните, когда все занятия проходят в одной и той же аудитории и вы долго остаетесь на одном и том же месте, возникает ли у вас желание на переменах сходить в буфет или дойти до кофейного аппарата, подняться на этаж выше и поболтать с приятелями из параллельного потока? Если вы работаете в офисе, хочется ли вам выйти из кабинета, пройтись по коридору, сходить куда-то перекусить или выпить чашку кофе в соседнем кафе? Все это имеет отношение к третьему правилу эффективного отдыха.
Известный поэт Владимир Маяковский выразил суть этого принципа в следующем простом лозунге: «Товарищ, запомни правило простое: Работаешь сидя – Отдыхай стоя!»

3. Смена контекста. Во время короткого пятиминутного отдыха стоит изменить условия (контекст), в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом – встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений. Если вы весь день проводите на ногах или в разъездах, отдыхать лучше сидя. Сменить контекст можно, сменив привычные условия офисного пространства. Чем резче будет эта смена, тем сильнее положительный эффект.
Для повышения отдачи от использования правил организации эффективного отдыха рекомендуется иметь в запасе несколько наиболее приемлемых для вас сценариев свободных пятиминуток, которые помогут сделать небольшие перерывы не только максимально приятными, но и полезными.
Все сценарии по степени переключения и смене контекста можно оценить по пятибалльной шкале, например:

1 балл: смены контекста не происходит. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе, глядя на тот же монитор компьютера, так же напрягая зрение и интеллект, переключиться с рабочего файла на просмотр интернет-ресурсов, не связанных с работой, зайти в чат, воспользоваться ICQ.
2 балла: смены контекста не происходит. Оставаясь на том же рабочем месте, но отвернувшись от монитора компьютера, поболтать с коллегами на нерабочие темы, позвонить другу, почитать книжку или журнал, не связанные с работой.
3 балла: частичная смена контекста, возможное переключение с рабочих тем. Дойти до комнаты отдыха, выйти в коридор, зайти в соседний отдел. Поговорить с коллегами, позвонить по телефону, выпить чашку чая и т. д. Мы находимся в той же офисной среде и часто продолжаем обсуждать рабочие вопросы.
4 балла: полная смена контекста, переключение с рабочих задач. Выйти из офиса на улицу, полностью отключиться от рабочих тем и проблем, просто полюбоваться на окружающий пейзаж и полностью освободиться от влияния офисной среды.
5 баллов: полная смена контекста, абсолютное переключение с рабочих тем плюс легкая физическая нагрузка. Способ, достойный самой высокой оценки. Нужно выйти на улицу, сделать несколько простых физических упражнений или просто пройтись быстрым шагом, полностью забыв на эти пять-десять минут о рабочих ситуациях и проблемах, освободив от них свое сознание. Очень полезно иметь в своем арсенале несколько простых упражнений для снятия стресса и усталости глаз, особенно если приходится много работать на компьютере.
Чем сильнее степень переключения и смены контекста, тем быстрее и лучше вы отдохнете за сравнительно короткий промежуток времени, тем легче вам будет выполнять свои функциональные обязанности, рабочий день не будет тянуться бесконечно, и к его окончанию вы будете чувствовать себя полным сил и энергии.

Переживание момента

Обсуждая вопрос о переключении как одном из важных правил эффективного и полноценного отдыха, мы затронули один из существеннейших аспектов взаимоотношений человека и времени, отражающий его «качество», «наполненность» и «насыщенность». Другими словами, «переживание момента».
Способность к этому позволяет избежать ненужных стрессов, дает возможность замедлить бешеный темп гонки и насладиться коротким мигом счастья, который дает нам сама жизнь.
Ученик, придя к учителю, оставил у входа зонтик и башмаки. Учитель спросил его, справа или слева от башмаков тот поставил зонтик. Ученик не смог вспомнить и устыдился: утратив бдительность, он упустил мгновение.

Дзэнская притча

Издревле двумя основополагающими принципами очищения души и достижения духовных высот были «память смертная» и «внимание к себе». В тайм-менеджменте мы можем найти аналогию этим двум принципам. «Память смертная» – осознание ограниченности времени, человеческой жизни, невосполнимости и невозвратности каждой минуты, требующее не растрачивать себя по мелочам. «Внимание к себе» – осознанность, осмысленность жизни, своих целей, желаний и поступков. Сочетание этих двух принципов позволяет выработать обостренное чувство наполненности момента, умение находить необычное и яркое в каждом миге жизни, помогает увидеть, что она прекрасна и удивительна, а не просто представляет собой череду однообразных серых будней. В погоне за успехом мы часто словно пробегаем мимо жизни, даже не замечая ее. Умение управлять временем и грамотно им распоряжаться дает важное преимущество – становится легче найти возможность для спонтанного, ресурсного занятия, для творчества, которое дает пищу нашей душе, но не выражается в материальном результате. Планы и переживание момента должны не противоречить друг другу в нашей системе организации времени, а взаимодополнять друг друга.

Список литературы:

https://wm-help.net/lib/b/book/3770554702/101

https://dom-knig.com/read_323521-36