Распределение рабочей нагрузки. Правила организации эффективного отдыха (Понятие управление временем и причины его дефицита)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Время - бесценный и невозобновляемый ресурс.

И до тех пор, пока временем не управляют,

ничем другим управлять нельзя.

Peter Drucker

Время – необратимо и именно это является проблемой исследования данной работы. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. Актуальность моей темы не вызывает сомнения так как не только современный руководитель, но и каждый современный человек должен иметь представление об основах планирования собственного времени. В данной работе будут рассмотрены основные принципы управления временем, которые охватывают практически все аспекты человеческой деятельности. На первый взгляд может показаться, что проблема тайм – менеджмента присуща только управленцам и, что остальные сферы жизни не затронуты, но возникает вопрос элементарного планирования жизни от глобальных планов до распорядка дня. Одним из наиболее сложных моментов является не столько планирование, сколько неукоснительное выполнение плана. Здесь всё будет зависеть от степени важности, необходимости внутреннего мотива и силы воли индивида.

И так, цель моей работы: изучить основы управления временем как одним из важнейших ресурсов человека.

Задачи:

• изучить основные методы в управлении временем, а именно Метод Эйзенхауэра, Принцип Парето и Система управления временем Б.Франклина;
• представить и охарактеризовать практические советы по управлению временем.

1. Понятие управление временем и причины его дефицита

Управление временем — наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время.[11] Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях. Эти методики представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов. Общими в них являются:

- список задач (to-do list);

- постановка целей;

- установка приоритетов.

Для того чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент.

2. Нагромождение работ. У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

3. Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

7.Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени.

1.2. Основные методы в управлении временем

Знание следующих стратегий могут помочь правильно ставить приоритеты, и управлять своим свободным временем, что в итоге поможет планировать не только рабочие дела, но и корректировать жизненные планы. Управлять самому своим рабочим и свободным временем, освободить «лишнее» время для увлечений, развития, собственного роста и самосовершенствования. Таким образом, можно освободить для себя двадцать пятый час в сутках.

1.2.1. Метод Эйзенхауэра

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Вашу работу. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел[14]:

1. Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Ваших дел. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Менее срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.

3. Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под “тиранию” спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

4. Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

Таблица

«Матрица приоритетов Эйзенхауэра»

	СРОЧНЫЕ ДЕЛА	НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
	I - Срочное и важное	II - Важное, но не срочное
ВАЖНЫЕ	Разрешение кризисов Неотложные задачи Проекты, у которых подходят сроки сдачи	Планирование новых проектов Оценка полученных результатов Превентивные мероприятия Налаживание отношений Определение новых перспектив, альтернативных проектов
	III - Срочное, но не важное	IV - Не срочное и не важное
НЕВАЖНЫЕ	Прерывания, перерывы Некоторые звонки Некоторые совещания Рассмотрение неотложных материалов Общественная деятельность	Рутинная работа Некоторые письма Некоторые звонки "Пожиратели" времени Развлечения

1.2.2. Принцип Парето

«Принцип Парето»: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата [16] Находя возможности принять «реальный» результат вместо «идеального», Вы можете сэкономить значительные ресурсы для других дел.

Принцип Парето действительно работает и может применяться в самых разных областях. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году, и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни. Согласно этому принципу:

- 20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств;

- 20% преступников совершают 80% преступлений;

- 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия;

- 20% клиентов определяют 80% доходов компании.

Применительно к практике управления временем, принципы Парето могут быть сформулированы следующим образом:

- 80% информации Вы получаете из 20% источников, необходимых для Вашей работы;

- 80% принимаемых решений укладываются в 20% времени, которое Вы потратили на всякого рода совещания и планерки;

- 20% Вашего рабочего времени обеспечивают 80% Вашей производительной работы, то есть того, что определяет ее успех.

Вы можете найти для себя немало полезных идей, применив принцип Парето в Вашей собственной работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске Вашего компьютера…

Вы можете решить, какие клиенты заслуживают основного внимания (20% клиентов, которые обеспечивают 80% прибыли). Или выбрать наиболее важные виды товаров (20% номенклатуры товаров обеспечивают 80% прибыли).

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.

Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:

- важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

- на важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%;

- менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередь значимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам:

- составить список всех предстоящих задач.

- систематизировать их по важности и установить очерёдность.

- пронумеровать эти задачи.

- оценить свои задачи в соответствии с категорией А,Б,В.

• задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению.

- задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению.

• оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

2. Правила эффективного отдыха

1. Ритмичность – первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10–15 минут через каждые полтора часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: неслучайно одна пара институтских занятий длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – пять минут. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1,5 часа наиболее комфортна для человека. А дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать, становится сложнее запоминать даже небольшой объем информации, и она хуже воспринимается. Поэтому, как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите пять минут на передышку.

Важно не только соблюдать принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов во многом будет зависеть от того, чем будут заполнены эти пять минут. Поэтому важно соблюдать второе правило.

2. Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут свободного времени переключить свое внимание с того дела, которым вы занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Обязательно выберите для себя наиболее подходящие для вас сценарии короткого пяти– или десятиминутного отдыха. Как правило, такие типовые сценарии у нас есть, но пользуемся мы ими неосознанно, не всегда соблюдая принцип максимального переключения, что снижает эффективность нашего отдыха. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутного перерыва, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Например, если вам пришлось целый день анализировать цифры и делать математические расчеты, позвоните хорошему другу и обсудите что-нибудь эмоционально приятное. Если вы работали с людьми – побудьте в одиночестве. Если писали реферат – послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.

Как говорили древние мудрецы, движение – это жизнь. Человеку свойственно двигаться. В течение рабочего дня или в процессе учебных занятий мы не всегда имеем такую возможность. Вспомните, когда все занятия проходят в одной и той же аудитории и вы долго остаетесь на одном и том же месте, возникает ли у вас желание на переменах сходить в буфет или дойти до кофейного аппарата, подняться на этаж выше и поболтать с приятелями из параллельного потока? Если вы работаете в офисе, хочется ли вам выйти из кабинета, пройтись по коридору, сходить куда-то перекусить или выпить чашку кофе в соседнем кафе? Все это имеет отношение к третьему правилу эффективного отдыха.

Заключение

Время – один из самых ценных жизненных ресурсов.

От каждого человека требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе он рискует угодить в ловушку, которую сам себе и приготовил. Таким образом, очевидно, что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Следующее, на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности, а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия, обладающие определённой степени важности для вас. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей, каждый человек должен сам принять решение о том, что он хочет планировать свои дела и рассчитывать время, потраченное на то или иное дело или занятие. Осознать важность и необходимость данного решения – это уже половина дела. Только от самого человека зависит успех в планировании. В наше время, когда объёмы перерабатываемой информации почти в 1000 раз выше, чем сто лет назад, тайм-менеджмент – это тот спасительный круг, который поможет нам выплыть в водовороте бесконечных дел и научит «везде успевать».

Список литературы:

1. Абульханова К.А. , Березина Т.Н. Время личности и вре-А 17 мя жизни. — СПб.: Алетейя, 2001. — 304 с ISBN 5-89329-377-0
2. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. Манн, Иванов и Фербер, 2009 г.
3. Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм менеджмент на Outlook 2007/Глеб Архангельский –М.: Манн, Иванов и Фербер,2006
4. Кюстенмахер В, Кюстенмахер М. Упростите свою жизнь. Наконец-то у нас стало больше свободного времени!/Пер. с нем.,2006г.
5. Моргенстерн Джулия. Тайм менеджмент. Искусство планировать и управлять своим временем и сврей жизнью. – М. 2006-256с.
6. Потапов С.В. Как управлять временем / С.В. Потапов. – М.: Эксмо, 2006 – 160 с.
7. Соснина М.А. Личный тайм-менеджмент, или Как управлять своим временем / М.А. Соснина – Ростов н/Д: Феникс, 2005. – 256с.