Развитие ЕСМ-систем

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 

На сегодняшний  день IT рынок позволяет выбрать огромнейшее количество различных систем, позволяющих автоматизировать различные бизнес процессы на предприятии. Но нельзя забывать от том, что каждая система автоматизирует лишь малую часть бизнес-процесса деятельности всей организации, таким образом осуществляется «кусочная» автоматизация частей бизнес – процессов деятельности всей организации. Система класса ERP покрывает наибольшее количество решаемых задач, при этом содержат модули, покрывающие определенные решения -  ECM - система управления контентом предприятия.

ECM - система является для любого предприятия объективной необходимостью эффективного ведения бизнеса. Можно привести массу различных аналогий, в которых маленькие размеры хозяйства могут функционировать при помощи самых простых инструментов, тогда как рост возможностей непременно требует более совершенных и производительных решений. В этом случае следует понимать, что более совершенные инструменты сложны в понимании, поэтому требуют от пользователя определенных знаний и навыков.

Родоначальником сегодняшнего рынка ЕСМ (Enterprise Content Management) можно считать сформировавшийся в середине 90-х гг. XX. в сегмент систем управления документами. После появился Интернет, а вместе с ним и обширная новая сфера — управление веб-содержимым. Тогда же началось сближение с существовавшими отдельно решениями для поддержки электронной почты и коллективной работы. Интернет инициировал увеличение роли задач поиска и анализа неструктурированных данных.

Целью реферата является, изучит ECM –систему, как важную составляющую ведения бизнеса.

Задачи :

1. Изучение понятия ECM –системы и ее сущности
2. Показать ECM –систему как необходимый элемент эффективного управления предприятием
3. Изучить прогнозы на будущее относительно данной системы.

1.Определение и сущность ECM – систем.

ECM-система (Enterprise Content Management) – система управления информационными ресурсами предприятия (или информационным контентом). ECM-система предназначена для хранения и обработки неструктурированной информации (то есть информации, не имеющей четко определенной структуры – это текстовые документы, изображения, электронные таблицы и многое другое).

По статистике ежегодный рост объема только неструктурированного контента на предприятиях составляет 65–200% в зависимости от отрасли. ECM-система позволяет не только создавать данные в распространенных приложениях, но и получать доступ к ним из разных источников и легко манипулировать ими. За счет возможностей создания схем категоризации информации, метаданных и тегов, обеспечиваемых ECM, эти программные средства получают мощные инструменты поиска и извлечения данных.

С помощью программного обеспечения управления корпоративным контентом можно выполнять просмотр, модификацию и одобрение любых сведений в соответствии с заданным деловым регламентом. По определению Gartner ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты:

1.Document Мanagement (управление документами) - Снабжает документы метаданными (атрибутами), что позволяет связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов.

2. Imaging (массовый ввод и обработка сканированных документов) - Обеспечивает технологический процесс сканирования бумажных документов, их атрибутирования (индексирования) и загрузки в депозитарии документов.

3. Records Мanagement (управление записями) - Обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения (как электронных, так и бумажных). Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа — от его создания до уничтожения.

4. Knowledge Management (управление знаниями) - Предоставляет возможности поиска и анализа информации. Обязательным является наличие средств автоматической категоризации документов.

5. Web Content Management (управление информацией согласования, публикации и постоянного на веб-сайтах) - Позволяет поддержать процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах. Обычно тесно интегрирована с системой управления документами.

6. Workflow (автоматизация деловых процедур) - Предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д.

7. Collaboration (коллективная работа) - Предоставляет средства для обеспечения работы виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно ориентированные методы взаимодействия.

8. Enterprise Information Роrtal (информационный портал предприятия) - Единая точка доступа ко всем корпоративным информационным ресурсам и приложениям. Обеспечивает персонализацию информации, интеграцию приложений, доступ при помощи любых устройств.

Долгое время управление записями Records Management (RM) прочно ассоциировалось с поддержкой рутинных канцелярских процедур. Теперь же этой технологии отводится одно из ключевых мест в концепции ЕСМ. Процедуры, разработанные для учета и хранения официальных документов, идеально подходят для поддержки всего жизненного цикла любой информации – от ее создания до уничтожения. Это актуально не только для бумажных, но и для электронных документов, в частности переписки по электронной почте, в которой часто содержится важная деловая информация.

Распространение отлаженной технологии на новые типы объектов, которые играют ту же роль, неся в себе информацию о принятых решениях и фактах из жизни организации, возможно имеющих юридические последствия, очевидно.

Программные средства ЕСM помимо систем Document Мanagement (DМ) включают также технологии имидж Инга (совместного использования бумажных и электронных носителей информации), управления веб-контентом (Web Content Management), цифровыми активами (Digital Asset Management), корпоративными отчетами (Enterprise Report Management), а также записями (Records Мanagement).

Концепция ЕСМ – результат конвергенции систем управления документами, информацией на веб-сайтах, средств автоматизации деловых процедур, групповой работы и управления знаниями и ряда других технологий. Это комплексное решение, обеспечивающее накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и возможности анализа информации.

Основная цель ECM-системы – обеспечить эффективное управление накопленными информационными активами предприятия с целью повышения производительности и обеспечения компании устойчивого конкурентного преимущества. Предприятия, не применяющие полноценной системы организации электронного документооборота, сталкиваются с неупорядоченным нагромождением своего контента.

Его трудно должным образом классифицировать, часто к нему нельзя получить доступ, а также нет возможности узнать версию документа; в компаниях с разветвленной структурой проблематично избежать дублирования и добиться совместного применения важной информации; сотрудники не могут надлежаще сохранять плоды коллективного труда и содержать в порядке большое количество электронных писем.

ECM обеспечивает инфраструктуру, которая позволяет устранять эти и другие проблемы.

2. ECM в кадровом делопроизводстве.

Любая компания – и маленькая, и большая, независимо от организационно-правовой нормы - нуждается в своевременном и качественном ведении кадровой документации. Все текущие вопросы, связанные с приемом или увольнением сотрудников, оформлением отпусков или командировок, поощрениями или взысканиями, сопровождаются соответствующими кадровыми документами: вносятся записи в трудовые книжки, издаются приказы и распоряжения.

Кадровое делопроизводство – рутинная, но совершенно необходимая деятельность, которая требует безупречной точности и соответствия изменяющимся требованиям трудового законодательства.

В процессе развития систем автоматизации кадрового делопроизводства сменилось несколько их поколений: был пройден путь от отдельных расчетных программ (РМ) к их комплексам, автоматизации РМ и комплексам АРМов и, наконец, интегрированным автоматизированным системам обработки информации и управления, представляющим собой вершину системной интеграции.

Системы управления документами в кадровом делопроизводстве делятся на четыре группы.

Первую группу образуют свободно распространяемые программы, написанные непрофессионалами. Они обеспечивают автоматизацию отдельных функций. Авторы не осуществляют их сопровождение.

Во вторую группу входят программы, которые разрабатываются собственными программистами организации с целью экономии средств.

Третья группа включает бухгалтерские системы. Основной целью программ данной группы является обеспечение бухгалтерского учета, присутствие некоторых функций кадрового модуля необходимо для их полноценной работы. Кадровые модули могут отличаться между собой полнотой учетной карточки, наличием тех или иных выборок. Кадровые модули в составе бухгалтерской системы иногда не только не помогают менеджеру по персоналу, но и мешают, так как бухгалтерия и отдел кадров имеют слишком разные задачи.

Четвертая группа представлена комплексными системами автоматизации деятельности предприятия, основанными на использовании системы баз данных, охватывающих все сферы деятельности предприятия. Они представляют собой системы четвертого поколения и достаточно полно отражают современный уровень развития программно-аппаратного обеспечения автоматизации деятельности предприятий.

Обеспечить компанию необходимой информацией позволяет, по мнению экспертов, тесная интеграция систем ЭДО с учетными системами компаний. Особая роль отводится порталам, дающим единое пространство поиска, интеграцию системы заданий, мониторинг изменений, обмен данными и т. д. В интеграции с CRM-системой, по мнению Кайнара, система ECM позволяет эффективно взаимодействовать с клиентами, налаживать юридически значимый электронный документо­оборот с контрагентами (в связке с сервисами обмена), формировать бюджет движения денежных средств, а в связке с CPM-инструментами (Corporate Performance Management, управление корпоративной эффективностью) управлять финансами и налаживать бюджетирование, согласовывать счета, работать с финансовыми архивами, создать собственную систему управления контентом (Content Management System, CMS), управлять поставками материально-технических ресурсов и решать многие другие прикладные бизнес-задачи. Оригинальные задачи на базе ECM-платформы решаются в госсекторе: система может стать центром ИТ-инфраструктуры, обеспечивающей межведомственное электронное взаимодействие и предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном виде.

Все большая интеграция наблюдается на уровне взаимодействия сотрудников. Социальность — новая тенденция в развитии СЭД. Социальные сервисы в корпоративных информационных системах уже используются примерно в 70% организаций. Наиболее востребованы сегодня совместная работа с документами, коллективное создание корпоративных документов в дружественной среде, снижение бюрократических барьеров в коммуникациях.

3.Прогнозы рынка ЕСМ в будущем.

Инструменты ECM постоянно развиваются, появляются новые социальные технологии, новые формы потребления ПО в виде «облачных» услуг, происходят слияния и поглощения среди ECM-вендоров — всё это влияет на рынок ECM-решений. В частности, в отчете за 2010 год Gartner выделила четыре перспективных направления развития ЕСМ, назвав их «четыре мира ECM»:

- транзакционный ECM — включает такие направления, как оцифровка и управление образами документов, управление рабочими потоками (Workflow/BPM), контроль за соблюдением нормативных требований к оформлению документов, использование электронных форм, архивирование, управление записями. Процессы эти, как правило, стабильные, длительные. Контент представляет собой многочисленные формы и документы, которые требуют масштабируемости, управления жизненным циклом и утверждения человеком. Примеры вендоров: EMC, Hyland Software, IBM и Open Text;

- социальный ECM — направлен на решение задач автоматизации работы с носителями контента и библиотечного обслуживания; совместной работы с документами; отслеживания исполнения задач, контроля версий, работы с сервисами социального контента, такими как вики, блоги и социальное видео. Подобные решения активно используются, например, для подбора сотрудников, профессиональной подготовки и управления проектами. Примеры вендоров: Alfresco, IBM / Lotus, Microsoft и Open Text;

- ECM-решения в области оптимизации онлайновых каналов передачи контента — включают широкий спектр технологий, связанных с доставкой контента посредством Веб. Среди них — системы WCM (Web Сontent management), DAM, порталы, электронные формы, системы вебаналитики, социальные приложения, приложения для сотрудничества посредством социальных сетей, приложения XML-авторинга, системы управления мультимедийным контентом, системы поддержки мобильных устройств для обращения к Веб и т.д. Примеры вендоров: Autonomy, Adobe, Open Text и Oracle;

- ECM как инфраструктурное решение — предлагается такими компаниями, как IBM, Oracle и Microsoft, встраивающими возможности управления контентом в свои инфраструктурные решения, которые всё чаще становятся инфраструктурными платформами для поддержки нескольких приложений управления контентом. Например, когда в организации внедряется Microsoft SharePoint, пользователи начинают исследовать его возможности для управления контентом, что часто приводит к замене существующих решений. Примеры вендоров: IBM, Microsoft и Oracle.

В своем отчете по рынку ECM, выпущенном в 2010 году, Gartner также сформулировала ряд ключевых направлений развития ECM на два года, включая следующие:

- совершенствование систем управления унаследованной информацией (legacy information management) — речь идет о том, что компании накопили огромные объемы электронного контента в виде файловых архивов, архивов e-mail, различных порталов, хранилищ и локальных систем ЭД. Множественные копии одного и того же файла существуют практически в каждой организации, особенно если мы говорим о крупной корпорации с множеством филиалов, и сегодня перед компаниями встает проблема консолидации управления этими разрозненными источниками или миграции на современные ECM-системы. Gartner прогнозирует, что к 2013 году доминирующим решением для архивирования будут интегрированные решения, позволяющие архивировать контент различных типов, включая почтовые сообщения, файлы, базы данных, изображения, вебсодержание и т.п.;

- прогресс в области систем поиска и аналитической обработки контента (search and content analytics) — развитие средств поиска и анализа существующего контента для решения задач автоматической классификации контента, уменьшение доли дублирующего и неактуального контента, поддержка миграции контента между хранилищами и т.д.;

- развитие систем, позволяющих использовать электронные документы в суде и досудебных мероприятиях (electronic discovery);

- внедрение новых методов доставки ECM-сервисов в виде «облачных» услуг или на базе решений с открытым исходным кодом (shared services and alternative delivery models for ECM) — доля сервисов подобного рода будет увеличиваться;

- «облачные» вычисления влияют на ECM-рынок за счет экономичных предложений — особенно большое влияние на рынок могут оказать крупнейшие «облачные» провайдеры, такие как Google, IBM и Microsoft.

Заключение.

Важность ECM-системы на предприятии значительна. Как уже говорилось выше, ЕСМ-системы предназначены именно для того, чтобы сократить эти затраты. Обеспечивая возможность сбора, хранения и предоставления информации по запросу, они позволяют структурировать получаемую информацию и устанавливать единые стандарты ее обработки, хранения, предоставления по запросу и удаления. ECM-система является составной частью ERP-системы. Интеграция ERP и ECM действительно необходима, например, для хранения ERP-отчетности в ECM-системе, заверки ее цифровой подписью; хранения образов первичных документов в ECM-системе; хранения текстов договоров или кадровых приказов в ECM-системе и привязка их к записи договора или приказа в ERP. Выделяют 4 типа эффекта от внедрения данной системы: снижение материальных затрат, экономия на процессах, экономия на функциях, снижение рисков.

Список используемой литературы

1. История и перспективы развития ECM-технологий [Электронный ресурс]- https://helpiks.org/6-12464.html

2. Автоматизированная система управления информацией (ЕСМ) [Электронный ресурс] -https://www.freepapers.ru/87/avtomatizirovannaya-sistema-upravleniya-informaciej-esm/225689.1528077.list1.html

3. Основные направления развития ECM [Электронный ресурс]-https://ecm-journal.ru/docs/Osnovnye-napravlenija-razvitija-ECM.aspx

4. СЭД/ЕСМ: традиции и направления развития [Электронный ресурс]-https://www.osp.ru/cio/2014/01/13039344

5. Концепция «Enterprise Content Management» (ЕСМ) [Электронный ресурс] - https://www.sekretariat.ru/article/210499-qqe-16-m6-kontseptsiya-enterprise-content-management-esm

6. Современные ЕСМ-системы управления корпоративным содержанием: определения и хроника трансформаций [Электронный ресурс] - https://integral-russia.ru/2017/05/30/sovremennye-esm-sistemy-upravleniya-korporativnym-soderzhaniem-opredeleniya-i-hronika-transformatsij/

7. ECM – это просто или сложно? [Электронный ресурс] -https://dynamicsun.ru/blog/ecm-eto-prosto-ili-slozhno.html