Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Развитие ЕСМ систем

Содержание:

Введение

ERP (англ. ERP – Система планирования ресурсов предприятия) – корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации учёта и управления. Как правило, ERP-системы строятся по модульному принципу и охватывают ключевые процессы деятельности компании, интегрируя все ее подразделения в единую систему. Главный «ингредиент» всех ERP-систем – унифицированная база данных, хранилище всех сведений и показателей из различных системных модулей. Многие считают, что в понятие ERP входит функционал MRP I и МRP II, плюс обработка финансов, кредиторка\дебиторка, денежные потоки.

Enterprise Content Management (ECM)

— управление информационными ресурсами предприятия, управление корпоративной информацией, управление корпоративным содержанием, управление корпоративными информационными ресурсами. Под термином ECM подразумеваются технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем пользователям организации. Более широкое понятие, нежели то, что заложено в концепции СЭД.

Система ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая офисные текстовые и табличные электронные документы, документы в формате PDF, а также рисунки, чертежи, графики, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, web-страницы, видео, аудиофайлы. Flash-анимация, словом всё многообразие контента, необходимого для эффективного ведения бизнеса.

Основная задача системы ECM — это поддержание полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она теряет свою ценность.

Отличие функциональности ECM-систем от систем электронного документооборота - возможность работать не только с документами, которые сегодня являются лишь малой частью корпоративного контента, но и с любыми другими видами данных: сообщениями электронной почты, графическими изображениями, фотографиями, аудио и видео файлами, web-страницами, файловыми системами, оцифрованными материалами.

Помимо инструментов для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, ECM-системы обладают средствами потоковой загрузки контента, управления web-сайтами, правами доступа, безопасного корпоративного поиска. Следует отметить, что возможности разграничения прав доступа к данным позволяют ECM-системам соответствовать одному из наиболее важных требований безопасности использования контента в госструктурах, зачастую содержащего персональную или секретную информацию.

Возможности ECM-систем

Условно к ECM относятся системы, поддерживающие хотя бы 3 из 6 функций:

Управление документами;
Ввод в систему и управление полученными образами бумажных документов;
Совместная работа над общими документами и поддержка проектных работ;
Управление электронным архивом, автоматизация правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
Workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначения рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
Автоматизации публикаций, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для этих задач.

Таким образом, ECM-система интегрирует все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает единую инфраструктуру для управления документооборотом, минимизирует необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-задач. Такой инфраструктурный подход делает корпоративное содержимое доступным для практически всех бизнес-приложений организации. Однако, в ряде случаев ECM-система может не иметь решающих преимуществ в использовании перед «чистым» электронным архивом или workflow системой. Выбор СЭД должен определяться стоящими перед организацией задачами, ее структурой, готовностью ИТ-решений и многими другими факторами.

Чем СЭД отличается от ECM

Основная единица, с которой работает СЭД (система электронного документооборота) – это документ, у которого есть реквизитная и информационная (текст, картинка, в том числе отсканированный документ, файл мультимедиа и пр.) части. СЭД обязательно включает модуль автоматизации работы канцелярии в соответствии с особенностями российского делопроизводства (имеется в виду работа с входящими, исходящими, организационно-распорядительными и внутренними документами). В СЭД могут входить модули автоматизации работы с договорами, обращениями граждан, модуль автоматизации работы секретариата при подготовке и проведении совещаний и т. д.

ECM тоже работает с документами, но при этом цели управления документами иные и соответственно – иной состав модулей. Цель ECM-систем заключается в обеспечении единого информационного пространства организации, непротиворечивости информации в разных документах, обеспечении получения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде.

По определению Gartner ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Gartner определяет современные ECM-системы как реализующие следующие ключевые компоненты:

Как правило, ECM включает модули:

управление документами - экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов;
управление образами документов (Document Imaging) - сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов;
управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») - долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам;
управление потоками работ (Workflow) - поддержка бизнес-процессов, передача документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес-процессов;
управление web-контентом (WCM) - автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей;
управление (мульти) медиаконтентом (DAM) - управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами и др.;
управление знаниями (Knowledge Management) - поддержка систем для накопления и доставки информации, необходимой для принятия решений;
документо-ориентированное взаимодействие (Collaboration) - управление коллективным взаимодействием пользователей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и поддержка проектных команд).

Официальное определение ECM-систем звучит так: стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов.

Некоторая путаница между понятиями ECM м СЭД происходит потому, что СЭД помимо модулей автоматизации работы канцелярии может включать и средства ECM, например поддержку портала и совместную подготовку документов. Тогда можно говорить о расширении функциональности СЭД до ECM. Но следует помнить: в исключительно ECM-системах модуля автоматизации работы канцелярии нет, а это наиболее востребованный среди российских служб ДОУ модуль (хотя такой модуль можно сделать под заказ).

Alfresco Community - свободная среда управления контентом предприятия ECM (Enterprise Content Management), исходные тексты которой распространяются в рамках лицензии LGPL. Alfresco конкурирует с такими коммерческими системами, как Documentum и Microsoft SharePoint, отличаясь расширяемой модульной структурой, полной поддержкой стандарта OASIS CMIS 1.0 и в несколько раз обгоняющим конкурентов быстродействием. Код системы написан в аспектно-ориентированном стиле на языке Java с использованием компонентов Spring, Hibernate, Lucene и MyFaces. В качестве СУБД поддерживается использование MySQL и PostgreSQL.

Система Alfresco одна из самых распространенных на западе систем электронного документооборота и управления проектами. Во многом это объясняется открытостью кода (полный Open Source) и отличием от большинства продуктов с открытым кодом стабильностью работы и возможности масштабирования под задачи бизнеса любого размера.

Jahia — open source система управления контентом уровня предприятия для платформ Microsoft Windows и Unix. Система характеризуется дизайном с высокой степенью модульности и масштабируемой производительностью.[источник не указан 418 дней] Система Jahia разработана с использованием Java технологий.

Jahia включает в себя модули:

репозиторий контента
готовый к использованию веб-портал
фреймворк для управления и использования стандартным содержимым портала
интерфейс CIFS, предоставляющий совместимость с файловыми системами Microsoft Windows и Unix ОС через интернет
систему управления веб-контентом (WCMS)
механизм индексирования и поиска Lucene с поддержкой технологии OpenSearch

Начиная с версии 6.0, Jahia стала использовать AJAX-фреймворк GWT (Google Web Toolkit).

Для разработчиков есть мощная система шаблонов, поддержка портлетов. Соответствие техническим стандартам, включая JSR 286, гарантирует полную совместимость и, что важно, способность встраивать сторонние и специфические портлеты, дающие доступ к внутренним приложениям предприятия.

Для администраторов системы есть поддержка кластеризации, система кэширования, система ролей и управления правами пользователей, система фоновой обработки процессов.

Для редакторов в Jahia предлагает пользовательский интерфейс на AJAX, возможность редактирования содержимого прямо на странице, возможность импорта/экспорта по стандарту JSR 170 и поддержку мультиязычности.

Лицензия; GNU GPL 2.0 для Community Edition, JSEL для Corporate Edition. Платформа: кроссплатформенный

Что потребует управление документами в соответствии с концепцией ECM?

Базовое понятие ECM-системы – управление документами (document management), что подразумевает управление жизненным циклом документа от его создания до передачи исполненного документа на хранение или уничтожение. При этом управление жизненным циклом применимо для любого информационного объекта.

Для работы с информационными объектами создаются библиотеки, которые могут различаться назначением хранящихся в них документов, например библиотеки финансовобухгалтерских документов, библиотеки конструкторской документации, клиентских досье и т. д. Для классификации таких документов используется более сложная система хранения, нежели привычная российским службам ДОУ номенклатура Но составление структуры хранения все равно будет ложиться на плечи сотрудников службы ДОУ, поэтому им нужно осваивать основы теории классификации.

Сотрудники служб ДОУ должны будут определить права доступа к документам (например, на чтение без права редактирования, на редактирование без права на уничтожение, на редактирование с правом удаления и пр.).

Сотрудникам служб ДОУ предстоит освоить основы информационной безопасности, разобраться в сущности электронно-цифровой подписи (ЭЦП), правилах ее применения, понять, в каких случаях необходимо ее использовать, а в каких – можно обойтись без нее.

Что потребует управление образами документов?

Современные ECM-системы позволяют не только сканировать документы, но и распознавать их, автоматически заполняя поля регистрационной карточки. От делопроизводителя в таком случае потребуется только подтверждение правильности автоматически сформированных реквизитов. Для работы с этими модулями необходимо понимать, что такое форматы отсканированных документов и чем они различаются.

Что потребует управление записями?

Законодательство в области работы с электронными документами, предназначенными для длительного хранения, сейчас меняется очень быстро. Вполне возможно, что очень скоро в архивы нужно будет сдавать не бумажные документы длительного хранения, переплетенные в картонные папки, а их электронные образы, заверенные ЭЦП, – может быть, на мобильном носителе, а может быть – и по Интернету. Нужно внимательно следить за законодательством в этой области – готовятся нормативные документы, которые будут предписывать, какие именно виды документов должны создаваться, использоваться и храниться только в электронном виде.

Что потребует управление потоками работ?

Как мы уже писали, в ECM-системы входит модуль управления потоками работ (workflow) – специальный механизм, заставляющий документы двигаться по заранее разработанному маршруту.

Задается список согласующих и назначается руководитель, который должен будет подписать документ после успешного согласования. Каждый участник согласования получает доступ к электронному документу. Если все участники поставили визу «Согласовано», система отправляет документ тому сотруднику, который указан ответственным за подписание.

Workflow позволяет строить сложные маршруты, учитывать различные варианты поведения, например Workflow-сервисы можно настроить таким образом, чтобы инициатор согласования получал уведомления после каждого этапа согласования.

Для освоения этого очень полезного механизма необходимо понимать методы процессного подхода к управлению компанией (при котором управление компанией рассматривается как совокупность непрерывных и взаимосвязанных процессов, нацеленных на достижение результата, ради которого была образована организация), понимать схемы бизнес-процессов. Для создания схем процессов (а они определяют, как будут двигаться документы в системе) используются различные наборы условных обозначений, которые называются нотациями, поэтому специалистам служб ДОУ следует освоить принципы создания нотаций.

Что потребует управление информацией на Web-сайтах?

Модуль управления web-контентом служит своего рода передатчиком, который извлекает информацию из внутренних хранилищ (например, из репозиториев, систем управления документами) и делает ее доступной внешним посетителям сайта, корпоративного портала или электронного магазина. Для работы с таким модулем потребуется освоить навыки работы с Интернетом и базовые понятия о том, как формируется содержание сайтов.

Главная роль службы ДОУ при организации работы с этим модулем – разработка такого порядка работы, чтобы содержание информационных порталов всегда отражало самую свежую информацию, чтобы не возникало противоречий между информацией, помещенной на сайте, и действующими документами.

Портал обеспечивает представление самой актуальной информации, единую рабочую среду, а также разграничение доступа к информации (на сайте можно сделать закрытые зоны, для доступа на которые необходим пароль: для постоянных клиентов, для партнеров, для СМИ и пр.) и единую политику безопасности.

Что требуется для системы совместной работы?

Модуль совместной работы (collaboration) необходим тем организациям, деятельность которых представляет или включает творческие процессы, которые трудно поддаются формализации, где требуется поддержать работу распределенных команд и рабочих групп. В этом случает ЕСМ зачастую выходит за рамки одной организации и вовлекает в свою орбиту внешних консультантов, партнеров, поставщиков и клиентов компании. Сегодня в составе ЕСМ-решения обязательно присутствует компонента, обеспечивающая групповую работу. Для работы с этим модулем необходимо освоить основы организации проектной работы (т. е. организации работы в рамках того или иного проекта).

Что потребуется для управления знаниями?

Документы нужны не только для обеспечения текущей деятельности. В них концентрируется то, что называют интеллектуальным активом компании. Это могут быть, например, документы, описывающие лучшие разработки, или полезные публикации, а также учебные курсы и пр. Важным может быть ход проекта, история взаимоотношений с клиентом или поставщиком – вся эта информация может вновь стать актуальной и полезной через несколько лет.

Правильно организованная работа с документами (хранение, возможность доступа и пр.) позволяет многократно использовать эти информационные активы, экономить время сотрудников при разработке новых проектов. Для этого нужно хорошо понимать особенности производственной деятельности своей организации и продумать способы отбора и хранения документов, отражающих накопленные знания.

Сервисы интеграции систем

Некоторые аналитики включают в ECM-системы технические средства обмена данными с другими информационными системами. Такой обмен требуется очень часто. Например, при работе с договорами обычно подготовку и согласование текста договора проводят в ECM-системе, а потом основные данные договоров передают в финансово-бухгалтерские или ERP-системы (системы управления ресурсами). Интеграция – реальная возможность достичь такого состояния управления информацией, когда данные в одной системе соответствуют данным во всех остальных, а это – необходимое условие качественного управления. Сотрудникам служб ДОУ следует учесть потребность компании в интеграции систем и в связи с этим определить необходимость наличия и пути использования сервиса интеграции.

Необходимость разработки стратегии управления информацией

Кто должен определить, какие именно модули ECM-системы нужно использовать, чтобы решить задачи, поставленные перед вашей организацией современной эпохой информационных технологий? Решение лежит на стыке сфер деятельности многих подразделений, включая службы ДОУ и ИТ. Как показывает практика, для согласованной работы и соблюдения баланса интересов лучше разработать документ, в котором будут рассмотрены методы достижения всех целей концепции ECM, необходимые для этого технические средства и организационные мероприятия. Служба ДОУ должна стать инициатором создания такого документа и его главным идеологом. В соответствии с задачами управления контентом, сформулированными службой ДОУ, ИТ-службы должны изыскать необходимые технические средства.

Что такое ECM 2.0 и ECM 3.0

Развитие ECM-систем шло и продолжает идти параллельно эволюции Интернета: ECM-системы имели одни задачи в эпоху Web 1.0, к ним добавились новые в эпоху Web 2.0, и очередные новые теперь – когда на пороге Web 3.0.

Чтобы разобраться в арсенале технологических тенденций ECM, воспользуемся понятийным аппаратом OpenText – компании, которая имеет 18% мирового рынка ECM и является мировым лидером среди независимых вендоров ECM. В основе идеологии OpenText - триединство людей, процессов и контента, которые ECM объединяет для повышения эффективности бизнеса. Соответственно OpenText группирует технологии ECM в три категории, которые обеспечивают соответствующие потребности бизнеса: управление «вовлеченностью» в (Engagement); управление жизненным циклом контента (Lifecycle), и управление бизнес- процессами (Transaction).

На этапе Web 1.0 веб-сайты представляли собой по сути цифровые версии газет и корпоративных брошюр. Ограничения браузеров, небольшие скорости создавали ограничения для приложений. На этом этапе развития Интернета в фокусе внимания заказчиков и разработчиков ECM был прежде всего контент и задачи по обеспечению его жизненного цикла – архивирование, поиск, доступ и т.д. Параллельно стали решаться и смежные задачи: как управлять процессами работы с документами – согласованиями организационно-распорядительной и финансово-распорядительной документации, как управлять процессами совместной работы с документами в рабочих группах.

Спустя десятилетие пришли технологии Web 2.0, которые превратили Web в социальную платформу с приложениями, обеспечивающими интерактивность, мгновенный обмен информацией и сотрудничество. Возникли новые технологии сотрудничества, такие как блоги и wikis, их популярность стала быстро расти, и компаниям пришлось задуматься о том, как сотрудники получают контент за пределами firewall’а. Если в эпоху Web 1.0 технологии защищали контент и приложения внутри firewall’а, то для Web 2.0 вопросы информационной безопасности вышли на первый план. На этом этапе уже имевшиеся к тому времени технологии получили дальнейшее развитие с учетом потребностей управления не просто контентом, а контентом в огромных объемах, растущих чудовищными темпами; управления транзакциями не просто между несколькими людьми внутри подразделения, а транзакциями в сетях с большим количеством контрагентов за пределами единичного департамента единичной компании; управления коммуникацией с использованием социальных сетей и мультимедиа.

Сейчас на этапе становления находятся технологии Web 3.0. Речь идет о семантических технологиях, которые обеспечат интеллектуальность информации и ее доступность с разных мобильных устройств. Web превратится в систему искусственного интеллекта, который способен делать сложные сопоставления контекстов и на этой основе выдавать пользователю информацию с высокой степенью персонализации и релевантности. Важнейшей технологией этой эпохи станет интерфейс для мобильных пользователей, способный обеспечивать любую информацию в любом месте в любое время. Благодаря мобильным средствам сотрудничества человек может работать в любом месте. Менеджер по продажам – типичный пример мобильного работника, ему нужно быть на связи с разными людьми и иметь доступ к необходимой корпоративной информации постоянно. ECM-технологии это обеспечивают. Представьте виртуальное совещание. Мобильный работник может «войти» в переговорную, присоединиться, пригласить других, вместе с остальными посмотреть видеоматериалы, вместе с остальными принять участие в редактировании документа в реальном времени.

ECM 2.0 как пособие по трансформации бизнеса: конкретные решения для конкретных бизнес-задач

Можно этому сопротивляться, говорить, что у нас этого еще сто лет не будет – но это как закрыть глаза и заявить, что вокруг темно. В мире это уже не фантастика - ECM как платформа, которая вбирает в себя весь разноформатный (в том числе мультимедийный и социальный) контент предприятия, а также весь контент делового общения и транзакций сотрудников с внешним миром, структурирует и обеспечивает каждому сотруднику контентом его бизнес-процессы, и при этом помещается на ладони пользователя. В мире много примеров внедрений, которые с помощью технологий ECM 2.0 изменили бизнес: не просто создали единое информационное пространство предприятия, новые отзывчивые отношения в цепи поставок или с клиентами, а изменили корпоративную культуру. Эти примеры далеко не единичны, и они показывают, что сегодня любая крупная компания находится в точке выбора: игнорировать происходящие в мировой бизнес-среде изменения или принять их.

Что же принесла в ECM эпоха Web 2.0? Вот некоторые примеры из книги OpenText об ECM 2.0.

ECM 2.0 стала актуальна для крупных СМИ. Например, новостной портал национального масштаба, имеющий крупнейшую сеть корпунктов по всей стране, решил улучшить пользовательский опыт при использовании рубрики архивов и сделать площадку более привлекательной для рекламодателей. Для этого нужно было сделать миллионы материалов доступными для навигации, классических средств было недостаточно – требовалась мощная поисковая машина. Был реализован семантический поиск по сайту – интуитивно понятный и релевантный, и пользователи получили возможность легкой навигации по текущим и архивным материалам. Поскольку поиск связывает в бандлы текущие и архивные материалы, в результате получаются поисковые выдачи высокой релевантности, с историей вопроса до 25 лет. Побочным эффектом внедрения стало повышение посещаемости сайта и его позиций в поисковиках. Другой пример: ECM 2.0 помогает в организации деловых мероприятий. История успеха сайта Canada 3.0 – интересный пример для компаний-владельцев отраслевых порталов. Canada 3.0 был создан как ресурс одноименной конференции, которая проводится в Канаде ежегодно с 2008 года, собирая многочисленных разработчиков и других игроков рынка цифровых медиа. Сайт действует в периоды между конференциями, выполняя функцию площадки для жизни сообщества, платформы для постоянного диалога, которая использует централизованное хранилище для сбора и обмена информацией, блоги, форумы, Twitter. Особенность этого ресурса – широкое использование пользовательского контента (user-generated content).

ECM 2.0 работает в хостинговом бизнесе: крупный хостинг-провайдер использует ECM для управления документами и знаниями, что обеспечивает компании работу в соответствии с регламентами. В бизнесе коммерческих датацентров требование compliance – приоритетно, поскольку основой хостингового бизнеса является Соглашение об Уровне Услуг (SLA), и в случаях отклонений возможны разбирательства с несением соответствующей ответственности. Кроме того, компания как владелец коммерческого датацентра имеет множество клиентов, от качества общения с которыми в огромной мере зависит ее конкурентоспособность, поэтому ECM для нее – лучшее средство общения с клиентами и сотрудничества в цепи работы с их заявками. ECM 2.0 находит широкое применение в государственном управлении. Так, местная администрация ставит себе задачу снизить объем бумажной документации и повысить качество информирования населения и организаций. ECM – это решение, которое кардинально меняет качество работы с населением. Еще пример: государственное ведомство – регулятор деятельности финансовых организаций автоматизирует с помощью ECM рутинные операции, высвобождая потенциал сотрудников для решения более сложных и важных задач. При этом важным является централизованное хранилище неструктурированной информации, workflow, площадки для сотрудничества рабочих групп. Центр готовности к чрезвычайным ситуациям при Глобальной Сети Информации в области здравоохранения реализовал систему многоязычного текстового поиска по источникам информации во всем мире. Центр осуществляет прогнозирование возможных угроз человеческим жизням – природных и техногенных, таких как пожары в Калифорнии, вспышки чумы в Африке, утечки ядерных отходов и т.д. Трижды в день команда Центра выпускает восемь видов прогнозов на основе поиска в Интернете и рейтингов релевантности. Для подготовки к Олимпийским играм государственное ведомство реализовало ECM для обеспечения надежной и безопасной работы с документами и для сотрудничества участников процесса подготовки. К документам был обеспечен удобный доступ, в том числе мобильный. Система работает с документами, поступающими с факсов, по электронной почте, на бумаге. Одно из главных достоинств, по мнению Заказчика, - гарантия сохранности информации.

В страховой отрасли с помощью инструментов ECM компания переходит на электронный трейдинг с партнерами по всему миру. Интегрированное управление бизнес-процессами дает ей стратегический выигрыш в долгосрочной перспективе, а также сокращает время на решение администативных задач в области андеррайтинга и управления заявками.

Коммунальное предприятие - энергетическая компания совершенствует свои бизнес-процессы, улучшает прозрачность операций с помощью ECM. Для нее так же актуальны вопросы соответствия государственным регламентам, проблема хранения контента в соответствии с определенными сроками.

Коммунальное предприятие, обеспечивающее водой город, обрабатывало в год 1, 35 млн бумажных документов. С выходом нового законодательного акта коммунальному предприятию было вменено в обязанность провести в ближайшие годы масштабную программу улучшения деятельности, сопровождая каждое действие тщательным документированием. С внедрением ECM семь офисов, насчитывающие 1 400 сотрудников, повысили эффективность своей работы с помощью системы управления жизненным циклом контента, получив автоматизацию 200 бизнес-процессов и выстроив их в единую систему. ECM 2.0 успешно работает и в транспортной отрасли. Крупный международный аэропорт отправлял и получал ежемесячно сотни факсов в рамках сотрудничества с вендорами и государственными организациями. Бумажный оборот факсов не позволял быстро реагировать на них и не обеспечивал необходимой конфиденциальности. В аэропорту работали 50 факсов, которым постоянно требовались сервис и расходные материалы. С внедрением ECM сотрудники аэропорта работают с факсами не отходя от своих компьютеров, а также с использование мобильных устройств.

Агентство маркетинговых и PR-исследований с помощью инструментов ECM 2.0 анализирует информационное поле и присваивает количественные метрики показателям восприятия брендов, репутации и рисков политических лидеров, чтобы дать клиентам рекомендации по поводу их коммуникаций. Эта услуга пользуется популярностью среди компаний Fortune 500, поскольку по индикаторам восприятия рынком они могут совершенствовать свою деятельность. Крупнейшая обувная розничная сеть имеет специальное подразделение, которое выполняет строительные проекты, обеспечивая территориальную экспансию и играя важную роль в стратегии роста и развития компании. Внедрение архивного ECM-решения обеспечило компании хранение и удобное дальнейшее использование всех материалов, связанных с проектированием и строительством. Часть сохраняемых в архиве компании документов – электронные письма, хранение которых требуется регламентами. Решение интегрировано с ERP и доступно из разных региональных отделений.

Крупный производитель лакокрасочной продукции, работающий на рынке материалов для ремонта, с помощью системы управления веб-контентом в рамках ECM изменил свое присутствие в Интернете со статичного сайта до сайта, дающего покупателям эффект телеприсутствия на демо-площадках. Посетители сайта имеют целый ряд инструментов? Которые помогают им выбрать нужную продукцию и провести тест-драйв красок. Есть Виртуальный Центр Цвета, есть Галерея Вдохновения с широкоформатным изображением, есть онлайн Тетрадь, где пользователи могут хранить свои работы по проектированию дизайна своего жилья и выбору цветовой гаммы. Управление веб-контентом дает широкие возможности для использования мультимедиа, инструментов интерактивности и в то же время для простоты использования ресурса.

В автомобилестроительной отрасли Mercedes-Benz использует систему управления веб-контентом на ECM-платформе для поддержания целостности бренда на более чем 500 сайтах в США, из которых 350 принадлежат дилерам. Такие постоянно используемые материалы, как изображения моделей, спецификации, информация о запчастях и сервисе, промо-материалы, хранятся централизованно и доступны владельцам разных сайтов. Сайт поддерживает цифровые мультимедийные форматы – видео, звук, фотографию, чтобы привлекать пользователей, воздействуя на разные каналы восприятия. Система согласований и workflow обеспечивает целостность брендинга в передаче как образов, так и текстов, с системой работают более 100 участников. Без ECM в масштабах всей компании целостность маркетинга и брендинга обеспечить было бы невозможно.

Крупная гостиничная сеть стремится к предоставлению услуг высокого качества и к поддержанию их одинаково высокого уровня по всей сети. Над этим работают сотни сотрудников сети, которых необходимо вовлечь в выполнение единой миссии компании. Это особенно непросто в ситуации, когда гостиницы находятся в разных странах, в разной языковой и культурной среде. Компания внедряет интранет-решение на ECM-платформе, которое позволило компании перейти от лоскутной автоматизации к целостному решению для единого сообщества. Через простой интерфейс сотрудники имеют доступ ко всей необходимой корпоративной информации о политике, процедурах, лучших практиках и т.д. через безопасное соединение с браузером с любого компьютера. На портале обеспечивается сотрудничество рабочих групп и проектных команд, что позволяет сократить сроки выполнения задач. Крупное туристическое агентство привлекает клиентов главным образом через Интернет с помощью ECM 2.0, широко используя блоги для привлечения и затем удержания клиентов. Каждый клиент агентства может создать на сайте свой блог, чтобы держать в курсе своего путешествия друзей и знакомых, делясь с ними цифровыми фотографиями и видео. Фанаты могут создавать сообщества, обмениваться опытом, давать рекомендации. Благодаря системе тэгов легко вести поиск по этому пользовательскому контенту. За короткое время после запуска ресурса на нем появились сотни блогов, которые привлекают на сайт множество посетителей. Благодаря связанности информации владельцев ресурса о предлагаемых туристических продуктах с пользовательским контентом и рекомендациями продажи компании значительно повысились. Благодаря онлайн-ресурсу компания остается сильным игроком в высококонкурентной среде.

В заключение хочется добавить, что перечисленные примеры наверняка найдут отклик у российского бизнеса. Если говорить о том, готов ли российский рынок к ECM 2.0, можно ставить вопрос либо на языке CIO, либо на языке CEO. Сердцу айтишника ближе разговор в терминах технологий - нужны ли нашим компаниям технологии сотрудничества, мультимедиа, продвинутые технологии поиска, социальных медиа и т.д.), - но тогда ответ будет скорее отрицательным. А руководителю ближе терминология бизнес-потребностей – повышение в разы количества потребителей, конкурентное преимущество, оперативность работы с обращениями клиентов, целостность бренда и т.д., - и тогда в ответ на вопрос, нужны ли российскому бизнесу решения на базе ECM 2.0, может возникнуть интересный и очень предметный разговор.

ECM: информация и процессы

Управление информационными ресурсами - насущная необходимость для предприятий, переходящих от традиционной функционально-дивизионной модели управления к процессно-ориентированной.

Управление информационными ресурсами становится насущной необходимостью для предприятий, переходящих от традиционной функционально-дивизионной модели управления к процессно-ориентированной. Это связано с кардинальными изменениями внешней среды, которая стала гораздо более динамичной и конкурентной.

Деятельность предприятий всех отраслей сегодня сильно зависит от функционирования их информационных систем, однако поскольку такие системы развивались годами, то заложенные в них концепции и бизнес-логика не всегда отвечают современным требованиям. Но драматизм ситуации даже не в этом. Изменения становятся нормой, и предприятиям требуется уже не просто самая современная и продвинутая система, а нужна система, которая поспевала бы за изменениями и могла быстро перенастраиваться. Для управления информационными ресурсами требуется система класса Enterprise Content Management (ECM).

В принципе, движение от жесткой системы к гибкой — универсальный закон развития систем. Точно так в свое время станки с ЧПУ вытеснили токарные станки-автоматы. И те, и другие могли производить изделия одинаковой сложности и качества, однако вторые умели точить только деталь одного типа, а когда конструкция менялась, станок выбрасывали. А для станка с ЧПУ требовалось разработать новую программу. И хотя они стоили значительно дороже, их совокупная стоимость владения была ниже. Первейшее требование к современной информационной системе предприятия — гибкость и быстрая перенастройка. Вот тут на сцену и выходит концепция ECM, объединяющая два ключевых средства, необходимых для построения адаптируемой информационной системы: BPM (Business Process Management — «управление бизнес-процессами») и IDM (Integrated Document Management — «интегрированное управление документами»).

Согласно определению AIIM, профессиональной организации в области управления информацией, Enterprise Content Management, или управление информационными ресурсами предприятия — это набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. В целом ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая обычные офисные документы в формате Word или Excel, PDF, а также рисунки, чертежи, графики, сканированные изображения и вообще файлы любых форматов, сообщения электронной почты, Web-страницы, видео и другую информацию в электронном виде. Основная задача ECM состоит в поддержке полного жизненного цикла информации

ECM — не только технология. Это также и методы, регламенты и практики работы с информацией, поэтому процесс управления информацией полностью автоматизировать нельзя — в нем всегда подразумевается участие человека. И также нельзя свести все многообразие источников информации под одну крышу, загнать все в одну систему, какой бы всеобъемлющей она ни была. Следовательно, ECM — это еще и стратегия управления неструктурированной информацией, которая может быть реализована только при согласованной и скоординированной работе различных информационных систем, существующих на предприятии.

Концепция ECM привлекательна тем, что позволяет быстро осуществить сшивку разрозненных информационных систем и связать их на уровне потоков информации. Конечно, программисты также могут связать две базы данных и автоматизировать операции, но нужно включить в процесс и человека. Каждый исполнитель получает свои задания и уведомления в случае нарушения регламента, а руководители имеют возможность контролировать ситуацию. Однако мало только дать задание человеку, нужна еще информация для принятия решений. Более того, зачастую недостаточно только оперативной информации, например, по конкретному заказу — требуется доступ к информационному хранилищу, чтобы, например, просмотреть документы по прошлым заказам, переписку с клиентом, поднять текст договора и т.п. Ни аналитики, ни тем более сама система не смогут догадаться, какие именно документы вам понадобятся в конкретный момент; их нельзя просто прикрепить к заданию и доставить сразу весь пакет. Вот почему вместе со средствами автоматизации бизнес-процессов активно используются системы управления документами и другие компоненты общего ECM-решения (рис. 2).

Компоненты ECM-решения

Integrated Document Management (IDM) — управление электронными документами. Это один из базовых компонентов, на основе которого выросло современное здание ECM. Чистое IDM-решение обеспечивает хранение документов и метаданных («карточек документа»), версионность, разграничение доступа и ведение истории работы с документом. IDM-система, по сути, представляет собой электронную библиотеку. Технологии IDM развиваются более десяти лет и уже вышли на плато стабильности. Существенного прорыва больше не ожидается и, скорее всего, базовая функциональность по управлению документами появится на уровне операционных систем, но еще будут существовать специализированные по отраслям IDM-решения. Лидерами этого рынка являются компании Documentum, Hummingbird, FileNet и OpenText. Решения Lotus слишком уникальны, чтобы их можно было отнести только к классу IDM. К лидерам подтягиваются компания iManage, объединенная с Interwoven, Stellent, Hyland Software и еще ряд компаний второго эшелона. Microsoft относительно недавно включилась в работу в этом секторе, и пока программное обеспечение SharePoint еще не достигло серьезных успехов на этом поприще. SAP предлагает весьма продвинутую систему SAP DMS, но в составе своих комплексных решений, поэтому она редко упоминается отдельно, хотя и заслуживает этого. Также на рынке IDM работает множество компаний, предлагающих решения для среднего и мелкого бизнеса.

Web Content Management (WCM) — управление информацией на Web-сайтах. Традиционные EDM-системы, даже снабженные Web-интерфейсом, оказались тяжеловаты и избыточны для задач производства и публикации информации на сайтах. Поскольку они не учитывали специфику работы с Web-содержанием, возник новый класс систем — WCM. Инструменты подобного рода помогают распределить обязанности по созданию содержания между сотрудниками и дать им возможность его публикации. Когда сайт содержит даже несколько сотен страниц, ни один Web-мастер не в состоянии его поддерживать. При внешней похожести задачи публикации Web-содержания существенно отличаются, как, например, обновление баз юридических документов Lexis-Nexis или поддержка каталога электронного магазина, поэтому и инструменты для этих целей нужны разные. Наиболее мощные корпоративные WCM-платформы предлагают компании Documentum, FileNet, Interwoven, Stellent и Vignette. Следом идут Microsoft со своим Content Management Server и OpenText, купившая Gauss. Отдельно стоит сказать о решениях для среднего рынка, которые обеспечивают достаточную функциональность при умеренной цене: RedDot Solutions, Percussion, Tridon и др. Также модули WCM включают в свои предложения такие известные игроки рынка электронной коммерции, как BroadVision.

Records Management(RM) — управление записями (или управление официальной документацией). Сегодня соответствующая функциональность является для любого поставщика ECM-решений в ряде западных стран обязательной, благодаря недавно принятым актам, которые обязывают учитывать и хранить все электронные документы, относящиеся к ведению бизнеса, даже переписку с клиентами по электронной почте. В тех странах, где законодательное регулирование в области электронных документов отстает, RM следует рассматривать как полезное средство для достижения прозрачности бизнеса (в первую очередь, для его владельцев), а также для прохождения сертификации на соответствие различным стандартам (ISO 9000, CMM и др.). В нашей стране подобный инструментарий помогает вести архивы и организовывать делопроизводство в соответствии с рекомендациями отечественных ГОСТов. Большинство отечественных систем документооборота в первую очередь решают именно задачи категории RM, обеспечивая регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов. RM реализует одну из важнейших функций ECM — поддержку полного жизненного цикла документа вплоть до его списания и уничтожения. Еще недавно рынок RM-систем существовал и развивался сам по себе, однако после принятия в 2002 году в Соединенных Штатах акта Sarbanes-Oxley, практически все независимые поставщики RM-продуктов были скуплены крупными игроками рынка ECM. Поэтому в списке лидеров можно увидеть те же самые имена, возможно, немного в ином порядке: OpenText, Hummingbird, IBM (купила Tarian Software в 2002 году), Documentum (купила TrueArc в 2002 году) и Vignette (купила Tower Technology в январе 2004 года). В программных продуктах OpenText и Hummingbird соответствующие модули появились еще в 1999 году. Остальным игрокам, только отреагировавшим на инициативу законодателей, еще предстоит полностью интегрировать RM-функции в свои решения. Среди независимых поставщиков RM можно выделить только Tower Software из Австралии, которая обгоняет многих более именитых поставщиков.

Business Process Management (BPM), workflow — управление бизнес-процессами и управление потоками работ. Роль BPM в концепции полного ECM-решения трудно переоценить. Без интеграции с бизнес-процессами любая система остается статичной и служит всего лишь хранилищем информации. Бизнес-логика «зашита» в головах менеджеров, поэтому они тратят много времени на выполнение рутинных операций по размещению заказов, обработке жалоб клиентов, подготовке отчетов и т.д., поэтому задача автоматизации и оптимизации бизнес-процессов ставится во многих проектах во главу угла и часто связана с проектами по внедрению ERP-систем. Реальный выигрыш от внедрения ECM-системы можно получить только при ее интеграции с основными бизнес-системами предприятия, потому что главное назначение ECM — активно включить неструктурированную информацию в бизнес-процессы. Нельзя рассматривать BPM и workflow всего лишь как элементы ECM — следует считать эти технологии связующим звеном между миром ECM и миром транзакционных систем. Учитывая граничное положение технологий BPM/workflow, здесь несколько групп лидеров. FileNet и Documentum двигались от ECM, развивая свои средства управления потоками работ в целях управления документопотоками. Следом идут OpenText и Hummingbird, которая недавно лицензировала продукты workflow у компании Drala Software. Вторая группа лидеров — компании SAP и Oracle, в составе ERP-систем которых также есть развитые модули управления потоками работ. К третьей, самой многочисленной группе, относятся независимые поставщики подобных решений; среди них следует выделить Staffware и Metastorm. Далее идет плотная группа компаний, обладающих правильным видением рынка и добротными технологиями; в их числе Action Software, Drala Software, Intalio и Ultimus. Есть еще большое количество нишевых игроков, предлагающих собственные системы управления потоками работ. В случае гетерогенных систем, когда имеется несколько разных ERP-приложений да еще и документооборот, часто выигрышным оказывается использование продуктов от независимых поставщиков.

Knowledge Management (KM) — управление знаниями. Данный термин можно трактовать сколь угодно широко, поэтому остановимся только на аспектах, имеющих прямое отношение к ECM. Основная проблема, для решения которой привлекают отдельные технологии из арсенала KM, связана с большим объемом информации, что требует мощных поисковых механизмов. Кроме того, практика показывает, что не удается свести всю информацию в единое хранилище, поэтому требуется обеспечить прозрачный доступ к разнородным источникам информации. И, наконец, есть задача, в принципе не решаемая без применения KM; речь идет об автоматической категоризации информации по содержанию документов. Также существует проблема удобной визуализации больших массивов информации. Привычная иерархическая модель вложенных папок наподобие каталогов в файловой системе неприемлема: человек не воспринимает более пяти-семи уровней вложенности. Требуются иные, более наглядные средства визуализации. Без удобных средств навигации по вашему хранилищу, большая часть информации так и останется мертвым грузом, поскольку человеку свойственно бегло просматривать информацию и только потом выбирать то, что нужно, а вовсе не посылать системе точный запрос. Охарактеризуем решения, соответствующие каждому из направлений.

Полнотекстовый поиск. Все ECM-решения обладают встроенной поисковой машиной, собственной или лицензированной у третьих фирм.

Сквозной поиск по разнородным источникам информации. Раньше других подобное решение предложила компания Hummingbird, которой достался продукт Fulcrum после поглощения ею компании PC DOCS в 1999 году. Недавно в эту сторону двинулась и Documentum, купив технологию AskOnce у Xerox в марте 2004 года.

Автоматическая категоризация. Лидерами этого направления являются компании Autonomy, IBM/Lotus, Inxight и Verity. Однако, для построения ECM-решения важно не только качество конкретного продукта, но и, прежде всего, возможность его прозрачной интеграции в комплексную систему, поэтому стоит уделить внимание и поставщикам полных ECM-решений, Documentum и Hummingbird. Не стоит упускать из виду компании Convera (ранее Excalibur), Inktomi (которая ныне принадлежит Yahoo), Mohomine (ее купила Kofax), а также таких крупных игроков, как Microsoft и SAS, которые развивают собственные технологии поиска и категоризации.

Визуализация информации. Здесь можно использовать и портальные технологии различных производителей и собственные разработки, но наиболее интересные решения на сегодня предлагают компании Inxight и Entrieva.

Digital Asset Management (DAM) — управление цифровыми активами. На первый взгляд, никакого различия между DAM и привычным инструментарием IDM нет. Система управления документами может хранить файлы в любом формате, будь то MP3, AVI или JPEG. Каждый файл снабжается учетной карточкой. Зачем же еще DAM? Однако, не стоит рассматривать DAM как всего лишь расширение функциональности инструментов управления документами средствами работы с мультимедиа. DAM оперирует данными в электронной форме именно как активами в бухгалтерском понимании этого слова, ставя своей целью извлечение организацией максимальной выгоды из использования этих активов. Области применения DAM, естественно, связаны с теми отраслями, где материальные ценности существуют в электронном виде — индустрия развлечений, реклама, фотография, музыкальная продукция, электронные книги и т.д. DAM-решения предлагают Documentum, купившая Bulldog в конце 2001 года, Interwoven с покупкой MediaBin в 2003 году, а также OpenText с недавним приобретением (август 2004-го) Artesia, одного из лучших данных продуктов. Также стоит упомянуть компанию INSCI, которая недавно поглотила WebWare и предлагает теперь свое ECM-решение с функциональностью DAM. В целом же аналитики признают, что рынок DAM еще не сформировался, а потому для него характерна некоторая размытость терминологии, что затрудняет сравнение решений поставщиков. При определении требований к системе заказчика обычно интересуют конкретные функциональные возможности, а не названия продуктов, которые этими возможностями обладают. Однако, стремясь охватить большую долю рынка и повысить узнаваемость своей марки, производители часто комбинируют возможности различных технологий в своих продуктах и, в результате, заказчики сталкиваются с избыточностью решения. Поэтому, для того чтобы понять, насколько для конкретного ECM-решения подходит то или иное решение, нужно провести его декомпозицию. Кроме того, полезно внимательно присмотреться к предлагаемому решению, чтобы понять, насколько оно подходит именно вашему предприятию, а не только счастливчикам из Fortune 50

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках СЭД

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):

Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

Для проведения комплексной оценки рассмотрим представленные СЭД по понятному всем соотношению «цена/функциональность». Третий немаловажный критерий — «Срок внедрения» — мы не рассматриваем, так как он сильно зависит не только от предоставляемых системой инструментов настройки, но и от квалификации и мотивированности проектной команды. Ниже показано положение систем по соотношению «оптимальная цена/функциональность» для небольших проектов (на 20 пользователей) и для достаточно крупных проектов (на 100 пользователей).

«Оптимальная цена/функциональность» СЭД (20 пользователей)

«Оптимальная цена/функциональность» СЭД (100 пользователей)

Данные диаграммы построены по принципу «магического квадранта Gartner», в котором оптимальное соотношение по критерию «оптимальная цена/функциональность» имеют системы, расположенные в I квадранте. Во II и IV квадрантах диаграммы располагаются системы, не обладающие сбалансированными показателями цены и функциональности.

Выбранный для исследования критерий позволяет оценить различные СЭД с точки зрения их готовности решать реальные задачи электронного документооборота на современном предприятии. В группу лидеров как в случае небольших проектов (Диаграмма 1), так и крупных проектов (Диаграмма 2) вошли системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ. Остальные системы расположились в II и IV квадрантах. Исключение составила лишь система ДЕЛО, которая также попала в I квадрант диаграммы для СЭД на 20 пользователей. Результаты, полученные СЭД Globus Professional, PayDox, 1С:Документооборот, Босс-референт, ДЕЛО, МОТИВ, показывают, что эти системы не предлагают комплексного подхода для автоматизации работы с документами, а являются нишевыми предложениями, ориентированными на решение лишь определенного класса задач электронного документооборота. Отсутствие систем в III квадранте объясняется тем, что в обзоре рассматривались наиболее распространенные в России СЭД, а не все системы, предлагаемые в настоящее время заказчикам.

Надеемся, что представленный обзор будет полезен вам при выборе системы. Хочется отметить, что, внедряя СЭД сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях — в условиях электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Основные понятия электронного документооборота:

Документооборот — комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

Однократная регистрация документа;
Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;
Непрерывность движения документа;
Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов;
Эффективно организованная система поиска документа;
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.

Показания к внедрению в организацию системы электронного документооборота:

Необходимость в уменьшении затрат на доставку информации, в случае если предприятие имеет территориально распределенную структуру.

Необходимость в повышении производительности труда, в случае если бизнес-процессы организации оптимизированы, а информационная система реально сможет существенно сократить ручные операции.

О разработчиках СЭД

Существуют различные варианты решения СЭД: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» ,от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных». и Федерального закона Российской Федерации от 25 июля 2011 г. N 261-ФЗ г. Москва "О внесении изменений в Федеральный закон "О персональных данных"