Развитие систем электронного документооборота

Содержание:

Введение

Подготовка рефератов направлена на развитие и закрепление у обучающихся навыков самостоятельного глубокого, творческого и всестороннего анализа научной, методической и другой литературы по актуальным проблемам дисциплины; на выработку навыков и умений грамотно и убедительно излагать материал, четко формулировать теоретические обобщения, выводы и практические рекомендации.

Рефераты должны отвечать высоким квалификационным требованиям в отношении научности содержания и оформления.

Темы рефератов, как правило, посвящены рассмотрению одной проблемы. Объем реферата может быть от 12 до 15 страниц текста, отпечатанного через 1,5 интервала на компьютере (список литературы и приложения в объем не входят).

Текстовая часть работы состоит из введения, основной части и заключения.

Во введении обучающийся кратко обосновывает актуальность избранной темы реферата, раскрывает конкретные цели и задачи, которые он собирается решить в ходе своего небольшого исследования.

В основной части подробно раскрывается содержание вопроса (вопросов) темы.

В заключении кратко должны быть сформулированы полученные результаты исследования и даны выводы. Кроме того, заключение может включать предложения автора, в том числе и по дальнейшему изучению заинтересовавшей его проблемы.

В список литературы (источников и литературы) обучающийся включает только те документы, которые он использовал при написании реферата.

В приложении (приложения) к реферату могут выноситься таблицы, графики, схемы и другие вспомогательные материалы, на которые имеются ссылки в тексте реферата.

С каждым годом системы электронного документа претерпевают активные изменения в зависимости от постоянно меняющихся требований к ним, от создания новых информационно-коммуникационных технологий.

В процессе изучения свойств и возможностей СЭД были выделены их основные тенденции развития, которые перечислены далее.

Импортозамещение. В связи с рекомендациями Минсвязи по использованию отечественного программного обеспечения наблюдается активный интерес заказчиков к ECM-платформам (англ. Enterprise content management - управление корпоративным контентом) российского производства. Многие государственные организации переходят на отечественные СЭД, даже если до этого пользовались западными аналогами.

Расширение функциональности СЭД. Анализируя функциональные возможности последних версий систем электронного документооборота, можно сделать вывод о том, что СЭД теперь может решать задачи не только согласования договоров и ведения делопроизводства в электронном виде, но и другие задачи, например организации проектного управления, совещаний.

Интеграция с BMP-решениями. Системы электронного документооборота выходят за рамки канцелярии. Сегодня СЭД всё чаще интегрируются с BPM-решениями (программным обеспечением для автоматизации бизнес-процессов), сервисами интеллектуального поиска, другими корпоративными системами.

Развитие облачных технологий. Использование облачных технологий в

работе СЭД позволяет сэкономить на закупках дополнительного серверного оборудования, услугах его обслуживания, содержании дополнительных специалистов в штате. Также перевод корпоративных данных в частное или публичное облако позволяет выйти за периметр информационной системы предприятия и организовать удалённый доступ для авторизованных пользователей.

Благодаря данному решению, например, сотрудники материнской и дочерних компаний могут совместно работать над задачами и документами в режиме реального времени.

Рост спроса на мобильные приложения. Начинают использовать мобильные приложения по управлению информацией не только руководители, но и рядовые сотрудники организаций. Мобильная версия позволяет ответственным за реализацию проекта лицам оперативно получать информацию и предпринимать соответствующие управленческие решения.

Развитие корпоративных социальных сетей. Для коммуникации и создания единого информационного пространства коммерческие организации переходят на использование сред, подобных социальным сетям. При помощи их в рамках какого-либо процесса можно легко общаться и структурировать информацию.

Юридически значимый документооборот. Обмен финансовыми документами (договорами, актами, счетами-фактурами) постепенно переходит в электронное пространство. Электронные документы имеют юридическую значимость благодаря усиленной электронной подписи. Данный тренд поддерживается и на законодательном уровне.

Создание электронных архивов. За годы работы в системах электронного документооборота организации уже успели накопить достаточное количество документов и теперь возникает необходимость создании полноценных электронных архивов.

Интеграция с порталами и Web-приложениями. Производители современных платформ СЭР при разработке интерфейсов пользователя ориентируются на Web-интерфейс, интеграцию с Интернет порталами, предоставляющими различные интерактивные сервисы. Преимуществом данной тенденции является устранение зависимости клиентских приложений от конкретной операционной системы, отсутствием необходимости устанавливать клиентское программное обеспечение на автоматизированное рабочее место пользователя, что обеспечивает более высокий уровень мобильности. Интеграция с портальными технологиями обеспечивает прозрачную и простую для понимания пользователя интеграцию СЭД в единое информационное пространство.

С 2011 года и по настоящее время в системах электронного документооборота, как и во всей сфере IT-технологий, явно выделилась тенденция ориентации на пользователя: системы становятся более удобными, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов. Повсеместно разрабатываются мобильные решения, которые стали за последние годы уже не тенденцией, а необходимым условием существования современных ECM-систем.

Далее на рисунке 1, будет показана динамика роста рынка СЭД/ЕСМ.

Рисунок 1

Динамика Российского рынка СЭД/ЕСМ млрд. р.

Интеллектуальные системы постепенно внедряются в область электронного документооборота. Нейронные сети учатся извлекать смысл из документов, предсказывать решение по резолюции, определять тематику, автоматически классифицировать документ. Уже работают системы, которые классифицируют поток обращений граждан, выявляют проблему в обращении и направляют письмо в соответствующее ведомство без участия человека. Это реальность сегодняшнего дня, которая будет внедряться повсеместно.

На сегодняшний момент представлено множество решений и продуктов различных разработчиков, внедрение которых позволит упростить доступ к данным, создать централизованное и систематизированное хранение документов в электронном архиве, сократить время доступа к информации, повысить безопасность данных, улучшить целостность и сохранность документов и информации в целом, упростить процесс поиска документов и значительно снизить время их согласования.

Зарубежные и российские разработчики СЭД до настоящего времени пользовались примерно одинаковым спросом на рынке. Но высокая стоимость лицензии и трудоемкая адаптация под требования российских стандартов делают зарубежные СЭД в России менее привлекательными. Также отечественные СЭД с каждым годом они становятся все функциональнее, существенно менее затратные во внедрении и, что очень важно, разрабатываются специально под российские реалии и особенности работы с документами.

По данным специального исследования, опубликованного международной исследовательской компанией International Data Corporation (IDC), совокупный объем продаж на российском рынке программного обеспечения управления контентом в 2016 году составил 93,94 млн. долларов США.

По данным аналитического агентства TAdviser на ноябрь 2016 года наиболее активно СЭД в России внедряются в государственном секторе. Среди компаний коммерческого сектора выделяются финансовые, строительные и торговые предприятия. Можно предположить, что самыми активными потребителями рынка систем электронного документооборота выступают отрасли, создающие прибыль и сохраняющие тенденцию долгосрочного развития как на уровне страны, так и на международном уровне.

Современный рынок СЭД является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной IT-индустрии. Развитию рынка способствует растущая с каждым годом потребность российских предприятий в оптимизации своего документооборота.

За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой СЭД. Основу рынка СЭД в России составляют следующие программные системы и их поставщики: БОСС-Референт (АйТи); Ко-Документооборот (Консорциум «Кодекс»); Technologies); Дело (Электронные Офисные Системы (далее ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Гарант Интер-нэйшнл); N. System (Центр Компьютерных Технологий), LS Flow (Лоция-Софт) и ряд других.

В первую тройку лидеров среди российских систем электронного документооборота входят: «Дело», Directum, DocsVision. Данные системы активно используются для автоматизации деятельности органов государственного и муниципального управления.

В рамках конференции «ИКТ в госсекторе 2017» Тимур Меджитов, заместителем директора по работе с органами государственной власти компании Directum, рассказал о наиболее актуальных задачах в области управления контентом для госсектора. Тимур Меджитов выделил следующие задачи:

• классический документооборот и работа с гражданами;

• вовлечение руководителей в электронную систему работы

• проектный документооборот (поддержка проектных офисов, которые функционируют либо в конкретном органе власти, либо на межведомственном уровне);

• архивы длительного хранения электронных и бумажных документов (хранение документов с электронными подписями, учет единиц хранения бумажных экземпляров, решения об их уничтожении).

Функциональные возможности наиболее известных и широко используемых систем электронного документооборота описаны далее.

СЭД «Дело». По количеству внедрений лидирующую позицию занимает система электронного документооборота «Дело», с помощью которой на ноябрь 2016 года было выполнено более 430 проектов. Это первая отечественная система автоматизации документооборота, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» в 1996 году, включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, что позволит заказчикам приобретать этот программный продукт для государственных и муниципальных нужд.

Спрос на данный флагманский продукт, число новых заказчиков которого в конце 2018 года по сравнению с 2017 годом вырос в 2 раза.

СЭД «Дело» представляет собой гибко настраиваемый программный продукт, который обеспечивает полноценную автоматизацию как классического документооборота организации, так и управления электронными документами, с поддержкой сложившихся в отечественной практике принятых правил и методов работы с документами.

В данном программном продукте обеспечивается настройка системы документооборота в точном соответствии со структурой организации. СЭД «Дело» позволяет одновременно работать нескольким тысячам пользователей с большим массивом документов (более 4 млн. ед.).

В системе реализован Web-интерфейс, который обеспечивает быстрый и простой доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Интернет, а подсистема «Мобильный кабинет» позволяет работать с документами при помощи мобильных устройств на любой платформе через электронную почту.

В СЭД «Дело» существует поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке (Microsoft, Oracle, КриптоПро, , 1С:Предприятие и др.).

СЭД «Дело» отличается легкостью и быстротой установки и настройки программы делопроизводства, простым и интуитивно понятным интерфейсом.

ECM система Directum. Directum - система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), на базе возможностей которой строится полноценная система электронного документооборота и инфраструктура эффективного взаимодействия сотрудников предприятия. Данная система включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. На ноябрь 2016 года было реализовано 677 проектов данной системы.

В сравнении с другими СЭД Directum имеет преимущество за счет широкого каталога доступных программных пакетов, а также автоматизированных функций. В их число входят напоминания, настройка нумераторов и поддержка обработки штрих-кодов. Кроме того, реализован просмотр вложений и хранилищ, встроенные справочники заполнены, а документы создаются при помощи мастеров.

Интерфейс системы унифицирован, а правила обработки документов и заданий настраиваемы. Объекты могут редактироваться online, а задания добавляться в MS Outlook. Всем файлам присваиваются права доступа атрибутивно, но документооборот остается прозрачным.

Есть полнотекстовый настраиваемый поиск документов и регистрационных карточек с фильтрацией по столбцам. Реализована также функция моделирования БП (бизнес-процессов) на базе IS-Builder с пошаговой отладкой. Есть режим замещения персонала. Реализовано шифрование и ЭЦП.

На фоне других СЭД есть у Directum и недостатки. Пользователю доступны лишь стандартные стили оформления, а объекты выводятся все вместе, а не постранично независимо от выполняемых операций. Размеры карточек не меняются, интерфейс перегружен, а быстродействие просмотра низкое.

Отечественная система DocsVision, которая разработана в соответствии с международными стандартами и ничем не уступает лучшим мировым образцам, включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. На ноябрь 2016 года было реализовано 428 проектов данной системы.

В апреле 2017 года агентство развития бизнеса Advanced Business Development (ABD) представило TAdviser результаты исследования партнерских программ российских разработчиков программного обеспечения, которое легло в основу рейтинга «Лучшая партнерская программа в ИТ-2016». Согласно данному исследованию партнерская программа DocsVision заняла второе место среди шестидесяти компаний российских производителей программного обеспечения.

Система Docsvision - программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки.

Полная работоспособность системы подтверждена вплоть до 100 000 одновременно работающих пользователей. Число документов более 7,5 млн., а размер структурированной информации базы данных - более 1 ТБ.

На сегодняшний момент динамика использования СЭД положительна. Это дает стимул разработчикам к усовершенствованию существующих систем электронного документооборота и разработке новых функционалов, что позволит в гораздо большей степени удовлетворить потребности пользователей .

В течение ближайших 5 лет следует ожидать эволюции систем электронного документооборота. По мнению экспертов рынка, СЭД полностью подстроятся под требования бизнеса и станут более мобильными. Что касается прогнозов на отдалённую перспективу, то они связаны с технологиями искусственного интеллекта. По предсказаниям экспертов, СЭД разовьются, смогут самостоятельно (без участия человека) готовить проекты решений по документам.

Список используемых источников и литературы

1. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2017. - 222 c.
2. Басаков, М. И. Документы и документооборот коммерческой организации / М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2018. - 416 c.
3. https://www.wss-consulting.ru
4. https://ecm-journal.ru/mustknow