Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Развитие систем электронного документооборота в России

Содержание:

Введение

Подготовка рефератов направлена на развитие и закрепление у обучающихся навыков самостоятельного глубокого, творческого и всестороннего анализа научной, методической и другой литературы по актуальным проблемам дисциплины; на выработку навыков и умений грамотно и убедительно излагать материал, четко формулировать теоретические обобщения, выводы и практические рекомендации.

Рефераты должны отвечать высоким квалификационным требованиям в отношении научности содержания и оформления.

Темы рефератов, как правило, посвящены рассмотрению одной проблемы. Объем реферата может быть от 12 до 15 страниц текста, отпечатанного через 1,5 интервала на компьютере (список литературы и приложения в объем не входят).

Текстовая часть работы состоит из введения, основной части и заключения.

Во введении обучающийся кратко обосновывает актуальность избранной темы реферата, раскрывает конкретные цели и задачи, которые он собирается решить в ходе своего небольшого исследования.

В основной части подробно раскрывается содержание вопроса (вопросов) темы.

В заключении кратко должны быть сформулированы полученные результаты исследования и даны выводы. Кроме того, заключение может включать предложения автора, в том числе и по дальнейшему изучению заинтересовавшей его проблемы.

В список литературы (источников и литературы) обучающийся включает только те документы, которые он использовал при написании реферата.

В приложении (приложения) к реферату могут выноситься таблицы, графики, схемы и другие вспомогательные материалы, на которые имеются ссылки в тексте реферата.

С каждым годом системы электронного документа претерпевают активные изменения в зависимости от постоянно меняющихся требований к ним, от создания новых информационно-коммуникационных технологий.

В процессе изучения свойств и возможностей СЭД были выделены их основные тенденции развития, которые перечислены далее.

Импортозамещение. В связи с рекомендациями Минсвязи по использованию отечественного программного обеспечения наблюдается активный интерес заказчиков к ECM-платформам (англ. Enterprise content management - управление корпоративным контентом) российского производства. Многие государственные организации переходят на отечественные СЭД, даже если до этого пользовались западными аналогами.

Расширение функциональности СЭД. Анализируя функциональные возможности последних версий систем электронного документооборота, можно сделать вывод о том, что СЭД теперь может решать задачи не только согласования договоров и ведения делопроизводства в электронном виде, но и другие задачи, например организации проектного управления, совещаний.

Интеграция с BMP-решениями. Системы электронного документооборота выходят за рамки канцелярии. Сегодня СЭД всё чаще интегрируются с BPM-решениями (программным обеспечением для автоматизации бизнес-процессов), сервисами интеллектуального поиска, другими корпоративными системами.

Развитие облачных технологий. Использование облачных технологий в

работе СЭД позволяет сэкономить на закупках дополнительного серверного оборудования, услугах его обслуживания, содержании дополнительных специалистов в штате. Также перевод корпоративных данных в частное или публичное облако позволяет выйти за периметр информационной системы предприятия и организовать удалённый доступ для авторизованных пользователей.

Благодаря данному решению, например, сотрудники материнской и дочерних компаний могут совместно работать над задачами и документами в режиме реального времени.

Рост спроса на мобильные приложения. Начинают использовать мобильные приложения по управлению информацией не только руководители, но и рядовые сотрудники организаций. Мобильная версия позволяет ответственным за реализацию проекта лицам оперативно получать информацию и предпринимать соответствующие управленческие решения.

Развитие корпоративных социальных сетей. Для коммуникации и создания единого информационного пространства коммерческие организации переходят на использование сред, подобных социальным сетям. При помощи их в рамках какого-либо процесса можно легко общаться и структурировать информацию.

Юридически значимый документооборот. Обмен финансовыми документами (договорами, актами, счетами-фактурами) постепенно переходит в электронное пространство. Электронные документы имеют юридическую значимость благодаря усиленной электронной подписи. Данный тренд поддерживается и на законодательном уровне.

Создание электронных архивов. За годы работы в системах электронного документооборота организации уже успели накопить достаточное количество документов и теперь возникает необходимость создании полноценных электронных архивов.

Интеграция с порталами и Web-приложениями. Производители современных платформ СЭР при разработке интерфейсов пользователя ориентируются на Web-интерфейс, интеграцию с Интернет порталами, предоставляющими различные интерактивные сервисы. Преимуществом данной тенденции является устранение зависимости клиентских приложений от конкретной операционной системы, отсутствием необходимости устанавливать клиентское программное обеспечение на автоматизированное рабочее место пользователя, что обеспечивает более высокий уровень мобильности. Интеграция с портальными технологиями обеспечивает прозрачную и простую для понимания пользователя интеграцию СЭД в единое информационное пространство.

С 2011 года и по настоящее время в системах электронного документооборота, как и во всей сфере IT-технологий, явно выделилась тенденция ориентации на пользователя: системы становятся более удобными, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов. Повсеместно разрабатываются мобильные решения, которые стали за последние годы уже не тенденцией, а необходимым условием существования современных ECM-систем.

Далее на рисунке 1, будет показана динамика роста рынка СЭД/ЕСМ.

Рисунок 1

Динамика Российского рынка СЭД/ЕСМ млрд. р.

Интеллектуальные системы постепенно внедряются в область электронного документооборота. Нейронные сети учатся извлекать смысл из документов, предсказывать решение по резолюции, определять тематику, автоматически классифицировать документ. Уже работают системы, которые классифицируют поток обращений граждан, выявляют проблему в обращении и направляют письмо в соответствующее ведомство без участия человека. Это реальность сегодняшнего дня, которая будет внедряться повсеместно.

На сегодняшний момент представлено множество решений и продуктов различных разработчиков, внедрение которых позволит упростить доступ к данным, создать централизованное и систематизированное хранение документов в электронном архиве, сократить время доступа к информации, повысить безопасность данных, улучшить целостность и сохранность документов и информации в целом, упростить процесс поиска документов и значительно снизить время их согласования.

Зарубежные и российские разработчики СЭД до настоящего времени пользовались примерно одинаковым спросом на рынке. Но высокая стоимость лицензии и трудоемкая адаптация под требования российских стандартов делают зарубежные СЭД в России менее привлекательными. Также отечественные СЭД с каждым годом они становятся все функциональнее, существенно менее затратные во внедрении и, что очень важно, разрабатываются специально под российские реалии и особенности работы с документами.

По данным специального исследования, опубликованного международной исследовательской компанией International Data Corporation (IDC), совокупный объем продаж на российском рынке программного обеспечения управления контентом в 2016 году составил 93,94 млн. долларов США.

По данным аналитического агентства TAdviser на ноябрь 2016 года наиболее активно СЭД в России внедряются в государственном секторе. Среди компаний коммерческого сектора выделяются финансовые, строительные и торговые предприятия. Можно предположить, что самыми активными потребителями рынка систем электронного документооборота выступают отрасли, создающие прибыль и сохраняющие тенденцию долгосрочного развития как на уровне страны, так и на международном уровне.

Современный рынок СЭД является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной IT-индустрии. Развитию рынка способствует растущая с каждым годом потребность российских предприятий в оптимизации своего документооборота.

За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой СЭД. Основу рынка СЭД в России составляют следующие программные системы и их поставщики: БОСС-Референт (АйТи); Ко-Документооборот (Консорциум «Кодекс»); Technologies); Дело (Электронные Офисные Системы (далее ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Гарант Интер-нэйшнл); N. System (Центр Компьютерных Технологий), LS Flow (Лоция-Софт) и ряд других.

В первую тройку лидеров среди российских систем электронного документооборота входят: «Дело», Directum, DocsVision. Данные системы активно используются для автоматизации деятельности органов государственного и муниципального управления.

В рамках конференции «ИКТ в госсекторе 2017» Тимур Меджитов, заместителем директора по работе с органами государственной власти компании Directum, рассказал о наиболее актуальных задачах в области управления контентом для госсектора. Тимур Меджитов выделил следующие задачи:

• классический документооборот и работа с гражданами;

• вовлечение руководителей в электронную систему работы

• проектный документооборот (поддержка проектных офисов, которые функционируют либо в конкретном органе власти, либо на межведомственном уровне);

• архивы длительного хранения электронных и бумажных документов (хранение документов с электронными подписями, учет единиц хранения бумажных экземпляров, решения об их уничтожении).

Функциональные возможности наиболее известных и широко используемых систем электронного документооборота описаны далее.

СЭД «Дело». По количеству внедрений лидирующую позицию занимает система электронного документооборота «Дело», с помощью которой на ноябрь 2016 года было выполнено более 430 проектов. Это первая отечественная система автоматизации документооборота, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» в 1996 году, включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, что позволит заказчикам приобретать этот программный продукт для государственных и муниципальных нужд.

Спрос на данный флагманский продукт, число новых заказчиков которого в конце 2018 года по сравнению с 2017 годом вырос в 2 раза.

СЭД «Дело» представляет собой гибко настраиваемый программный продукт, который обеспечивает полноценную автоматизацию как классического документооборота организации, так и управления электронными документами, с поддержкой сложившихся в отечественной практике принятых правил и методов работы с документами.

В данном программном продукте обеспечивается настройка системы документооборота в точном соответствии со структурой организации. СЭД «Дело» позволяет одновременно работать нескольким тысячам пользователей с большим массивом документов (более 4 млн. ед.).

В системе реализован Web-интерфейс, который обеспечивает быстрый и простой доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Интернет, а подсистема «Мобильный кабинет» позволяет работать с документами при помощи мобильных устройств на любой платформе через электронную почту.

В СЭД «Дело» существует поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке (Microsoft, Oracle, КриптоПро, , 1С:Предприятие и др.).

СЭД «Дело» отличается легкостью и быстротой установки и настройки программы делопроизводства, простым и интуитивно понятным интерфейсом.

ECM система Directum. Directum - система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), на базе возможностей которой строится полноценная система электронного документооборота и инфраструктура эффективного взаимодействия сотрудников предприятия. Данная система включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. На ноябрь 2016 года было реализовано 677 проектов данной системы.

В сравнении с другими СЭД Directum имеет преимущество за счет широкого каталога доступных программных пакетов, а также автоматизированных функций. В их число входят напоминания, настройка нумераторов и поддержка обработки штрих-кодов. Кроме того, реализован просмотр вложений и хранилищ, встроенные справочники заполнены, а документы создаются при помощи мастеров.

Интерфейс системы унифицирован, а правила обработки документов и заданий настраиваемы. Объекты могут редактироваться online, а задания добавляться в MS Outlook. Всем файлам присваиваются права доступа атрибутивно, но документооборот остается прозрачным.

Есть полнотекстовый настраиваемый поиск документов и регистрационных карточек с фильтрацией по столбцам. Реализована также функция моделирования БП (бизнес-процессов) на базе IS-Builder с пошаговой отладкой. Есть режим замещения персонала. Реализовано шифрование и ЭЦП.

На фоне других СЭД есть у Directum и недостатки. Пользователю доступны лишь стандартные стили оформления, а объекты выводятся все вместе, а не постранично независимо от выполняемых операций. Размеры карточек не меняются, интерфейс перегружен, а быстродействие просмотра низкое.

Отечественная система DocsVision, которая разработана в соответствии с международными стандартами и ничем не уступает лучшим мировым образцам, включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. На ноябрь 2016 года было реализовано 428 проектов данной системы.

В апреле 2017 года агентство развития бизнеса Advanced Business Development (ABD) представило TAdviser результаты исследования партнерских программ российских разработчиков программного обеспечения, которое легло в основу рейтинга «Лучшая партнерская программа в ИТ-2016». Согласно данному исследованию партнерская программа DocsVision заняла второе место среди шестидесяти компаний российских производителей программного обеспечения.

Система Docsvision - программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки.

Полная работоспособность системы подтверждена вплоть до 100 000 одновременно работающих пользователей. Число документов более 7,5 млн., а размер структурированной информации базы данных - более 1 ТБ.

На сегодняшний момент динамика использования СЭД положительна. Это дает стимул разработчикам к усовершенствованию существующих систем электронного документооборота и разработке новых функционалов, что позволит в гораздо большей степени удовлетворить потребности пользователей .

В течение ближайших 5 лет следует ожидать эволюции систем электронного документооборота. По мнению экспертов рынка, СЭД полностью подстроятся под требования бизнеса и станут более мобильными. Что касается прогнозов на отдалённую перспективу, то они связаны с технологиями искусственного интеллекта. По предсказаниям экспертов, СЭД разовьются, смогут самостоятельно (без участия человека) готовить проекты решений по документам.

Уровень развития электронного документооборота в РФ

Впечатление двоякое. С одной стороны, вливание немалых денег в рамках первой части программы «Электронная Россия» позволило повысить уровень информатизации большинства федеральных органов власти и большого числа регионов. Этот уровень во многих ведомствах весьма высок - с точки зрения создания компьютерной инфраструктуры и приложений, наличия квалифицированного персонала. Некоторые решения вполне соответствуют международному уровню. С другой стороны, если говорить об отдаче в плане реальных возможностей оказания услуг в электронном виде, то, на мой взгляд, она минимальна. Исключением является ситуация в отдельных отраслях и регионах. Это имеет свое объяснение: неоднократно говорилось, что программа «Электронная Россия» в лучшем случае оказывает финансовую помощь тем или иным ведомствам в их процессах информатизации, но дальнейшие действия ведомства должны совершать самостоятельно.

Если ранее «электронное правительство» и все, что связано с информатизацией органов власти, было фактически отдано на откуп двум ведомствам (Минэкономразвития и Минсвязи), то с 2008 года началось поэтапное перемещение управления всем этим процессом в Аппарат Правительства. Последним ключевым решением, поставившим точку в этом процессе, стало создание Правительственной комиссии по информатизации органов власти, которую возглавил Сергей Собянин, вице-премьер, руководитель Аппарата Правительства. Теперь само Правительство отвечает за «электронное правительство», и это единственно верное решение.

Правительством уже запущены две крупные инициативы, направленные на конкретные задачи: одна из них связана с электронизацией услуг и развертыванием портала госуслуг. В ответ на инициативы Правительства в регионах начали предприниматься шаги по развитию технологий с учетом новых требований органов власти. Иначе теперь нельзя.

При работе с электронным документом в этом случае возникает принципиальная проблема, поскольку ЭЦП руководителя «закрывает» письмо по состоянию на момент подписания, т. е. без номера и даты. А после проставления номера и даты текст письма меняется и подпись руководителя становится недействительной. Оригинальную технологию предложила компания «электронные офисные системы», при которой ЭЦП руководителя относится только к той части документа, которая ему представляется для подписания. Т. е. в данном случае - все письмо за исключением полей номера и даты. А подпись и дата «заверяется» ЭЦП сотрудника, который проставляет значения этих реквизитов в соответствующие поля документа. Таким же образом реализуются сложные процедуры проставления множества согласующих и утверждающих подписей, а также внесения в документ дополнительной информации (даты, номера, резолюции и т. д.).

В апреле 2011 компания «электронные офисные системы» выпускает новый продукт EDSign, который обеспечивает реализацию этой технологии, причем в очень простой и доступной форме - в виде надстройки текстового редактора Microsoft Word 2007. При работе в этом текстовом редакторе появляется возможность создать макет электронного документа с полями, в которых должны появляться подписи (в том числе факсимильные), даты, номера или другие реквизиты. После этого документ подписывается в таком же порядке, в каком подписывается соответствующий бумажный документ. При этом всегда доступна информация о том, кто, что и когда подписал в электронном документе. Это только один частный пример компании «электронные офисные системы». Что касается стратегических планов, то они также остаются прежними - удерживать технологическое лидерство на рынке российских систем электронного документооборота и по мере сил участвовать в развитии этого рынка в целом, прокладывая дорогу для практической реализации новейших решений в этой области.

Заключение

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения.

Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя. В настоящей работе я попытался комплексно рассмотреть вопросы, связанные с внедрением и реализацией электронного документооборота.

Были проанализированы различные аспекты этой проблематики: правовые, организационные, программно-технические и др.

Анализ нормативно-правовой базы и регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами. В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе. Так, Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает отсутствие общегосударственных нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства.

Актуальным является разработка типовых систем автоматизации делопроизводства для организаций различного уровня и различных организационно-правовых форм.

Рассматривая возможности электронного документооборота, я, в первую очередь, сравнили свойства бумажного и электронного документооборота, поскольку именно функциональные характеристики последнего позволяют качественно улучшить документационное обеспечение, а значит и управление в целом.

Так, система электронного документооборота делает процесс управления движением документов прозрачным, позволяет автоматизировать ручные рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри организации, контролировать исполнительскую дисциплину, ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать поиск, хранение и распространение информации, обеспечивать многоуровневую систему безопасности и т. д.

В настоящее время на рынке представлено немало программных продуктов автоматизации делопроизводства, поэтому актуален вопрос об их классификации, типологизации.

Анализ этого вопроса показал, что проблема классификации в настоящее время разработана недостаточно. В научной литературе рассматриваются различные критерии классификации систем: масштаб, ориентация на отечественное и западное делопроизводство, полнота реализации безбумажной технологии, функциональные возможности и др. Требуется дальнейшее исследование этого вопроса, основанное на анализе отечественного рынка программных продуктов.

Типологизация систем автоматизации документооборота дает возможность глубже изучить их функциональные характеристики; обеспечить потребителю определенную ориентацию на рынке программных средств. Разработка и уточнение классификации информационных технологий документирования, упорядочение терминологии в этой области остается, по моему мнению, актуальной задачей документоведения.

Список используемых источников и литературы

  1. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2017. - 222 c.
  2. Басаков, М. И. Документы и документооборот коммерческой организации / М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2018. - 416 c.
  3. https://www.wss-consulting.ru
  4. https://ecm-journal.ru/mustknow