Развитие унификации и стандартизации документов

Содержание:

Введение

Улучшение системы управления социального производства – испокон веку дело государственное. Действенная деятельность аппарата управления крепко связана с грамотной работой с документами. Почти что ни одна функция управления не обходится без документации, оформления документов.

Следовательно, действия всего персонала аппарата управления тесно связаны с документами. Рабочие создают документацию, обеспечивают оформление и передачу, а также следуют ими в ходе принятия каких-либо решений.

Что же такое «документ»? Это запечатленная на вещественном носителе информация в текстовом виде, в аудио формате, а также в качестве изображения с реквизитами, дозволяющими идентифицировать ее (информацию); сведения, содержащие информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

От не отступающей от установленного порядка, организации делопроизводства зависит успешность работы организации. Ведется делопроизводство на законодательной основе, а именно на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ. ЕГСД помогает избегать повторов и «воды» в виде излишеств в работе.

Основной задачей является обеспечение последующего развития и повышения эффективности вычислительных центров, поэтапно объединяя их в общую государственную систему сбора и обработки информации.
Актуальность данной тематики обусловлена огромным интересом представляется обоснование проблематики унификации и стандартизации. Поэтому я выбрал данную тему реферата.

Понятие «унификации» и «стандартизации» и общие сведения

Унификация – это приведение чего-либо к единой системе или форме, а также деятельность частных организаций, компетентных органов государства, направленная на выработку правовых норм, одновременно регулирующих виды отношений.

Суть же стандартизации заключается в возведении в норму оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.

Направлениями стандартизации и унификации документации являются:

• носители информации и способы ее фиксации (требования к носителям информации и способам ее фиксации)
• форма (правила к расположению реквизитов в документах)

• содержание

  (требования к составу информации для конкретных видов документов)
• процессы работы (требования к технологическим процессам работы с документами)

Результаты унификации и стандартизации фиксируются в виде

• межгосударственных стандартов (ГОСТ)
• государственных стандартов (ГОСТР)
• отраслевых стандартов (ОСТ)
• стандартов предприятий, организации и учреждений (СТП)

Показатели стандартизации и унификации характеризуют степень использования в информационном производстве готовых технологических и методических решений, разработанных информационно – поисковых языков, централизованно подготовленной аналитической, справочной информации.

Дав общие сведения о заданных понятиях, я приступаю к рассказу о развитии стандартизации и унификации, приводя исторические моменты и справки.

Развитие унификации и стандартизации документов

Впервые в России вопросами усовершенствования документов занялись в период с 1924 по 1930-е годы органы рационализации (были созданы с целью движения за научную организацию правленческого труда). Данный отрезок времени был не продолжительным, однако, он считается дольно плодотворным, с точки зрения и теории стандартизации и по уровню практических разработок. Тесная связь работ с рационализацией архивного дела и делопроизводства, являлась характерной чертой периода. Вдобавок, это повышало культуру оформления документации, оказывало немалое влияние на качество документов.

Второй период, а именно 1960-1970-е гг. относится ко времени создания ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства), о которой поминалось выше. Главная идея ЕГСД - всеобъемлющая унификация, установление единообразия форм и методов работы с документами. Именно тогда, задачи уменьшения видов и форм документов решались данными методами. Результат данной работы вошел в Основные положения ЕГСД как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Это дало начало работе, связанной с классификацией документации, которая произошла с 1970-е годы. На стадии разработки ЕГСД была создана методика и унифицированы делопроизводственные операции.

Дальнейшее развитие работы по стандартизации и стандартизации документов уже осуществлялось в качестве систематического национального мероприятия, охватывающего период 1970-1980-х годов. Основной задачей этого периода было объединение существующих и вновь создаваемых автоматизированных систем управления в единый комплекс. В данной работе унификация документов была призвана создать базу данных информационного обеспечения для этой национальной системы. Создание унифицированных систем документации, что означало не только разработку правил обработки документов для каждой системы, но и создание альбома унифицированных форматов документов, осуществлялось на основе определения состава типов и разновидностей документов, включенных в систему. Изучение процедур документирования типичных функций управления выявило множество различных типов и форм текста и электронных таблиц, используемых в административном аппарате, которые ставят задачу сортировки и сокращения типов документов. Результаты этой работы были записаны во Всесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), который был впервые утвержден в 1978 году. Типы и формы документов, которые подлежат унификации в процессе создания унифицированных систем документации, были включены в ОКУД. С помощью ОКУД были решены задачи однозначного присвоения имен унифицированным форматам документов, и на основе этого их учет и систематизация помогли упростить всю систему управленческой документации, устранить дублирующиеся формы документов и оптимизировать состав используемых документов.

Влияние унификации документов на состояние работы с ними в процессах управления не только улучшило качество самих документов (за счет использования единых правил обработки документов, единых требований к их подготовке), но и организации оперативного хранения документов в бумажных и ведомственных архивах. Результаты унификации и классификации документов были учтены при составлении «Перечня нормативных документов, выпускаемых в деятельности государственных комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», опубликованных в 1989 году. Список является основным нормативным документом для отбора на хранение. и уничтожение документов, определяющих сроки их хранения, что влияет на приобретение архивов и создание архивного фонда страны в целом. Таким образом, опыт развития документооборота, накопленный в период 1970–1980 гг., Свидетельствует о возможности использования методов стандартизации и стандартизации документов не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

Эта точка зрения была четко подтверждена в 1990-х годах. Изменения в общественно-политической сфере, конечно, привели к изменению задач и методов управления, а следовательно, и самой системы управления документацией. Большая часть единой системы подачи заявок была прекращена, и были созданы и распространены новые типы документов для документирования налоговой, финансовой, таможенной и другой деятельности. Помимо появления новых видов и форм документов, значительно увеличился объем создаваемой документации. До настоящего времени редактирование документов осуществлялось не путем унификации, а путем создания стандартных форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами определенной области управленческой деятельности. Эти формы плохо коррелируют, и состояние документации в целом, опять же в истории страны, характеризуется отсутствием общих правил, противоречивых правил регистрации, недопустимых типов и разновидностей документов.

Заключение

Подводя итоги работы этого исследования, следует отметить, что изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий затрудняют разработку системы поддержки документации, совершенствование используемых документов и значительное повышение их юридической роли. Разработка новых подходов к совершенствованию существующей документации, как на уровне ее управленческой роли, так и во время последующего хранения, должна рассматриваться как сложная проблема.

Так, унификация документов предполагает установление единообразия в составе и формате документов управления, которые определяют эффективность функции управления того же типа. Стандартизация документов является формой юридического закрепления унификации и степени ее обязательности. Были определены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Объединение документов выполняется с целью уменьшения количества используемых документов, ввода их форм, повышения качества, уменьшения сложности их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации для одних и тех же и связанных с ними функций управления и более эффективного использования компьютерных технологий.

Организационно-методическое руководство стандартизацией документов, координация соответствующих работ и надзор осуществляется ведущей организацией по координации внедрения и сопровождения УСД и OKTEИ в республике. На отраслевом уровне эта работа выполняется головной организацией по внедрению и обслуживанию УСД и OKTEИ в отрасли.

Список используемой литературы

1. Березина Н. М., Лысенко Л. М., Воронцова Е. П. Современное делопроизводство. 3-е изд. — СПб.: Питер, 2007. — 224 с.

2. Большой энциклопедический словарь. — М., 1991. — С. 526.

3. Букин В.П., Ординарцева Н.П. Стандартизация и качество продукции: Учебное пособие / Под общей редакцией д.т.н., профессора Г.П. Шлыкова. – Пенза: ЦНТИ, 2004. – 107 с.

4. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. — М., 1972.

5. ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. -М., 1998.-С. 2, п. 34.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации унифицированная система организационно-распорядительной документации. -М., 2003.-19 с.

7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. — 2-е изд., испр. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. — 288с.

8. Крылова Г. Д. «Основы стандартизации, сертификации, метрологии». Учебник для вузов. М.: Юнити-Дана. 1999 г.

9. Организация работы с документами: Учебник/ В.А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 1999, 575 с.

10. Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. -М.: Мастерство, 2002. — 208 с.

11. Шишкин И. Ф. «Метрология, стандартизация и управление качеством». Учебник. М.: Издательство стандартов. 1990г.