Система «Дело» (Дисциплина «Управление контентом в организации» Реферат)

Содержание:

Введение

Система «Дело» разработана фирмой ЭОС (Электронные офисные системы) это комплексное решение, с помощью которого вы можете автоматизировать процесс офисной работы и поддерживать полностью электронный документооборот компании. Система используется как в малых торговых компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах

Версия первая системы «ДЕЛО» была создана в 1996 году. Сегодня этой системой используют более 1000 компаний, организаций, учреждений в России и странах СНГ, а количество созданных рабочих мест превышает 100 000. Имеет «Сертификат высочайшего качества».

Возможности системы

Система документооборота обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соблюдение всех нормативных требований как российского офиса, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация. Управление документами» и ISO / IEC 17799: 2000 «Информационные технологии. Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Обеспечивает безопасный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных средств криптографии. Компания «Электронные офисные системы» имеет все необходимые сертификаты ФСБ на использование средств защиты информации в своих продуктах.

Предоставляет возможность массового перевода бумажных документов в электронную форму и размещения их в базе данных системы с помощью опции потокового сканирования. Поддерживает весь цикл работы с проектами документов, включая их маршрутизацию и управление версиями. Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-ВЕБ»).

Он имеет открытую архитектуру и может быть интегрирован с другими программными инструментами как от EOS, так и от других поставщиков программного обеспечения. Подсистема оказания государственных и муниципальных услуг на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет осуществить перевод в электронную форму процесса оказания государственных и муниципальных услуг на всех уровнях - федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается за счет интеграции с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Кроме того, система DELO обеспечивает интеграцию с Citizens Appeal AS.

Организация работы в сфере «Дело»

Основные функции:

Обеспечьте полный жизненный цикл документа в вашей организации, от черновика документа до его копирования в файл и загрузки в архив.

Работа с исходящими и входящими документами:

-Контроль и регистрация исходящих и входящих документов;

- Оформление документов, отправленных по электронной почте в автоматическом режиме, включая защищенные электронные подписи;

- Установление структуры регистрационного номера согласно принятой в организации номенклатуре дел;

- Принимать решения, контролировать исполнение, сообщать и анализировать решения;

- Отправка документов на исполнение внутри организации по заданным маршрутам;

- Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисков;

- Копирование документов в футляре и возможность их передачи в архивное хранилище;

- Контроль за передачей и оформлением документов. Реализована функция ролевой игры контроллера - возможность делегировать функцию управления документами, элементами и решениями людям или отделам, определенным как контроллеры или административные службы;

- контроль доступа к документам;

- Создавать и архивировать шаблоны документов;

- Обеспечение информационной безопасности.

Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждый пользователь определяется: правами через отметку доступа; Права доступа к картотеке, которую можно использовать; ряд офисных задач в соответствии с функциональными обязанностями.

Пользовательский интерфейс

Преимущества для менеджеров разного уровня:

- быстрый поиск документов;

- отслеживать движение документа на всех этапах его жизненного цикла;

-Контроль за отчетностью и исполнениями решений;

- сокращение времени на согласование документов и подготовку;

-Удобен в работе с документами;

- получение сводных журналов и отчетов;

- Распределение полномочий;

- в системе реализован веб-интерфейс, обеспечивающий доступ к документам.

Вывод

Система Дело отвечает всем требованиям как к современным системам электронного документооборота, так и к классическим системам автоматизации делопроизводства. Поддерживая полноценную деятельность бизнеса - производство бумажных и полностью электронных документов, «БИЗНЕС» позволяет внедрить в организации смешанную систему бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет уникальную возможность создать высокоэффективную безбумажную офисную работу в особо загруженных областях управления, сохранив при этом полный документооборот в некоторых областях. Это позволяет плавно перейти на современные технологии контроля без риска отказа модернизированной системы контрольной документации.

Список литературы

• https://www.bestreferat.ru/referat-223736.html
• https://otherreferats.allbest.ru/programming/00558264_0.html