Система DIRECTUM, ее состав и настройки

Содержание:

Введение

Система DIRECTUM – это современная и мощная система управления корпоративным контентом компании (ECM), которая позволяет эффективно построить работу с документами и бизнес-процессами.

Система электронного документооборота DIRECTUM обладает расширенным функционалом, позволяющим автоматизировать работу канцелярии и закрыть более 20 прикладных задач коммерческих и государственных заказчиков. Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% документов распечатывается (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Это априори неэффективный формат взаимодействия с контентом. Поэтому переход на электронный документооборот — решение, повышающее производительность, прозрачность бизнеса, сокращающее издержки и трудоемкость процессов. Когда вы принимаете это решение, вы выбираете подходящую вашей компании СЭД.

1. Состав системы DIRECTUM

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

2. Компоненты

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам

• Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.
• Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.
• DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.
• Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.
• Сервер веб-доступа. Работа с электроными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.
• Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.
• Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.
• Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии.
• Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.).
• Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

3. Настройка системы

Стандартная настройка системы Directum поколения RX не требует специализированных навыков администрирования: в визуальных редакторах создаются схемы бизнес-процессов, экранные формы, отчеты. Система позволяет легко адаптировать существующие регламенты согласования, настраивать виды документов, их категории, журналы регистрации, а также автогенерируемые шаблоны документов.

Среда разработки Development Studio позволяет развивать систему под потребности компании, если возможностей стандартной настройки недостаточно, и представляет собой полноценную IDE (Integrated Development Environment) с визуальными редакторами форм и процессов, современным редактором кода и инструментами отладки. Используются возможности языка C# в комбинации с готовыми объектами предметной области. Применение распространенного языка программирования расширяет возможности адаптации системы, а современная IDE с поддержкой встроенных подсказок, отладкой и удобной навигацией по элементам разработки упрощает и ускоряет этот процесс.

4. Преимущества

В базе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Cистема сочетает в себе простые принципы работы и широкую функциональность

• Широкая функциональность и простой принцип работы.
• Богатые функциональные возможности системы DIRECTUM уже в базовой поставке закрывают большинство задач, необходимых для обеспечения эффективного взаимодействия в рамках электронного документооборота.
• Высокая масштабируемость и распределенность работ. Высокая масштабируемость обеспечивается за счет использования современной платформы. Система гарантированно поддерживает одновременную работу около 10 тысяч пользователей и позволяет обрабатывать до 18 миллионов документов, что подтверждено независимыми испытаниями на реальном профиле нагрузки. Различные варианты распределенной работы позволяют создать единое информационное пространство для территориально удаленных подразделений компании, а также автоматизировать сквозные бизнес-процессы в холдинговых структурах.
• Быстрое внедрение и удобный интерфейс. Быстрое внедрение обеспечивается проработанной технологией, которая позволяет сократить сроки проекта и минимизировать возможные риски заказчика. Программа обучения и сертификации пользователей и технических специалистов поможет качественно подготовить персонал к переходу на электронный документооборот. Интерфейс системы построен на принципах работы привычных офисных приложений с учетом современных требований к эргономике. Индивидуальные настройки интерфейса и возможность работы в системе несколькими способами (через Windows-приложение, интернет или с мобильных устройств и планшетов) делают систему удобной для пользователей с разными уровнями подготовки и стилями работы.
• Модификация системы под конкретные цели. Благодаря Предметно-ориентированному инструменту разработки IS-Builder есть возможность адаптировать систему к специфическим требованиям организации, развивать функциональность и проводить интеграцию с другими корпоративными информационными системами.
• Наличие готовых бизнес-решений (ссылка на бизнес-решения). Готовые бизнес-решения, разработанные на базе DIRECTUM, расширяют области применения системы, позволяя автоматизировать не только традиционные задачи делопроизводства, но и другие важные бизнес-процессы.
• Мобильные приложения для различных устройств (ссылка на мобильные решения)

5. Недостатки

• Зависимость от платформ Microsoft.
• Стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности Заказчика и может быть как равна нулю (приобретение коробочного решения), так и достигать значительных сумм при автоматизации нетиповых задач.
• Если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии.

Источники

1. ECM-Portal.ru URL: https://www.ecm-portal.ru
2. Википедия URL: https://ru.wikipedia.org
3. itWeek.ru URL: https://www.itweek.ru
4. directum.ru URL: https://www.directum.ru
5. dic.academic.ru URL: https://dic.academic.ru
6. eradv.ru URL: https://eradv.ru