Система электронного документооборота “Дело”

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Система DELO, разработанная Electronic Office Systems (EOS), представляет собой комплексное промышленное решение, которое позволяет автоматизировать процесс офисной работы, а также поддерживать полностью электронный документооборот в компании. Система эффективно используется как в небольших торговых компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Первая версия системы ДЕЛО была выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1000 компаний, учреждений, организаций в России и странах СНГ, а общее количество созданных рабочих мест превышает 100 000. Имеет «Сертификат высочайшего качества».

1.Общие сведения о системе «ДЕЛО»

Система DELO - это тиражированный "коробочный" продукт. Он решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства компаний без пользовательских изменений. С помощью гибкой справочной системы ее легко могут установить и настроить специалисты заказчика.

Масштабируемость и гибкость в адаптации, легко адаптируется к специфике рабочего процесса в организациях любого размера от нескольких до тысяч рабочих станций.

Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соблюдение всех нормативных требований как российского офиса, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO / IEC 17799: 2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»).

Предлагает безопасный электронный документооборот с электронной цифровой подписью (ЭЦП) и специальными криптографическими средствами. Компания «Электронные офисные системы» имеет все необходимые сертификаты ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

Предлагает возможность массового перевода бумажных документов в электронный вид и занесения их в базу данных системы через опцию «Потоковое сканирование».Поддерживает весь рабочий цикл с проектами документов, включая их маршрутизацию и контроль версий.

Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-ВЕБ»). Он имеет открытую архитектуру и предлагает возможность интеграции с другими программными инструментами от EOS и других производителей программных продуктов.

2. Преимущества

Для менеджеров разного уровня:

• Быстрый поиск документов;
• Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• Эффективный контроль и отчетность о выполнении постановлений;
• Сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• Удобная работа над документными проектами;
• Получение сводных отчетов и журналов;
• Возможность делегировать полномочия.
• Для офисных служащих, секретари, служащих:
• Быстрое и удобное оформление документов с использованием разветвленной системы различных справочников; · Контроль за ходом исполнения решений;
• Быстрый и удобный поиск любой детали регистрационной карты (РК), как документов, так и проектов (РКПД);
• Журнал передачи документов, внутренние и внешние записи отгрузки;
• Отчетность по обучению.

3. Основные функции системы "Дело"

Основные функции:

• Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации, от создания черновика документа до удаления файла и его перемещения в репозиторий.
• Работа с входящими и исходящими документами
• Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.
• Автоматическая запись документов, отправленных по электронной почте, включая защищенные электронные подписи.
• Установить структуру регистрационного номера в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел.
• Перекрытие разрешений, мониторинг выполнения, написание и просмотр отчетов по разрешению.
• Отправка документов на исполнение внутри организации по заданным путям.
• Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранять и использовать сложные поисковые запросы.
• Удаление документов и возможность их передачи в архив.
• Работа с внутренними документами организации

Поддерживается полный цикл работы с документальными проектами:

• создание РК проекта документа, в том числе «в исполнении» распорядительного документа;
• доработать проект с сохранением предыдущих версий;
• согласование и утверждение проекта документа;
• запись документа, созданного на основе проекта.
• Формирование инструкций к документам;
• Управление прохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый из его элементов могут иметь свои собственные иерархические деревья разрешения, каждое со своими собственными исполнителями и контроллерами.
• Передача заверенных документов сотрудникам для ознакомления и оформления.
• Контроль прохождения и оформления документов. Реализована функция выполнения роли контроллера - возможность делегировать функцию управления документами, элементами и решениями людям или подразделениям, определенным как контроллеры или службы управления.
• Контроль доступа к документам.
• Создание и хранение шаблонов документов.
• Обеспечение информационной безопасности
• Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждый пользователь определяется: правами по штампу доступа; права на доступ к картотеке, с которой можно работать; комплекс делопроизводства в соответствии с функциональными обязанностями.
• Журнал действий пользователя.
• Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрования.
• Возможности «ДЕЛО-WEB»
• Возможности работы через Интернет стали максимально приближены к функционалу OLED-системы в локальной сети. Сотрудники удаленного филиала - с доступом в Интернет - становятся равноправными участниками всего бизнес-процесса. Менеджеры и специалисты вне офиса имеют возможность участвовать в принятии, реализации и контроле решений.
• Оформление документов с автоматическим заполнением отдельных полей РК;
• Оформление сопутствующих документов;
• Сертификация файлов, прикрепленных к РК, ЭЦП, а также проверка прикрепленных файлов ЭЦП;
• Передача резолюций по документу, контроль исполнения
• Согласование и подписание проектов документов
• Заверение ЭЦП файлов приложенных к РК проектов документов, а также их проверка ЭЦП.
• Поиск документов и постановлений по значению их деталей;
• Получайте отчеты о внутреннем и внешнем документообороте.

4. Опция "ЭЦП и шифрование"

В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция к внедрению безбумажных технологий обработки информации.

Документы организации создаются, обрабатываются и отправляются в электронном виде. Входящие документы часто также преобразуются в электронную форму посредством сканирования и распознавания текста, или они уже получены в электронном виде.

Электронный документооборот значительно повышает эффективность исполнительного и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки, утверждения, согласования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с корреспондентов / внешние получатели. Кроме того, значительно сокращается потребление бумаги и расходных материалов, а также потребность в копировальном и копировальном оборудовании и соответствующем обслуживающем персонале.

В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только подтверждает личность подписавшего документ, но и гарантирует, что после подписания в документ не было внесено никаких изменений.

Регистрируя входящие документы, сотрудник может вставить свою ЭЦП в файл документа и подтвердить его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации ЭЦП может использоваться для согласования, утверждения, утверждения, регистрации и отправки документа адресату.

Каждый сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях - кто подписал документ и когда, а также может проверить подлинность каждой подписи и убедиться, что документ не редактировался после подписи. Процесс проверки цифровой подписи чрезвычайно прост - все, что вам нужно сделать, это «щелкнуть» мышью один раз.

Опция «ЭЦП и шифрование» также предлагает возможность подписания и шифрования документов, которые отправляются по электронной почте внешним получателям: филиалам, дочерним компаниям, клиентам или партнерам.

Шифрование сообщений, передаваемых по внешним каналам связи, позволяет гарантировать защиту конфиденциальной информации от несанкционированного доступа - чтения, искажения или подмены.

В случае, если система DELO установлена ​​для всех участников обмена информацией, электронные подписи, наложенные на документ, передаются вместе с документами. Таким образом, пользователи корпоративной системы могут подписывать и распространять подписанные документы по географически распределенной организации.В этом случае, например, проверка подписи президента компании в удаленном филиале выполняется так же, как проверка подписи сотрудника в филиале - «щелчком» мыши.

Технология работы с опцией «ЭЦП и шифрование».

Для каждого пользователя системы DELO, имеющего право подписи, генерируется ключ, состоящий из двух частей: секретной и открытой.

Секретный ключ записывается на носитель: электронный планшет Touch Memory или электронный ключ EToken, передаваемый лично пользователю. Секретный ключ может быть дополнительно защищен паролем пользователя (на случай потери носителя).

Секретный ключ используется для подписи документов и расшифровки сообщений, отправленных пользователем по электронной почте. Чтобы подписать файл документа или сообщение, все, что нужно сделать пользователю, - это вставить носитель закрытого ключа в считыватель компьютера и щелкнуть мышью кнопку «Подписать».

Сертификат открытого ключа создается на основе открытого ключа. Сертификат открытого ключа используется для проверки подлинности цифровой подписи.

CUKS - центр управления ключевыми корпоративными системами; его деятельность распространяется только на его собственную организацию, филиалы и дочерние компании. При необходимости сертификаты, выданные CMC, могут быть подписаны вышестоящим Центром сертификации. ЦУКС работает на автономном компьютере, в целях безопасности не подключенном к какой-либо линии связи.

Управление ОМЦ не требует специальной подготовки. Вся необходимая информация представлена в документации системы DELO.

Варианты доставки и установки «ЭЦП и шифрование».

ЭЦП и шифрование предлагаются в трех вариантах доставки:

Полностью работоспособный. Пользователь может подписывать документы и сообщения, шифровать и расшифровывать сообщения, проверять подписи других пользователей. Для этих пользователей включен дополнительный аппаратный считыватель закрытых ключей.

Только проверка подписи. Пользователь может проверять подписи других пользователей, но не может подписывать документы сам. Рабочие места этих рабочих не требуют использования оборудования.

Удаленная проверка подписи. Пользователь может проверять подписи других пользователей, но не может лично подписывать документы. Эта опция доступна в DELO 8.09 и требует покупки сервера проверки подписи, который позволяет вам проверять подписи с любой рабочей станции в системе DELO.

В зависимости от потребностей заказчика можно приобрести любую комбинацию опций. Например, приобретите полнофункциональную опцию только для управленческой команды, которая имеет право подписывать и приобретать опцию «Подтвердить только подпись» для остальных сотрудников.

Использовалось специальное программное обеспечение.

В опции «ЭЦП и шифрование» используется средство криптографической защиты «КриптоПро CSP», разработанное «КриптоПро» и сертифицированное FAPSI. Интеграцию криптографического ПО с системой автоматизации бизнеса и электронного документооборота «ДЕЛО» осуществила компания EOS, имеющая соответствующие лицензии ФАПСИ.

5. Функции системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Система поддерживает весь жизненный цикл документа в организации, от создания черновика документа до удаления и передачи его в файл.

Работа над проектами документов

Функция подготовки документа позволяет автоматизировать весь процесс создания документа. Работа с проектами документов предполагает выполнение следующих действий:

1. Подготовка РК проекта документа, в том числе «сопровождение» административного документа;

2. Изменить проект, сохранив предыдущие версии;

3. Утверждение проекта документа;

4. Утверждение проекта документа;

5. Оформление документа, подготовленного на основе проекта.

При работе с проектом выполняется последовательная или параллельная маршрутизация, контролируются сроки рассмотрения и сроки подготовки проекта в целом.

Регистрация документов:

Для каждого документа в системе «БИЗНЕС» формируется учетно-контрольная карта (РК), в которую вставляется информация о документе. Документы, полученные извне, и документы, созданные внутри организации, могут быть зарегистрированы: письма, приказы, приказы, договоры, акты и т. д.

Состав требований РК: корреспондент, резюме, дата создания, идентификационный номер документа, подпись, тема, штамп доступа, указание наличия заявок, номенклатура, состав документа, разрешение и др. Некоторые детали, например, Постановления и отчеты об их выполнении, адресаты, корреспонденты могут имеют много значений.

Контроль исполнения

В системе «ДЕЛО» реализован контроль за исполнением документов. Контроль может осуществляться как за исполнением постановлений, так и за исполнением всего документа. При этом сроки автоматически отслеживаются, а проверенные документы и документы с истекшими сроками выделяются. Есть возможность формировать напоминания исполнителям и отчеты об исполнении контрольных документов.

6. Эффективность системы "ДЕЛО"

По мнению западных консалтинговых компаний, при работе с бумажными документами:

Около 15% всех документов безвозвратно потеряны;

До 30% рабочего времени сотрудников уходит на поиск необходимых материалов;

Для каждого документа создается в среднем 19 копий.

«БИЗНЕС-Предприятие» предназначено не только для офисных услуг (секретариаты, офисы, общие отделы, отгрузка и т. Д.). Также система автоматизирует деятельность непосредственных участников рабочего процесса: руководителей, специалистов, то есть всех сотрудников организации, которые работают с документами.

«БИЗНЕС» отвечает всем требованиям как к современным системам электронного документооборота, так и к классическим системам автоматизации делопроизводства.

Поддерживая полноценную работу бумажных и полностью электронных документов, «ДЕЛО-Предприятие» позволяет реализовать смешанную систему управления электронными бумажными документами в организации. Система предлагает уникальную возможность создать высокоэффективную безбумажную офисную работу в особо загруженных областях управленческой деятельности, сохранив при этом полный документооборот в некоторых областях. Это позволяет плавно перейти на современные технологии управления, без риска сбоев в модернизированной системе управленческой документации.

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации нескольких десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России. Таким образом, он полностью отвечает требованиям действующих стандартов офисной работы и поддерживает принципы (в том числе неформальные) и методы, используемые в практике офисной работы отечественных предприятий и учреждений.

В системе DELO-Enterprise пользователем может быть указанное в документах должностное лицо или другой сотрудник учреждения, которому делегированы соответствующие полномочия.

7. Системы семейства «ДЕЛО»

Системы семейства DELO масштабируемы, они поддерживают централизованную, распределенную и децентрализованную организацию офисной работы:

«ДЕЛО-Секретарь» может быть установлен на одном компьютере и тем самым обеспечивать централизованный учет и контроль исполнения документов.

«БИЗНЕС-Предприятие» поддерживает многопользовательский режим и обеспечивает централизованное управление единым офисным процессом.

Если в учреждении есть подразделения с самостоятельным делопроизводством, то «БИЗНЕС-Предприятие» поддерживает взаимодействующие процессы офисной работы.

«БИЗНЕС» - открытая система. Он интегрируется с любым приложением на базе Windows через открытый API, включенный в систему.

API предоставляет возможность контролировать доступ к сохраненным данным в режиме чтения другими программами. Такие программы при необходимости могут быть разработаны заказчиком, если требуется расширить потребительские свойства системы, например :

• Отображение системных данных в максимально удобной форме отчетов;
• Создание запросов необходимого типа для поиска и отбора данных;
• Доступ к данным системы через ИНТЕРНЕТ (INTRANET);
• Для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.

8.Основные технические требования

«БИЗНЕС» - это прикладная система для автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, работающая в среде клиент-сервер.

Oracle 9i (9.2.0.3 или новее), Microsoft SQL Server 2000 могут использоваться как СУБД.

ТРЕБОВАНИЯ К СЕРВЕРУ

Требования к серверу в первую очередь определяются требованиями выбранной СУБД, ожидаемым количеством пользователей системы DELO и рабочим процессом организации. В каждом случае конфигурация сервера определяется индивидуально.

Объем, занимаемый БД «БИЗНЕС» на жестком диске, рассчитывается исходя из 50 МБ начального размера базы данных плюс от 2 КБ на каждую регистрационную карту (без учета объема прикрепленных файлов).

Средние характеристики сервера:

• Процессор Pentium IV или выше;
• Оперативная память не менее 512 МБ;
• Свободное место на жестком диске определяется рабочим процессом организации. Рассчитано на основе 50 МБ для системных требований плюс 2 КБ для каждой регистрационной карты (без учета объема прикрепленных файлов). Минимальный размер исходной базы данных - 50 МБ.

Если СУБД Oracle используется на платформе, отличной от Windows, для обеспечения дополнительных функций системы DELO, таких как контекстный поиск вложенных файлов и DELO-WEB, требуется дополнительный сервер Windows с установленным MS Internet Information Server и MS Index Server.

ТРЕБОВАНИЯ К РАБОЧИМ МЕСТАМ

Полнофункциональный клиент

Клиентская часть системы DELO работает под управлением Windows 2000, Windows XP. На рабочей станции должна быть установлена ​​клиентская часть соответствующей СУБД, а также для использования всех функциональных возможностей системы DELO, MS Internet Explorer 6.0 и MS Office 2000 (или более поздних версий).

Рекомендуемая конфигурация рабочего места:

• Процессор Pentium II или выше;
• Оперативная память не менее 128 МБ;
• Свободное место на жестком диске от 200 МБ;
• Монитор с разрешением 800х600, 65 тыс. Цветов
• Windows2000Professional.

ВЫВОД

«Дело» отвечает всем требованиям как современных систем электронного документооборота, так и классических систем автоматизации делопроизводства. «БИЗНЕС» поддерживает полноценную офисную работу с бумажными и полностью электронными документами и позволяет внедрить смешанную систему бумажно-электронного документооборота в организации. Система предлагает уникальную возможность создать высокоэффективную безбумажную офисную работу в особо загруженных областях управленческой деятельности и поддерживать полноценный документооборот в некоторых областях.Это позволяет плавно перейти на современные технологии управления, без риска сбоев в модернизированной системе управленческой документации.

Список использованной литературы

• 1. Кудряев В.А. Организация работы с документами. – М.: Инфра-М. - 2008. 432с.
  2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. - 2007. – 384 с.
  3. Кудряев В.А. Организация работы с документами. – М.: Инфра-М. - 2008. – 432с.
  4. http://cognitive.ru/products/euph-doc/
  5. http://www.optima-workflow.ru/
  6. http://www.lanit.ru/search/index.php?q=LanDocs&s=
  7. http://www.boss-referent.ru/about/
  8. http://www.directum.ru/315412.aspx
  9. http://www.naudoc.ru/
  10. http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/