Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Система электронного документооборота «Directum»

Содержание:

О системе DIRECTUM

Система электронного документооборота DIRECTUM обладает расширенным функционалом, позволяющим автоматизировать работу канцелярии и закрыть более 20 прикладных задач коммерческих и государственных заказчиков. Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% документов распечатывается (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Это априори неэффективный формат взаимодействия с контентом. Поэтому переход на электронный документооборот — решение, повышающее производительность, прозрачность бизнеса, сокращающее издержки и трудоемкость процессов. Когда вы принимаете это решение, вы выбираете подходящую вашей компании СЭД.

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности. DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Состав системы DIRECTUM

  • Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
  • Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).
  • Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).
  • Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
  • Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.
  • Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч , звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.).

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

  • Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
  • Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).
  • Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
  • Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
  • Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.
  • Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Возможности системы существенно расширяются благодаря следующим компонентам:

• Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

• Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services) Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

• Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами и заданиями через веб-браузер.

• Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.

• Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

• DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.

• Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Маркировка документа штрих-кодом и быстрый поиск электронного документа по его бумажной копии.

• Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.).

•Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

• Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Компоненты

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам

Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

Сервер веб-доступа. Работа с электроными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.

Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.

Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

  • DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.
  • Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии.
  • Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.).
  • Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.
  • Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Преимущества

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Cистема сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

  • Ориентация на повышение эффективности работы в целом.
  • Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
  • Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
  • Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.
  • Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
  • Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
  • Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных как в РФ так и на Украине средств криптозащиты.
  • Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, Галактика, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.
  • Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
  • Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.
  • Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)
  • Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
  • Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
  • Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
  • Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Управление электронными документами

Постоянное увеличение объема накапливаемых в организации документов (приказов, писем, договоров, служебных записок, инструкций и т.д.) приводит к увеличению объема трудно решаемых задач: поиск документов, поддержание их в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д. Для решения названных задач в системе DIRECTUM выделен модуль «Управление электронными документами», с помощью которого все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде.

Модуль обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты, электронные таблицы, рисунки, аудио, видео и пр.). Одно из основных понятий, используемых в системе DIRECTUM, – электронный документ. Каждый электронный документ состоит из текста – содержимого электронного документа, и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним. Модуль использует возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания долговременного архива электронных документов.

Преимущества системы DIRECTUM

DIRECTUM помогает вам повышать эффективность, не концентрируясь преимущественно на технической стороне, а уделяя максимум внимания бизнес-целям. Преимущества системы основаны на понимании задач и актуальных потребностей заказчиков.

Внедрение и адаптация системы происходят легко. Бумажный документооборот органично вписывается в новый стиль работы. Пользователи ECM-системы быстро обучаются и вовлекаются в рабочий процесс.

Быстрое внедрение

Быстрое внедрение системы обеспечивается отработанной технологией внедрения, которая позволяет сократить сроки проекта и минимизировать возможные риски.

Центры сертифицированного обучения DIRECTUM есть в каждом федеральном округе РФ. Ежегодно готовятся тысячи выпускников: пользователей и администраторов системы. В своем регионе вы можете быстро подготовить специалистов для упрощения внедрения и быстрого старта эксплуатации системы.

Интерфейс

Интерфейс десктоп-клиента DIRECTUM построен на принципах работы привычных офисных приложений; интерфейс веб-клиента отвечает потребностям удаленной работы в ECM-системе.

Понятный интерфейс и возможность работы как в desktop-клиенте, так и с мобильных устройств, делают систему удобной для пользователей с разным уровнем подготовки и стилем работы.

Обеспечение конфиденциальности электронных документов

Одной из важнейших функциональных задач системы DIRECTUM является защита информации от несанкционированного доступа.

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:

  • контроль и настройка прав доступа на любой объект системы, (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа
  • шифрование электронных документов, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом "администратор"; шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (хранимого в том числе на переносном ключе), так и установкой обычного пароля
  • протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр.

Инструмент разработки

Платформа DIRECTUM позволяет адаптировать и настраивать систему под конкретные цели вашего предприятия без привлечения сторонних разработчиков.

Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder легко осваивается специалистами вашей компании, что дает возможность самостоятельно в короткие сроки вносить изменения.

Готовые бизнес-решения, разработанные на базе DIRECTUM, расширяют области применения системы, позволяя охватить автоматизацией не только традиционные задачи делопроизводства, но и другие бизнес-процессы.

DIRECTUM в разных отраслях

Система адаптируется под цели конкретных компаний в различных отраслях. Эксперты DIRECTUM разработали типовые схемы последовательного внедрения бизнес-решений для предприятий нефтегазового, банковского и государственного сектора. На основе этих схем с учетом специфики вашего бизнеса вы можете подобрать лучший состав системы, внедрить и гибко настроить ее.

Уже более 1900 компаний выбрали DIRECTUM. Вы тоже можете стать частью сообщества, использующего и развивающего систему.

Литература

1)Новость на CNews «ECM-система Directum обновлена до версии 4.6.1»

2)Описание DIRECTUM на сайте PCWEEK«DIRECTUM 4.4 упрощает электронно-бумажный документооборот»

3)«Описание Управления договорами DIRECTUM на независимом сайте DOCFLOW»

4)«Описание Управления совещаниями DIRECTUM на независимом сайте DOCFLOW»

5)«Описание Управления взаимодействием клиентами DIRECTUM на независимом сайте DOCFLOW»

6)«Описание системы на независимом портале о СЭД»

7) «Документационное обеспечение управления» Т.В. Алексеева

8) «Правда об электронном документообороте» Романов Д.А

9)  «Делопроизводство на компьютере» Сагиян, С