Системы электронного документооборота (СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Основной целью данной работы является раскрытие понятия «системы электронного документооборота». Основой этой системы является документ. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система – это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.

В управлении современным предприятием кроме сектора функцио­нальных задач имеется довольно значительный блок задач в секторе управления документооборотом, автоматизации делопроизводства предприятия. В ходе управления предприятием и производственных процессов происходит создание и движение документов. Документы — это носители информации о деятельности фирмы. Таким образом, автоматизация делопроизводства и организация документооборота становится эффективным средством достижения целей компании в производственной или управленческой деятельности. В настоящее время существует комплекс информационных технологий и соответствующих программных продуктов, предлагаемых на рынке. Эти информационные технологии построены на разных концептуальных уровнях, предназначены для разного типа предприятий и решаемых задач.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор – от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

1. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Документооборот ещё 10 лет назад применялся в основном только на управленческих должностях, однако сейчас документооборот применим к любому отделу, за исключением некоторых производственных, при этом взаимообмен документами происходит между каждым сотрудником (к примеру, при поступлении человека на работу отдел кадров [HR] выдаёт ему комплект подтверждающих документов, таким образом можно утверждать, что даже группа «клининга» (уборщики) так же входят в систему документооборота).  Документооборот является частью делопроизводства, об этом мы расскажем ниже.

На 2013 год мы оцениваем объём систем электронного документооборота в 500-600 млн. долларов, а в 2011 году этот же рынок составлял в численном значении около 250 миллионов долларов. При этом расходы на бумажную документацию и канцелярию, а так же оргтехнику – никто никогда подсчитать и не пытался.

Описание организации документооборота в организации невозможно без такого понятия как «управленческая деятельность», которая включает в себя обработку всей поступающей корреспонденции (документации), обработку этой документации, и хранение/сортировку этих материалов. Следующим шагом управленческой деятельности является производство документации и её распространение (читай, передача) как внутри организации, так и за её пределы.

Существует такое понятие как ДОУ, которое практически идентично понятию «делопроизводство». ДОУ – это документационное обеспечение управления. Основным документом в делопроизводстве является документ: ГОСТ Р 51141-98 (о нём мы ещё расскажем). Делопроизводство классифицируется на 3 этапа:

1) Документирование (производство документации)

2) Документооборот (ведение учёта, транспортировка документации)

3) Архив (или «архивное дело», то есть хранение документации)

При этом электронные системы документооборота активно вбирают в себя все 3 этапа делопроизводства, становясь фактически системами электронного делопроизводства, однако понятие документооборота крепко въелось во все сферы, и теперь делопроизводство применяется в русской речи гораздо реже. Понятие электронного документооборота появилось только благодаря техническому прогрессу и созданию платформ для разработки программного обеспечения для хранения и обменом документаций внутри и вне организаций.

Согласно российскому законодательству – ответственность за делопроизводство (документооборот в том числе) возложены на руководителя организации, если во внутренних договорах не оговорено иное (применимо к конкретным сферам). На основе ОКУД определяется состав организационно-распорядительных документов. Общие требования по делопроизводству и документообороту можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003.

Принцип работы документооборота. Обычный документооборот опирается на 3 логичных шага:

1) Обработка поступающих документов

2) Обработка исходящих документов

3) Обработка и работа с внутренними документами

Принцип работы электронного документооборота. Здесь всё так же относительно просто. Для того, чтобы создать и организовать работы электронной системы документооборота необходимо установить на клиентских машинах (ЭВМ или ПК) программу-клиент. На сервере нужно установить либо серверную часть программного комплекса, либо достаточно установить базу данных, с которой будут работать клиентские машины. Иногда база данных не требуется – это применимо в тех случаях, когда сотрудники имеют у себя только клиентскую программу (пример – Microsoft Office), а вся документация поступает на сервер (им может выступать даже 1 компьютер работника) в определенные каталоги.

Стоит отметить, что приведенной выше пример только с клиентской частью нельзя назвать полностью функционирующей электронной системой документооборота, так как не будут выполняться важные процедуры электронного документооборота: сортировка, хранение, контроль и мониторинг. То есть собрать статистические данные без какого-либо серверного программного обеспечения практически невозможно.

Последние версии СЭД (в том числе и некоторые бесплатные версии систем электронного документооборота, которые можно скачать в свободном доступе из интернета) способны так же строить самостоятельные графики, обладают веб-интерфейсами, умеют редактировать  документы налету, а некоторые из них даже работают в «облаке», то есть нет клиентской части (за исключением браузера/проводника, но их можно и не расценивать в качестве клиента).

Системы ЭД можно разделить на 9 классификаций на основе платформ, на которых они производятся, при этом мы отдельно выделили некоторые кластерные платформы:

1. Отечественные СЭД – системы электронного документооборота;
2. Западные ECM или ECMS – Enterprise Content Management System;
3. 1С;
4. Microsoft SharePoint;
5. Oracle;
6. IBM;
7. Внутренние разработки (In-house);
8. Системы документооборота на open-source платформах;
9. Google Apps for Business;
10. Другие ERP.

Отечественные СЭД отличаются от западных аналогов глубиной локализации и качеством проработки на уровне соответствия российскому законодательству, и как ещё говорят, «отечественным реалиям». В основном это либо поверхностные разработки широкого применения, либо слабые бесплатные ПО, либо узконаправленные специфические.

Зарубежные ECM отличаются качеством, глубиной проработки, простой системой «ready to buy» и «ready to use», то есть многие программы легко можно купить в пару кликов (и списаний с карточки), самостоятельно установить. У некоторых даже встречаются филиалы в России, а так же есть русификация, но зачастую зарубежные программы не учитывают особенности российского законодательства и русского менталитета.

1С – мы выделили данную платформу в отдельную классификацию, так как рынок 1С один из самых насыщенных в разных сферах (это и СЭД, и CRM, ERP, ITSM, PM, HR-модули, и так далее). Достаточно стать программистом 1С, пройдя курсы, и можно выпускать свои модульные версии на любой случай жизни, взяв за основу, к примеру, «1С документооборот» и назвав модуль «1С: Документооборот в банке». Все модули 1С являются платными, однако за счет платформенности они получают обновление от центра 1С. 1С не требовательны к ресурсам, имеют заранее готовый пакет из множества функций (об этом в следующих главах). ITERANET активно развивает направление 1С, и мы будем рады создать для вас любой модуль по требованию, установить и настроить 1С-Документооборот, вы так же можете заказать у нас абонентское техническое обслуживание 1С. Наши контакты расположены.

Microsoft SharePoint – прочитать о SharePoint можно. SharePoint и есть система электронного документооборота. Система очень проста в использовании, и если раньше вы работали с Office, то сможете быстро обучиться SharePoint, однако код закрытый, что не позволяет дорабатывать SharePoint под свои цели. Функций так же немного, однако присутствует русификация, и цена в 100 рублей за 1 лицензию манит многих пользователей. Такого рода системы подойдут очень маленьким фирмам, к примеру, ИП, или с штатом сотрудников около 10 человек, просто для хранения документов и одновременной работы с ними. При этом стоит отметить, что Google Docs (он же Google Disk) совершенно бесплатен и уже может заменить SharePoint.

Oracle – на платформе Oracle (как и у 1С) есть приложение Oracle UCM. Это достаточно специфичная платформа, и её можно рекомендовать среднему и крупному бизнесу. Если утрировано сравнить 1С и Oracle – то 1С это велосипед, а Oracle – это Lamborghini. Oracle UCM может работать с AutoDesk Auto CAD, Lotus Notes Email,  Microsoft Office, Outlook, Oracle StarOffice, и другими программами. Oracle – это гарант информационной безопасности предприятия, так же на основе Oracle UCM можно конвертировать более 500 форматов прямо через интерфейс без дополнительного ПО. Обо всех преимуществах Oracle UCM мы расскажем отдельной главой. Компания ИТЕРАНЕТ так же разрабатывает и внедряет Oracle UCM, а так же имеет статус партнера Oracle, поэтому мы можем специализировать UCM под ваши требования и пожелания.

IBM документооборот – это очень специфичная платформа, направленное в основном на защиту архива данных, так называемую разработку IBM: Dassault Systemes SmartVault. Если вас интересует СЭД на платформе IBM – то компания ИТЕРАНЕТ с радостью сможет разработать для вас данный комплекс, так как в  нашем штате есть сертифицированные специалисты IBM.

In-house документооборот – это разработки СЭД внутри организаций, которые пишутся на платформах, либо «с нуля»; такие системы действительно существуют, однако информации по ним по понятным причинам практически нет.

Open-Source СЭД – это системы электронного документооборота написанные на открытом коде. Зачастую – это самые дешевые разработки, однако всё зависит от того качества, которое предоставляет разработчик OS платформы, либо разработчик самого программного комплекса. К примеру, можно взять платформу Alfresco – компания ИТЕРАНЕТ давно использует данную платформу для тех применений, где нет возможности применить какие-либо другие платформы.

Google Apps for Business – это облачная разработка от интернет-гиганта, которая позволяет буквально за 150 рублей в месяц (цена на одного пользователя) хранить и обрабатывать всю свою документацию в облаке. Конечно же, облако нельзя модифицировать или переписать, здесь нет локализованных под Россию модулей (вроде бухгалтерских или иных отчетов), но и в этой сфере Google сможет найти своих клиентов. Так же для совсем «бедных» существует Google Disk – который работает на свободной безвозмездной основе.

1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРИМЕРЕ 1С ДОКУМЕТООБОРОТА

Документооборот «1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

1С - российская компания, специализирующаяся на дистрибуции, поддержке и разработке компьютерных программ и баз данных делового и домашнего назначения. 

Краткое описание системы: «1С: Документооборот 8» позволяет реализовать следующие возможности:  упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;  сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;  повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:  хранение любых документов;  ограничение прав доступа к документам;  коллективная работа с документами;  хранение и контроль версий;  выдача и контроль поручений;  отчетность;  работа с системой через веб-браузер.

Решаемые задачи: Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С: Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:  Структура разделов. Все документы хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.  Права доступа. Возможность устанавливать различный уровень доступа пользователей и групп пользователей к разделам, документам и поручениям.  Автоматическое хранение версий. При возврате отредактированных документов в хранилище документов автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные версии или сменить активную (текущую) версию.  Полнотекстовый поиск. Предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов.  Рецензирование документов. Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени. Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа.  Рабочий стол. Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому.  Дополнительные свойства. Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как «важность документа», «тэги», «корреспондент», «место хранения» и др.  Выдача поручений. Предусмотрена возможность выдачи поручений с установкой следующих характеристик (к поручению можно приложить ссылки на документы или другие поручения):  текст поручения;  описание;  исполнитель;  контрольный срок.  Бизнес-процессы. Для автоматизации коллективной работы с документами предусмотрены следующие бизнес-процессы (к каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов; поддерживается ролевая маршрутизация, которая позволяет назначать поручения не только конкретным сотрудникам, но также ролям и группам пользователей)  Поручение с контролем – после выполнения поручения оно попадает контролеру, который принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку.  Согласование – приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования.  Обход – с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок. «1С: Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:  централизованное безопасное хранение документов,  оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,  регистрация входящих и исходящих документов,  просмотр и редактирование документов,  контроль версий документов,  полнотекстовый поиск документов по их содержанию,  работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,  коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов, маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,  автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,  учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Преимущества системы «1С: Документооборот 8» разработан на технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого и веб-клиента, работу пользователей через Интернет, в том числе и по низкоскоростным каналам связи. Платформа «1С: Предприятие 8» поддерживает работу в файловом режиме, а также с различными СУБД: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database. Сервер «1С: Предприятия 8» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. При внедрении это обеспечивает возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных. Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения:  Делопроизводство,  Документооборот,  Взаимодействие,  Поиск данных. Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями. Функционал можно расширять при помощи плагинов. При обработке маршрутов документов можно прикреплять файлы и впоследствии изменять их. Есть регистрация Проводника Windows.

Можно настроить автоматическое создание, регистрацию и отправку по маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый ящик, web).

Недостатки: отсутствует внутренняя почта. Нельзя создавать задачи для группы и папки с поручениями. Кроме того, у данного решения нет модуля управления проектами. Невозможна регистрация из MS Office, Open Office. Не поддерживается работа с документацией СМК. Также нет возможности вести личные папки пользователя.

Интерфейс настраивается под типы пользователей. Можно просмотреть список работающих в системе пользователей. Есть средства проектирования РКК (дизайнер), возможность расширения и настройки РКК, при этом можно использовать сложные элементы – таблицы, структуры (Рис. 1.).

Недостатки: нет встроенных средств просмотра прикрепленных файлов, нет просмотра задач группы, назначения исполнителя руководителем из группы.

Рис. 1. Интерфейс 1С: Документооборот 8

Осуществляется атрибутивный поиск по реквизитам документа. Можно создавать шаблоны поиска, их хранение является иерархическим и классифицируемым. По результатам поиска производится построение отчетов.

В одном запросе нельзя осуществлять различные виды поиска. Нет настройки набора реквизитов для автоматического поиска дубликатов документа при регистрации.

Рабочий стол пользователя настраивается в соответствии с его ролью. Обеспечивается быстрый доступ к данным о сотрудниках, списку телефонов, рекомендациям по составлению корреспонденции и др. Для руководителя отдела можно настроить панель полнотекстового поиска документации любого назначения, руководителю предоставляется панель быстрого доступа к отчетам. Информация распределяется согласно правам доступа. Организационная структура организации и роли исполнителей могут использоваться для выбора исполнителей бизнес-процессов.

Подсистема «Задачи и процессы сотрудников» содержит средства создания и управления бизнес-процессами, а также настройки ролевой адресации задач, настройки матрицы замены/замещения сотрудников.

В системе создаются типовые маршруты движения документов, есть поддержка маршрутных ветвлений и условных переходов. Также имеется дизайнер отчетных форм (Рис. 2.).

Рис. 2. Блок-схема бизнес-процесса в 1С: Документооборот 8

Имеются программные средства контроля целостности документов, поддержка различных способов аутентификации. Пользователю выдаются права на время исполнения поручения или документа. Подписанные ЭЦП документы отправляются с сохранением информации о подписях. Права доступа назначаются в соответствии с должностью пользователя, его ролью, степенью участия в бизнес-процессах, грифом или индивидуально. Права устанавливаются к папкам и видам документов и также распространяются на прикрепленные файлы, они могут содержать в себе ограничения на чтение или на запись. Доступ к отчетам также ограничен – сотруднику доступны только его отчеты, руководителю – отчеты своего подразделения.

Нет разграничения прав доступа на части документа (поля регистрационной формы, присоединенные файлы). Нет системы средств резервного копирования и восстановления данных.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Системы ЭД можно разделить на 9 классификаций на основе платформ, на которых они производятся, при этом мы отдельно выделили некоторые кластерные платформы.

1С – мы выделили данную платформу в отдельную классификацию, так как рынок 1С один из самых насыщенных в разных сферах (это и СЭД, и CRM, ERP, ITSM, PM, HR-модули, и так далее). Достаточно стать программистом 1С, пройдя курсы, и можно выпускать свои модульные версии на любой случай жизни, взяв за основу, к примеру, «1С документооборот» и назвав модуль «1С: Документооборот в банке». Все модули 1С являются платными, однако за счет платформенности они получают обновление от центра 1С. 1С не требовательны к ресурсам, имеют заранее готовый пакет из множества функций (об этом в следующих главах). ITERANET активно развивает направление 1С, и мы будем рады создать для вас любой модуль по требованию, установить и настроить 1С-Документооборот, вы так же можете заказать у нас абонентское техническое обслуживание 1С. Наши контакты расположены.

«1С: Документооборот 8» позволяет реализовать следующие возможности:  упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;  сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;  повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:  хранение любых документов;  ограничение прав доступа к документам;  коллективная работа с документами;  хранение и контроль версий;  выдача и контроль поручений;  отчетность;  работа с системой через веб-браузер.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Глинских А. Мировой рынок систем электронного документооборота // Кирпичников М. От биотехнологий – к биоэкономике. Лекция.//Проект «Academia». Канал «Культура». 21.10.2010.
2. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие, испр. и доп./ Серия «Высшее образование». М: ИНФРА-М; 2012. С. 276 - 289.
3. Конюшенко Е.К. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика. /Обзорные статьи. 2012.
4. Мокеева Т. Трудности электронного документооборота.//Серия практических статей. 2012.
5. Мошкова Н. Как повысить эффективность внедрения и использования СЭД в организации. //Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота». 2012. №7. 56
6. Сологуб О.П. Практикум по документационному обеспечению управления.// Практическое пособие. Издательство «Издательство «Омега-Л». 2012.