Системы коллективной работы ( Документооборот в управлении)

Содержание:

Введение

Системы коллективной (групповой) работы - общий термин для ИС, которые дают группе людей возможность осуществлять совместную деятельность следующего содержания: подготавливать и принимать решения, производить экспертную оценку новых идей, управлять подразделениями компаний, процессами, проектами и персоналом, создавать ПО для компьютеров, писать отчеты по реализации проектов, взаимодействовать с внешней средой. Для этого подобные системы должны решать задачи: сбор и обработку информации, необходимой для подготовки принятия решений; формирование и воспроизводство знания - от поиска необходимых источников до обсуждения результатов и публикации работ. Для решения данных задач системы групповой работы должны выполнять следующие функции: организовывать и записывать диалог при «мозговом штурме» некоторой задачи, поддерживать технологии проведения телеконференций, осуществлять совместное создание электронной документации, выполнять перспективное планирование, организовывать контакты менеджеров и исполнителей с применением средств мультимедиа.

Рассмотрим наиболее распространенные ИТ, поддерживающие групповую работу.

Основная часть

Коллективное оформление текстовой документации и графических материалов. Групповая разработка документации - это создание комплекта документации одновременно группой сотрудников, часть из которых может совместно работать над одним документом. Использование системы для коллективного оформления документации позволяет каждому члену рабочей группы создавать и редактировать свои собственные разделы документов, в которые могут входить текст, графика, электронные таблицы и т.п.

Планирование деятельности рабочих групп. Эти системы упрощают процесс планирования ежедневной, еженедельной и долгосрочной деятельности рабочих групп. Работая с БД коллективного пользования и программами-планировщиками, организация может свести к минимуму накладки в расписании членов группы.

Системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Эти системы охватывают все виды вопросов, связанных с деятельностью в офисе, которые должны быть изучены и приняты к исполнению, а также требуют утверждения со стороны иерархии менеджеров. Современные системы управления документационным обеспечением имеют развитые средства создания и рассылки документов в автоматизированном режиме, позволяя отслеживать маршруты и правильность заполнения документа на всех этапах его создания или обработки.

Системы поддержки подготовки и принятия решения. С середины 1980-х годов стали развиваться и все шире использоваться системы, позволяющее группам специалистов эффективно заниматься подготовкой принятия деловых решений. Такая система для коллективной работы является интерактивной автоматизированной системой, которая способствует облегчению принятия решений лицами, работающими сообща и представляющими собой группу.

Заключение

Значимость ИТ для общества стремительно растет. Потенциальные эффекты применения ИТ затрагивают различные сферы его деятельности:

Управление: сокращение количества уровней управления и высвобождение работников среднего звена управления, упразднение ряда функций; снижение административных расходов; освобождение персонала от большой части рутинной работы, высвобождение времени для интеллектуальной деятельности и пр.

Информационная среда: совершенствование структуры потоков информации; эффективность координации корпоративной деятельности; обеспечение пользователей достоверной информацией и пр.

Финансы и документы: оптимальное планирование денежных ресурсов; автоматизация обработки планово-финансовых документов и производства транзакций; эффективный документооборот; увеличение выручки, уменьшение издержек - увеличение прибыли.

Производство: сокращение времени на проектирование и развертывание производства; расширение полезных свойств продукта и сферы возможного применения; предоставление потребителю уникальных, в том числе и информационных услуг; совершенствование системы качества предприятия, качества продуктов и услуг; уменьшение совокупных затрат на производство продукта, услуги; повышение производительности труда и пр.

Маркетинг: создание новых возможностей по получению и распределению информации (наглядность, скорость передачи сообщений, достоверность); информационная поддержка изучения рынка и поиска новых ниш; более эффективное взаимодействие с потребителем - возможность идентификации и изучения потребителей конкретного продукта или услуги и пр.

Список используемой литературы

1. Познайка.Орг - Сайт знаний.