Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Системы управления контентом (Enterprise Content Management)

Содержание:

Введение

Приложения для документооборота, равно как и офисные приложения Word, Excel и PowerPoint, в начале 80-х годов были в виде единичных товаров и только со временем были включены в групповые решения.

Начальные концепции документооборота в основном были предназначены с целью управления высокоструктурированными записями. Согласно сущности, они показывали собой специализированные основы сведений, хранящие журнал о бумагах: об прибывающем документе изготавливалась пометка, но потом к ней привязывались все без исключения в отсутствии исключения воздействия, которые проделывались с значимым документом.

Со временем аналогичные системы начали содержать и сами бумаги во электронном варианте, понятие «запись» расширилось и стало обозначать не только лишь запись во основе сведений, однако и, к примеру, электронное сообщение, документ и его индекс и т.д. Со временем поменялось само понятие «документ».

В компаниях поняли, что ручной перевод важного документа из 1-го формата в иной, с одной формы сохранения в иную, а кроме того вторичное создание 1-го и того же содержания для интернет-сохранения либо сохранения в ином виде — это несостоятельные расходы. Таким образом возникла теория ECM, в соответствии с коей внимание начали заострять на автоматизации контента.

Enterprise Content Management

ЕСМ — это относительно новая концепция, терминология для коей еще полностью не сформировалась.

Проанализируем основные компоненты, входящие в эту схему.

Системы ввода (Capture)

Система ввода документов охватывает функции создания, захвата и обработки вводимой информации. Документы могут вводиться со сканера либо импортироваться из любого приложения.

В случае если акт вводится с бумажного носителя, в таком случае на первом этапе выполняется его сканирование и формируется электронная копия важного документа (образ). В ходе сканирования может осуществляться программная обработка изображения, а кроме того визуальный контроль качества. Сканеры для коллективного использования обычно оборудованы рядом добавочных функций, к примеру могут принимать разноформатные бумаги. На 2-ой стадии (в случае если это необходимо) полученный образ переводится в текстовый документ, то есть производится распознавание отсканированных бумаг. С целью этого применяются программы оптического распознавания символов (Optical Character Recognition, OCR).

Бумаги, переводимые в электронный тип, условно разделяют на формализованные, неформализованные и специализированные. В формализованных бумагах предварительно установлена форма — размещение и объем обязательных полей, в которые записываются сведения (бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д). К неформализованным принадлежат документы свободной формы: контракты, послания и т.д. В качестве специализированных бумаг возможно охарактеризовать карты либо отпечатки пальцев.

Переход бумаг любого из упомянутых выше разновидностей в электронный формат имеет собственную специфику: для ввода фото достаточно электронного изображения, в случае если акт включает текст — его следует распознать, если это тест-анкета — в таком случае как правило необходима только лишь содержащаяся в ней информация, к примеру при обрабатыванию избирательных бюллетеней как правило не требуется картинка самого документа — довольно данных о том, за кого отдан голос.

Отличительной особенностью ввода форм в компьютер считается необходимость определения слов, заполненных с руки, — подобным способом называемого рукопечатный документ. Технологические Процессы установления рукопечатных знаков приобрели название Intelligent Character Recognition (ICR). Трудности определения при вводе конфигураций рекомендательно связаны с словом. Присутствие вводе конфигураций способен потребоваться установление различных пометок также знаков, или Optical Mark Recognition (OMR), к образцу в избирательных бюллетенях. При массовом вводе бумаг выполняются установление, проверка также индексация. Потом концепция устанавливает, куда должен направиться любой акт также под каким именованием, в таком случае имеется происходит механическое руководство потоком ввода.

Решения по автоматизации ввода предлагают такие фирмы, равно как EMC (Captiva), ABBYY и Cognitive Technologies.

Управление документами (Document Management)

Управление документами — старейший элемент ECM. Он дает возможность осуществлять контроль документа с момента его создания вплоть до архивирования. Предназначение технологии — обеспечивать документы метаданными (атрибутами) для для того чтобы связывать их с бизнес-процессами. Она дает главные библиотечные функции, в том числе хранение, поиск, контроль версионности и выписку документов.

К главным задачам управления документами возможно причислить:

1)контроль документов на вход/выход, надзор целостности документа;

2)управление версионностью (отслеживание версий с той же информацией на различных стадиях работы над документом, но кроме того одной и той же информации в разных форматах);

3)поиск и навигация с целью поиска информации;

4)визуализация данных для представления в структурах типа виртуальных файлов либо папок.

Функции Document Management все в большей степени пересекаются с административной функциональностью офисных приложений, таких как Outlook/Exchange и Notes/Domino, и с функциями Library Services по администрированию хранения данных.

Лидерами этого сектора рынка являются фирмы EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и IBM (FileNet).

Управление web-контентом (Web Content Management)

Эта технология поддерживает процесс формирования, согласования, публикации и непрерывного обновления данных на веб-сайтах и как правило интегрируется с системой управления документами. Она дает возможность учреждениям публиковать информацию и документы в Web, не ограничиваясь Интернетом, экстранетом либо интранетом. Применение ПО с целью управления web-контентом дает возможность публиковать информацию моментально и надежно в различных каналах, в том числе и не зная языка HTML. Благодаря этому компании могут поручить задачу публикации документов в Web на бизнес-пользователей — собственников контента. Результативность использования такого ПО состоит в этом, то что различным службам никак не необходимо вторично вводить перемены во акт, но таким образом, медиа-контент содержит меньше погрешностей и нестыковок.

ПО для управления интернет-контентом предусматривает:

1)создание/редактирование контента в рамках регулируемого процесса опубликования данных;

2)доставку и администрирование данных для формирования web-презентаций;

3)автоматическое преобразование контента под разнообразные форматы представления;

4)безопасное разграничение доступа к публичной и непубличной информации;

5)визуализацию интернет-презентаций.

Системы для управления контентом могут помочь распределить между работниками обязанности по созданию содержания и обеспечивают возможность его публикации. По мере роста контента на веб-сайте техническим работникам (web-специалистам) все сложнее сохранять его. Основными поставщиками подобного ПО являются фирмы EMC (Documentum), IBM (FileNet), Open Text (Hummingbird) также Microsoft (SharePoint).

Управление записями (Records Management)

Эта технология обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, равно как электронных, так и бумажных. Она поддерживает целый жизненный цикл документа — с его создания вплоть до уничтожения — и сопряжена с действиями архивирования, возвращения либо удаления документов. Сегодня фирмы предпочитают формировать архивы критически значимых документов за пределами офиса, однако при этом следует вовремя восстанавливать документы и гарантировать их хранение в соответствии с госстандартами. ПО для управления записями дает возможность фирмам специфицировать бизнес-правила для электронных документов, определять, когда документы должны архивироваться, а когда — уничтожаться, и т.п. Данные принципы могут опираться на государственных законах либо на бизнес-требованиях самой фирмы.

Программное обеспечение Records Management не находится в зависимости от среды хранения данных и дает возможность управлять информацией, хранящейся не в электронном виде. Среди его функций как правило выделяют соответствующее:

визуализация структуры файлов и иных структурирующих индексов с целью упорядоченного хранения данных;

однозначная индексация информации, поддерживаемая словарем;

управление графиком хранения и уничтожения записей;

защита данных в соответствии с характеристиками.

Управление рабочими потоками (Workflow/Business Process Management)

ПО для управления рабочим процессом предназначается с целью автоматизации деловых операций, управления потоками автоматизации бизнес-процессов, в том числе разработку маршрутов, контроль выполнения и т.д. К его задачам как правило причисляют:

  • визуализацию действий и организационных структур;
  • ввод, управление, визуализацию и доставку сгруппированной информации с ассоциированными документами либо данными;
  • средства напоминания, установки дедлайнов и делегирования задач.

Заключение

Реальный выигрыш от внедрения ECM-системы возможно получить только лишь при ее интеграции с главными бизнес-системами компании. ПО для управления рабочим процессом необходимо рассматривать как связывающее звено между средствами управления контентом и транзакционными системами.

Список литературы

1) Как управлять перемещениями внутри сайта

http://easydoit.ru

2) Системы управления контентом

http://compress.ru

3) Системы управления контентом

http ://studopedia.ru/19_74783_sistemi-upravleniya-kontentom.html