Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Служба документационного обеспечения

Содержание:

Введение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня, как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Цель работы - изучить службу документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения).

Глава 1. Организация служб документационного обеспечения

1.1. Понятие, задачи и функции служб

Служба документационного обеспечения - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы документационного обеспечения является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

Функции структурных частей службы документационного обеспечения:

  • Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.
  • Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.
  • Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.
  • Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.
  • Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.
  • Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства.

1.2. Виды служб и их операции

В практике управления действуют службы документационного обеспечения:

  • Управление делами (министерства, ведомости России). Состав включает: канцелярия инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив.
  • Общий отдел - в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. Состав: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба, архив.
  • Канцелярия - министерства и ведомствах автономных Республик;

Промышленные объединения, научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах.

Формы организации работы с документами.

Категории учреждения по объёму документооборота.

Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям.

3 формы организации работы с документами:.

  • Централизованная

Централизованная форма: применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

  • Децентрализованная

Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило, разобщённых территориально.

  • Смешанная

Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:

  • объём документооборота.
  • характер работы учреждения, его территориального размещения.
  • структура учреждения и его подразделения.
  • в техничной оснащённость.
  • квалификационных руководителей, специалистов и технических исполнителей.

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота.

Для определения учреждения по документообороту используют категоричность предложенную СГСДО.

  • категория: учреждения с объёмом документооборота свыше 100 тысяч документов в год.
  • категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.
  • категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.
  • категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.

Операции службы документационного обеспечения:

  • Контроль за соблюдением стандартов на документы.
  • Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.
  • Регистрация документов и учётно-справочная работа.
  • Контроль за исполнением документов.
  • Формирование, оформления, хранения и использования дел.
  • Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
  • Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

Глава 2. Организация работников служб

Категории работников службы документационного обеспечения:

  • Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.
  • Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра.
  • Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь - машинистка, секретарь - стенографистка.

Организация труда работников СДОУ:

Общие требования к организации труда работников СДОУ. Организация труда включает в себя решение следующих вопросов:

  • Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами - все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории - секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.
  • Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты.
  • Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

Нормированием труда призвало обеспечить нормальную загрузку работников в течение дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

  • Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ рассчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям. При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.
  • Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда. Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно-технических работников и служащих. От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.

Нормирование документационных работ.

Последовательность работ с шифром, представляет собой определённую последовательность элементов труда проц. по работе с документами. Это такие операции как: приём корреспонденции, вскрытие конвертов определения ценности вложения, сортировка по направлениям использования документов, регистрируемых исполнение по существу вопроса, подшивка в дела, оформление документов на пишущей машинке, поиск документов, внесение на документ служебных отметок, перевод на машиноносителе.

При нормирование документационных операций используется нормативы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности.

Нормирование времени - это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ при определённых организациях технических и санитарно-гигиенических условиях труда.

Измерение и нормирование трудовых затрат служат для:

  • Определения расходов на работу всего учреждения.
  • Совершенствование методов труда.
  • Поощрения служащих. к труду.
  • Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени.
  • Улучшения планирования работы учреждения.
  • Обеспечения рационального использования технических средств.

Заключение

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждений, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов федеральной власти и управления и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации.

Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств (ведомств)- управлением делами, для исполнительных органов власти - общим делом, для предприятий, организаций, учебных заведений - канцелярией. На малых предприятиях функции делопроизводственной службы возлагаются на секретаря.

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами - централизованная, децентрализованная или смешанная форма.

Штатная численность службы документационного обеспечения должна соответствовать объему работы и обеспечивать высокое качество делопроизводства в организации.

Список литературы

  1. Аксенов, Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления / Ю. М. Аксенов. — М., 2013.
  2. Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение : учеб.-иракт. пособие / В. И. Андреева. — М., 2013.
  3. Басаков, М. И. Делопроизводство: документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003 : учеб, пособие / М. И. Басаков. — М., 2013.
  4. Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб, пособие / Т. А. Быкова. — М., 2013.
  5. Доронина, А. А. Документационное обеспечение управления : практикум / А. А. Доронина. — М., 2014.