Служба документационного обеспечения на предприятии

Содержание:

Введение

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, служба ДОУ и другое.

В состав управления делами включаются служба ДОУ бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, инспекция при руководителе, секретариат приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро, отдел совершенствования работы с документами, отдел писем жалоб и центральный архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем жалоб, копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

1. Служба ДОУ решает следующие задачи

Совершенствование форм и методов работы с документами;

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения, ГОСТов и других действующих нормативов;

Сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

2. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции

Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых па подпись руководству;

Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;

Разработка и проектирование бланков документов;

Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

Организация работы архива;

Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

3. Структура службы документационного обеспечения управления

Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются с учетом принадлежности их к определенной группе организаций, предприятий, учреждений.

Так, в министерствах и ведомствах федерального уровня созданы управления делами.

4. В состав управления делами, как правило, включаются

Секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

Инспекция при министре (руководителе ведомства);

Канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

Отдел писем (жалоб);

Отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

Центральный архив.

На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских и других организациях, в учебных заведениях функционирует отдел ДОУ, административный отдел или канцелярия.

5. В их состав, как правило, включаются подразделения

По учету и регистрации; контролю; совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; рассмотрению писем жалоб; секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

В ассоциациях, концернах, акционерных обществах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации (правлением, учредительной конференцией). В аппарате управления органов муниципального самоуправления создается общий отдел.

В его состав включаются

Секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем жалоб, копировально-множительное бюро, архив.

В небольших по объему работы с документами предприятиях и фирмах, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор, референт) или другое специально назначенное лицо.

Необходимо, чтобы штатная численность службы ДОУ соответствовала объему работы и обеспечивала высокое качество делопроизводства в организации. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним специальным образованием.

Для определения количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, запятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупненные нормативы времени — на работы по делопроизводственному обслуживанию.

Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации. Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.

Заключение

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждений, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов федеральной власти и управления и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации.

Список использованной литературы

Документационное обеспечение управления : учебник для студ.учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. - 6-е изд.,стер. - М. : Издательский центр ≪Академия≫, 2008. 224-с.

Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров/ И.Н. Кузнецов. М.: Издательство Юрайт: ИД Юрайт, 2012. 576-с.