Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

способы документирования и их развития реферат

Содержание:

Понятие “способ документирования”, “средство документирования”.

Документирование- это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Метод документирования- это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).

Способ документирования- это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

Средство документирования- это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации– начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации.

Этапы развития начертательного письма:

- пиктографическое - это фиксация и передача информации с помощью рисунков.

- идеографическое (логографическое) - информация фиксируется дословно, графические знаки имеют устойчивые, строго определенные начертания и передают отдельные слова. Высшим этапом - иероглифическое письмо (Египет, Двуречье), в настоящее время музыкальные знаки, денежные символы и др.

- слоговое (силлабическое) - каждый графический знак обозначает слог.

- буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое) - каждый графический знак обозначает, как правило, отдельный звук – фонему, поэтому его нередко называют фонемографическим.

Развитие технических средств.

До второй половины XIXв. в основу информационной технологии составили перо, чернильница и бухгалтерская книга. Коммуникация осуществлялась путем направления отдельных документов и пакетов. Продуктивность управленческой информационной системы была невысокой: каждый документ копировался отдельно вручную.

На смену «ручной» информационной технологии в конце XIXв. пришла «механическая». Изобретение пишущей машинки (машины), телефона, диктофона, модернизация системы общественной почты обусловили принципиальные изменений в технологии обработки информации и, как следствие, в продуктивности работы. По существу, «механическая» технология проложила дорогу к формированию технологии документационного обеспечения управления существующих учреждений.

40-60-е гг. XXв. характеризуются появлением «электрической» технологии, основанной на широком использовании электрических пишущих машинок со съемными элементами, копировальных машин на обычной бумаге, портативных диктофонов. Они несколько улучшили документационное обеспечение учрежденческой деятельности за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов.

Появление во второй половине 60-х гг. электронно-вычислительных машин (ЭВМ) и вычислительных центров на некоторых участках учрежденческой деятельности начало смещать акцент в управленческих информационных технологиях на обработку содержания информации, зачастую в отрыве от формы, свободно видоизменяя её. Это было началом формирования «электронной», или «компьютерной», технологии.

Сложившиеся в 60-е гг. концепции применения автоматизированных систем управления (АСУ) не в полной мере отвечали задачам документационного и информационного обеспечения управления, так как нередко опирались на представления о неограниченных возможностях «электронной» технологии при непрерывном наращивании мощности компьютеров.

Начиная с 70-х гг. появилась тенденция перенесения компьютеризации на работу с применением человеко-машинных процедур. При этом в основе построения компьютеризированных систем управления осталась гипотеза, согласно которой задачи анализа и принятия решений относились к классу формализуемых, поддающихся математическому моделированию. Предполагалось, что удастся повысить качество, полному, подлинность и своевременность информационного обеспечения лиц, принимающих решения благодаря увеличению объема анализируемой информации. Результаты внедрения подобных систем не оправдали возложенных на них надежд.

С появлением персональных компьютеров происходит принципиальная модернизация от централизации управления к распределенному вычислительному потенциалу и децентрализации управления при повышении однородности технологии обработки управленческой информации.

Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

Запись информации- это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используютсистемы записи информации(ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а такжесистемы воспроизведения информации(ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), исистемы стирания информации(ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.

Первым способом фиксирования информации является ручной способ- нанесение знаков от руки. Такие документы называются рукописями или рукописными книгами.Рукописная книганаписана от руки с нарисованными вручную иллюстрациями.

С изобретением пишущей машинки и началом ее промышленного производства появилась машинописькак способ текстового фиксирования. Она вытеснила ручной способ и используется для создания и копирования документов. Документ, отпечатанный на пишущей машинке, считается рукописью, илимашинописной рукописью. С появлением в 40-х годах XV в. типографий началась эпохакнигопечатания. Благодаря появлениюполиграфии- отрасли техники, специализированной на множественном воспроизведении текста и изображений, возникла печатная продукция.Печатный документизготовлен при помощи полиграфических или других средств массового размножения документов.

Механическая запись производится с помощью изменения физического состояния поверхности или структуры носителя.

Различают термопластическую- осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную- при которой направление колебаний резца параллельно к поверхности носителя записи; глубокую- при которой направление колебаний резца перпендикулярно к поверхности носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).

Потребность в оперативной передаче информации и надежном ее хранении привела к возникновению фотографии, звуко-записи и т.д., так появились новые, более совершенные формы фиксирования и передачи информации.

Открытие фотографической записи датируется 1839 г., когда получил известность фотографический процесс, названный дагерротипией. Фотографическая запись- оптическая, осуществляемая при помощи фотографического процесса изменением оптической плотности носителя записи соответственно сигналам записываемой информации. Разновидностью фотографической записи является электронно-фотографическая запись, осуществляемая электронным пучком. В 1870 г. на практике проверяется возможность многократного уменьшения и воспроизведения текстов. Это послужило толчком к развитию микро-фильмирования на базе фотографии. К фотографическим носителям информации относятся: фотографии, диафильмы, диапозитивы, кино-, микрофильмы, апертурные карты. В 1960-е годы бурное развитие получает теле факсовая связь. Наряду с рулонным микрофильмом появляются его разновидности: в отрезке, апертурная карта и дискета. Применение голографии и растровой фотографии привело к возникновению голограмм.

В 1895 г. изобретен кинематограф(Франция). На кинодокументе содержание передано фотографическим способом в виде последовательно расположенных на кинопленке изображений.

Фото-, кино-, видео-, фоно(аудио)документирование – аудиовизуальные документы, т. е. содержащих изобразительную и звуковую информацию, воспроизведение которой требует соответствующего оборудования. К аудиовизуальным относятся фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, видеофонограммы, фонодокументы, а также документы на микроформах.

Использование микрографической техники расширило сферу использования фотодокументов. В результате появились документы на микроформах. Это фотодокументы на плёночном или другом носителе, которые для изготовления и использования требуют соответствующего увеличения при помощи микрографической техники. К числу таких документов относятся:

микрокарта – документ в виде микроформы на непрозрачном форматном материале, полученный копированием на фотобумагу или микроофсетной печатью;

микрофильм – микроформа на рулонной светочувствительной плёнке с последовательным расположением кадров в один или два ряда;

микрофиша – микроформа на прозрачной форматной плёнке с последовательным расположением кадров в несколько рядов;

ультра микрофиша – микрофиша, содержащая копии изображений предметов с уменьшением более чем в 90 раз59.

Электромагнитный способ документирования

В начале XX в. появилась магнитная запись. Она осуществляется под влиянием магнитного поля путем изменения состояния носителя записи или его отдельных частей при воздействии сигналов записываемой информации. Различают запись с продольным и поперечным намагничиванием, а также термомеханическую запись.

Существует также электромагнитная и магнитооптическая запись. Первыми появились фоно документы с электрической записью звука.

Одним из основных способов фиксирования информации является звукозапись- это запись звука на носителе. Документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи, называют фоно документами. Первые попытки записи звука относятся к 1807 г. Однако первые фоно документы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. Массовое производство пластинок было начато в конце 90-х годов XIX в.

На смену фонографам, граммофонам и другим средствам механической записи и воспроизведения звука пришли магнитофоны. Ещё одним специализированным аппаратом, использующимся для электромагнитной записи и воспроизведения звука, является автоответчик. Автоответчики подразделяются на встроенные в телефон и автономные (подключаются к телефону через соответствующий ввод). Подобно диктофонам, они могут быть кассетными и цифровыми. Автоответчики предназначены для записи входящих и исходящих сообщений, а также их прослушивания.

В 70-е годы XX в. возникла оптическая запись информации сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического или близкого к нему диапазона излучения, который, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации. Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Документы, содержание которых полностью или частично выражено перфорациями, матричной магнитной записью, матричным расположением стилизованных знаков и т.д., приспособленные для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов фиксирования информации, а лишь дополняет их.

Голография - обладает уникальным свойством - восстанавливать полноценное объемное изображение реальных предметов. Название происходит от греческих слов holos - полный и grapho - пишу, что означает полную запись изображения.

Голография, представляющая собой фотографический процесс в широком смысле этого слова, принципиально отличается от обычной фотографии тем, что в светочувствительном материале происходит регистрация не только интенсивности, но и фазы световых волн, рассеянных объектом и несущих полную информацию о его трехмерной структуре.

Классификация документов по способу документирования.

По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Рукописный- это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный "от руки", но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи или ЭВМ.

Печатный- это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и т.д.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ - самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.д. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический- это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный- это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)

Фотографический- это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический- это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).

Лазерный- это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный класс документов - электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Ручные пишущие средства.

Наиболее древними средствами документирования являются ручные пишущие средства. Их появление было неразрывно связано с переходом к начертательному способу закрепления, передачи и хранения информации, с возникновением письменности.

Сначала использовали палочки (стило (стиль), калам), затем были гусиные, утиные, вороновые перья.

Только в 1809 г. была запатентована перьевая ручка, изобретатель из Австрии. Она представляла собой деревянную цилиндрическую чернильницу с поршнем, который выдавливал порцию чернил (порой всю целиком) на бумагу.

В 1938 г. венгерским журналистом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой “вечное перо” было заменено свободно вращающимся шариком.

С конца 18 века карандаши стали изготавливать из графитного порошка с очищенной глиной и клеящими веществами. После ряда усовершенствований впоследствии появились сотни типов и видов карандашей, в том числе механические (цанговые), в которых графитовый стержень устанавливался в особом зажиме (цанге).

Механические и электромеханические средства документирования

- Человек давно уже пытался механизировать весьма трудоёмкий процесс письма, т.е. текстового документирования.

В 19 веке многие изобретатели пытались создать действующую пишущую машину, но все их модели были громоздкими, несовершенными.

В начале 20 века в разных странах появилось множество разнообразных конструкций пишущих машин, в том числе и первая электрическая пишущая машина, созданная в 1902 г. в США.

Во второй половине 20 столетия в мире выпускалось огромное количество самых разнообразных пишущих машин, различавшихся по конструкции шрифтоносителей (рычажные, шаровые, дисковые и т.д.), по назначению (переносные портативные, канцелярские, специализированные, в частности, с шрифтом для слепых), по конструкции каретки.

В нашей стране длительное время не было собственного производства пишущих машин, которые импортировались. Лишь с конца 1920-х годов в Советском Союзе началось изготовление пишущих, к середине 1980-х гг. в СССР выпускалось уже свыше 50 типов пишущих машин.

Тем временем ведущие мировые фирмы-изготовители с начала 1980-х годов перешли на выпуск электронных пишущих машин, обладающих памятью, в которой хранятся тексты-шаблоны, адреса, определённые формы документов.

В течение некоторого времени для составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов использовались пишущие автоматы (организационные автоматы), представлявшие собой комплекс электромеханических и электронных устройств (“Роботрон”, “Оптима” и др.). Однако в настоящее время они практически вытеснены персональными компьютерами.

Автоматические средства документирования

- в последнее время важнейшим средством документирования стали электронно-вычислительные машины (компьютеры), представляющие собой комплексы технических средств, предназначенных для автоматического преобразования информации. За полвека своего существования сменилось уже пять поколений компьютеров, причём от поколения к поколению на порядок и более возрастает их производительность и ёмкость всех запоминающих устройств.

Электронно-вычислительные машины обычно разделяют на 4 класса: серверы, рабочие станции, персональные и портативные компьютеры.

Использующиеся в процессе документирования персональные компьютеры, относящиеся к классу микроЭВМ, появились в 1970-е годы. Персональный компьютер представляет собой центральный системный блок (микропроцессор), к которому подключаются внешние устройства, играющие важную роль в составлении и изготовлении документов. К числу внешних устройств относятся: диалоговые средства пользователя (видеомонитор, устройства речевого ввода-вывода информации), устройства ввода информации (клавиатура, графические планшеты, графические манипуляторы, сенсорные экраны), сканеры (ручные и настольные).

Наиболее распространённым периферийным устройством персонального компьютера является принтер, позволяющий получать твёрдую копию документа из памяти компьютера. Существует три типа принтеров: матричные, струйные и лазерные. Несколько лет назад появились многофункциональные устройства, объединяющие в одном почти всю основную компьютерную периферию: принтер-копир-сканер, принтер-факс-копир-сканер.

К числу других достаточно распространённых и перспективных средств автоматического документирования относятся электронные секретари, имеющие программное обеспечение, память, встроенные текстовые редакторы, а также электронные записные книжки (органайзеры), имеющие вес до 200 г и относящиеся к легчайшей категории портативных компьютеров.

В процессе автоматического документирования важнейшую роль играет программное обеспечение, которое делится на системное (базовое) и прикладное. Существует огромное количество прикладных программ для персональных компьютеров: текстовые редакторы, издательские системы; графические редакторы; информационно-поисковые системы, а также пакеты прикладных программ. В частности, в настоящее время широко используются интегрированные офисные пакеты программ (Microsoft Office Professional for Windows 95, MS Office 97, “Русский офис” и др.), пакеты программ для бухгалтерских расчётов.

Источники.

1. Алексеева Т.В., Дик В.В.- Документооборот в управлении СПЦ ФиК (Учебная программа)

2. https://studfiles.net/preview/5131708/page:6/