Способы распределения рабочей нагрузки. Значение инструментов тайм-менеджмента для повышения личной работоспособности.

Содержание:

Введение

Как говорил известный итальянский поэт и мыслитель А. Данте: Труд без отдыха-не достоинство, а наказание за неудачное планирование своего времени. И в самом деле современный ритм жизни большинства людей похож на вечную беготню за чем-то и поиск чего-то, его вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени и постоянный цейтнот являются нормой для современного человека. Постоянное пребывание в таком стрессовом состоянии вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о грамотном распределении своего времени, что естественно значительно сказывается на личной эффективности каждого. Эмоциональное перенапряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости. Развитие бизнеса привело к возрастанию нагрузки на людей. Объемы работы увеличились настолько, что люди начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени. Исходя из цели избежать синдрома хронической усталости была придумана технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными и бизнес-целями, чтобы люди смогли находить время на главное, иными словами- тайм-менеджмент. Главная задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности. И конечно же позволяет грамотно распределять время на работу и личное время. В помощь нам, вечно занятым, были созданы специальные способы распределения нагрузки и инструменты, для повышения личной работоспособности каждого. Об этом и пойдет речь.

Распределение рабочей нагрузки как основа эффективной работы

Современный мир развивается динамично и непрерывно, постоянно ускоряющийся темп жизни ставит людей в условия, когда привычным делом становятся увеличение рабочих нагрузок и ненормированный рабочий график, что естественно является причиной переработок. Это является повсеместной проблемой, от которой страдают даже самые технологически развитые страны. Например, в Японии даже появился термин «кароси» - смерть от переутомления на рабочем месте. Во всех случаях «кароси» люди с энтузиазмом относились к своей работе, трудясь без перерывов, выходных и отпусков. Они игнорировали собственную потребность в регулярном отдыхе и погружались в работу так, что даже забывали о необходимости заботиться о своем здоровье. Эта чрезмерная увлеченность или даже лучше сказать-больная страсть оказывается разрушительной. Любое чрезмерное напряжение сил приводит к возникновению стрессовых состояний, которые в свою очередь ведут к истощению организма. И если не уметь правильно распределять нагрузку и не учитывать свои потребности в отдыхе, то длительное пребывание в такой стрессовой ситуации может привести и уже,к сожалению, приводит к печальным последствиям. Именно поэтому одной из важных задач тайм-менеджмента является умение правильно распределять время на работу и на отдых. В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет качество проводимого времени. Во всем должен быть баланс. И очень важно уметь планировать свое время, распределять рабочие и повседневные обязанности и дела так же выстраивать по настоящему эффективный, приносящий пользу и уберегающий нас от чрезмерных перегрузок отдых. Именно грамотное распределение времени позволяет сохранять высокую производительность. И только в этом случае все наши действия становятся эффективными, что позволяет достичь высоких результатов. Для того, чтобы достичь наибольшей эффективности необходимо задаваться вопросами о том, какие последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если ее вообще не выполнить. Рекомендуется задавать себе в течении дня 3 вопроса:

1. Какие дела самые важные и ценные?
2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволяют увеличить производительность в разы.

Влияние биоритмов на распределение нагрузки

При написании этого реферата я старалась помнить о важности именно грамотного распределении времени на нагрузки. Можно конечно написать его и за ночь, но какие последствия это повлечет за собой: сбой режима дня, вместе с которым снижается и продуктивность, что становится в дальнейшем постоянным стрессом, плохим настроением, что конечно сказывается на продолжительности и качестве жизни. Так и до «кароси» недалеко. А стоит ли вообще оно того?! Существует такое понятие как биоритмы. Биоритмы  человека  —  это циклические периодически повторяющиеся изменения физического и психоэмоционального состояния,  происходящие  в организме  в течение всей  жизни. Иначе говоря, это часы, заложенные на всех уровнях, обеспечивающие своевременное течение всех процессов. Доказано, что биоритмы влияют на все функции человека, вызывая различные эмоциональные состояния: в одни дни отмечаются угнетенность и прокрастинация, а в другие  дни — жизнерадостность, повышенная работоспособность и оптимизм. В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы управление своим временем было по-настоящему эффективным и уберегало нас от чрезмерных перегрузок, оно должна быть выстроено с учетом этих самых личных биоритмов. Было проведено исследование, входе которого выяснилось, что у людей, привыкших рано вставать и рано ложиться- утренний подъем активности будет выше, чем дневной, – они более продуктивно работают в первой половине дня. У тех людей, которые привыкли поздно вставать и поздно ложиться соответственно, – второй, вечерний, подъем активности будет выше. Эти особенности важно учитывать при планировании своей деятельности в течение дня: наиболее важные, приоритетные дела лучше запланировать на время подъема активности, а мелкие задачи и вопросы оставить на период спада. Кроме естественных биоритмов на деятельность людей влияет огромное количество искусственных ритмов. Многие из них диктуются условиями окружающей среды, общества, а некоторые мы сознательно создаем сами: проверяем SMS-сообщения, в метро слушаем музыку, ежедневно заполняем ежедневник и т. д. Нашу подчиненность ритмам можно эффективно использовать при планировании дня, что позволит выработать автоматизм выполнения определенных задач. Появится привычка. Наработанный ритм сам подскажет, что пришло время заняться определенными делами. Преимущества такого использования ритмов: повышается эффективность выполнения задач, снижаются расходы внимания и памяти на выполнение конкретной деятельности. Создается наиболее оптимальный темп для выполнения конкретных задач. Чтобы справиться с убыстряющимися темпами современной жизни, в которых нам приходится существовать, необходимо прерывать синхронизацию с ритмами общества и не допускать разрушения своего организма и личности. Этого можно достичь с помощью организации эффективного отдыха.

Организация отдыха

Отдых является обязательной составляющей работы. Это аксиома – человеку необходимо отдыхать, вне зависимости от того, занимается ли он физической или умственной работой.

Не только длительные отпуска или каникулы, но и кратковременные перерывы в течение рабочего дня могут служить хорошей энергетической подзарядкой и восстанавливать наши силы. Для того чтобы достичь результата, достаточно соблюдать основные правила эффективного отдыха:

1. Ритмичность. Первое условие эффективного отдыха. Распланированные небольшие перерывы для отдыха через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – 5 минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10 – 15 минут через каждые 1,5 часа. Непрерывная работа в интервале длительностью 1 – 1,5 часа – наиболее комфортна для человека. Важно соблюдать принцип ритмичности, но и делать отдых качественным при этом. Эффективность наших перерывов во многом будет зависеть от того, чем будут заполнены эти пять минут. Поэтому важно соблюдать второе правило.

2. Максимальное переключение. Суть в том, чтобы на пять минут свободного времени переключить свое внимание с того дела, которым занимаетесь или задачи, которую решаете на что-то другое. Чем сильнее будет переключение, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы.

Известный поэт В. Маяковский выразил суть этого принципа в следующем лозунге: «Товарищ, запомни правило простое: Работаешь сидя – Отдыхай стоя!»

3.Смена контекста. Изменение условий. Так при сидячей работе во время перерыва– встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений. Если весь день проводите на ногах или в разъездах – отдыхать лучше сидя. Сменить контекст можно, даже сменив привычные условия офисного пространства. Чем резче будет эта смена, тем сильнее положительный эффект.

Из вышесказанного можно понять, что отдых не только необходим, но и обязателен, так как влияет непосредственно на нашу эффективность. Но важно также помнить, что отдых не должен быть и слишком длинным – это отрицательно сказывается на последующей эффективности работника. После особенно долгого перерыва в работе человеку тяжело включиться в рабочий процесс и его внимание остается расфокусированным. Поэтому лучший отдых – это отдых яркий, насыщенный и концентрированный. Именно короткие «смены обстановки» во время рабочего дня помогают человеку не допустить стресса и успевать сделать даже больше, чем без таких перерывов. Все это в целом способствует физическому и умственному обновлению. В погоне за успехом и личной результативностью никогда не стоит пренебрегать отдыхом, я скажу более того — планировать отдых необходимо также как и бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха. Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Инструменты тайм-менеджмента и их значение при распределении нагрузки

Планирование высвобождает время.

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем. Существует даже Правило 6 «П». Оно гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Говорят,что если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст сбиться с пути к цели. Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера рекомендуется готовить список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, в голове не будет «каши», а будет четкое осознание того, с чего начать свой день. Но так же важно продолжать работать с составленным списком в течение дня. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивать ее. Это придаст ощущение удовлетворенности своей работой.

Планировать рекомендуется от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче должны быть поставлены фиксированные сроки.

Сложную задачу лучше делить на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает метод «дерево решений», где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Суть в том, чтобы продолжать «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, нужно вспоминать о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении. Еще важно всегда оставлять определенный резерв времени на непредвиденные обстоятельства. Обычно это где-то плюс 30 минут к задаче.

Те несколько минут, затраченные на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: многие люди замечают результаты грамотного планирования уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Главное — определить главное.

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

После определения важного дела обычно оцениваются последствия в случае его выполнения или невыполнения. Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д. Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности. Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его, как говорит Брайан, на потом. Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, — важнейший практический навык, овладев которым, решатся самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Формулирование желаемого результата в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Именно четко сформулированная цель и умение разбивать её на более конкретные и локальные задачи приводит к результату. Существует профессиональный принцип для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании. Он называется принцип smart, где цель должна быть:

• конкретной (Specific);
• измеримой (Measurable);
• достижимой за определенный период (Attainable);
• актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
• ограниченной во времени (Time-bound).

Последовательность и сосредоточенность на конкретных целях– залог будущего успеха.

Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя при этом общего направления.

Расстановка приоритетов

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности. Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Нам всегда его не хватает, но при этом мы умудряемся тратить его в пустую. Мы не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны. Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени. Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Суть в том, что любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим. Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Закон принудительной эффективности

Еще один секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начиная с решения первоочередных задач и делая все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени увеличивается эффективность. Логично, что бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова эффективность снижается. Известный композитор И.С. Бах, например, мог работать только над одним произведением в какой-то период времени. Он не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее. Стоит использовать закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного.

Все дела можно разделить на 4 группы. Такая классификация носит имя американского президента и называется методом Эйзенхауэра.

1. Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Поглотители времени и слово «нет»

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Умение отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных приоритетов немало важно. Надо быть тактичным и отказывать так, чтобы человек понял, что вы отвергаете не его лично, а задачу. Очень важно следить за тем, на что тратится рабочее и свободное время. Отмечать занятия, которые являются пожирателями времени- т.е. хронофагами. Нужно помнить, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то отвлекает от дела, может стать причиной срыва планов и неэффективности в работе. Существуют приемы борьбы с хронофагами в рабочей среде, это:

• Распределение однотипной работы блоками.
• Контроль времени на рутинные дела.
• Использование дыр времени
• формирование единого языка в области управления временем в компании.
• Договоренности – общие «правила хорошего тона» в отношении времени.
• Регламенты– договоренности, исполнение которых подкреплено санкциями.
• Вещи, инструменты– доски планирования, бланки и т.п., «воплощающие» в себе грамотные техники работы.

О важности чистоты

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. С самого детства мне говорили- «что на столе-то и в голове». Стоит выработать привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять план задач. Анализируя который, будет видно, что на самом деле хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы. В жизни каждого человека должно сохраняться равновесие при любых обстоятельствах. Работая до изнеможения, не обмануть организм, он все равно возьмет свое. А это приводит к серьезным последствиям со здоровьем, на которое в будущем придется потратить не только много времени, но и денег, которые мы так старательно зарабатывали. Жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время на себя.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе. Всегда стоит помнить что и для кого или чего мы делаем. Работать безвылазно для семьи-двойной стандарт. На первом месте всегда должны быть вы и главные люди вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

Анализ опыта и создание своих правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучать свои ошибки и обязательно принимать меры по их исправлению. Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется. Когда теряешь контроль и слишком углубляешься в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

Жизнь и деятельность каждого — уникальна. И нужно создавать свои правила по управлению временем, свои фишки, удобные именно вам. Не стоит бояться что-то менять, наоборот, приспосабливайте уже существующие инструменты под свои потребности и задачи.

Заключение

Невозможно и не правильно гнаться за временем, а тем более пытаться управлять им. Время- это константа, на которую невозможно повлиять. Стоит повышать свою личную эффективность за счет грамотного распределения своего труда и отдыха, то есть не управлять временем, а управлять собой, ставить цели и идти к ним, не отвлекаясь на пустое, но при этом давая себе «тайм-аут». Очень важно уметь грамотно распределять нагрузку, это очень просто сделать при помощи собственного желания и инструментов т-м. Таким образом возможно увеличить количество полезных действий в единицу времени и увеличить собственную работоспособность.

Список используемой литературы

1. Тайм-менеджмент. Полный курс : учебное пособие Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, Т.В. Телегина, С. Бехтерев ; под ред. Г.А. Архангельского. - 3-е изд. - Москва : Альпина Паблишер, 2016. - 311 с.

2. Берд П. Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени. - Пер. с англ. К. Ткаченко. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2007. - 288 с.
3. Вронский А.И. Как управлять своим временем. - Ростов - н/Д: Феникс, 2007. - 224с. - (Психологический практикум)

4. Дод П., Сандхайм П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как сделать больше, не теряя головы / Пер. с англ. - СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2008. - 328с.