Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Способы распределения рабочей (учебной нагрузки). Значение инструментов тайм-менеджмента для повышения личной работоспособности.

Содержание:

Введение

В современном мире время играет очень важную роль, определяя занятость человека, его свободное время, род занятий и распределение рабочего дня, домашних дел, включая основные и второстепенные задачи. Система распределения времени предъявляет к человеку серьёзные требования, такие как способность к самоорганизации, организации учебного процесса, умение планировать собственное время, от которых зависит дальнейшая успешность в учёбе и последующая карьера будущего специалиста. В данный момент я наблюдаю большинство молодых людей, которые поступили в высшие учебные заведения и еще не научились планировать собственное время, а также рационально пользоваться им для подготовки к зачётам, сессиям и экзаменам. В связи с данной проблемой большим помощником студента и каждого человека в организации времени может стать тайм-менеджмент, направленный на установление приоритетов его использования.

Важной задачей каждого человека является умение организовывать свое время. В быстротечном потоке повседневных занятий с лёгкостью можно потеряться, потому что с каждым новым днем их становится больше. Все события проходят настолько быстро, что мы не успеваем реагировать на все окружающие нас изменения, укладываться в определенные рамки и критерии. Для эффективного распределения дел стоит научиться правильно планировать свою деятельность, учиться составлять списки дел и задач, расставлять приоритеты, ставить цели и пытаться достигнуть их, распределять нагрузку в течении всего дня, находя время не только для работы, но и для отдыха. Чем раньше мы научимся управлять своим временем, тем быстрее и легче наш путь к достижению вершин.

Тайм-менеджмент (англ. Time management) расшифровывается как управление временем и возможность эффективного использования ресурсов. Управление временем – это неотъемлемый процесс контроля над количеством времени, потраченного на конкретный вид деятельности, при котором увеличивается эффективность и продуктивность. Тайм-менеджмент (ТМ) является целой наукой с множеством инструментов для анализа и упорядочивания собственных ресурсов, борьбы с хронофагами. Главное подойти к данной задаче со всей серьёзностью, ведь уже сейчас от вашего распорядка дня, распределения дел и задач зависит ваше свободное время, ваши увлечения, семья, работа и многое другое. Данная технология помогает человеку сформировать ценностное отношение ко времени, самоорганизации и процессу обучения. Для продуктивного управления временем существует множество методик, техник тайм-менеджмента, применяя которые будут эффективно влиять на распределение времени. С помощью (ТМ) каждый студент, школьник, офисный работник имеет возможность эффективно панировать свой распорядок дня, недели, месяца, года. Отмечать дела по степени важности, обязанности и срочности выполнения, а самое главное – своевременно. Таким образом, тайм-менеджмент помогает людям определить, что является для главным и нуждается в организации, а что – второстепенным, помогает контролировать собственное время, распоряжаться им правильно.

Тайм-менеджмент включает в себя достаточно большой спектр деятельности: постановка цели; планирование и распределение времени; составление списков; приоритезации; анализ затрат времени и т.д.

Также в тайм-менеджменте есть важное определение слова «планирование». Планированием принято называть процесс максимально точного распределения ресурсов, необходимых для достижения целей и задач, а также сумма процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Как только мы начинаем составлять и продумывать план наша цель из абстрактной превращается в конкретную. Таки образом, между нашим желанием и результатом находится сам процесс, а планирование приближает нас к цели. Планирование , во-первых позволяет определить конкретные шаги к нашей цели и достигнуть определенного результата. Во-вторых оно помогает определить необходимые ресурсы и источники. В-третьих, оно даёт возможность поставить ограничения во времени.

Принципы планирования

Планирование должно начинаться со степени важности того или иного дела собственно для вас и ваша готовность к дисциплине и контролю.
Основные принципы планирования:

Регулярность. У человека должен быть план на каждый день, расписан каждый час и в любой момент времени нужно иметь определенное занятие.
Реалистичность. Из курса (ТМ) мы знаем, что есть реалистичные и иллюзорные (заранее невыполнимые планы , состоящие из мечтаний).
Гибкость. План должен быть составлен так, чтобы в случае непредвиденных обстоятельств его можно было бы легко поменять.
Письменный вид. Каждый план должен быть записан и выглядеть наглядно. Даже в случае, когда предстоящий день идентичен с предыдущий, он не всегда может быть структуирован и оптимизирован без письменно составленного плана.
Приоритизация. «Приоритет»- означает «тот, кто идет первым». Необходимо обозначать какие дела являются наиболее важными, потому что для них нужно отводить намного больше времени.
Нормирование. Для каждой работы должно быть выделено определенное кол-во времени. Одну и ту же работу люди выполняют с разной скоростью. Поэтому при нормировании нужно исходить из личного опыта и собственной практики.
Рациональность дробления задач. При необходимости разделения времени выполнения задач на несколько блоков каждый из них должен иметь промежуточное завершение. В противном случае вам придется возвращаться к уже пройденному этапу, чтобы вспомнить, как он связан с настоящим.
Последовательность. Все наши дела должны выполняться последовательно, словно проблемы по мере поступления.
Делегирование. С самого начала необходимо установить, какую работу нужно выполнять лично, а какую можно перепоручить другим.

Начинайте планировать здесь и сейчас, а не «с понедельника».

Планирование дня

План – это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Правило «Записывай всё» прослеживается в большинстве методов организации личного и рабочего времени. Обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте список в течение дня.

Постоянно работайте со списком. Появилась новая задача — включайте её в список. Список хорош тем, что, при необходимости его можно корректировать в течение дня и отмечать сделанные пункты. Вечером можно получить удовлетворение от сделанной работы и разбудить новые творческие способности.

Для успешного планирования необходимо классифицировать все поставленные задачи по важности и срочности дела. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности:

срочные и важные;
важные, но не срочные;
срочные, но не важные;
несрочные и неважные.

Матрица Эйзенхауэра представляет четыре квадранта, основанием которых служат две оси – ось важности и ось срочности. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и наглядная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но пояснения лишними не будут в любом случае.

Первостепенные задачи (квадрант I) – срочные и важные дела. Такие дела не стоит откладывать на потом из-за создания более больших и ненужных проблем, поэтому необходимо выполнить все дела прямо сейчас.

Далее следуют важные, но не срочные (квадрант II) – такие задачи можно отложить, но они могу оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Необходимо найти место в расписании на выполнение данных дел, к сожалению несрочные дела могут превращаться в срочные и важные если постоянно откладывать на потом.

Срочные, но не важные задачи (квадрант III) – мало влияют на ваш успех. Занятие срочными, но не важными делами не дает никакого результата и может очень сильно повлиять на эффективность. Такие дела занимают большую часть времени. Это те задачи, которые по возможности стоит делегировать или уменьшать их количество, что позволит нам найти больше свободного времени для решения более важных задач.

Несрочные и неважные задачи (квадрант IV) – не имеют никакого значения и не несут последствий при их невыполнении. Их спокойно можно отложить и перенести, стоит сознательно ограничить себя на время от подобных дел.

По матрице Эйзенхауэра можно сделать следующие выводы:

1. Планировать стоит только задачи квадранта II. Дела квадранта I приходят сами и вы не знаете сколько будет форс-мажоров. Дела квадранта III – небольшие поглотители времени и стоит осторожно относится к таким делам.
2. Постановка цели помогает нам выстроить работу по принципу приоритезации.
3. Любая работа занимает больше времени, чем мы планируем обычно.

Краткие рекомендации по выполнению задач

Большинство наших дел достаточно трудоемкие и не всегда приятны для выполнения. Как замотивировать себя на выполнение данных работ? Как начать встраиваться в выполнение сложных задач, чтоб потратить меньше времени? В психологии есть такое понятие как «якорь». Якорем называется совершенно любая материальная привязка (музыка), связанная с нашим эмоциональным состоянием. Так же хорошим якорем является подготовительная работа (как говорят художники- прежде чем рисовать эскиз, наточи карандаш). Это означает, что с помощью технически простых дел мы можем настроить себя на сложную работу.
Основным секретом управления временем является сосредоточенность и целенаправленности. Начнём с решения первоочередных задач и делаем все последовательно. Необходимо соблюдать принцип полной концентрации внимания. Для повышения качества своего внимания стоит заниматься только одним единственным делом. Ведь концентрация — это удерживание внимания на одном объекте, а не рассеивание на несколько. Если вы можете всё внимание и силы удержать на одной задаче, то четко понимаете всю важность и думаете только о ней. Не стоит заниматься несколькими делами сразу, потому что чем больше дел мы выполняем одновременно, тем ниже коэффицент полезного действия. Так же примером может послужить задача, которую нам пришлось отложить на некоторое время и для продолжения выполнения работы нам стоит настроится, вспомнить что уже было сделано, продумать что осталось сделать. Для выполнения сложных задач стоит разделить её на маленькие подзадачи, по принципу разрезания бифштекса. Важные и объёмные задачи должны быть разделены на небольшие задачи, тогда в конечном итоге задача решится намного быстрее. О способах реализации подобных задач пишет Г. Архангельский: «Единственный способ побороть эту страсть к глобализации и всё-таки «съесть слона» — разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».

Как организовать свои занятия

Не позволяйте себе утонуть в делах! Стоит работать организованно и «оседлать волну»
Составляйте списки дел из коротких и конкретных задач.
Включать каждое новое задание в список, расставить дела по значимости и сроку выполнения.
Как можно чаще регулировать список дел (редактировать список по мере поступления проще, чем упорядочить большое количество дел).
Разнообразие. Эффективность работы будет выше, если в течении вечера заниматься различными делами, а не сидеть над одним.
При себе стоит носить что-то ёмкое на случай чтоб было чем заняться в свободное время (поездка в метро), разрядить обстановку.
Работать стоит не в одном предпочтительном для себя месте, вам потом будет трудно работать где-то ещё.
. По возможности стоит заниматься вместе с сокурсниками. Работать самостоятельно можно часами, но каждый раз, когда вы объясняете материал своему товарищу, вы сами эффективно обучаетесь.
Не увлекайтесь «срочными» делами. Отдавая все свое время и энергию одному заданию, через некоторое время вы окажетесь перед необходимостью столь же срочно выполнять другое.
Устанавливайте сроки выполнения заданий более жесткие, чем те, которые вам предписали.
Избегайте накопления незавершенных заданий. Обычно студенты страдают от накопления «хвостов» по работам, выполняемым на протяжении курса. Дело заканчивается тем, что они вынуждены сдавать «хвосты» в то время, когда гораздо важнее заниматься подготовкой к экзаменам.
Постоянно закрепляйте пройденный материал.
Будьте реалистом. Выбирайте темп, соответствующий уровню ваших жизненных сил.
Записи, которые делаете на лекциях и других групповых занятиях, - один из самых важных источников информации, который вы создаете для себя.
Выделяйте важные места в своих записях.

Заключение

К сожалению, мы не можем управлять временем, но несмотря на данную проблему нам удаётся управлять своими целями, задачами, планами и сроками. Современное управление временем подразумевает под собой набор приёмов из области «как успеть укладываться в срок».

Современная ситуация в мире создает жёсткие требования к непрерывному образованию – «обучение на протяжении всей жизни», в котором умение самостоятельно работать становится необходимостью. Помните главное: знания должны побуждать к действию. Прочитав разные технологии в тайм-менеджменте стоит выбрать удобные лично для себя и внедрить в свои дела, ежедневную работу. И когда вы начнёте применять эти технологии, то станете значительно искуснее в том, чем вы занимаетесь. Именно благодаря этому вы станете конкурентоспособны в нашем мире.