Сравнительная характеристика программных продуктов управления проектами

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Важной составной частью системы управления проектами являются инструментальные средства, для управления проектами, представляющие собой совокупность программных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом.

Стратегия выбора программного продукта.

Выбор типов программного обеспечения по управлению проектами в организации осуществляют в следующей последовательности:

• • анализ требований пользователей;
  • анализ рынка;
  • выбор программного обеспечения.

В системе управления проектами можно выделить три уровня управления проектами, соответствующих определенным категориям пользователей ПО, выполняющих специфические функции.

1. Уровень высшего руководства, на котором происходит определение целей и задач предприятия, принимается решение о финансировании, оценивается приоритетность проектов.

2. Стратегический уровень, состоящий из профессионалов по управлению проектами, занимающихся планированием и контролем корпоративных проектов. Как правило, этот уровень представляется небольшим количеством людей, основная обязанность которых именно управление проектами и которые в своей работе опираются на программное обеспечение по управлению проектами. Роль подобных профессионалов является ключевой в организации, и они работают как группа поддержки по управлению проектами.

3. Уровень операций, для которого работа с программным обеспечением по управлению проектами вторична. Это ответственные за проекты на местах, менеджеры проектов, руководители групп. На уровне операций требуется инструмент по управлению и контролю за проектом, но на небольшие отрезки времени.

В таблице 1 представлены требования к программным средствам планирования и управления проектными работами со стороны специалистов трех вышеперечисленных уровней.

Таблица 1 - Требования к программным средствам планирования и управления проектами

К числу основных факторов, предопределяющих выбор инструментального средства для управления проектами, можно отнести следующие:

• • тип задач, для которых потребуется система управления проектами;
  • характер деятельности организации с точки зрения возможности и целесообразности применения проектной формы планирования и управления;
  • вид деятельности, которая может планироваться в виде проектов;
  • уровень детальности, до-которого необходимо планировать и контролировать проекты.

Для поддержки различных управленческих задач используются различные программные средства.

Для укрупненного описания и анализа проекта на предынвестиционные стадии в большей степени подходит специализированное ПО анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей рентабельности проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений. Примером системы для анализа проектов является хорошо известная на российском рынке программа Project Expert фирмы PRO-INVEST-Consulting. Необходимо отметить, что для описания плана инвестиций в Project Expert используются традиционные подходы сетевого планирования, предполагающие разбиение проекта на комплекс взаимозависимых задач и описание требуемых для их выполнения ресурсов. В Project Expert реализованы Gantt- и PERT-диаграммы.

Однако если управление проектами в организации не завершается обоснованием инвестиций и существует потребность в контроле за ходом реализации проекта, то необходимо переходить к использованию ПО управления проектами. Следует отметить, что Project Expert имеет возможность обмена данными с пакетами управления проектами MS Project и Time Line.

Если принципиальное решение об использовании системы для управления проектами (УП) принято, то для выбора пакета необходимо ответить на вопросы, связанные с выяснением состава функций планирования и управления, которые требуется реализовать:

• • только планирование или планирование и контроль за ходом проекта;
  • планирование и контроль лишь сроков выполнения работ;
  • планирование и контроль финансовых вложений без детального планирования использования ресурсов;
  • детальное планирование использования ресурсов;
  • многопроектное управление.

Далее следует определить также требования к следующим компонентам проекта:

• • к размерности проектов и детальности планирования;
  • организационной структуре управления и отчетности;
  • сколько проектов будет вестись одновременно и будут ли они взаимозависимыми;
  • каково примерное количество задач в одном проекте;
  • сколько видов ресурсов будет задействовано в одном проекте;
  • как будут разделяться ресурсы между проектами.

Кроме того, на выбор пакета могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области (например, специальные требования к отчетности или необходимость расчета дополнительных показателей, необходимость интеграции системы с другими приложениями или нормативными базами данных и т.п.).

Существенными являются также соображения, связанные с квалификацией персонала, который будет использовать ПО. Пакеты, обладающие большими возможностями, требуют, как правило, более высокой квалификации пользователей и дополнительного обучения. Они ориентированы на пользователей-профессионалов, т.е. специалистов, основным видом деятельности которых является администрирование проекта.

Для пользователей, использующих пакеты управления проектами лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ, более важными являются простота использования и скорость получения результата.

В крупных организациях, как правило, можно найти оба типа пользователей. Задача для таких организаций состоит не в том, чтобы остановиться на каком-либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов, позволяющих обмен данными.

Выбираемое средство управления проектами должно включать следующие базовые функциональные возможности:

1. Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик.

1.1. Средства описания и типы планирования:

выполнить работу "как можно раньше";

выполнить работу "как можно позже";

работы с фиксированной датой начала-окончания;

возможность привязки длительностей задач к объему назначенных ресурсов;

вычисляемые резервы времени (полный, свободный) и т.д.

1.2. Средства установки логических связей между задачами.

1.3. Многоуровневое представление проекта.

1.4. Поддержка календаря проекта, поддержка календарей ресурсов.

2. Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат по отдельным работам над проектом.

2.1. Ведение списка наличных ресурсов, возможность задания нормального и максимального объемов ресурса.

2.2. Поддержка ресурсов с фиксированной стоимостью и ресурсов, стоимость которых зависит от длительности их использования.

2.3. Расчет требуемых объемов ресурсов.

2.4. Ресурсное планирование (выделение перегруженных ресурсов и использующих их задач, автоматическое/командное выравнивание профилей загрузки ресурсов с учетом ограничений по времени или с учетом ограничения на ресурс, с учетом приоритетов задач).

3. Средства контроля за ходом выполнения проекта.

3.1. Средства отслеживания состояния задач проекта (фиксация плана расписания проекта, средства ввода фактических показателей состояния задач (процент завершения)).

3.2. Средства контроля за фактическим использованием ресурсов (бюджетное количество и стоимость ресурса, фактическое количество и стоимость ресурса, количество и стоимость ресурсов, требуемых для завершения работы).

4. Графические средства представления структуры проекта, средства создания различных отчетов по проекту.

4.1. Диаграмма Гантта (часто совмещенная с электронной таблицей и позволяющая отображать различную дополнительную информацию).

4.2. PERT-диаграмма (сетевая диаграмма).

4.3. Средства создания необходимых для планирования отчетов (отчет по состоянию выполнения расписания, отчеты по ресурсам и по назначению ресурсов, профиль ресурса, отчет по стоимости).

К числу самых известных систем управления проектами относятся системы Microsoft Project, TimeLine, Primavera, Artemis Views, Spider Project, Open Plan.

Сравнительная характеристика некоторых из них представлена в таблице 2.

Таблица 2 - Сравнительная характеристика ПО

Заключение

Подводя итоги, сделаю вывод о наиболее оптимальном из представленных программных продуктов. Artemis Views обладает более полным функциональным набором. Данный программный продукт позволяет учесть все возможные аспекты в процессе реализации проекта. Он рассчитан на осуществление масштабных проектов. И, принимая во внимание стоимость, можно сказать, что он ориентирован на крупные предприятия.

В качестве альтернативы Artemis Views рекомендую использовать программу Open Plan. Она несущественно уступает по функциональным возможностям, но при этом имеет свои преимущества. Но из-за более высокой цены менее предпочтительна.

Для предприятий среднего и малого бизнеса лучше подойдет программный продукт SureTrak, Primavera Project Planner. Он позволяет эффективно решать задачи по управлению сроков выполнения проекта, организации единого информационного пространства, коммуникации между участниками проекта, управлению бюджетом, информированию участников о ходе выполнения проекта, управлению рисками.

Список источников

1. Васючкова, Т.С., Держо, М.А., Иванчева, Н.А., Пухначева, Т.П. Управление проектами с использованием Microsoft Project. URL: http://www.intuit.ru/department/itmngt/pmusemspr/1/1.html (дата обращения 29.11.19).
2. Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Project. URL: http://www.taurion.ru/project (дата обращения 29.11.19).
3. Смирнова, Г.Н., Сорокин, А.А., Тельнов, Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М.: Финансы и статистика, 2015.- 512 с.: ил.
4. Скрипкин, К.Г. Экономическая эффективность информационных систем [Текст]: - М.: ДМКПресс, 2015. - 256 с.
5. Гультяев, А.К. Microsoft Office Project Professional 2015. Управление проектами: Практическое пособие [Текст]: СПб.: КОРОНА-Век, 2016.-480 с., ил