Сроки хранения документов. Процедура уничтожения документов

Содержание:

Введение

Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

ДОКУМЕНТЫ, ХРАНЯЩИЕСЯ В КОМПАНИИ

Это может быть личная информация о сотрудниках и типовые бумаги, которые необходимо хранить постоянно: Личные биографические сведения Сведения об общественной деятельности Данные о творчестве Коллекции Фотографии Видеозаписи Документы о семейных связях сотрудников Штатное расписание Отчетные акты об экономической деятельности организации Сметы по доходам и расходам организации Распорядительная документация: приказы и распоряжения начальства Постановления и решения коллегиальных органов, единоличного органа Иное На уровне Устава предприятия с учетом особенностей деятельности могут фиксироваться дополнительные виды и типы документов, подлежащих передаче в архив и хранению на постоянной основе. ДОКУМЕНТЫ, НЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ К ХРАНЕНИЮ На законодательном уровне не регламентирован перечень документации, не подлежащей передаче в архив. При решении такого вопроса следует исходить из обратного: если конкретный акт не входит в перечень бумаг, подлежащих хранению, его можно утилизировать. К числу таковых на практике относятся платежные поручения, чеки, реквизиты организации, выписки, переписки делового характера, коммерческие предложения, приглашения, поздравительные открытки.

ПРАВИЛА ПРОЦЕДУРЫ

Законодательство, указанное выше, регулирует правила учета и хранения бумаг, оно организуется по следующим принципам, которые должны неукоснительно соблюдаться: Начало хранения – 1 января того года, который следует сразу за тем, когда бумаги были составлены/приняты. Обработанная документация хранится только в хронологическом порядке. Формы документов со строгой отчетностью запираются в сейфах, либо специализированных помещениях, ограничивающих доступ посторонних. Кассовые ордера и отчеты комплектуются в соответствии с хронологией и переплетаются. Счета-фактуры хранятся в специальных журналах. За конкретным сейфом или помещением для хранения закрепляется ответственный сотрудник. Объем бумаг делится на группы в зависимости от сроков хранения. Так, одни передаются в архив, другие утилизируются в предусмотренном Уставом порядке. Перед сдачей дела в архив следует его проверить, подшить, оформить в хронологической последовательности, сформировать обложку. На обложке дела указываются реквизиты, это номер, наименование предприятия, подразделения, заголовок и сроки хранения по правилам. Из архива нужные сведения могут выдаваться или изыматься под запись ответственного сотрудника, после чего подлежат возвращению. Нужно понимать, что указанные правила являются общими и не учитывают специфики некоторых производств. Ответственным делопроизводителям следует изучать Устав и локальные акты, касающиеся порядка хранения.

СРОКИ СОХРАННОСТИ

В зависимости от степени важности документов, какую историческую, практическую ценности они имеют, формируются сроки хранения. Более важный и значимый документ подлежит сохранению продолжительный период времени, нежели менее важный. Все бумаги в зависимости от сроков условно делятся на три группы: Временное хранение Долговременное Постоянная сохранность Конкретную продолжительность можно увидеть в Приказе Минкультуры № 558, там указаны не только группы документов, но и сроки их нахождения в архивном хранилище.
По общему правилу, сроки хранения составляют 75 лет, однако есть некоторые исключения, они устанавливаются в каждом индивидуальном случае.

Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Вывод:

В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников – 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, – до замены новыми и т.д.