Технологии систематизации, хранения и поиска ЭД (Документы и документооборот.)

Содержание:

Введение

Развитие информационных технологий не стоит на месте, а вместе с ними развиваются и бизнес-процессы. Так, постепенно компании, в том числе и государственные, переходят от бумажного документооборота к электронному. За последние несколько лет отечественная отрасль СЭД (система электронного документооборота) прошла колоссальный путь от систем для простой автоматизации делопроизводства в небольших компаниях до вполне конкурентных на мировом уровне решения класса ЕСМ, которые поддерживают и процессы отечественного делопроизводства.

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг. Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела - организация потоков документов. С таким понятием как «электронный документооборот», знакомы уже многие бизнесмены. Задача лишь в том, чтобы отношения не только с контролирующими органами, но и со всеми контрагентами были переведены в онлайн.

Таким образом, электронный документооборот сейчас является необходимым атрибутом деятельности любой организации. Следовательно, изучение этой сферы информационных систем актуально для меня как студента факультета управления.

Объектом исследования являются информационные системы в менеджменте, предметом исследования – электронный документооборот на предприятии.

Цель работы: изучить технологии систематизации, хранения и поиска электронных документов – систему электронного документооборота предприятия.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

- рассмотреть понятие документа и документооборота, в том числе – электронного документооборота (ЭДО);

- изучить типы документов в рамках документооборота;

- охарактеризовать правила и этапы обработки документов;

- рассмотреть классификацию документооборота и электронного документооборота;

- изучить плюсы и минусы перехода на электронный документооборот;

- дать понятие электронной подписи;

- описать процесс перехода на ЭДО.

Документы и документооборот

Документооборот — это процесс движения официальных документов, начинающийся с момента их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие организации.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из важнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки документов может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты мешают качественному ходу деятельности. Если же предприятие имеет удалённые подразделения, то при необходимости установить правомерность какой-либо операции работа всего предприятия может быть парализована.

Правильно организованный документооборот - неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

• 1. Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

1. Входящие. Это письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
2. Исходящие. Они составляются для следующих целей:

- в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;

- в виде запроса для последующего получения ответа.

Исходящие документы подготавливаются на основании внутренних документов.

1. Внутренние. Используются для обеспечения работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.
2.  

   1. Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя предприятия. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

1. Первичная обработка.
2. Предварительное рассмотрение.
3. Регистрация.
4. Рассмотрение руководителем.
5. Направление на исполнение.
6. Контроль выполнения.
7. Подшивка.

   1. Виды документооборота

• Производственный документооборот;
• Управленческий документооборот;
• Архивное дело (совокупность процедур архивации документов);
• Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота);
• Бухгалтерский документооборот;
• Складской документооборот;
• Секретное (конфиденциальное) делопроизводство;
• Технический и/или технологический документооборот и др.

Рис. 1. Виды документооборота

Электронный документооборот

Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью и храниться в виде файла специализированного формата на компьютере либо в сети (локальной или в Интернете).

Электронный документооборот (ЭДО) — документооборот, который основан на передаче документов в электронном виде. Документ в такой системе можно увидеть только на экране. Электронный документ в системе ЭДО — это файл, — обычно в формате .pdf или .doc, в котором есть вся важная информация бумажного аналога этого документа. А роль курьера выполняет интернет или локальная сеть предприятия, если речь идет о передачи документов внутри одной организации. Организации общаются между собой, отправляя друг другу документы: счета-фактуры, накладные, договоры. Каждый раз, когда одна фирма хочет что-то сообщить другой фирме, она оформляет документ и отправляет его адресату. Это процесс документооборота. В своем традиционном виде, очень медленный процесс. Можно месяцами ждать подписанное соглашение, которое постоянно теряется в пути. Закрывать бухгалтерские периоды с ошибками в расчетах из-за того, что счет еще не пришел от контрагента. Для предотвращения этих проблем был придуман электронный документооборот.

• 1. Виды систем электронного документооборота

Любая система может содержать элементы указанных ниже категорий, но в основном они имеют конкретную ориентацию в каждой области, которая связана с позиционированием продукта.

1. Электронные архивы

Электронные архивы (ЭА) — это системы электронного документооборота с глубоко проработанными средствами хранения и поиска информации. Благодаря совершенной системе ЭА поиск можно выполнять не только по названию документа, но и по ключевым параметрам.

2. Системы ЭДО с развитыми средствами workflow (WF)

В этой категории сами документы не имеют первостепенного значения. Здесь на первый план выходят работы, а к ним уже привязываются документы. Таким образом, они движутся по определенно заданному маршруту (жесткая маршрутизация). При помощи таких систем можно организовывать работы по определенным направлениям, для которых заранее известны и прописаны все алгоритмы.

3. Системы ЭДО, ориентированные на поддержку управления организацией и накопления базы знаний

Такого рода программы, как правило, являются гибридными и могут сочетать в себе элементы двух предыдущих. Причем базовым элементом может быть или документ, или задание в зависимости от выбора. Для осуществления функции управления организации нужна как жесткая маршрутизация, так и свободная, когда маршрут документа прописывает руководитель (например: после регистрации входящего документа, руководитель “расписывает” его согласно смыслу и заданию), поэтому обе указанных технологии имеют место быть в той или иной ситуации. Такие системы активно используют государственные органы, крупные компании, в которых четко распределена иерархия и имеются определенные правила и процедуры. Сотрудники сами создают документы, подготавливают их, принимают решения и осуществляют контроль за их исполнением.

4. Системы ЭДО типа коллаборация

Такие системы ориентированы на совместную работу и являются новыми в области электронного документооборота. Они были созданы благодаря изменению рыночных условий и необходимостью быть четко ориентированными на определенные сферы без лишнего балласта. Они являются противоположностью указанных выше систем, ввиду отсутствия четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Их главной задачей является обеспечение совместной работы людей в организации, даже если они находятся в разных точках планеты, а также сохранять результаты проделанной работы. Как правило, они созданы по типу порталов, представляющих собой сервисы хранения и публикации.

5. Системы с развитыми дополнительными сервисами

Речь идет о CRM (customer relation management) — это сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга и так далее. Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

• 1. Плюсы и минусы перехода на электронный документооборот
• Меньше бумаги в организации. Бумажные документы — это громоздкая инфраструктура из прошлого века. А место для хранения бумаги, картриджей и самих принтеров лучше отдать под рабочие места операционных сотрудников и получать дополнительную прибыль.
• Меньше денег на содержание архива. Электронные документы не занимают много места, их легко искать и систематизировать. И существенная экономия в целом по организации.
• Автоматизация. Меньше ручных действий — меньше сотрудников «перекладывающих бумажки».
• Документы реже теряются. Система надежно хранит всю переписку, всегда можно найти нужный документ по поиску.
• Выше скорость документооборота. Документы доставляются практически мгновенно. Всегда можно узнать, приняла ли вторая сторона документ.
• Легкое общение с налоговой службой. Необходимые документы теперь можно просто выгрузить из системы и отправить в инстанцию, законодательство такое позволяет.
• Повышение ответственности сотрудников организации, так как руководство в любой момент может проверить состояние тех или других документов, на каком этапе подготовки они находятся.

По информации газеты «Коммерсант», при переходе на ЭДО:

• сотрудники на 30% меньше тратят времени на согласование документов;
• в три раза снижаются затраты на расходные материалы;
• до 25% растет производительность труда;
• до 80% меньше трат на хранение документов.

На графике ниже – темпы прироста количества электронных документов по их видам (рис. 2.)

Рис. 2. Темпы прироста количества электронных документов по видам (данные сайта TEHPOS – поставщика банковского оборудования)

Ежегодно стабильно прирастает количество электронных документов. Практически каждый месяц дорабатывается законодательство в сфере ЭДО, открывая новые возможности. Например, уже давно можно сдавать отчетность в налоговую в электронном виде.

Чем больше мешает развиваться бизнесу бумажный документооборот, тем быстрее надо переходить на ЭДО.

Недостатки:

1. Потеря данных из-за программного сбоя, перебоев со связью или выхода из строя оборудования. Бизнесмены боятся потерять важные сведения из-за невозможности вовремя отправить документы, если в офисе, например, произошло какое-то ЧП, в результате которого были повреждены компьютеры. Однако при пожаре пострадают и бумажные носители, причём без возможности восстановления, в то время как электронные данные есть возможность быстро восстановить, а застраховаться от этой проблемы поможет резервное копирование файлов. Резервную копию базы данных эксперты рекомендуют создавать ежедневно и хранить (кроме как на внешнем носителе) в другом офисе компании или даже в соседнем помещении. Тогда и при самых плохих обстоятельствах пострадает лишь введённая в течение суток информация.
2. Сложности, связанные с неподготовленностью персонала. Тем сотрудникам, кто привык работать с бумажными носителями, довольно сложно просто взять и перейти на новый вид документооборота. Решение этой задачи - дополнительное обучение за счёт компании и мотивация, например, выдача денежных премий за быстрое освоение ЭДО.
   1. Электронная подпись

Для того, чтобы защитить электронные документы от подделки, необходима электронная цифровая подпись — цифровой ключ, записанный на флешку или другой носитель (токен), который шифрует файлы таким образом, чтобы адресат мог проверить авторство документа. Есть три вида ЭЦП:

• Простая электронная подпись (ПЭП). Этой подписью можно подписывать файлы, но нет гарантии, что файлы не будут кем-нибудь изменены. Такая подпись создается каждый раз, когда пользователь вводит одноразовый пароль, который прислал банк, чтобы получить доступ к личному кабинету и оплатить коммунальные платежи.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). С помощью нее можно узнать о том, кто автор документа и внесенных после отправки изменениях в файле. Документ, подписанный такой подписью в некоторых случаях может заменить бумажный.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Подпись с самыми широкими возможностями. Документ, который был подписан с использованием КЭП, считается документом, подписанным лично. Подписи (или сертификаты) выдаются в центрах выдачи, адреса которых можно найти, посетив сайт Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций. От того, чем занимается фирма, зависит цена сертификата. Чтобы просто сдавать отчетность и переписываться с контрагентами, потребуется «классический» базовый сертификат. Его стоимость будет около 3000 ₽ за один год использования. Для большинства задач этого сертификата достаточно. А в случае, если фирма участвует в торгах или делает запросы в Росреестр, потребуется докупить необходимые сертификаты.

Оператор ЭДО — организация, которая даёт доступ к сервису электронного документооборота. Благодаря операторам ЭДО организации могут работать с электронным документооборотом. После того, как было принято решение о внедрении в организации ЭДО, можно выбрать оператора. Существует около шестидесяти операторов и, если контрагенты организации подключены к другому оператору, необходимо знать, могут ли эти операторы пересылать документы между собой. Роуминг «Точка-точка» — технология, которая позволяет отправлять документы контрагенту, подключенному к другому оператору. На сайте Ассоциации РОСЭУ есть таблица, в которой можно посмотреть, стыкуются ли операторы (рис. 3).

Рис. 3. Текущее состояние взаимодействия Операторов «Точка-точка»

Несмотря на впечатляющее количество и сложную таблицу взаимодействия, выбрать оператора ЭДО довольно просто. Четыре самых крупных:

- ЗАО «ПФ «СКБ Контур»,

- ООО «КОРУС Консалтинг СНГ»,

- ООО «Такском» ООО,

- Компания «Тензор».

Эти компании создали роуминговый центр, т.е. при подключении к одному из четырех, можно не беспокоиться о роуминге с остальными тремя. В зависимости от оператора, способы подключения отличаются незначительно.

• 1. Переход на ЭДО

После решения, что переход на ЭДО необходим, необходимо решить, как и каким способом организация начнет работать с ЭДО. От этого зависят сроки запуска, глубина внедрения ЭДО в процессы компании, стоимость подключения и количество времени, которое потребуется для обучения сотрудников. Общая схема перехода:

1. Провести анализ имеющейся системы документооборота и решить, кто из сотрудников будет работать с документами, кто сможет редактировать или согласовывать документы. Это поможет понять, сколько и каких электронных подписей нужно будет купить.

2. Определить сферы деятельности, в которых планируется электронный документооборот, чтобы выбрать верный сертификат, и купить электронные подписи.

3. Выбрать оператора ЭДО. Ориентиром может служить количество контрагентов, работающих по ЭДО. Нужно узнать, с какими операторами они работают и устраивает ли их выбор.

4. Решить, каким образом ЭДО будет использоваться в организации. У основных операторов работать с ЭДО можно двумя способами:

- Веб-версия. Самый простой и дешевый способ. Чтобы попасть в систему электронного документооборота, достаточно получить КЭП и доступ в интернет. Отдельно платить за доступ не надо, работу в ЭДО можно будет начать сразу после получения доступа. А электронный документооборот с контрагентами будет похож на переписку в электронной почте через интернет-браузер.

- Модуль для учетной системы. Способ подходит для организаций, которые ведут учет в популярных системах, например, от фирмы 1С. Модуль – отдельная часть программы, куда можно перейти из основной программы для работы с документооборотом. Чтобы работать через модуль, его нужно купить у оператора, установить и настроить для работы в организации. Цены на модули очень сильно различаются, но внедрение модуля редко стоит больше 15 000 ₽ для популярных учетных систем. Отдельное преимущество в том, что модуль можно доработать под нужды фирмы.

5. Обратиться к оператору ЭДО за подключением к системе электронного документооборота. Оператор проведет внедрение и обучение сотрудников работе в системе ЭДО.

6. Выбрать тариф. Операторы могут брать деньги как за каждый отдельный отправленный документ, так и за предоплаченный пакет. Например, у «СКБ Контур» каждый отправляемый документ может стоить 5—7 ₽. Чем больше документов отправляет фирма, тем дешевле будет каждый документ. За входящие документы плату, как правило, не берут.

7. Пригласить контрагентов к обмену электронными документами. Теперь можно начинать работать в системе электронного документооборота.

Заключение

До сих пор бухгалтерский учёт продолжает ассоциироваться с бумажной работой, хотя большинство рабочих процессов давно осуществляется посредством интернета. Любой предприниматель может позволить себе отказаться от бумаг и перейти на удобный электронный документооборот (ЭДО), хотя для многих предпринимателей переход на электронный формат документооборота — это лишь расширение перечня привычных процедур, поскольку многие организации уже не первый год сдают отчётности в налоговые службы, используя электронный формат. Индивидуальные предприниматели также заполняют и сдают декларацию по НДС онлайн. А для отчетов, подготовленных для ФСС, существует правило: наличие в компании 25 работников и более обязывает работодателя переходить на электронный тип отчетности.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.
В результате работы рассмотрены понятия документа и документооборота, в том числе – электронного документооборота (ЭДО), изучены типы документов в рамках документооборота, охарактеризованы правила и этапы обработки документов, рассмотрены классификации документооборота и электронного документооборота, показаны плюсы и минусы перехода на электронный документооборот, дано понятие электронной подписи, описана общая схема перехода на ЭДО. Таким образом, все задачи выполнены и цель работы достигнута.

В дальнейшем, углубляясь в тему электронного документооборота, целесообразно рассмотреть организацию этого процесса на примере конкретного предприятия.

Список источников и литературы

1. Исмаилова Н. П. Электронный документооборот: учебно-методическое пособие. – Махачкала.: ВГУЮ (РПА Минюста России), 2017. – 51 с.
2. Кому и зачем нужен электронный документооборот. / АСТРАЛ : электронные подписи. [Электронный ресурс]. URL: https://podpis.msk.ru/articles/elektronnaya-podpis/335/ (дата обращения: 09.12.2019)
3. Куняев Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник / Н.Н. Куняев, А.С. Дёмушкин, А.Г. Фабричнов; под общ. ред. Н.Н. Куняева. – М.: Логос, 2011. – 452 с.
4. Мокрый В.Ю. Системы электронного документооборота: учебное пособие. – СПб.: Инфо-да, 2018. – 48 с.
5. Понятие документооборота. / INTELFINANCE.RU. [Электронный ресурс]. URL: https://intelfinance.ru/ponyatie-dokumentooborota-chto-takoe-elektronnyi-dokumentooborot-polnoe.html (дата обращения: 09.12.2019)
6. Системы электронного документооборота и ECM. Обзор. / TADVISER : Государство. Бизнес. ИТ. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D0%AD%D0%94?cache=no&ptype=news&otr=&n_this_page=13 (дата обращения: 09.12.2019)
7. Что такое электронный документооборот? / Контур.Диадок. [Электронный ресурс]. URL: https://www.diadoc.ru/docs/faq/faq-166 (дата обращения: 09.12.2019)
8. Электронный документооборот. Как упростить обмен документами и работу бухгалтера. / TEHPOS : Банковское оборудование. [Электронный ресурс]. URL: https://tehpos.ru/poleznye-stati/e-doc.html (дата обращения: 09.12.2019)