Технология обработки входящих документов ( Организация работы с документами)

Содержание:

Введение

Любой вид деятельности человека порождает документы.

В торговле договоры, прейскуранты, счета-фактуры.

В сервисном обслуживании - рекламные материалы, на транспорте - билеты, расписание движения поездов и автобусов, теплоходов и самолетов.

В образовании - учебные планы, государственные образовательные стандарты, расписания занятий, дневники и зачетные книжки. Документом является и денежный знак.

Документы имеют различный «цикл жизни». Вначале идет интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот. После исполнения документов они сдаются в архивы, а малозначащие после кратковременного хранения уничтожаются. По истечении времени часть документов может снова попасть в работу уже как историческое или культурное наследие.

Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют многофункциональность документов.

Документы - одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).

Весь объем документов, обращающихся в организации — это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.

Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство - один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

Документооборот — это движение и учет документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка). В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов). Современное делопроизводство в России развивается с учетом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.

Глава 1. Организация работы с документами

Документооборотом называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Подготовка любого документа заключается в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.)

Весь объём документов, обращающихся в организации – это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.

Способы передачи документов

Документация может быть доставлена в организацию несколькими способами:

1. Почтой;
2. Курьерской службой;
3. Телеграфом;
4. Посредством факсимильной связи;
5. Электронной почтой и иными способами через компьютерную технику.

Вне зависимости от способа передачи, все документы должны быть учтены.

Порядок поступления документов и их первичная обработка

Все письма, поступившие в организацию, попадают к секретарю или в канцелярию, где они проходят экспедиционную обработку.

Она включает в себя следующие действия:

1. Проверку целостности упаковки, наличия заявленных вложений и непосредственно правильности доставки документации.
2. Сортировку документов на те, которые должны регистрироваться и не должны, а также деление писем по подразделениям, куда они должны быть переданы.
3. Внесение соответствующей отметки о поступлении документации.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Глава 2. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрацией документов называют фиксацию факта получения того или иного письма. При регистрации документу дается номер. Регистрация входящей документации может выполняться в электронном или обычном журнале. Регистрации не подлежат только информационные материалы, которые были присланы в организацию в целях ознакомления. К таковым относят каталоги продукции и прейскуранты, поздравительные открытки, газеты, журналы и иные периодические издания.

Исполнение документов

После первичной обработки документы необходимо отправить на исполнение.

Здесь возможно 2 варианта:

1. Направление документа сразу его исполнителю.
2. Направление документа руководителю, который должен ознакомиться с ним и выдать свою резолюцию.

Резолюция включает следующие данные:

1. Характер/порядок исполнения документа;
2. Лицо, назначенное исполнителем;
3. Конкретные сроки исполнения. Они бывают типовыми, то есть регламентируются нормативными актами. Или же руководитель может сам назначить срок исполнения документа. Тогда это будут индивидуальные сроки.

Резолюция руководителя может быть оформлена в качестве самостоятельного документа, то есть в виде поручения.

Документы с резолюцией через секретариат или канцелярию передаются ответственному за исполнение. Если это начальник одного из департаментов или отделов предприятия, он имеет право наложить уточняющую резолюцию, передав функцию исполнения данного документа сотруднику рангом ниже.

Во избежание утери документации, письма лучше передавать из отдела в отдел под роспись. Главным образом, это касается больших организаций со значительным документооборотом. Любые перемещения писем необходимо отражать в регистрационной форме. В случае необходимости срочного исполнения документа одновременно несколькими сотрудниками или подразделениями организации, его можно размножить в требуемом количестве и направлять исполнителям ксерокопии или же электронные/сканированные варианты.

Важен контроль исполнения. Это задача секретаря либо сотрудника канцелярии, которые должны:

1. Поставить на контроль документ, если ход его исполнения нужно отслеживать;
2. Непосредственно отслеживать ход исполнения документа;
3. Сформировать отчет об исполнении документации для руководства организации;
4. Снять с контроля исполненный документ.

Таким образом, обработка входящей документации должна проходить поэтапно:

1. Получение писем и иных документов, их распределение на мелкие документопотоки с различными стадиями рассмотрения, разной направленностью и пр.;
2. Регистрация;
3. Рассмотрение писем руководством компании или иными уполномоченными лицами;
4. Отправка на исполнение;
5. Контроль за исполнением;
6. Снятие с контроля и подшивка документов в архив/дело.

Какие документы не вскрываются.

Вскрытию не подлежат следующие группы документов:

1. Письма, адресованные общественным организациям.
2. Письма и иные документы, имеющие подпись «Лично в руки …».

• Упаковки, в которых содержится информация на машинных носителях.

Подобные документы сразу передаются по назначению.

В определенных случаях необходимо сохранять конверты от писем. К таким случаям относятся ситуации, когда:

1. Дату отправления/получения письма можно узнать только по почтовым отметкам, имеющимся на конверте.
2. Адрес отправителя указан только на конверте.

Если документы нельзя вскрывать, отметка об их поступлении в учреждение ставится непосредственно на упаковке. После этого они в обычном порядке поступают на сортировку.

Система документооборота и, в частности, технология обращения с входящей документацией имеет большое значение для эффективной работы предприятия в целом, поэтому должна быть четко проработана в любом учреждении, независимо от его сферы деятельности.

Заключение

Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Документ является информационной функцией, в нем фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека.

С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций.

Входящие документы — это официальные документы, поступающие в организацию или учреждение. Направление движения поступающих документов и технология их обработки зависят от того, кто является автором документа (вышестоящее учреждение, подведомственная организация или организация, не находящаяся в соподчиненной связи с вашей организацией), от значимости и сложности вопросов, составляющих его содержание, а также от структуры организации и сложившейся в ней системы делопроизводства.

Маршруты движения документов, как и операции по их обработке, определяются и другими факторами. Например, документы могут являться ответными (т. е. полученными в ответ на письма-запросы вашей организации) или инициативными. Имеет значение и то, требуют ли входящие документы ответа или они присланы для сведения.

Однако, несмотря на указанные особенности и специфику ведения дел в конкретных организациях, в основе работы с поступающими документами лежат типовые технологии.

Обработка входящих документов предполагает:

1. их получение и распределение на документопотоки, которые имеют разную направленность и стадии рассмотрения;
2. регистрацию;
3. рассмотрение руководителями разных уровней и определение исполнителей;
4. передачу на исполнение;
5. осуществление контроля исполнения;
6. исполнение и подшивку исполненного документа в соответствующее дело.

Применение любого механизма управления предполагает использование документов, на основании которых запускается процесс выполнения действий и в которых отражен результат их выполнения. Входящие документы являются составной частью сложного многоуровневого процесса, такого как документооборот, который представляет собой совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

Список использованной литературы

1. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. - СПб.: Питер, 2008. - 324 с. Быкова,
2. Т.А. Технология работы с входящими документами / Т.А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - №5 - 2010. - С. 7-9.
3. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления / А. С. Гринберг, Н. Н. Горбачев, О.А. Мухаметшина. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 391 с.
4. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. - М.: Инфа-М, 2010. - 435 с.
5. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. Пособие / О.П. Сологуб. - 5-е изд. стер. - М.: Омега-Л, 2010. - 207 с.
6. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков // изд. 8-е, перераб, и доп. - М.: Книга сервис, - 2009. - 160 с.