Технология работы с документами (Организация документооборота)

Содержание:

Введение

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех вашего бизнеса. Цель данной работы состоит в том, чтобы помочь работникам делопроизводственных служб лучше вести работу с документами.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Докуме́нт (от нем. Dokument, далее от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать

В узком смысле докуме́нт — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

Технология (от др.-греч. «искусство», «мастерство», «умение»; и «слово», «мысль», «смысл», «понятие») — совокупность методов и инструментов для достижения желаемого результата; в широком смысле — применение научного знания для решения практических задач. Технология включает в себя способы работы, её режим, последовательность действий.

1. Организация документооборота

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);

2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством; передачу на исполнение; исполнение; контроль за исполнением; списание исполненного документа в дело.

Служба документационного обеспечения управления персоналом (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока:

направляемые на рассмотрение руководителю организации;

направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит ускорить и их исполнение.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений, например:

1. Письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другой организации.

Жалоба покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данной организацией.

2.Копия приказа генерального директора организации, присланная в ее филиал.

Целесообразно передать на исполнение в структурные подразделения (исполнителям) без рассмотрения руководителем организации, например, следующие документы:

1. Письмо-напоминание от организации-партнера о приближении очередного срока оплаты выполненных работ.

2. Рекламный проспект изделий, присланный из другой организации.

3. Письмо-запрос, полученный от торгового дома, о видах продукции, которая будет выпускаться данной организацией в новом году.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объём документооборота. Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии), например:

1. Приказ директора организации был размножен в 10 экз., документооборот этого приказа составил 11 документов (1 оригинал +10 копий).

2. Письмо-приглашение было разослано в 15 организаций, его документооборот составил 16 документов (15 экз. отправлено и 1 экз. подшит в дело).

В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, полученные по электронной почте.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения численности службы ДОУ.

2. Регистрация документов

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

1. учет количества документов;

2. обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

3. обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

4. обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы⁷⁸, независимо от способа их создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи).

Однако не все документы организации должна регистрировать служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) целесообразно регистрировать в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ должен разрабатываться перечень документов, регистрируемых в структурных подразде­лениях, т.е. не регистрируемых в службе ДОУ. Например, примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ: письма, присланные для сведения (копии); телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок; технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию; сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня; графики, заявки; сводки и информация, присланные для сведения; учебные планы и программы; рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций; прейскуранты; технические условия; претензии.; нормы и нормативы расходов материалов; поздравительные письма.; пригласительные билеты; документы по заключению коллективных договоров; бухгалтерские документы; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); объяснительные записки; арбитражные и исковые документы.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — вдень подписания или утверждения.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит, как минимум, из двух частей:

1. порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;

2. номера дела по номенклатуре дел.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

1. автор документа (корреспондент);

2. наименование документа;

3. дата документа;

3. номер документа;

4. дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

5. заголовок документа или его краткое содержание;

6. резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата простановки резолюции);

7. отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

1. расписка исполнителя в получении документа;

2. ход исполнения;

3. наличие приложений;

4. количество листов и экземпляров документа и др.

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).

Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам и разновидностям документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

3. Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы.

Контроль исполнения включает:

1. постановку документа на контроль;

2. проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

3. проверку и регулирование хода исполнения;

4. учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:

1. формирование картотеки контролируемых документов;

2. направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель;

3. выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, и отчества и 4. телефона исполнителя (в крупных организациях);

4. напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

5. получение информации о ходе и результатах исполнения;

6. запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

7. регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

8. сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

9. снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока, например, в следующем порядке:

- заданий последующих лет — ежеквартально;

- заданий последующих месяцев текущего года — ежемесячно;

- заданий текущего месяца — каждые десять дней, а в последнюю декаду — за пять дней и за три дня до истечения срока и исполнения документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя организации в целях повышения исполнительской дисциплины.

4. Группирование исполненных документов. Формирование и систематизация дел

При больших потоках информации только систематизированное размещение и упорядоченное хранение документов обеспечивает их быстрый поиск. Проверенный способ упорядоченного хранения документов – сгруппировать их по каким-либо признакам и подшить в несколько папок, а папкам с отобранными документами дать соответствующие названия и пронумеровать их. Для исключения переполнения помещений папками с ненужными документами, документам и папкам устанавливается предельный срок хранения. Подобные папки получили название «Дело».

Дело – это папка с документами, имеющая на лице­вой стороне регистрационный номер, название, указание на при­надлежность, год начала комплектования и срок хранения содер­жащихся в ней документов.

Запрещается подшивать в дело неисполненные или не законченные в производстве документы, разрозненные экземпляры из комплектов, дублирующие друг друга документы и документы, подлежащие возврату.

Приложения, независимо от даты их утверждения или регистрации, присоединяются к документам, с которыми они пересылались по почте или для пополнения которых они предназначались.

5. Обработка отправляемых документов

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

-составление проекта документа исполнителем;

-проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

-согласование проекта документа;

-подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);

-регистрация документа;

-отправка документа адресату;

-подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его составления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров, исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

номер документа, включающий номер дела; адресат (корреспондент); краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов); исполнитель; примечание. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

6. Подготовка документов к архивному хранению.

Документы по срокам хранения делятся на следующие группы:

1) с кратким (до 3 лет) сроком хранения и подлежащие уничтоже­нию;

2) со средним сроком хранения (до 10 лет);

3) с длительным сроком хранения (свыше 10 лет).

Различают полное и частичное оформление сдачи дел на хране­ние. Полное оформление установлено только для дел долговремен­ного и постоянного хранения. Оно предусматривает нумерацию лис­тов в деле арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графи­товым карандашом, переплет документов в твердую обложку из кар­тона и прошивку ее суровой нитью на 4 прокола с закреплением кон­цов сургучной печатью, внесение уточнений в реквизиты обложки и составление заверительной надписи. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Такие дела допускается хранить в стандарт­ных скоросшивателях, листы можно не нумеровать, а заверительной надписи не составлять.

Заключение

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в учреждениях и на предприятиях.

Изучив тему реферата, можно выделить два неразрывно связанных механизма управления документами.

Первый – это сами документы. Второй – делопроизводственный процесс, включающий главным образом оформление, движение документов, контроль исполнения, обработку отправляемых документов.

Список литературы

1. Доронина Л.А., Иритикова В.С. «Документационное обеспечение управления» (2018 г.).

2. Корнеев И. К. «Информационные технологии в работе с документами» (2018 г.).

3. Андреева В. А. «Делопроизводство: организация и ведение» (2016 г.).

4. Грозова О.С «Делопроизводство. Учебное пособие для СПО» (2019 г.).

5. «Технология работы с документами» https://studopedia.ru.

6. «Документ» https:// ru.m.wikipedia.org.

7. «Технология» https:// ru.m.wikipedia.org.