Автор Анна Евкова
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Технология Workflow

Содержание:

Введение

Workflow — это система обеспечения выполнения задач, поставленных перед исполнителями в рамках процессного управления. Т.е. workflow — система, координирующая выполнение операций, составляющих бизнес-процессы.

Рабочие задания получают и обрабатывают сотрудники предприятия (исполнители) с помощью средств информационной системы в рамках настроенных правил выполнения процесса (моделей бизнес-процессов). Бизнес-процесс разбит на серию функций (задач), которые необходимо выполнить в совокупности для реализации цели процесса. Организации имеют множество бизнес-процессов, которые могут быть автоматизированы в рамках системы workflow. На каждой функции в выполнении поставленной задачи принимают участие различные исполнители или рабочие группы. Иногда выполнение задачи занимает достаточно длительное время и в ней участвует несколько организаций. Для упрощения выполнения совокупности задач процессов применяются информационные системы класса workflow.

Особенностью систем workflow является отделение правил, по которым должны выполняться бизнес-процессы, от прикладных систем. Иными словами, workflow позволяют оперативно модифицировать правила выполнения бизнес-процессов без перестройки прикладного программного обеспечения или корпоративной базы данных.

Система workflow может работать с любыми бизнес-процессами организации, которые выделены, структурированы, и правила выполнения которых можно сформулировать. Каждая система workflow решает не только задачи обеспечения выполнения бизнес-процессов, но и возможности описания процессов, т.е. разработки моделей. При этом workflow не накладывает никаких ограничений на степень детализации описания бизнес-процессов. Кроме того, workflow интегрируют используемые в бизнес-процессе приложения.

В любой организации существует набор бизнес-процессов, которые можно и/или необходимо автоматизировать с целью уменьшения потерь информации, ускорения взаимодействия между исполнителями и повышения общей управляемости предприятия. Workflow система должна просто и гибко настраиваться, поскольку бизнес-процессы в организации являются наиболее динамичной составляющей и постоянно претерпевают изменения для того, чтобы компания была впереди конкурентов и соответствовала современной действительности. Workflow система должна обладать легко читаемой и простой нотацией, с помощью которой производится визуальная настройка бизнес-процесса. Системы класса workflow, как правило, не требуют от разработчиков моделей каких-либо знаний в области программирования — бизнес-процессы в workflow строятся с помощью графических пиктограмм в режиме drag-and-drop. Workflow часто служит средством передачи документа, т.е. средством поддержки электронного документооборота, а также единым органайзером предприятия, реализуемым в workflow с помощью системы оповещений.

Workflow на платформе 1С получает широкое применение, т.к. программные продукты 1С решают в основном учетные задачи. Workflow в интегрированной системе добавляет возможность взаимодействия, что дает положительный синергетический эффект. На сегодняшний день workflow системы получили не только широкое распространение, но и развитие. Так системы класса BPMS можно представить как развитие Workflow, однако, в идеологии BPM важная роль уделяется также мониторингу и межсистемному взаимодействию. Примером такой системы может служить продукт "ПитерСофт: Управление процессами" на платформе "1С:Предприятие 8". В свою очередь, средства управления выполнением процесса предоставляют пользователю и/или прикладной системе информацию, необходимую для каждой операции, а выявленные на этапе выполнения несоответствия служат основанием для пересмотра спецификации процесса.

Необходимо отметить, что проект анализа деятельности и реорганизации бизнес-процессов предприятия и проект внедрения системы класса Workflow представляют собой далеко не одно и то же.

Внедрение системы класса Workflow в практику работы предприятия всегда представляет собой проект, реализация которого не может быть возложена лишь на отдел информационных технологий. Более того, объем работ этого отдела в рамках соответствующего проекта редко превышает 25%.

В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:

Объект — информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например, письмо, оборудование, счет, строительный процесс).

Событие — внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом

Операция — элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (например, подготовка письма, замена оборудования, оплата счета, корректировка календарного плана работ на объекте).

Исполнитель — должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (к примеру, менеджер, сотрудник архива, директор, прораб).

Приведенные понятия не исчерпывают множества терминов, определений и особенностей технологии Workflow, но служат основой программной реализации любой системы класса Workflow.

Каждая система класса Workflow обеспечивает решение трех задач:

1) разработка описания бизнес-процесса (например, календарный план работ на строительном объекте или план инвестиций);

2) управление выполнением бизнес-процесса (например, анализ, контроль, корректировки, управление ходом строительства или осуществления инвестиций);

3) интеграция используемых в бизнес-процессе функциональных приложений (например, системная интеграция хода работ на объекте, распределения и загрузки технологических ресурсов, поставок оборудования и материальных ресурсов, формирование аналитической, бухгалтерской, финансовой, производственной отчетности).

Важнейшей особенностью технологии Workflow является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные (то есть выполняемые средствами информационных систем), так и неавтоматизированные (то есть выполняемые вручную) операции. Благодаря этой особенности любой бизнес-процесс может быть представлен в виде процесса Workflow, если этот процесс:

• выделен;

• структурирован;

• выполняется по правилам, которые можно сформулировать;

• периодически повторяется.

В процессе проектирования информатизации компании структура бизнес-процесса должна быть раскрыта на диаграмме декомпозиции, которая сохраняет входы, выходы, управления и исполнителей, указанных на родительской диаграмме, а также содержит составляющие процесс операции, подпроцессы и связи между ними. Функциональная модель бизнес-процесса представляет собой набор иерархических диаграмм.

Уровень вложенности подпроцессов не ограничен, что позволяет описывать функциональную модель процесса любой сложности. Средства описания процесса Workflow реализуют соответствующую возможность, как правило, путем запуска дочерних процессов в указанных операциях родительского процесса и согласования получаемых результатов с последующими операциями.

Формирование функциональной модели бизнес-процессов — первый этап построения концептуальной модели информатизации компании в технологии Workflow. Следует отметить принципиальные положения:

• внедрение системы класса Workflow базируется не на маршрутизации прохождения документов и не на автоматизации группы операций или вида действий, а на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения которого, собственно, и осуществляется маршрутизация документов и/или автоматизация операций;

• технология Workflow не накладывает каких-либо специальных ограничений на уровень детализации бизнес-процесса и/или степень автоматизации выполняемых операций.

В качестве элементарной операции можно использовать как рутинное, формальное действие, например «зарегистрировать учетные данные клиента», так и крупную задачу, например «разработать календарный план работ на объекте». Следует лишь определить зависимости, связывающие эту операцию с другими в рамках рассматриваемого процесса.

При всей важности функционального моделирования тем не менее представленных в функциональной модели данных еще недостаточно для полного определения процесса. Третьим требованием представления бизнес-процесса в виде процесса Workflow является наличие правил (регламента, технологии) выполнения процесса, которые можно сформулировать и формально описать. В первую очередь соответствующие правила касаются последовательности выполнения операций, условий и предусмотренной реакции на внешние события.

Типовые цели внедрения системы класса Workflow:

• Сбор, организация хранения и обеспечение доступа к документам и данным, используемым при выполнении бизнес-процессов. При этом, если системы типа «электронный архив» уделяют основное внимание вопросам регистрации, учета, индексации, хранения и поиска документов, то системы класса Workflow устанавливают связь между документами и операциями бизнес-процесса, управляют правилами прохождения документов, доставкой «тому, кому нужно, и тогда, когда нужно».

• Управление выполнением бизнес-процессов, получение достоверной информации о деятельности компании. Большинство исследователей рассматривают эту цель как важнейшую. Внедрение технологии Workflow позволяет организовать конвейер обработки информационных, финансовых и материальных потоков на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность конкретных исполнителей.

• Интеграция отдельных автоматизированных комплексов, существующих в различных подразделениях предприятия, в единую информационную систему поддержки выполнения бизнес-процессов. Такая интеграция позволяет избежать дублирования и несогласованности данных, используемых в различных подразделениях.