Технология Workflow, ее понятие

Содержание:

Введение

Оптимизация бизнес-процессов с целью повышения их эффективности - желание каждого владельца бизнеса. Для его исполнения прилагается немало усилий: создаются специализированные инструменты и методы, разрабатываются системы проектирования, анализа и оценки бизнес-процессов, формулируются концепции и правила функционирования процессов, реализуются способы поддержки готовых решений с помощью информационных технологий. Бизнес-процесс представляет собой совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определенной группы продуктов и услуг. Все бизнес-процессы служат выполнению функций предприятия, равно как и технологии, обрабатывающие различные бизнес-процессы. В том числе и технология Workflow: большинство аналитиков солидарны в вопросе признания роли этой технологии в качестве одной из важнейших составляющих современных корпоративных информационных систем, а также видят в ней наиболее перспективную технологию управления бизнес-процессами [2].

Мне как студенту факультета управления интересны возможности, предоставляемые менеджменту технологией Workflow. Чтобы изучить этот вопрос, необходимо для начала разобраться с самой сутью этой технологии. Этим и определяется актуальность темы работы.

Цель работы: изучение понятия технологии Workflow и ее возможностей.

Задачи работы

Поставленная цель предопределила выполнение следующих задач:

- раскрыть понятие технологии Workflow;

- изучить историю развития технологии Workflow;

- рассмотреть предпосылки внедрения Workflow-систем и вероятную пользу подобных изменений;

- дать характеристику инструментальным средствам описания процессов в Workflow-системе;

- описать управление выполнением процесса в Workflow-системе;

- рассмотреть особенности программной реализации технологии Workflow;

- охарактеризовать место технологии Workflow в организации бизнеса;

- определить стратегию внедрения и использования технологии Workflow.

Понятие технологии WorkFlow

• 1. История технологии

Исторический старт технологии Workflow относится к 1993 году (хотя впервые о ней уже услышали в конце 80-х) [8], когда была создана Коалиция по управлению потоком работ - международная организация, координирующая разработку терминологии, стандартов и спецификаций на системы класса Workflow - Workflow Management Coalition (WfMC) [4]. Это некоммерческая организация, объединяющая более 300 членов (по данным на 2018 год) по всему миру: пользователей, аналитиков, университетские и исследовательские группы. Уже в 1994 году коалиция выпустила свой первый документ – словарь-глоссарий, третья редакция которого вышла в 1999 году.

В России интересы WfMC представляет компания «Весть-Мета-Технологии». Компания создана в 1998 г. акционерами ОАО "Весть" и ООО "Метатехнология" для объединения инвестиционных ресурсов и опыта коллективов в области программного обеспечения, бизнес-консалтинга и реорганизации бизнес-процессов, систем управления знаниями, документами и деловыми процессами, выработки стратегии выхода на рынок технологий И-бизнеса, усиления позиций на рынке [9].

• 1. Терминология

Термин «workflow» переводится как «поток работ», что практически никак не раскрывает его суть. Рассмотрим некоторые определения понятия технологии Workflow и систем класса Workflow - программных продуктов на основе этой технологии.

Продукты класса Workflow – это программные системы, «обеспечивающие полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий, работ, функций), составляющих структурированные бизнес-процессы предприятия» [2].

«Система Workflow – это ИТ-решение для управления «потоком работ», связанными с конкретным этапом бизнес-процесса» [6].

«Workflow – автоматизация, полностью или частично, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил» [5].

«Workflow - это процесс, произвольное задание, выполняемое последовательно или параллельно двумя или более участниками рабочей группы с целью достижения общей цели» [7].

Таким образом, Workflow, по сути, является синонимом термина «бизнес-процесс», но применяется, в основном, в отношении систем автоматизации бизнес-процессов. В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:

• объект – любой объект, используемый в бизнес-процессе (письмо, офисная техника, бухгалтерский документ);
• событие - действие, произошедшее с объектом (получение письма, выход техники их строя, изменение налоговой ставки);
• операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (формирование письма, замена техники, оплата счета);
• исполнитель - должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких бизнес-операций (менеджер, сотрудник отдела, директор).

Перечисленные выше понятия далеко не единственные, которыми оперирует технология Workflow, однако являются базовыми для программной реализации любой системы класса Workflow. При этом каждая система обеспечивает решение трех следующих задач:

• разработка описания бизнес-процесса;
• управление выполнением бизнес-процесса;
• интеграция приложений, используемых в процессе.

Важнейшая особенность технологии Workflow - поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные (выполняемые средствами ИС), так и неавтоматизированные (выполняемые вручную) операции.

Бизнес-процесс предприятия может быть представлен в виде процесса Workflow, если этот процесс:

• выделен;
• структурирован (состоящий более, чем из одной операции);
• выполняется по определенным правилам, которые поддаются формулировке. В первую очередь это правила, описывающие последовательность выполнения операций, условия и предусмотренные реакции на внешние события;
• периодически повторяется.

Для Workflow не важно количество подпроцессов: их может быть сколько угодно, поэтому сам процесс может быть любой сложности. Обычно это реализуется через запуск дочерних процессов и согласования получаемых результатов с последующими операциями.

Пример: клиент обращается в сервисный центр с претензией по поводу качества техники. Для реализации заказа требуется произвести следующие манипуляции:

• Зафиксировать входящую заявку.
• Определить тип ремонта.
• Определить ответственного за требующийся ремонт сотрудника.
• Установить время на исполнение заявки.
• Назначить лицо, ответственное за контроль качества ремонта.
• Произвести расчёт с клиентом.

Каждая стадия работы как раз и есть Workflow-процесс для данного отдела компании. Эти стадии характеризуются, в первую очередь, тем, что носят во многом рутинный, повторяемый характер.

Предпосылки и польза внедрения Workflow-систем на предприятии

Причины, приводящие к необходимости рассмотрения возможности оптимизации бизнес-процессов компании с помощью Workflow-систем:

1. Недостаточная скорость обработки заявок в отделах.
2. Плохая организация потока работ в отделе.
3. Необходимость автоматизировать отдельные стадии бизнес-процесса, не затрагивая процесс целиком.
4. Оптимизация обмена сообщения между сотрудниками.
5. Необходимость повышения эффективности документооборота.
6. Необходимость организации хранения информации в единой базе данных.
7. На поиск документа тратится очень много времени, при этом нет уверенности, что версия найденного документа – последняя.
8. Длительный процесс согласования документов. От этого компания несет убытки.

То есть наступает момент, когда необходимо повышать скорость выполнения бизнес-операций с наименьшими затратами труда и времени и наибольшей эффективностью.

Польза от внедрения Workflow-систем [3]:

• Сокращение издержек, в том числе, экономия времени, затрачиваемого на каждый этап бизнес-процесса и переходы между этапами.
• Упрощение работы благодаря чёткому регламенту действий.
• Четкий контроль как за каждым этапом Workflow-процесса отдела, так и за всем процессом в целом. Повышается конфиденциальность и ужесточается контроль доступа.
• Улучшение качества обслуживание клиента за счет повышения оперативности выполнения задач и оптимизации доступа к необходимой для работы информации.
• Комфорт для сотрудников за счет понятного интерфейса, быстроты взаимодействия, наглядности, системы подсказок и т.д.
• Оптимизация принятия решений для руководства за счет своевременного удобства доступа к задачам, находящимся в процессе, к информации, связанной с текущими процессами.
• Аналитик организации получает всю необходимую статистику по процессам прямо в системе.

Чаще всего оптимизируют с помощью Workflow документооборот. При этом необходимо помнить о создании благоприятного климата в коллективе во избежание сопротивления персонала нововведениям. Также важно донести до каждого сотрудника тот список этапов и задач, которые предназначены конкретно для него.

Инструментальные средства описания процесса в Workflow-системе

Каждое действие в системе Workflow в составе бизнес-процесса представляет собой задание, в процессе выполнения которого необходимо произвести действие с информацией: как минимум, ее ввод и обработка. Чтобы описать операцию, необходимо оперировать следующими понятиями:

• адресат - пользователь или группа пользователей, получающих задание, при этом указываются права на взаимодействие с информацией, относящейся к заданию;
• экранная форма – часть пользовательского интерфейса, в которой представлена информация для пользователя, взаимодействующего с заданием;
• предельный срок выполнения задания - указание, до какого времени соответствующая операция должна быть выполнена;
• действия системы при выполнении операции.

Эти параметры участвуют в алгоритме выполнения процесса. Также, как правило, используются:

• логические условия;
• внешние по отношению к процессу события;
• средства создания параллельных ветвей;
• точки встречи, позволяющие согласовать результаты параллельно выполняемых операций;
• автоматические операции - операции, выполняющиеся без участия пользователя и запускающие на сервере внешнюю процедуру обработки данных;
• сценарии - специальные экранные формы, содержащие вызов функций, операторов системы и внешних программ, используемых пользователем при выполнении различных операций.

Использование инструментов описания процессов в большинстве современных систем класса Workflow не требует от разработчика каких-либо знаний в области программирования или систем управления базами данных.

Большинство систем поддерживают самые разнообразные типы данных. Очень важными являются данные типа файл, благодаря которым обеспечивается возможность связывать с формой файлы, находящиеся вне системы.

Значения данных представляются в экранной форме в виде полей. При этом различаются:

• демонстрационные поля (1) - поля, не предназначенные для редактирования;
• обязательные поля (2) - поля, которые необходимо заполнить в процессе выполнения задания;
• необязательные поля (3) - поля, значения которых заполнять не обязательно;
• вычисляемые поля (4) - поля, значения которых вычисляются по заданным формулам;
• невидимые поля - вычисляемые, но неотображаемые на экране. В примере на рисунке 2 поле «Дата заполнения» может заполняться по формуле, запрашивающей текущую дату с данных операционной системы пользователя.

Примеры некоторых основных полей наглядно видны на рисунке 1.

Рисунок 1. Пример экранной формы.

Построение форм представления данных является составной частью описания операций, составляющих процесс Workflow, и включает:

• задание и форматирование текста, образующего форму;
• определение требуемых данных;
• указание способа представления данных в форме;
• описание условий и обстоятельств, определяющих содержание формы.

Кроме того, для каждого поля могут быть заданы:

• подсказка для заполнения поля: выдается на экран по запросу пользователя;
• диапазон данных, из которого пользователю можно выбрать нужное значение;
• одна или несколько таблиц, определяющих взаимосвязи между значениями полей формы.

Управление выполнением процесса в Workflow-системе

Любой конкретный случай выполнения процесса называется экземпляром или вариантом. Выполнение любого варианта состоит в следующем:

1. Рассылка пользователям заданий в виде экранных форм.
2. Управление процессом их заполнения в соответствии с предусмотренным алгоритмом.

Система класса Workflow обеспечивает:

• одновременное выполнение множества экземпляров каждого процесса;
• передачу заданий между операциями процесса посредством электронной почты;
• обмен произвольными сообщениями между пользователями;
• доступ к функциям системы и внешним программам, предусмотренным для пользователя разработчиком процесса;
• взаимодействие путем обмена данными с внешними программами на сервере и клиенте.

Работа пользователя с любой формой состоит из следующих действий:

• просмотр содержимого;
• заполнение и/или редактирование полей;
• печать формы;
• выпуск формы для последующей обработки.

В процессе взаимодействия с пользователями система Workflow накапливает задания, ожидающие обработки, и формирует очереди заданий различных типов как для каждого пользователя, так и для группы. Автоматически производится периодическое обновление очередей и уведомление пользователя о наличии в очереди новых, еще непросмотренных заданий, заданий с высоким приоритетом или заданий с установленным предельным сроком выполнения.

Набор операций для работы с очередью заданий содержит следующие операции:

• выбор задания к исполнению;
• переход к заполнению экранной формы выбранного задания;
• выпуск выбранного задания - информирование системы об его выполнении;
• пересылка выбранного задания другому пользователю в случае невозможности его выполнения;
• установка критериев сортировки заданий в очереди;
• ограничение списка отображаемых заданий посредством фильтра;
• управление периодом обновления очереди.

После выпуска или пересылки задания оно автоматически удаляется из очереди.

Для взаимодействия с процессами Workflow предусмотрены следующие классы пользователей:

• администратор системы - поддержка и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процессам, например, данных о пользователях;
• разработчик процесса - разработка, тестирование и поддержка конкретного процесса;
• владелец процесса - редактирование конкретного процесса;
• менеджер - контроль исполнения экземпляров процесса посредством регистрационных отчетов и сервисных программ;
• пользователь - доступ к системе через очередь заданий, функция запуска экземпляра конкретного процесса и справочная подсистема.

Каждый пользователь имеет уникальные данные для аутентификации в системе и относится к некоторой группе пользователей. Смысл деления на пользователей на группы заключается в разграничении прав на исполнение определенных действий, в том числе для контроля доступа к функциям системы. Большинство систем также предоставляют возможность управления доступом на уровне ролей, в соответствии с которой права доступа могут назначаться не физическим лицам или подразделениям, а должностям (ролям).

Для контроля и управления текущим состоянием выполнения экземпляров процесса в системах Workflow предусмотрены журналы и отчеты. Например:

Регистрационный журнал - внутренний отчет системы, в котором для каждого экземпляра процесса фиксируются дата и время каждого значимого действия и его исполнитель. С помощью этой функции в любой момент времени можно получить информацию о том, что происходило и происходит при выполнении конкретного варианта процесса.

Отчет о состоянии - внутренний отчет системы, в котором отражается текущее состояние каждой операции каждого процесса. Состояния бывают четырех типов:

- выпущена,

- не выпущена,

- отозвана,

- не отправлена.

Кроме того, для любой операции можно получить данные о текущих значениях полей.

Функция пересмотра данных позволяет модифицировать значения полей и таким образом управлять выполнением экземпляра процесса.

Административные отчеты используются для сбора и обобщения информации, относящейся к нескольким (всем, текущим или завершенным) экземплярам данного процесса. Примерами таких отчетов являются отчеты об объеме продаж в регионе, о суммарном объеме всех принятых заказов или о количестве просроченных договоров. Структура и алгоритм административных отчетов определяются разработчиком процесса.

Особенности программной реализации технологии Workflow

Как любой программный продукт в рамках своего класса, каждое конкретное приложение системы класса Workflow имеет свои особенности и отличия. Большинство таких систем имеют архитектуру клиент-сервер. Серверы часто работают в среде Unix или NT, а рабочее место пользователя системы представляет собой, как правило, терминал Unix, ПК в среде Windows или Macintosh. В качестве основы для управления данными система предоставляет либо собственную систему управления, либо СУБД Oracle или Informix. Для предприятий, имеющих далеко расположенные друг от друга филиалы, важной является многосерверная конфигурация, в которой сервера могут работать под разными операционными системами и использовать различные системы управления, в том числе, их комбинации.

Как правило, Workflow-системы – это открытые системы. Специальные средства открытой системы обеспечивают запуск внешних программ на сервере и клиенте, двусторонний обмен данными между программным продуктом и процессом на сервере, а также динамический обмен данных с приложениями, работающими под Windows. Кроме этого, имеются библиотеки функций уровня прикладного программирования (API), позволяющие разработчикам прикладных программ получить доступ к системным функциям приложения.

Часто имеется также online-версия, обеспечивающая web-клиенту системы доступ к формам, очереди заданий, административным отчетам и регистрационным журналам через Интернет. При этом в качестве клиентского программного обеспечения может использоваться любой стандартный web-браузер.

Некоторые дополнительные функции:

• Использование любой системы электронной почты;
• многопользовательский режим отладки и тестирования новых процессов;
• возможность копирования и восстановления описания процесса из архивов и копий;
• набор функций сохранения и восстановления системы;
• управление рабочим календарем;
• доступ к системным переменным и функциям;
• управление режимом работы с окнами.

Место технологии Workflow в организации бизнеса

Имеют место два направления использования технологии Workflow:

1. Разделение правил выполнения бизнес-процессов и прикладных систем и СУБД. В результате обеспечивается принципиально большая гибкость и адаптируемость информационной системы. Иными словами, технология Workflow предоставляет возможность оперативной модификации правил выполнения бизнес-процессов без перестройки прикладного программного обеспечения и/или изменения структуры корпоративной базы данных.
2. Интеграция различных приложений и данных вокруг бизнес-процесса. В этом отношении Workflow можно рассматривать как определенный шаг в развитии архитектуры открытых систем. Стандарты, разработанные WfMC, подтверждают эффективность и результативность усилий, нацеленных на развитие этого направления.

Стратегия внедрения и использования технологии Workflow

Внедрение системы класса Workflow в практику работы предприятия - это проект, исполняемый всей организацией, а не только отделом информационных технологий.

Основными целями проекта внедрения системы класса Workflow являются:

• сбор, организация хранения и доступа к документам и данным, используемым при выполнении бизнес-процессов. При этом системы класса Workflow устанавливают связь между документами и операциями бизнес-процесса, управляют правилами прохождения документов, доставкой в нужное время нужному пользователю, исполнителю задания;
• управление выполнением бизнес-процессов. Внедрение технологии Workflow позволяет организовать конвейер обработки информационных, финансовых и материальных потоков на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность исполнителей, ответственных за конкретный участок работ;
• получение достоверной информации о деятельности компании, анализ которой служит основанием для принятия управленческих решений и своевременной корректировки стратегии развитии;
• интеграция отдельных автоматизированных блоков, существующих в различных подразделениях предприятия, в единую информационную систему. Такая интеграция помогает избежать дублирования и несогласованности данных, используемых в различных подразделениях.

Технология выполнения соответствующих работ разработана весьма подробно. Основная сущность этого процесса представлена на рисунке 1.

Рисунок 2. Технология выполнения работ по внедрению системы класса Workflow

Статистика блока ВЫПОЛНЕНИЕ представлена отчетами различных типов. Эти отчеты служат основой для выявления типовых маршрутов выполнения процессов, распределения затрат, причин нарушения сроков выполнения отдельных операций (блок РАЗБОР). Полученные данные сравниваются с требованиями, предъявляемыми к системе, проводится оценка эффективности эксплуатации (блоки СРАВНЕНИЯ и ТРЕБОВАНИЯ). На основании результатов сравнения проводится перенастройка описанных процессов, уточнение интерфейсов с прикладными программами и базами данных, уточнение состава отчетов (блок НАСТРОЙКА). Отредактированные версии процессов поступают снова в блок ВЫПОЛНЕНИЕ, а соответствующие им изменения в правилах организации бизнеса (блок ИЗМЕНЕНИЯ) влияют на требования, предъявляемые к системе (блок ТРЕБОВАНИЯ).

Заключение

Проанализировав все выше сказанное, можно сделать вывод в том, что действительно возможности технологии Workflow значительно широки: она позволяет сделать бизнес более эффективным и, соответственно, эффект от внедрения может быть существенно более значимым. Однако, основное количество внедрений систем класса Workflow в России сосредоточено вокруг задачи управления документооборотом.

В результате работы было раскрыто понятие технологии Workflow, изучены некоторые аспекты его истории, рассмотрены предпосылки внедрения Workflow-систем и вероятную пользу подобных изменений, дана характеристика инструментальным средствам описания процессов в Workflow-системе, описано управление выполнением процесса в Workflow-системе и рассмотрены особенности ее программной реализации. А также охарактеризовано место технологии Workflow в организации бизнеса и определена стратегия внедрения и использования технологии Workflow на предприятии.

Цель работы достигнута: изучено понятие технологии Workflow и ее возможностей.

Дальнейшее изучение темы технологии Workflow предполагает глубокое изучение конкретных программных продуктов, использующих эту технологию, повышающих эффективность работы организации. Например, систему Staffware, продукт компании Staffware Plc, которая лидирует на workflow-рынке [3].

Список использованной литературы

Публикация в книге

1. Романова М. В. Управление проектами. Допущено Советом УМО вузов России по образованию в обл. менеджмента в кач. учеб. пособия по дисциплине специализации спец. "Менеджмент организации. М.. ИД "Форум". ИНФРА-М. 2014. 253 с.. табл.

Публикация в периодических изданиях

2.Управление бизнес-процессами на основе технологии Workflow. // Открытые системы. СУБД. – 1997. - № 01.

Публикация в интернет-изданиях

3. Staffware лидирует на workflow-рынке. Статья. // itWeek: Идеи и практики автоматизации. [Электронный ресурс]. URL: https://www.itweek.ru/idea/article/detail.php?ID=57892 (дата обращения: 23.10.2019)

4. Workflow Management Coalition. Официальный сайт. [Электронный ресурс]. URL: https://wfmc.org/ (дата обращения: 24.10.2019)

5. Workflow глазами специалистов. Управление изменениями в компании. Статья. // [Электронный ресурс]. URL: http://www.markus.spb.ru/funnprofit/workflow.shtml (дата обращения: 24.10.2019)

6. Автоматизация процесса - Workflow. // Консалтинговая компания-партнер «Взгляд вашего потребителя» ВВП. [Электронный ресурс]. URL: http://regcons.ru/5-step-1-6.htm (дата обращения: 24.10.2019)

7. Как работает система Workflow в компании. Статья от 10.07.2018. // Comindware: Инновационная российская компания-разработчик платформы для цифровой трансформации предприятия. Официальный сайт. [Электронный ресурс]. URL: https://www.comindware.com/ru/blog-как-работает-система-workflow-в-компании/ (дата обращения: 23.10.2019)

8. Огрызков С. А. Технология потока работ (WORKFLOW) в России. Научная статья для сборника работ "Проблемы экономики, финансов и управления производством" // [Электронный ресурс]. URL: https://stanislaw.ru/lib/education/publications/workflow-technology-in-russia.pdf (дата обращения: 24.10.2019)

9. Программный фундамент И-бизнеса. // CRN: ИТ-бизнес. [Электронный ресурс]. URL: https://www.crn.ru/numbers/reg-numbers/detail.php?ID=5871 (дата обращения: 23.10.2019)