Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Управление коммуникациями проекта (Процессы управления коммуникациями)

Содержание:

Введение

В настоящее время самым прогрессивным подходом для ведения маркетинга является управление проектом. Проект - это совместная работа людей по достижению определенной цели, ограниченная по времени и средствам.

За любой проект отвечает человек, на которого ложиться вся ответственность по ведению его до конечной цели - это менеджер по проекту. Он должен следить за такими понятиями как - управление коммуникациями проекта, комбинирование всех действий сотрудников, задействованных в проекте, осуществление заинтересованности в проекте, а так же точное совпадение по срокам.

Управление коммуникациями проекта - это осуществление всей деятельности по организации связи и общения как между продавцом и покупателем, так и между сотрудниками фирмы. Общение и отношения между сотрудниками фирмы - это основная задача, которая ставится в управлении коммуникациями проекта, так как работа сотрудников совместно напрямую зависит от психологического состояния людей. Умение осуществлять правильное управление коммуникациями проекта есть одно из главных требований к менеджеру проекта.

Цель данного реферата рассмотреть понятия управление взаимодействиями и информационными связями.

1. Процессы управления коммуникациями

Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) - управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

В проектах под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные, используемые для планирования, управления и контроля. Проектная информация может принимать различные формы: отражать совместную установку целей, вытекать из интерпретации проектных контрактов, состоять из прямых указаний к выполнению работ, в совокупной или кодированной форме содержать данные о самом проекте и о его существовании. Существует необходимость централизованного фиксирования любой проектной информации, обозначения ее в зависимости от ее содержания, распределения в соответствии с задачами и централизованного ее администрирования. Информация представляет возможность сотрудничества между внешними и внутренними субъектами, вовлеченными в осуществления данного проекта. С ее помощью участвующие в проекте узнают, какие работы, кем и в какое время должны быть выполнены. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена регулярно, своевременно, единообразно, понятно, правдиво, подробно, по назначению и в удобной форме.

В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:

Внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.).
Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения).
Письменные и устные.
Вертикальные и горизонтальные.

Прохождение информации (рис.1) в проекте может осуществляться через информационный центр проекта, участвующих руководителей, а также членов команд.

Рис.1. Прохождение информации

В процессе управления информации используются: телефон, факс, письмо, совещание, доклад, электронная почта, телекоммуникации, видеоконференции, телетекстовые устройства.

Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта. Схема обмена информацией внутри организации представлена на рис.2.

Рис.2. Схема информационного обмена в организации

В качестве основных потребителей информации проекта выступают:

Проект - менеджер для анализа расхождений фактических показателей выполнения работ от запланированных и принятия решений по проекту.
Заказчик для осведомленности о ходе выполнения работ проекта
Поставщики при возникновении потребности в материалах, оборудования и т.п., необходимых для выполнения работ.
Проектировщики, когда необходимо внести изменения в проектную документацию.
Непосредственные исполнители работ на местах.

Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.

Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

Планирование системы коммуникаций - определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).
Сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.
Отчетность о ходе выполнения проекта - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
Документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

Планирование системы коммуникаций

План коммуникаций является составной частью плана проекта.

Он включает в себя:

План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.
План распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки.
Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.
План ввода в действие тех или иных видов коммуникаций.
Методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.

План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.

Сбор и распределение информации

Существует формальная информация (возникает внутри организационных структур проекта) и неформальная информация (возникает за их пределами и может относиться как к самому проекту, так и к событиям, лежащим за его рамками).

В качестве классических видов информации известна письменная и вербальная информация. К вербальной информации относят беседы, лекции, совещания и доклады, которые проводятся руководителями проектов. К письменной информации могут быть отнесены сообщения, доклады, протоколы, публикации. Так же существуют современные виды информации, такие как электронные данные, телекоммуникации, видеоконференции и т.п. В качестве факторов, воздействующих на выбор информации, могут быть названы нужды и требования тех, кто участвует в ее обработке, также размер, вид и комплексность проекта.

Поток информации может двигаться в вертикальном (между начальником и подчиненным), горизонтальном (между стоящими на одной ступени иерархической лестницы) и диагональном (между начальником и подчиненными за пределами отделов) направлениях.

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.

Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля.

Выбор технологий взаимодействий определяется:

Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания
Доступностью технологий.
Квалификацией и подготовленностью кадров.

Отчетность о ходе выполнения проекта

Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления.

Отчетность о ходе выполнения включает:

Информацию о текущем состоянии проекта в целом и в разрезе отдельных показателей.
Информацию об отклонениях от базовых планов.
Прогнозирование будущего состояния проекта.

Документирование хода работ

Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.

Документирование результатов хода работ включает в себя:

Сбор и верификацию окончательных данных.
Анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ.
Архивирование результатов с целью дальнейшего использования.

Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.

Таким образом, управление коммуникациями проекта должно быть нацелено на групповое взаимодействие в рамках управления проектом и включать:

информацию проекта, т.е. собранные, обработанные и распределенные данные, включающие в себя как исходные данные, так и получаемые в результате прямых расчетов, аналитической обработки, экспертных оценок и пр.;
средства обработки информации, включающие в себя информационные технологии, базирующиеся на современных программных средствах;
средства коммуникации, ориентированные на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации и базирующиеся на современных средствах связи и передачи данных.

2. Информационные технологии управления проектами

Большинство коммуникационных процессов в рамках проекта подразумевают использование компьютеров и средств связи. Более того, можно утверждать, что от момента зарождения и до наших дней развитие методов управления проектами и их практическое применение во многом определялось развитием информационных технологий.

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, накопления, хранения, передачи, обработки, контроля информации, основанные на использовании средств компьютерной техники, коммуникаций и новейших технологий преобразования информации.

Информационная система управления проектом - организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Многие аналитические средства подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.

С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и Web-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.

Рис.3. Автоматизация управления проектами

Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение функций:

Работа в много проектной среде.
Разработка календарно-сетевого графика выполнения работ.
Оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов.
Проведение анализа "что - если".
Сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, автоматизированной генерации отчетов.
Планирование и контроль договорных обязательств.
Централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным проектам и т.д.

Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:

Архитектуру клиент - сервер. Она позволяет рабочим станциям ("клиентам") и одному или нескольким центральным ПК ("серверам") распределять выполнение приложений, используя вычислительную мощность каждого компьютера. Преимущество архитектуры клиент - сервер заключается в том, что и клиент, и сервер совместно работают над выполнением приложения. При этом основная часть работы приложения происходит именно на сервере, а многочисленные клиенты посылают на него запросы, получают готовые результаты, обрабатывают их и выдают пользователям. Это не только увеличивает вычислительную мощность, но также и более эффективно использует каждый компьютер в системе. В среде клиент - сервер множество клиентов могут одновременно получать доступ к хранящимся на сервере данным и совместно использовать информацию. Это избавляет от необходимости держать одинаковые данные в разных местах.
Системы телекоммуникаций (передача цифровых данных по оптико-волоконным кабелям, локально - вычислительные сети и т.д.).
Портативные компьютеры.
Программное обеспечение поддержки групповой работы, обеспечивающее:
- обмен электронной почтой;
- Документооборот.
- Групповое планирование деятельности.
- Участие удаленных членов команды в интерактивных дискуссиях средствами поддержки и ведения обсуждений.
- Проведение "мозгового штурма", давая возможность его участникам высказывать свои мнения с помощью компьютеров, подключенных к одному большому экрану.

Заключение

Проект - это совокупность задач или мероприятий, связанных с достижением запланированной цели, которая обычно имеет уникальный (неповторяющийся) характер.

Проекты любого рода зависят от существующих в них коммуникаций. Для успеха в управлении проектом особенно важна межличностная коммуникация, которая осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений, или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жестом, интонацией и т.п.). Во-первых, решение многих управленческих задач строится на взаимодействии людей (начальника с подчиненными, подчиненных друг с другом и т.д.) в рамках конкретных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. Существует понятие "богатство информации", или степени, с которой она может изменить понимание проблемы в рамках определенного периода времени. При этом данные, составляющие информацию, являются продуктом коммуникации. Богатство информации определяется не только содержанием данных, но и средствами передачи этой информации. При нехватке информации и недостаточном стимулировании стремления обмениваться ею проекты едва ли могут быть реализованы.

Обмен информацией в рамках проекта служит укреплением солидарности в команде, ее духа и стимулирует работу в целом.