Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Управление контентом

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

ПОНЯТИЕ ECM

Под термином ECM (Enterprise Content Management) подразумеваются технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем пользователям организации.

По определению аналитической консалтинговой компании Gartner, системы управления корпоративными информационными ресурсами ECM - это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов.

Условно к ЕСМ относятся системы, поддерживающие хотя бы три из шести функций:

Управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т. д.);
Ввод в систему и управление полученными образами бумажных документов;
Совместная работа над общими документами и поддержка проектных работ;
Управление электронным архивом, автоматизация правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
Workflow для поддержки бизнес-процессов маршрутизации контента, назначения рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
Автоматизации публикаций, управление динамическим контентом (например, WEB или интранет) и взаимодействием пользователей для этих задач.

ЕСМ-системы работает с документами, при этом цели управления документами иные, чем у СЭД и соответственно – иной состав модулей. Цель ECM-систем заключается в обеспечении единого информационного пространства организации, непротиворечивости информации в разных документах, обеспечении получения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде.

Как правило, ECM включает модули:

управление документами (экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов);
управление образами документов (сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов);
управление записями (долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам);
управление потоками работ (или workl ow, т. е. поддержка бизнес-процессов, передача документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес-процессов);
управление web-контентом (содержанием корпоративного сайта или портала), взаимодействием пользователей;
управление медиаконтентом (управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами и др.);
управление знаниями (поддержка систем для накопления и доставки информации, необходимой для принятия решений);
управление коллективным взаимодействием пользователей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и поддержка проектных команд).

Основная цель ЕСМ-системы — обеспечить эффективное управление накопленными информационными активами предприятия с целью повышения производительности и обеспечения компании устойчивого конкурентного преимущества. Предприятия, не применяющие полноценной системы организации электронного документооборота, сталкиваются с неупорядочен-ным нагромождением своего контента. Его трудно должным образом классифицировать, часто к нему нельзя получить доступ, а также нет возможности узнать версию документа; в компаниях с разветвленной структурой проблематично избежать дублирования и добиться совместного применения важной информации; сотрудники не могут надлежаще сохранять плоды коллективного труда и содержать в порядке большое количество электронных писем. ЕСМ обеспечивает инфраструктуру, которая позволяет устранять эти и другие проблемы.

ЕСМ-технологии, формируют вертикальную сервисно-ориентированную ИТ- инфраструктуру, которая поддерживает специализированные приложения и подчиненные сервисы, обеспечивающие работу с содержимым самых разных типов и форматов (в числе которых фотографии, XML-компоненты, видеоклипы и сообщения электронной почты) на протяжении всего жизненного цикла контента.

Базовое понятие ECM-системы – управление документами (document management), что подразумевает управление жизненным циклом документа от его создания до передачи исполненного документа на хранение или уничтожение. При этом управление жизненным циклом применимо для любого информационного объекта.

Для работы с информационными объектами создаются библиотеки, которые могут различаться назначением хранящихся в них документов, например библиотеки финансово-бухгалтерских документов, библиотеки конструкторской документации, клиентских досье и т. д. Для классификации таких документов используется более сложная система хранения, нежели привычная российским службам ДОУ номенклатура Но составление структуры хранения все равно будет ложиться на плечи сотрудников службы ДОУ, поэтому им нужно осваивать основы теории классификации.

Сотрудники служб ДОУ должны будут определить права доступа к документам (например, на чтение без права редактирования, на редактирование без права на уничтожение, на редактирование с правом удаления и пр.).

Сотрудникам служб ДОУ предстоит освоить основы информационной безопасности, разобраться в сущности электронно-цифровой подписи (ЭЦП), правилах ее применения, понять, в каких случаях необходимо ее использовать, а в каких – можно обойтись без нее.

БАЗОВЫЕ КОМПОНЕНТЫ

2.1 Ядро платформы IBM FILENET

Рассмотрим архитектура ЕСМ- систем на примере платформы IBM FileNet, которая реализована в виде иерархической структуры, в которой выделяются три основных слоя: хранилища контента, ядра платформы и наборов функциональных компонентов (рис. 1).

Рис. 1. Архитектура платформы IBM FileNet.

Ядро платформы реализовано в виде набора следующих базовых сервисов.

Сервисы для приложений обеспечивают интеграцию с внешними программными средствами и доступ с их стороны к данным, функциональным компонентам и возможностям платформы FileNet через средства межпрограммного взаимодействия и Web-интерфейс.

Сервисы организации контента обеспечивают хранение и управление различными видами неструктурированных документов и поддерживают такие структурные единицы, как документы, папки, сохраненные запросы, шаблоны, отчеты и т. п.

2.2 Компоненты управления контентом

Компоненты управления контентом выполняют основной набор ECM-функций: захват, извлечение, ввод, классификацию и федеративную интеграцию неструктурированных документов из корпоративных и внешних информационных систем и репозитариев, сообщений, поступающих по электронной почте и другим каналам, а также контента Web-сайтов. Среди них выделяются следующие функциональные сервисы.

Content Manager — единое средство управления структурированными и неструктурированными данными в цифровой форме в масштабе всего предприятия. Обеспечивает управление различными видами документов (сообщения электронной почты, факсы, документы на бумаге, электронные файлы, Интернет-страницы и т. д.). Реализует концепцию «активного контента», позволяющую автоматизировать управление бизнес-процессами.

Image Manager — решает задачи организации больших объемов графических данных (изображений) и предоставляет высокоэффективные средства архивирования, индексирования и иерархического хранения данных.

Web Content Manager — с помощью этого компонента и средств публикации обеспечивается внешнее представление информации на порталах и рабочих местах пользователей.

Team Collaboration Manager — средство коллективной работы пользователей с документами и бизнес-процессами.

SharePoint Integration — обеспечивает интеграцию с Microsoft SharePoint.

Capture — инструмент автоматического сканирования документов с возможностью их классификации и интеграции с бизнес-процессами.

Document Publisher — средство доставки и публикации документов.

Web Site Manager — инструмент общего управления Web-сайтами.

2.3 Компоненты управления бизнес-процессами

Компоненты управления бизнес-процессами автоматизируют функции управления документооборотом и жизненным циклом электронных документов.

Business Process Manager — средство создания, управления и оптимизации комплексных процессов в масштабе предприятия. Предусмотрены средства быстрой разработки решений, полная интеграция с компонентами FileNet и возможность работы на различных программно-аппаратных платформах.

Forms Manager предоставляет сервисы для создания, использования и маршрутизации электронных форм с возможностью их интеграции в среду управления бизнес-процессами для межпроцессного взаимодействия на основе отслеживания наступающих событий.

Business Activity Monitor — средство мониторинга эффективности процессов в реальном времени.

Business Process Framework — инструментальная среда создания клиентских решений для работы с бизнес-процессами компании.

2.4 Компоненты обеспечения нормативных требований

Компоненты обеспечения нормативных требований предоставляют необходимые средства контроля и доступа к процессам обработки информации и хранимым документам.

Records Manager — средство управления электронными документами как бизнес-записями.

Email Manager — средство управления и архивирования сообщений электронной почты.

Records Crawler — средство захвата электронных документов из различных источников для дальнейшего декларирования.

Семейство продуктов IBM Content Management 8.4, совершенствуется, и с их помощью организации могут совершенствовать свой контент и связанные с ним бизнес-процессы, выделяя свои товары и услуги на фоне конкурентов. В частности, эти продукты можно интегрировать с программными продуктами IBM FileNet Records Crawler и IBM FileNet Business Process Management (BPM). Первый из них ведет автоматический мониторинг конкретных областей с целью обнаружения документов, удовлетворяющих определенным правилам, применения правил обработки, а также сбора контента файловой системы в IBM Content Manager. Эти новые возможности позволяют управлять контентом файловой системы Windows с целью сокращения затрат и рисков. Второе решение, IBM FileNet BPM, повышает эффективность и оперативность процессов, продуктивность сотрудников, а также усовершенствует процедуры принятия решений благодаря автоматизации, рационализации и оптимизации процессов.

В семействе IBM Content Management применяется интерактивный клиент IBM WEBi v1.02, предоставляющий пользователям доступ к документам из репозитория IBM Content Manager через Web-браузер. Его применение позволяет упростить для большого количества пользователей доступ к контенту, а также дает возможность его комбинировать и многократно использовать для поддержки выполнения бизнес-задач и повышения продуктивности. Кроме того, это решение, основанное на технологиях AJAX и DOJO, включает средства поиска и извлечения контента и служит примером применения открытых стандартов для предоставления преимуществ клиентам, использующим решения для управления корпоративными отчетами, интеграции и управления контентом.

Один из ключевых функциональных компонентов — решение IBM Content Manager, предоставляющее удобные средства установки и различные варианты развертывания. Это стратегическая, открытая платформа для управления контентом, которая дает организациям возможность выбрать оптимальный подход для своего бизнеса. Пользователям предлагается простой Web-клиент, предоставляющий доступ к документам из репозитория Content Manager. Инфраструктура на базе технологий Web 2.0 и AJAX поддерживает гибкую, динамичную ECM-среду, а удобный интерактивный интерфейс повышает продуктивность работы пользователей, совершенствуя общекорпоративные взаимодействия и методы получения доступа к информации.

Обновленный компонент IBM Document Manager обеспечивает улучшенную интеграцию с IBM Content Manager, позволяя повысить продуктивность и экономически эффективно управлять всем жизненным циклом сложной бизнес-документации в ходе разработки продукта или реализации проекта.

Для управления отчетами используется решение IBM Content Manager OnDemand, с помощью которого выполняется сбор больших объемов формируемых компьютерными системами данных и автоматизированное управление их хранением. Новый Web-клиент системного администрирования позволяет выполнять множество типичных функций с использованием браузера. Благодаря реализованной в новой версии поддержке LDAP клиенты могут управлять базовой аутентификацией непосредственно на сервере, а использование 64-разрядного пространства повышает производительность. Новая функция поддержки картотек позволяет организовывать папки в электронные картотеки, упрощая навигацию по структуре папок.

Сложности согласованности архитектуры ЕСМ с корпоративными стейкхолдерами возникают в процессе интеграции неструктурированного контента в реальном времени, которые решаются с помощью программного компонента IBM WebSphere Information Integrator Content Edition, в состав которого входит более 20 готовых интерфейсов сопряжения (коннекторов) для популярных репозиториев управления контентом. Более высокая производительность ускоряет доступ к контенту, хранящемуся в репозиториях сторонних поставщиков, и повышает скорость выполнения приложений, поддерживающих операции обслуживания клиентов. В числе дополнительных усовершенствований — поддержка новых ОС, новых Web-стандартов и ключевых функций обеспечения доступности. Используя решение IICE, клиенты могут внедрять средства интеграции, обеспечивающие защиту их инвестиций в хранилища контента и ориентированные на контент приложения.

Модуль IBM CommonStore позволяет сократить операционные расходы, связанные с растущими объемами хранилищ электронной почты и данных систем обмена сообщениями, управляя электронной почтой и электронными сообщениями для соблюдения нормативных требований. В новой версии реализована поддержка Lotus Domino 8.0 и Microsoft Exchange 2007. Кроме того, в функции поиска по сообщениям электронной почты внесены усовершенствования для улучшенной поддержки технологий eDiscovery, в том числе повышена производительность операций с электронными архивами, исключены ограничения на размер экспортируемых файлов pst и nsf, а также реализована поддержка функций блокирования/разблокирования IBM Records Manager.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций.

В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД.

Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Корнеев, И.К. Информационные технологии в работе с документами. Учебник/ И.К Корнеев. – проспект, 2019.-297 с.
https://it.rfei.ru/course
https://www.osp.ru/os/2004/08/185073
https://www.distanz.ru/feed/lectures/arkhitektura-platform-ecm-resheniy_3670/
https://www.doc-online.ru/tags/ECM/
https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:Enterprise_Content_Management_(ECM)