Управление ресурсами проекта: управление закупками проекта

Содержание:

Набор команды проекта

Управление проектом — это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Это приложение знаний требует результативного управления процессами управления проектом. Процесс — это набор взаимосвязанных действий и операций, осуществляемых для создания заранее определенного продукта, услуги или результата. Каждый процесс характеризуется своими входами, инструментами и методами, которые могут быть применены, а также результирующими выходами. Как обсуждалось в разделе 2, руководитель проекта должен учитывать активы процессов организации и факторы среды предприятия. Они должны учитываться в отношении каждого процесса, даже если они явно не указаны в списке входов в спецификации процесса. Активы процессов организации дают руководящие указания и критерии того, каким образом приспособить процессы организации к конкретным потребностям проекта. Факторы среды предприятия могут ограничивать возможности управления проектом.

Процессы управления закупками

Управление закупками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения необходимых для осуществления проекта продуктов, услуг или результатов вне команды проекта. Организация может выступать в роли как покупателя, так и продавца продуктов, услуг или результатов проекта. Управление закупками проекта включает в себя процессы управления договорами и процессы контроля изменений, необходимые для составления и администрирования договоров или заказов на покупку, подготовленных уполномоченными членами команды проекта. Управление закупками проекта также предусматривает контроль любых договоров, заключенных сторонней организацией (покупателем), которая приобретает поставляемые результаты проекта у исполняющей организации (продавца), а также администрирование договорных обязательств, возложенных на команду проекта по договору.

Процессы управления закупками проекта включают в себя работу с соглашениями, в том числе договорами, которые являются юридическими документами, регулирующими правовые отношения между покупателем и продавцом.

Договор — это обоюдное соглашение, обязывающее продавца предоставить покупателю нечто, имеющее ценность (например, определенные продукты, услуги или результаты), а покупателя — предоставить продавцу денежную или иную компенсацию.

Соглашение может быть простым или сложным и может отражать простоту или сложность поставляемых результатов или требуемых действий. Договор на закупку содержит основные положения и условия и может включать в себя другие пункты, которые определяет покупатель для указания того, что именно продавец должен произвести или предоставить.

В обязанности команды управления проектом входит обеспечение того, что все закупки удовлетворяют конкретным потребностям проекта при соблюдении политик организации в отношении процедур закупки. В зависимости от прикладной области, договор также может называться «соглашением», «договоренностью», «субподрядом» или «заказом на покупку».

Большинство организаций документируют политики и процедуры, точно определяющие правила осуществления закупок и указывающие, кто имеет полномочия подписывать и администрировать подобные соглашения от имени организации. Хотя все документы проекта могут в той или иной форме анализироваться и проходить процедуру одобрения, процесс одобрения договора обычно бывает более длительным в силу юридической ответственности, которую он накладывает.

В любом случае, в процессе анализа и одобрения основное внимание уделяется тому, чтобы язык договора точно описывал продукты, услуги или результаты, которые удовлетворят определенным требованиям проекта. На ранних фазах команда управления проектом может воспользоваться поддержкой специалистов в области заключения договоров, закупочной деятельности, правовой сфере и технических областях знаний. Обращение к специалистам за помощью может быть обязательным в соответствии с политиками организации. Различные действия, осуществляемые в ходе процессов управления закупками проекта, образуют жизненный цикл соглашения.

Активное управление жизненным циклом соглашения и тщательно выверенные формулировки положений и условий закупки позволяют разделить с продавцом или передать ему некоторые поддающиеся определению риски проекта. Заключение соглашения на поставку продукта или оказание услуг является одним из способов распределения ответственности за управление или разделения потенциальных рисков.

Сложный проект может предполагать одновременное или последовательное управление несколькими договорами или договорами субподряда. В таких случаях жизненный цикл каждого договора может закончиться во время любой из фаз жизненного цикла проекта. Управление закупками проекта рассматривается с точки зрения отношений между продавцом и покупателем.

Отношения покупатель-продавец могут существовать на различных уровнях в рамках любого проекта, а также между организациями, являющимися внутренними или внешними по отношению к организации-приобретателю. В зависимости от прикладной области продавец может называться «подрядчиком», «субподрядчиком», «производителем», «поставщиком услуг» или «поставщиком». В зависимости от положения покупателя в цикле закупок проекта он может называться «клиентом», «заказчиком», «генеральным подрядчиком», «подрядчиком», «организацией-приобретателем», «заказчиком услуг» или «приобретателем». На протяжении жизненного цикла договора продавец может сначала рассматриваться как участник тендера, затем как выбранный поставщик и, наконец, как поставщик или производитель, имеющий договорные обязательства.

Обычно продавец осуществляет управление работой как проектом, если предметом приобретения не являются материалы, изделия или обычные продукты. В таких случаях:

• Покупатель становится заказчиком и, в силу этого, ключевой заинтересованной стороной проекта для продавца.

• Команда управления проектом со стороны продавца вовлечена во все процессы управления проектом, а не только в процессы из данной области знаний.

• Положения и условия договора становятся ключевыми входами многих процессов управления со стороны продавца.

Договор может непосредственно содержать входы (например, основные поставляемые результаты, ключевые контрольные события, целевая стоимость) либо может ограничивать варианты выбора для команды проекта (например, в конструкторских проектах зачастую требуется одобрение покупателем решений по обеспечению проекта персоналом). В данном разделе предполагается, что покупатель какого-либо предмета/услуги для проекта назначается для команды проекта и что продавец не является частью организации, к которой принадлежит команда проекта. Также предполагается, что между покупателем и продавцом оформлены и существуют формальные договорные отношения. Однако большая часть описанного в данном разделе материала в равной степени применима и к недоговорным отношениям с другими подразделениями организации команды проекта.

Планирование управления закупками — процесс документирования решений по проекту в отношении закупок, установления подхода и определения потенциальных продавцов. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он устанавливает, необходимо ли приобретение сторонней поддержки и, если это так, то, что именно приобрести, каким образом приобрести, в каком количестве и когда это необходимо приобрести.

В процессе планирования управления закупками определяется, какие потребности проекта можно и нужно удовлетворить путем закупок продуктов, услуг или результатов у сторонних по отношению к проекту организаций, в отличие от тех потребностей, которые можно удовлетворить силами команды проекта. В случае приобретения необходимых для исполнения проекта продуктов, услуг или результатов у сторонних организаций, все процессы от планирования управления закупками до закрытия закупок выполняются для каждого предмета приобретения.

Процесс планирования управления закупками также предусматривает оценку потенциальных продавцов, особенно если покупатель хочет использовать определенную степень влияния на решения по приобретению или контроля над ними. Также следует уделять внимание тому, кто именно отвечает за получение или обладание необходимыми разрешениями и лицензиями на осуществление той или иной профессиональной деятельности, которые могут потребоваться при выполнении проекта в соответствии с требованиями законодательства, нормативными актами либо политикой организации. Требования расписания проекта могут оказывать существенное влияние на стратегию во время планирования управления закупками. На расписание проекта также могут повлиять решения, принимаемые при разработке плана управления закупками. Эти решения интегрированы с разработкой расписания, оценкой ресурсов операций и анализом «производить или покупать».

Процесс планирования управления закупками включает в себя оценку рисков, связанных с каждым анализом «производить или покупать», а также анализ типа договора, который планируется заключить с целью избегания или снижения рисков или, в некоторых случаях, их передачи продавцу

В целом, все юридические договорные отношения делятся на две большие категории: договоры с фиксированной ценой и договоры с возмещением затрат. Также существует третий, смешанный тип, который широко используется и называется договором «время и материалы». Наиболее широко используемые типы договоров описаны ниже как отдельные, но на практике нет ничего необычного в том, что несколько типов комбинируются в рамках одной закупки.

План управления закупками является компонентом плана управления проектом, который описывает, каким образом команда проекта будет приобретать товары и услуги у сторонних организаций. Он описывает порядок управления процессами закупки, начиная с разработки закупочной документации и заканчивая закрытием договора.

План управления закупками может включать в себя руководство по следующим пунктам:

• типы используемых договоров;

• проблемы управления рисками;

• следует ли использовать независимые оценки, и необходимы ли они в качестве критериев оценки;

• действия, которые команда управления проектом может совершать самостоятельно, если в составе исполняющей организации имеется специализированный отдел закупок, снабжения или заключения договоров;

• типовая закупочная документация, если она необходима;

• управление несколькими поставщиками;

• координация закупок с другими аспектами проекта, такими как разработка расписания и отчетность об исполнении;

• любые ограничения и допущения, которые могут оказать влияние на запланированные закупки;

• обеспечение запаса времени, необходимого для закупки предметов с длительными сроками поставки, выполнение и доставку заказа, и его учет при разработке расписания проекта;

• принятие решений «производить или покупать» и их согласование с процессами оценки ресурсов операций и разработки расписания; установление для каждого договора расчетных дат поставляемых результатов и их координация с процессами разработки и контроля расписания;

• определение потребности в гарантиях исполнения обязательств или заключения договоров страхования для снижения некоторых видов рисков проекта;

• предоставление продавцам инструкций по разработке и соблюдению иерархической структуры работ (ИСР);

• определение формы и формата описания работ по закупкам/договорам;

• определение продавцов, прошедших квалификационный отбор (если таковые имеются), с которыми будет вестись работа;

• определение метрик закупок, которые будут использоваться для управления договорами и оценки продавцов. В зависимости от потребностей каждого проекта план управления закупками может быть формальным и неформальным, подробным или обобщенным.

Список источников:

Книги:

1. Зеленский П. С. , Зимнякова Т. С. , Поподько Г. И. , Нагаева О. С. , Улина С. Л., Управление проектами: учебное пособие, СФУ, 2017., -132стр.

Электронные ресурсы:

1. Руководство к своду знаний по управлению проектами – URL: http://pm-files.com/sites/default/files/file/C/C-1/C-1-1/pmbok_5th_2013_rus.pdf (дата обращения 10.03.2019)