Виды коммуникаций в проекте

Содержание:

Введение.

Управление коммуникациями проекта – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации

Данная тема освещает вопрос о том, какие виды и типы коммуникаций существуют, и как нужно с ними работать и что делать, чтобы получить успешный проект. Данный реферат является небольшим руководством по коммуникации в группе по реализации проекта.

Для данного вопроса я воспользовался статьями из интернета.

Данный реферат состоит из титульного листа, введения, восьми глав и списка использованной литературы. В ведение показана идея реферата. В главе 1 пишется про людей, играющих ключевую роль в работе проекта. В главе 2 пишется про то, какие процессы важны для осуществления проекта. В главе 3 пишется про то, какая информация кому нужна и как она будет распределяться. В главе 4 пишется про автоматизированную часть проекта. В главе 5 пишется про основные виды коммуникаций. В главе 6 пишется об основных функциях коммуникативности. В главе 7 пишется про основные коммуникационные сети и как они работают. Глава 8 является своего рода заключением.

Основные потребители информации.

Основные потребители информации - это те люди, которые играют ключевую роль в работе проекта. Таких роль всего шесть: Менеджер проекта (человек, отвечающий за планирование, закупку и выполнение проекта), спонсор проекта (человек, на чьи средства выполняется проект), заказчик (человек, выдвигающий требования к проекту), руководители функциональных подразделений (люди, руководящие персоналом учреждения), исполнители работ (сам персонал) и поставщики (люди, предоставляющие ресурсы для проекта.

Процессы управления коммуникациями.

Для того, чтобы проект начал осуществляться, нужно определить, как, кто и с кем будет взаимодействует, для этого существуют четыре основных процесса коммуникации:

1. Планирование системы коммуникаций – определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).
2. Сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора, обработки и доставки информации.
3. Подготовка отчетности о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
4. Документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.

Планирование коммуникации.

Коммуникационный план является важной частью проекта, поэтому к нему нужно уделить особое внимание. Если не сделать хотя бы набросок плана, то можно понести проектные потери. Также необходимо выяснить всех участником и заинтересованных лиц, кому и какая информация будет нужна и когда её нужно будет предоставить. Для изучения потребностей и описания структуры системы коммуникаций обычно используется следующая информация:

1. Логическая структура организации проекта и матрица ответственности.
2. Информационные потребности участников проекта.
3. Физическая структура распределения участников проекта.
4. Внешние информационные потребности проекта.

В зависимости от того, насколько долгим и сложным будет проект, технологии распределения информации могут сильно различаться. Тогда выбор технологий взаимодействий будет определяться:

1. Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детально
2. Доступностью технологий.
3. Квалификацией и подготовленностью кадров.

План коммуникаций – это составная часть плана проекта. В зависимости от того, над каким проектом ведется работа, он может быть более или менее формализован, детализирован или описан лишь в общем виде.

Оценка и отображение прогресса.

Информация о достигнутых результатах, фактических затратах и состоянии работ обеспечивает для координации работ, оперативного планирования и управления.

Большинство методов планирования и управления подразумевает использование компьютера. В процессе работы над проектом менеджеры оперируют с огромным количеством информации, которая подразумевает достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы. На данный момент на рынке представлено большое количество прикладный программных обеспечений, которые помогают в решение данной проблемы. Наиболее известные – это Microsoft Office Project, Open Plan и Primavera.

Сбор и распределение информации.

Проект подразумевает под собой использование различных видов коммуникаций. Они бывают:

1. Внутренние – внутри команды проекта.
2. Внешние – с руководством компании, внешними организациями, заказчиком и так далее.
3. Формальные – отчеты, запросы, совещания.
4. Неформальные – напоминания, обсуждения.
5. Письменные – переписки, чаты
6. Устные – разговоры
7. Вертикальная – обмен информации между руководителем и подчиненным.
8. Горизонтальная – обмен информации между сотрудниками одного уровня.

Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.

Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.

Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия.

Функции коммуникативности.

Есть четыре различных функции коммуникативности в группе или организации:

1. Контроль – слежение за выполнением обязанностей.
2. Мотивация – доведение до работников информации о том, что должно быть сделано.
3. Эмоциональное выражение – выражение членов группы эмоций к происходящему.
4. Передача информации – предоставление данных для принятия решений.

Типы коммуникационных сетей.

Коммуникационная сеть – это взаимодействие участвующих в коммуникационном процессе людей с помощью потоков информации. Эффективность членов группы напрямую зависит от того, как построены коммуникационные сети. Каждая из сетей имеет свои преимущества и недостатки. Выбор определенной сети зависит от множества разных факторов, поставленных перед группой. Основными сетями являются «звезда», «шпора» и «круг».

«Звезда». В подобной сети деятельность работников контролирует руководитель. Число каналов всегда рознится, но всегда есть центр, в который они стремятся. Эффективнее всего «Звезда» справляется с решением простых или текущих задач.

«Круг» является полной противоположностью «звезды». Общение в группе свободно, обработка информации и принятие решений происходит в равной степени. Формальный лидер отсутствует, но это не означает, что в нем отсутствуют силовые линии или целенаправленное воздействие. Эффективнее всего «Круг» справляется с решением сложных или творческих задач.

«Шпора», как и «Звезда», тоже централизованная, жесткая сеть, но есть отличия: в структуре «Звезды» 2 уровня, а в структуре «Шпоры» - 3. Человек в центре по-прежнему является руководителем, но имеет вышестоящее руководство. Центральной властью в «Шпоре» является точка Б. Этой властью можно пользоваться в интересах А, в интересах Б или в интересах рядовых работников, находящихся на концах лучей. Б сохраняет свои позиции, пока удовлетворяет А. Главной проблемой такой сети является подбор человека на позицию Б.

Основы успеха проекта.

Качество коммуникаций является одним из главных отличий успешного проекта от провального. Для того, чтобы создать хорошие проектные коммуникации, нужно понимание всех аспектов проекта. После налаживания коммуникаций, участники проекта смогут доверять друг другу и работать быстрее без каких-либо проблем.

Успех проекта напрямую зависит от восприятия заинтересованных в нем сторон, а руководитель в свою очередь является той самой основной единицей, которая обеспечивает той самой нужной информацией, которая поспособствует правильному принятию решений в течение всего срока реализации проекта.

Список использованной литературы.

1. РБС Республика Беспокойных сердец - www.rbs-kuzbass.ru/pm-ytim-50del/pm-ytim-2015/116-kat33-2015-21
2. HR-Portal - https://hr-portal.ru/article/kommunikacii-proekta
3. Advanta - https://www.advanta-group.ru/blog/kommunikacii-krovenosnaa-sistema-proekta/
4. Ozlib.com - https://ozlib.com/872434/ekonomika/faktory_vliyayuschie_kommunikatsii_proekte
5. Уральский федеральный университет - http://elar.urfu.ru/bitstream/10995/30881/1/978-5-7996-1416-4.pdf