Гриф утверждения документа

Для начала нужно понять, что такое гриф утверждения документа?!

Это деятельность любой организации регулируют документы. Они могут иметь управленческий, распорядительный, информационный, инструктивный характер. Естественно, любой такой документ должен иметь юридическую значимость. Ее подтверждают единый стиль оформления и реквизиты, установленные для данного вида документов.

Какого же требования к грифу по госту? Это я отображу в таблицу, как правило таблица легче запоминается и более понятна.

Для каких документов нужен гриф, а для каких нет?

Гриф нужен:

В государственных регламентах нет перечня документов, на которых обязательно должен стоять гриф утверждения. Его наличие определяет содержание и смысл документа. Работодатель вправе составить такой перечень самостоятельно, установив обязательное наличие этого реквизита в Инструкции или Положении по делопроизводству. Перечень нужно составить с учетом отраслевых нормативов и требований.

Гриф утверждения документа, как правило, проставляется на таких видах документации: номенклатура дел организации; инструктивные материалы: должностные инструкции, инструкции по охране труда и технике безопасности, проведения каких-либо работ; отчеты, в том числе по НИОКР, испытаниям техники, командировках, производственной деятельности; планы и программы проведения работ, в том числе, коллегиальных органов, а также по отдельным сотрудникам и подразделениям; локальные нормативные акты: положения, регламентирующие различные производственные процессы и трудовые взаимоотношения, учитывающие специфику деятельности предприятия; штатное расписание, структура организации, ее штатная численность и вносимые в них поправки; применяемые на предприятии тарифы, расценки и нормативы, в том числе расходования сырья, комплектующих и материалов; сметы расходов; унифицированные формы документов, разработанные и применяемые на предприятии; перечни; регламенты; задания на производство каких-либо работ; акты, в том числе проведенных проверок и ревизий, ликвидационные, экспертизы, списания.

Гриф не нужен:

Многие документы, которые входят в систему документооборота организации не имеют и, соответственно, не требуют подтверждать правовой статус. Вопрос, на каком документе нет грифа утверждения, решают также с учетом здравого смысла — нет необходимости утверждать извещения и уведомления, служебные записки и письма, информационные материалы. Документ не утверждают, когда он имеет распорядительный характер. Приказы и распоряжения подписывают высшие должностные лица организации, поэтому их подписи достаточно, чтобы такой документ признали легитимным.