Коммуникации в организациях (Теоретические основы коммуникаций в системе управления)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Существует мнение, что коммуникации играют главную роль для достижения успеха любой организации, а также представляют собой одну из основных проблем менеджмента. Вполне очевидно, что самыми лучшими руководителями считаются те, кто эффективен в коммуникациях. Умение грамотно выстроить коммуникацию, тем самым заинтересовав клиента – один из самых важных навыков для менеджера, т.к. зачастую он выполняет функцию главного лица компании.

Коммуникации имеют большое значение как в небольших фирмах, так и в крупных компаниях. Эффективность коммуникаций влияет не только на положение компании на рынке и на ее финансовые показатели, но и на благополучие всей страны в целом.

На практике видно, что эффективность коммуникаций зависит в первую очередь от психологического настроя коллектива. В тех компаниях, где руководитель жесткий, не хочет идти на уступки и методы его работы можно назвать авторитарными, наблюдется нервозность и разрозненность коллектива, что напрямую влияет на производительность труда, появляется высокая текучесть персонала, пропадает желание работать и добиваться хороших результатов, появляются склоки и разногласия внутри сотрудников. Все эти факты обычно приводят к потере высоких позиций на рынке, а иногда даже банкротству.

Если же руководство напротив организовывает собрания в коллективе, обсуждает текущие вопросы, старается предоставить возможность развития каждому из сотрудников отдела, всячески поощряет, способно выслушать точку зрения каждого, то люди начинают осознавать свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации.

Безусловно, данные вопросы уже не раз обсуждались многими менеджерами как российскими, так и зарубежными. Но следующие вопросы до сих пор носят актуальный характер: что такое эффективная коммуникация? Какими же все-таки навыками нужно обладать, чтобы правильно управлять коммуникативными процессами?

Актуальность данной курсовой работы не вызывает сомнений, она обусловлена широким распространением организаций в современном мире, которые отличаются между собой наличием разных видов коммуникаций, напрямую влияющих на своевременное и качественное исполнение процессов внутри этих организаций. 

Целью данной работы является выяснение степени зависимости эффективности работы предприятия от выбора правильного типа коммуникации.

Исходя из цели, поставлены следующие задачи:

- определить цели коммуникации в системе управления;

- выявить типы коммуникации;

- дать определение коммуникационному процессу и обозначить его этапы;

- предоставить краткую характеристику об организации ООО ТПК «Веренд»;

- провести анализ деятельности ООО ТПК «Веренд»;

- проанализировать коммуникационную составляющую в ООО ТПК «Веренд»;

- внести предложения по совершенствованию коммуникации в  ООО ТПК «Веренд».

Объектом исследования является ООО ТПК «Веренд».

Предмет исследования: коммуникация, связи между ее элементами и влияние на работу организации.

В ходе работы применялись сравнительный и сопоставительный методы исследования.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников.

Во введении обозначены основные цели и задачи исследования, определены предмет и объект, названы методы анализа и актуальность курсовой работы.

Первая глава «Теоретические основы коммуникаций в системе управления» посвящена рассмотрению типов коммуникации, определению ее роли в системе управления, а также обозначению коммуникационного процесса. Во второй главе «Анализ коммуникаций в организации ООО ТПК «Веренд» предоставлена краткая характеристика организации, проводится анализ ее деятельности и определяется вид коммуникации.

В третьей главе «Предложения по совершенствованию коммуникации в ООО ТПК «Веренд» проводится анализ коммуникаций в организации, рассматриваются сильные и слабые стороны предприятия исходя из типа коммуникации, приводятся рекомендации. 

После каждой главы следует вывод, в заключении подводится итог данного исследования. 

Список использованной литературы состоит из 15 источников.

Глава 1. Теоретические основы коммуникаций в системе управления

1.1. Понятие коммуникации и ее роль в организации

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий сигналы или послания пытается установить «общность» с получающим их. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов [4].

Другими словами, коммуникация - передача сообщения, целью которого является оказание влияния на собеседника, при этом учитывая его восприятие, взгляды и ценности. К коммуникациям можно отнести деловую переписку, переговоры, межличностную, межгрупповую, публичную, массовую и политическую коммуникацию.

Очевидно, что многие люди утверждают, что понятия "коммуникация" и "общение" – обозначают одно и то же, хотя между ними есть существенная разница. Если речь идет о каких-то обыденных и бытовых темах – это общение, если о профессиональных - коммуникация. Стоит отметить, что если общение не преследует за собой никаких целей, то с помощью коммуникации человек хочет оказать влияние на собеседника.

Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не смогут работать вместе [5]. Рассмотрим цели коммуникаций в организации:

- обеспечение обмена информацией между субъектами и объектами управления;

- улучшение процесса взаимодействия во время обмена информацией;

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;

Как видно, информация занимает главную роль в коммуникационном процессе.

Информация— это совокупность каких-либо сведений, данных, передаваемых устно (в форме речи), письменно (в виде текста, таблиц, рисунков, чертежей, схем, условных обозначений) либо другим способом (например, с помощью звуковых или световых сигналов, электрических и нервных импульсов, перепадов давления или температуры и т. д.). Информацию, которая используется в рамках коммуникационного процесса в организации, можно разделить на:

• базовую, существует независимо от управленческих задач;

- текущую, специально собираемую для управленческой задачи.

Безусловно, рабочий процесс состоит в основном из текущей информации.

Межличностные коммуникации в системе управления делятся на:

- официальные (формальные), которые определены регламентами и инструкциями каждого предприятия;

- неформальные, которые осуществляются исходя из личных отношений между сотрудниками. Например, информация о повышениях и сокращениях, нововведениях и изменениях в структуре компании, о разговорах и планах руководителей на будущее.

Формальные коммуникации бывают:

- вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

- горизонтальные, между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Межличностные коммуникации делят на следующие типы:

- вербальные (словесные);

- невербальные, осуществляют обмен информацией без применения слов (жесты, интонация голоса, мимика и т.д.).

Все типы коммуникаций представлены в таблице 1.1.1.1:

Виды коммуникаций	Форма коммуникаций	Средства коммуникаций
Вертикальная — это обмен информацией между руководителем и подчиненными; Горизонтальная — представляет собой процесс передачи информации между сотрудниками одного уровня; Вербальная — процесс общения с целью передачи информации при помощи слов; Невербальная — общение с помощью мимики, жестов, взглядов; Формальная Неформальная Межличностная Эмфатическая Интеллектуальная	Письменная Устная Видео Электронная Эмоциональная	Документы Речь Знаковые системы Электронные средства связи Видео- и телекоммуникации Элементы структуры физиологической системы человека

Ключевую роль в организации может сыграть межличностная коммуникация – трансляция информации от одного лица к другому. В этом типе коммуникации важное значение имеет обратная связь, что позволяет коммуникации называться двусторонней.

Согласно исследованиям, можно выделить 8 основных характеристик обратной связи:

1. Намерение. Обратная связь не должна принимать сторону личных оскорблений.

2. Конкретность. Получателю должна предоставляться конкретная информация, чтобы у человека сложилось четкое понимание того или иного вопроса.

3. Описательность. Информация должна носить описательный характер и включать в себя сведения о деятельности человека.

4. Полезность. Информация должна использоваться для улучшения своей деятельности.

5. Своевременность. Обратная связь должна осуществляться оперативно, так у работника появляется возможность лучше понять, что он должен сделать.

6. Готовность. Работники должны быть готовы поддерживать обратную связь, иначе она не будет эффективной.

7. Ясность. Не только подчиненный должен понимать руководителя, но и руководитель должен сделать все для этого возможное.

8. Достоверность. Если руководитель предоставляет неверную информацию, то подчиненный вынужден полагать, что к его суждениям и к нему самому относятся несправедливо.

Подводя итог, можно утверждать, что коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т. е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация. В связи с этим, одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации. Ее запуск и контроль за нормальным функционированием [14].

1.2. Элементы и задачи коммуникационного процесса

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми, целью которого является передача и донесение информации до получателя.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель – лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.

2. Сообщение – собственно информация, закодированная в символы.

3. Канал – средство передачи информации.

4. Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует [13].

Рис.1.1.2.1 Процесс передачи информации.

Приведем пример:

Генеральный директор решил обсудить с менеджерами магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового обслуживания населения на встрече. В данном случае, получается что:

- генеральный директор - отправитель, инициатор данной коммуникации;

сообщение – улучшение качества обслуживания;

- канал – деловая встреча;

- получатели - менеджеры магазинов.

Основная проблема заключается в том, что часто сообщение отправителя неверно понимается получателем, иногда это связано с неправильным выбором канала передачи данных, вследствие чего обмен информацией становится неэффективным. Согласно исследованиям в области управления, лишь 50% попыток обмена информацией приводит к обоюдному согласию общающихся.

При обмене информацией обе стороны играют важную роль. Обмен информацией можно назвать состоявшимся и эффективным только тогда, когда отправитель корректно ее излагает, а получатель способен ее воспринять. Чтобы так произошло, необходимо уделять пристальное внимание всем элементам и этапам коммуникационного процесса.

Этапы коммуникационного процесса таковы:

1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.

Рис.1.1.2.2 Этапы коммуникационного процесса.

Для успешной коммуникации необходимо проанализировать вышеперечисленные этапы. Первый этап - это формирование идеи. Отправитель определяет, какая информация послужит предметом обмена. К сожалению, иногда весь процесс обмена информацией завершается на первом этапе, т.к. отправитель не уделяет должного внимания на обдумывание.

Второй этап - кодирование и выбор канала. Чтобы задуманная идея превратилась в сообщение¸ отправителю нужно ее зашифровать с помощью символов, используя слова, интонационную составляющую и язык тела. К некоторым общеизвестным каналам можно отнести электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

Третьим этапом является передача сообщения, где необходимо донести до собеседника свою идею, сделать так, чтобы информация была ему доступна и понятна.

После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

Зачастую по ряду причин получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

Поскольку в нашей курсовой работе речь идет об организационных коммуникациях, приведем классификацию основных препятствий при их реализации: искажение сообщений, информационная перегрузка руководителя; несовершенная структура управления и техника коммуникации. Все это мешает одному из участников обмена информацией в полной мере донести до другого, а другому - соответствующим образом ее воспринять, что в конечном итоге отразится на качестве управленческих решений.

Стоит отметить, что определенные помехи есть всегда, и некоторое искажение смысла происходит на каждом этапе процесса коммуникации. Обычно нам удается преодолеть помехи и передать сообщение. Но если помехи очень сильны, это непременно приведет к сильному искажению смысла и может полностью блокировать попытку информационного обмена. С точки зрения менеджмента, это может привести к снижению степени вероятности достижения целей, зависящих от этих коммуникаций [10].

Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

Любая современная организация хочет добиться успехов на рынке, иметь внушительное количество клиентов, развиваться и совершенствоваться. Для достижения всех этих целей и успешного функционирования фирмы на протяжении долгого времени, организация должна быть как эффективной, так и результативной. 

Чтобы так произошло, нужно стараться избегать искажений и помех в коммуникационном процессе в цепочке из его 4 элементов: отправитель – сообщение – канал – получатель. Главная цель коммуникации - не просто передать сообщение/информацию, но и оказать влияние на собеседника, при этом учитывая его восприятие, взгляды и ценности.

Как выяснилось, коммуникация различается по форме (устная, письменная и т.д), виду (вертикальная-горизонтальная, формальная-неформальная) и средствам коммуникации (документы, речь и т.д). Перед ней стоят следующие задачи: добиться обмена информацией между субъектами и объектами управления, улучшить процесс взаимодействия во время обмена информацией и создать информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий. Коммуникации в организации осуществляют трансляцию информации всем уровням персонала, именно поэтому они имеют такую большую значимость.

Глава 2. Анализ коммуникаций в организации ООО ТПК «Веренд»

2.1 Краткая характеристика организации ООО ТПК «Веренд»

Объектом исследования было выбрано общество с ограниченной ответственностью торгово-производственная компания «Веренд». Предприятие находится по адресу: город Москва, 1-й дорожный проезд, домовладение 9 [15].

ООО ТПК «Веренд» - организованно несколькими лицами, уставной капитал которой разделен на доли, размер которых определен учредительными документами.

Торгово-производственная компания начала свою работу 20 лет назад.

В сферу ее деятельности компании входит:

 - Производство жалюзи, карнизов, ворот, защитных рольставней,

 - Производство прочей продукции, не включенной в другие группировки,

 - Розничная торговля мебелью и товарами для дома,
 - Производство прочей мебели,

 - Оптовая торговля прочими непродовольственными потребительскими товарами,

 - Розничная торговля по заказам.

Клиентами ООО ТПК «Веренд» являются многие юридические и физические лица.

Фирма «Веренд», как организация является обществом с ограниченной ответственностью (ООО), характерными признаками которой можно назвать  деление ее уставного капитала на доли участников и отсутствие ответственности последних по долгам общества.

Высшим органом управления общества является собрание Участников. Общество раз в год проводит годовое собрание Участников независимо от других собраний. Собрание созывается генеральным директором общества, ревизионной комиссией или по требованию не менее 2 участников. Собрание избирает из числа участников ревизионную комиссию для контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества.  Собрание Участников может в случае необходимости простым большинством голосов увеличить или уменьшить уставный капитал.

Общество прекращается (ликвидируется):

- по решению Собрания Участников;

- по решению суда, в случае неплатежеспособности или нарушения обществом действующего законодательства.

Общество создавалось в целях:

 - занять новые рынки, привлечь новых клиентов,

 - укрепить конкурентную позицию на рынке,

 - расширить перечень реализуемых товаров,

 - удовлетворить общественные потребности в его продукции и услугах.

Цель ООО ТПК «Веренд» состоит в предоставлении качественных услуг по производству различных товаров для дома и технических помещений.

Таблица 2.1.1

Основные финансово-экономические показатели ООО ТПК «Веренд» за 12 месяцев 2016-2017 гг.

Показатели	2016 тыс. руб.	2017 тыс. руб.	Отклонение тыс. руб.	Темп роста
Себестоимость продукции	56,73 млн. руб.	74,36 млн. руб	17,63 млн. руб	31,08 %
Валовой доход за вычетом налогов	240,00	449,00	209,00	87,09 %
Прибыль отчетного года	289,00	487,00	198,00	68,52 %

Результаты, показанные в таблице 2.2.1 свидетельствуют о том, что ООО ТПК «Веренд» является достаточно стабильным и развивающимся предприятием, поскольку наблюдается не только рост производительности, но и рост валового дохода и прибыли.

В целом, по показателям, надо сказать, что в 2017 г. все данные больше, чем в 2016 году, в результате была получена самая крупная прибыль за рассматриваемый период, таким образом мы получаем положительный результат деятельности за период 2016 – 2017 годов.

Все большее количество предприятий и организаций обслуживает сейчас «Веренд» – это частные, муниципальные и другие организации, а также частые лица. В соответствии с этим и определяется его цель - содействовать экономическому развитию и благосостоянию предприятий и организаций, обслуживаемых ООО «Веренд», путем предоставления им качественных и надежных услуг, в таком объеме, которые соответствуют высоким профессиональным стандартам.

2.2 Коммуникационный процесс в управлении организацией ООО ТПК «Веренд»

Как мы уже говорили ранее, процесс коммуникации напрямую влияет на работу компании в целом, а также на слаженность коллектива и его желание работать на благо организации. Ниже приведена таблица, отражающая ситуацию с кадровыми перестановками за последние 2 года:

Таблица 2.2.1. Анализ текучести кадров в ООО ТПК «Веренд»

Показатель	2016 г	2017 г
Численность на начало года, чел.	137	143
Численность на конец года, чел.	143	121
Среднесписочная численность за период	143	121
Число принятых на работу, чел.	9	2
Число уволенных за период, чел.	3	24
из них по собственному желанию, чел.	3	24

Коэффициент текучести кадров, %

100, 02%

18,3 %

Из таблицы видно, что на предприятии в 2016 г. коэффициент текучести кадров составил 100, 02%, что является положительным для компании. В 2017 году, напротив, ситуация резко ухудшилась и много людей предпочли сменить место работы.

В работе с персоналом и регулировании деятельности работников сотрудникам кадровой службы помогают следующие документы:

1. Трудовой регламент, в котором отражена такая информация, как: часы работы, продолжительность рабочей недели, длительность отпусков, время перерывов и выходные дни; порядок приема и увольнения работников; систему поощрений и наказаний; основные права и обязанности работников.

2. Должностные инструкции специалистов, где прописаны основные права и обязанности сотрудников, а также ответственность, которую они несут в соответствии с занимаемой должностью, и условия работы.

3. Личные карточки сотрудников, которые включают в себя информации о сотрудниках: образование; опыт и стаж работы; наличие сертификатов; дату и сроки отпуска; социальные льготы, награды, поощрения.

Данные документы повышают продуктивность отдела по работе с персоналом, а также позволяют руководителю организации улучшать ситуацию в управлении кадрами.

Управление ООО ТПК «Веренд» осуществляется на базе линейной организационной структуры. Для дальнейшего исследования, обратимся к организационной структуре ООО ТПК «Веренд»:

Таблица 2.2.2  Функции и обязанности сотрудников ООО «Веренд»

Должность	Функции и обязанности
Генеральный Директор	Организация и контроль работы компании, решение вопросов стратегического планирования, анализ действий конкурентов,  работа с персоналом, ведение переговоров с крупными поставщикамии клиентами.
Заместитель генерального Директора	Осуществляет контроль за финансово хозяйственной деятельностью компании, обеспечивая эффективное и целевое использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств. При отсутствии генерального директора или по его поручению ведет переговоры с заказчиками, подрядчиками, субподрячиками, потенциальными партнерами и другими организациями.
Главный бухгалтер, бухгалтерия	Ведение бухгалтерского учета и отчетности
Руководитель отдела продаж	Соблюдает режим работы офиса в соответствии с правилами внутреннего распорядка и контролирует их исполнение своими подчиненными. Обеспечивает выполнение планов продаж, поставленных руководителем. Ежемесячно подготавливает данные по динамике, объемам продаж и своевременно предоставляет перспективные плановые показатели директору и подчиненным.
Руководитель отдела закупок	Осуществляет распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы. Выполняет операции по закупке товаров, а именно: - определяет порядок и процедуру закупки продукции, комплектующих, расходных материалов, критерии и нормы проведения сделок по закупке; - определяет и согласовывает порядок расчетов с поставщиками. Обеспечивает надлежащий учет, ведение и хранение документации в своем отделе. Осуществляет контроль над складскими запасами по всем ассортиментным группам.
Начальник производства	Организует техническую подготовку производства предприятия. Разрабатывает мероприятия по повышению производительности работ и более эффективному использованию производственных мощностей. Контролирует производство продукции в соответствии с заказами. Организует и контролирует закупки сырья и материалов (план поставок), необходимый запас сырья и материалов.
Кладовщик	Осуществляет прием на склад, взвешивание, хранение и выдачу со склада различных материальных ценностей. Проверяет соответствия принимаемых ценностей сопроводительным документам. Перемещает материальные ценности к местам хранения вручную или при помощи штабелеров и других механизмов с раскладкой (сортировкой) их по видам, качеству, назначению и другим признакам. Руководит работой по погрузке, выгрузке грузов и размещению их внутри склада. Комплектует партии материальных ценностей по заявкам потребителей. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей и соблюдение режимов хранения.
Начальник отдела монтажа	Осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью монтажного участка. Обеспечивать выполнение производственных заданий. Координирует работу монтажников. Контролировать выполнение строительно-монтажных работ.
Руководитель отдела претензий	Организация работы претензионного отдела. Организация и оптимизация процессов работы отдела в проведении проверок по претензиям, контроль качества работы. Анализ данных работы с клиентами, общение, учет. Обратная связь с клиентами. Проведение комплекса мероприятий по устранению брака в работе.

Главным управляющим в компании ООО ТПК «Веренд» является генеральный директор. Он организует работу и эффективное взаимодействие производственных единиц, других структурных подразделений данного предприятия направлений их деятельности на достижение высоких темпов развития и совершенствование производства.

Генеральному директору подчиняется все линейные руководители.

В подчинении у директора находится его заместитель. Он осуществляет контроль за финансово-хозяйственной деятельностью компании, обеспечивая эффективное и целевое использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств. При отсутствии генерального директора или по его поручению ведет переговоры с заказчиками, подрядчиками, субподрячиками, потенциальными партнерами и другими организациями.

Учет поступающих финансовых средств, основных ресурсов, своевременное и правильное отражение на сетях бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения расходов, выполнение результатов финансового - хозяйственной деятельности организует главный бухгалтер. Так же он осуществляет расчет по заработной плате с работниками ООО ТПК «Веренд». В подчинении у главного бухгалтера состоит два специалиста бухгалтера.

Руководитель отдела продаж соблюдает режим работы офиса в соответствии с правилами внутреннего распорядка и контролирует их исполнение своими подчиненными. Обеспечивает выполнение планов продаж, поставленных руководителем. Ежемесячно подготавливает данные по динамике, объемам продаж и своевременно предоставляет перспективные плановые показатели директору и подчиненным.

Руководитель отдела закупок занимается снабжением предприятия материалами, комплектующими изделиями, заключает договоры на поставку материалов для продукции, комплектующих и расходных материалов.

Кладовщик производит прием оборудования, комплектующих по накладным, учет движения оборудования и комплектующих, хранение и размещение на складе, отпуск оборудования на реализацию по накладным, обеспечение охраны.

Линейно-функциональная структура управления – структура органов управления, состоящая из линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу, и обслуживающих функциональных подразделений.

В структуре управления ООО ТПК «Веренд» ярко прослеживаются вертикальные коммуникационные потоки, которые идут от генерального директора к руководителям подразделений, от руководителей подразделений – их подчиненным.

Коммуникации проходят сверху вниз, т.е. аппарат управления издает поручения или иную форму сообщения и спускает её ниже на отделения.

Стоит подчеркнуть, что внешняя коммуникация фирмы осуществляется с помощью размещения рекламы на разных сайтах по продвижению услуг ООО ТПК «Веренд», и ее вполне можно считать положительной, поскольку такой тип коммуникации помогает фирме «раскрутиться», обратить на себя внимание крупных заказчиков, что впоследствии благоприятно повлияет на имидж фирмы. Но стоит добавить, что если бы компания проводила больше маркетинговых активностей и участвовала в различных семинарах и ярмарках по совей тематике, у нее появилась бы возможность еще больше расширить круг заказчиков.

На основании данных, показанных в таблице 2.2.1, можно выявить ряд коммуникационных проблем:

- недостаточно точно сформулированные сообщения отправителем, в которых присутствует искажение фактов как вверх так и вниз;

- непонимание со стороны руководства, его нежелание вникать в проблемы персонала;

- психологический настрой сотрудников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации;

- низкая эффективность коммуникаций ООО ТПК «Веренд», во внешней среде.

- отсутствие программы корпоративной культуры.

Объектом исследования была выбрана организация с ограниченной ответственностью ТПК «Веренд». В ходе исследования была предоставлена краткая характеристика компании и рассмотрена сфера ее деятельности. Как и у любой компании, ее основными целями является привлечение новых клиентов и укрепление позиций на рынке.

Более того, в виде таблицы были представлены и финансово-экономические показатели, отражающие стремительный рост прибыли компании, что еще раз подтверждает ее эффективность, а также определена организационная структура компании с описанием обязанностей сотрудников.

Одной из основных задач курсовой работы являлось проведение анализа коммуникационной политики ООО ТПК «Веренд». На основании анализа текучести кадров за последние 2 года, можно сделать вывод о том, что коммуникационный процесс внутри фирмы нарушен, и для улучшения ситуации, компании надо решить ряд вопросов: отправителю нужно научиться точно формулировать сообщения, руководство должно погружаться в проблемы персонала, не игнорировать просьбы и предложения сотрудников, что положительно повлияет на психологический настрой работников, повысить эффективность коммуникаций ООО ТПК «Веренд» во внешней среде и т.д.

Глава 3. Предложения по совершенствованию коммуникации в ООО ТПК «Веренд»

3.1 Рекомендации по улучшению коммуникации внутри организации ООО ТПК «Веренд»

Что касается внешней коммуникации, то для привлечения новых заказчиков нужно проводить больше выставок и семинаров, на которых будет наглядно продемонстрирована продукция. Согласно статистике, большое количество контрактов заключается после такого рода активностей.

Для того, чтобы улучшить атмосферу внутри коллектива, а также сократить число уволенных сотрудников, что является самой важно задачей (согласно данным таблицы 2.2.1), в ООО ТПК «Веренд» необходимо использование более действенных способов коммуникации.

Ниже приведены основные способы совершенствования внутренней коммуникации, которые также можно применить в ООО ТПК «Веренд»:

1) Контроль за потоками информации. Руководителю любого уровня в организации следует определять потребности в информации своих начальников, коллег и подчиненных. Чтобы достичь данной цели, он должен уметь оценивать качественную и количественную стороны информационных потребностей в организации. Исходя из задач и решений руководителя, формируются информационные потребности сотрудников его отдела.

2) Управленческие действия. На любом предприятии рекомендуется проводить еженедельные встречи, где руководитель и его подчиненные будут подводить итоги прошлой недели и ставить задачи на текущую неделю, а также обсуждать какие-то спорные вопросы и продумывать стратегии по оптимизации своей деятельности.

3) Еще одним немаловажным фактором в коммуникационной политике любой фирмы является проведение неформальных совместных активностей. В кафе, в боулинге или на выездном мероприятии сотрудники будут чувствовать себя намного увереннее, а обсуждение нерабочих вопросов позволит наладить коммуникацию между всеми уровнями компании и привить командный дух.

4) Обратная связь – неотъемлемая часть контрольно-управленческой информационной базы организации. Как правило, опросом работников занимается отдел кадров, который пытается получить комментарии, пожелания, замечания от руководителей департаментов и их подчиненных. Среди таких вопросов можно выделить: доступно ли доведены до сотрудников их цели деятельности; какие проблемы уже существуют, какие могут возникнуть и как их можно предотвратить; вовремя ли сотрудники получают корректную и актуальную информацию, необходимую им для работы; готов ли руководитель выслушать предложения и идеи и т.д.

5) Главной целью сбора предложений является облегчение поступления информации высшему руководству компании. Любому сотруднику предоставляется возможность предлагать/продвигать свои идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Такой метод позволяет избегать «пропадания» этих предложений на пути снизу вверх.

6) Информационные технологии. Возможно, этот пункт слишком очевиден, но тем не менее, многие компании относятся к данному вопросу не слишком серьезно. Чтобы улучшить коммуникацию и сделать процесс передачи информации довольно быстрым, каждому сотруднику необходимо предоставить такую услугу как корпоративная связь, которая будет оплачиваться компанией. Кроме того, к сети Интернет должны быть подключены все компьютеры (а не только директора), что позволит передавать информацию оперативно и точно. Обмен сообщениями по электронной почте также должен быть налажен, он способствует совершенствованию обмена информацией в организациях.

7) Чтобы решить такую проблему как информационные перегрузки, нужно пересмотреть список обязанностей работников и распределить нагрузку равномерно. Руководитель не должен решать задачи такого масштаба как: уточнение срока выполнения заказа, контроль за подписанием документов и т.д. Таким образом, руководитель будет освобожден от части контрольных функций.

8) Для избежания конфликтных ситуаций, можно предложить использовать руководством и сотрудниками компании такой метод преодоления конфликтов как внутриличностный, который помогает контролировать свое поведение, выражать свою точку зрения, не задевая чувств другого человека. С помощью такого метода, между руководителем и сотрудником не будет враждебных отношений. Этот способ можно применять не только в работе, но и в жизни.

Для того, чтобы предложить варианты по совершенствованию коммуникации в ООО ТПК «Веренд», был проведен  анализ и внешних, и внутренних коммуникаций  фирмы, с целью выявления сильных и слабых сторон компании. Для улучшения внешней коммуникации, компании нужно проводить больше выставок и семинаров, на которых будет наглядно продемонстрирована продукция, что, тем самым, обратит на нее внимание заказчиков и откроет новые перспективы. С внутренней коммуникацией все гораздо сложнее – за год резко выросло количество уволенных сотрудников. В связи с этим, руководству следует уделить больше внимания данному вопросу и обратиться к более действенным способам коммуникации: регулировать потоки информации, организовывать еженедельные встречи, проводить совместные неформальные активности, наладить обратную связь и проводить сборы предложений, облегчить процесс поступления информации до верхнего уровня, сделать процедуру передачи информации более доступной (Интернет, корп.связь), а также предотвратить возникновение конфликтов и информационных перегрузок.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итог, можно утверждать, что все поставленные задачи были выполнены, а именно:

 - были определены цели коммуникации в системе управления: налаживание системы обмена информацией между субъектами и объектами управления, улучшение процесса взаимодействия во время обмена информацией, создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

- были выявлены типы коммуникации, которые отличаются по форме коммуникация различается по форме (устная, письменная и т.д), виду (вертикальная-горизонтальная, формальная-неформальная) и средствам коммуникации (документы, речь и т.д). Именно от правильного выбора типа коммуникации зависит правильная передача смысла сообщения получателю.

- было дано определение коммуникационному процессу и обозначены его этапы. Выяснилось, что коммуникационный процесс происходит между двумя и более людьми и имеет большую значимость для компании, т.к. с его помочью осуществляется передача информации на всех уровнях предприятия. Также стоит выделить, что нарушение коммуникационных этапов (зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование) приводит к искажению информации, которая доходит до получателя.

- была предоставлена краткая характеристика об организации ООО ТПК «Веренд», рассмотрена сфера ее деятельности. Были также предоставлены и финансово-экономические показатели, отражающие стремительный рост прибыли компании, что еще раз подтверждает ее эффективность, а также определена организационная структура компании с описанием обязанностей;

- была проанализирована коммуникационная составляющая в ООО ТПК «Веренд», а также выявлен ряд проблем, с которыми стоит бороться управленческому звену компании;

- были внесены предложения по совершенствованию коммуникации в  ООО ТПК «Веренд», основные из которых: регулирование потоков информации, проведение еженедельных встреч и совместных неформальных активностей, обратная связь и предложения от персонала, а также предотвращение возникновения конфликтов и информационных перегрузок.

Поскольку были выполнены задачи исследования, то и цель данной курсовой работы достигнута: была выявлена степень зависимости эффективности работы предприятия от выбора правильного типа коммуникации.

В настоящее время на рынке превалирует огромное число торгово-производственных предприятий, которые способны предложить широкий ассортимент товаров и услуг потребителю, которые желают развиваться, не боятся идти на риск и ищут новые пути привлечения клиентов. 

Подводя итог, можно сделать вывод о том, что коммуникация - непрерывный, систематический процесс. Разумеется, далеко не вся информация должна быть известна всем отделам в компании, но в целом следует придерживаться открытому общению и приветствовать предложения сотрудников низшего уровня. Очевидно, что эффективная коммуникация имеет огромное значение для формирования рабочей деятельности, такой как планирование, организация, управление и контроль. Благодаря ей, персонал ответственно подходит к выполнению рабочих задач и участвует в достижении общих командных целей. Таким образом, эффективная коммуникация на всех уровнях является неотъемлемым залогом успеха и процветания всей организации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алавердов Р.А. Управление персоналом: Учебное пособие. – М.: Маркет ДС, 2012 - 304 с.
2. Веснин В.Р. Стратегическое управление. - М.: ТК Велби / Проспект, 2011. – 328с.

Винокуров, В.А. Управление развитием рыночных возможностей предприятия (качество управления, системная организация, стратегическое планирование) / В.А.Винокуров. – М.: Издательство «Благовест-В», 2013. – 200с.

1. Виханский О.С, Наумов, А.И. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. — 4-е изд., перераб. и доп. — М., Экономист, 2006. — 670 с.
2. Глущенко В.В., Глущенко И.И. Исследование систем управления: социологические, экономические, прогнозные, плановые, экспериментальные исследования: Учеб. Пособие для вузов. - г. Железнодорожный, 2011.
3. Кабкова Е.Н., Тюрина А.Д., Ефимова С.А. Теория организации - самое главное: учебник. – Институт экономики и права, 2009
4. Крошелев А.Н. Основы менеджмента: учебник/ под. ред. Крошелев А.Н., Шванников Н.Н. – М.: Экзамен, 2007 – 365с.
5. Латфуллина Г.Р. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. и перераб./ Под ред. Г.Р.Латфуллина, О.Н.Громовой. – СПб.: Питер, 2008 – 464с.
6. Махимов А.С. Организационная структура управления как основа совершенствования функционирования организаций. – М, 2013.
7. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента, 3-е издание: Пер. с англ. – М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2008. – 672с. :ил. – Парал. тит. англ.
8. Монастырский Г.Л. Теория организации: Учебник-метод, комплекс - Т: Экон. мнение, 2007 - 84 с.

Савченко И.П. Системный анализ в менеджменте М.: Кнорус, 2010 560 с.

1. Сафина А.А. С21 Коммуникационный менеджмент: учеб. пособие / А.А. Сафина, Э.Г. Никифорова, А.Э. Устинов. – Казань: Изд-во Казан. ун-та, 2015. – 104 с.
2. Фролов С.С. Социология организации. Учебник для вузов. - М., 2001
3. База данных "Контрагент". Общество с ограниченной ответственностью ТОРГОВО-ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ КОМПАНИЯ "ВЕРЕНД" [ Электронный ресурс ]
   http://www.k-agent.ru/catalog/7726692072-1127746125022