Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Моделирование предметной области «Управление документооборотом» с помощью UML (Соответствие требований MoReq2 функциональности DocsVision)

Содержание:

Введение

Информационные технологии получают всё большее распространение. Расширение использования информационных технологий сказывается и на деятельности предприятий, в частности, осуществляется переход от традиционного бумажного документооборота к электронному. Это обусловлено потребностью организаций сократить время, затрачиваемое на работу с документами, исключить потерю документов. Для управления движением электронных документов используются СЭД. Перед тем, как внедрить подобную систему необходимо её выбрать. На текущий момент не существует единой методологии выбора и внедрения СЭД. Оценка применимости СЭД осуществляется путем анализа функциональности или при помощи экспертных оценок. Однако, функциональность не отражает, насколько СЭД соответствует процессам организации, а при экспертной оценке всегда существует субъективный фактор. Анализ СЭД занимает значительное время, сложно представить структуру программы в целом.

При осуществлении проектов по внедрению СЭД следует учитывать, что внутри компании существуют группы заинтересованных лиц, которые имеют различающиеся цели. Например, участники документооборота предприятия нуждаются в адекватной системе электронного документооборота, которая позволит быстро и просто выполнять их ежедневные обязанности. Менеджеры предприятий целями внедрения могут выбрать повышение контроля исполнительской дисциплины и оптимизацию процессов компании. Для достижения целей важно сделать правильный выбор СЭД.

В данной работе будет рассмотрена одна из систем автоматизации электронного документооборота и бизнес-процессов DocsVision.

Использование систем электронного документооборота

Проблема выбора систем электронного документооборота

Сложность выбора СЭД заключается в большом количестве альтернатив и большом количестве критериев. Последствиями неудачного выбора являются не только материальные, временные и организационные потери, но и не достижение организацией поставленных целей и отставание в развитии. Перед окончательным выбором СЭД необходимо провести анализ альтернатив, представленных на рыке. Для этого существуют различные методы, например, метод анализа иерархий, который позволяет сравнить и выполнить оценку многовариантных решений. При его использовании следует выделить основные критерии, важные для организации, например, стоимость лицензии, возможность маршрутизации документов, использование цифровой подписи, параметры поиска документов. Строится иерархическая структура, содержащая цель, альтернативные варианты её достижения, критерии для оценки. Далее определяются приоритеты методом парных сравнений, которые определяют относительную предпочтительность элементов. Приоритеты представляют собой безразмерные величины, что позволяет сравнивать разнородные факторы. После синтеза глобальных приоритетов мы получаем решение, которое наилучшим образом согласуется с пониманием сути проблемы лица, принимающего решение. [1] Для реализации данного метода обычно используются программные средства, что упрощает задачу.

Другой метод для выбора СЭД это сравнительный анализ функционального наполнения СЭД на основе количественных показателей. [2] Составляется полный список функций систем документооборота, то есть, описывается эталонная СЭД для организации. Далее вычисляется интегральная количественная оценка функционального наполнения конкретной системы. Для этого определяется степень пересечения множеств функций этой системы и эталона. Описание эталонной системы может быть основано на спецификации MoReq 2 [3], в которой описаны как функциональные так и нефункциональные требования к СЭД. В частности, поиск, извлечение и отображение документов, администрирование, идентификация объектов, ввод и регистрация документов, сроки хранения, требования к метаданным.

Наличие конкурентного рынка СЭД стимулирует производителей постоянно развивать свой продукт и выпускать новые версии. Важно, чтобы функциональность соответствовала потребностям именно вашей компании. Современные системы, лидирующие на рынке, декларируют практически одинаковую функциональность, что усложняет выбор. Однако, одинаковые функции в разных системах реализованы по-разному, что отражается на эксплуатации системы. Поэтому выбор нельзя основывать только на анализе функциональности.

При выборе СЭД компании обычно ориентируются на следующее:

- - наличие требуемой функциональности;
  - цена;
  - удобство интерфейса, простота использования;
  - возможность интеграции с функционирующими в организации информационными системами и приложениями;
  - возможность внесения изменений в систему;
  - соответствие СЭД стандартам;
  - репутация производителя СЭД на рыке.

Также важно учесть соответствие структуры СЭД структуре процессов предприятия, иначе в ходе эксплуатации системы могут возникнуть сложности: системой будет неудобно пользоваться, может возникнуть необходимость её доработки. Для выявления соответствия предлагается использовать сравнение структурных моделей.

В основе любой программы лежит некая база понятий, которая может соответствовать или не соответствовать понятийной базе делопроизводства. Основные понятия области делопроизводства представлены в стандарте РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Поэтому он был принят в качестве основы для разработки модели данной предметной области. Понятийная база системы Docsvision будет сопоставлена с понятийной базой стандарта РФ ГОСТ Р 51141-98 посредством сравнения разработанных моделей.

В качестве инструмента планирования и управления проектом был выбран логико-структурный подход. Для того, чтобы учесть реальные потребности участников проекта и отобразить общее представление о текущей ситуации были составлены анализ заинтересованных сторон (таблица 1.1.) и дерево проблем (рисунок 1.1.)

Таблица 1.1. «Матрица заинтересованных сторон»

Группы заинтерес ованных лиц	Какова их выгода	Форма поддержки проекта с их стороны	Адекватный механизм участия
Руководит ель проекта	+опыт управления проекта +новые знания	Управление работами проекта	управление командой проекта управление сроками проекта анализ результатов проекта предоставление отчетности
Команда проекта	+опыт реализации проекта +новые знания	Реализация работ проекта	выполнение работ проекта (анализ, составление моделей, написание рекомендаций) предоставление информации о ходе проекта
Руководст во организац ии	+Повышение управляемости процессов +Повышение эффективности системы документооборота (сокращение времени на поиск, перемещение, согласование документов) -финансовые затраты -рост издержек	Предоставлен ие ресурсов Информацион ная поддержка	Предоставление человеческих ресурсов Представление финансовых ресурсов Предоставление помещений/оборудования Предоставление необходимой информации
Сотрудни ки компании	+упрощение работы с документами +новые знания -необходимость осваивать новое ПО -дополнительная нагрузка во время внедрения	Участие в реализации проекта	изучение ПО использование предоставление обратной связи
Вендоры СЭД	+новые покупатели +новый опыт внедрения +имидж	Информацион ная поддержка Проведение работ по внедрению	предоставление демо- версии СЭД предоставление нормативной документации Установка и настройка ПО обучение сотрудников компании доработка и настройка ПО

Рис. 1.1. Дерево проблем

На основе дерева проблем сформулированы цели и представлены в виде иерархии (рисунок 1.2.) На нижнем уровне представлены задачи, реализуемые в ходе проекта. Общей целью проекта является внедрение СЭД.

Рис. 1.2. Дерево целей

Краткое содержание проекта заложено в логико-структурной матрице (таблица 1.2.)

Таблица 1.2. Логико-структурная матрица проекта

Текст	Показатель достижения	Источники информации и средства измерения	Допущения и риски
Общая цель: внедрить систему электронного документооборота	Наличие акта о внедрении СЭД	Внутренняя документация компании (наличие/отсутствие)	Риски: недостаточна я мотивация руководства
Конкретная цель: предложить методологию для внедрения СЭД	Использовани е методологии	Отчет об использовании	Риски: кардинально е изменение технологий на рынке СЭД
Результаты: структурные модели предметной области документооборота структурные модели СЭД для внедрения	Рекомендации на основе сравнения моделей	Наличие/Отсутствие	Риски: изменение стандартов в области делопроизво дства недостоверн ость информации о СЭД
Действия. Изучение предметной области делопроизводства (стандарты, статьи) Выбор нотации для построения моделей	Ресурсы: Трудовой ресурс Литература для изучения ПО для построения	Затраты	Допущения: Достаточное финансирова ние со стороны руководства Достаточное количество

Продолжение табл.1.2.

Выбор программного обеспечения для построения моделей

Разработка моделей делопроизводства

Изучение демоверсии DocsVision

Разработка моделей системы DocsVision

Сравнение Моделей делопроизводства и моделей DocsVision

Написание рекомендаций по внедрению DocsVision

моделей

трудового ресурса

Описание инструмента моделирования

Для построения модели будет использоваться объектно- ориентированный графический унифицированный язык моделирования UML (Unified Modeling Language). Этот язык широко распространен в программной индустрии, также этот язык стандартизирован и управляется OMG (Object Management Group), которая представляет собой открытый консорциум компаний. UML использует объектно-ориентированный подход. При таком подходе система может быть декомпозирована на множество отдельных сущностей, которые называют классами. Классы соединяются связями и описывают структуру системы. Язык UML для описания системы предусматривает 13 типов диаграмм, подразделяющихся на диаграммы структуры и диаграммы поведения.[4] Для построения моделей в данной работе будут использоваться диаграммы классов.

Диаграмма классов относится к диаграммам структуры. Она является основным способом описания структуры системы в статическом состоянии. В дополнение к ней используются диаграммы компонентов, составных структур, развёртывания, объектов и пакетов. На диаграмме классов отображаются типы объектов системы, их свойства и отношения между ними. «Объекты обладают набором состояний, в которых они могут находиться, и определенным поведением. На связи между объектами могут накладываться ограничения, которые тоже отображаются на диаграмме. Класс подразумевает объекты, которые обладают одинаковой структурой и поведением, одинаково взаимодействуют с другими классами.» [5] Классы отображают основные понятия системы. Каждый класс обладает свойствами, которые описываются атрибутами и ассоциациями.

На диаграмме класса обычно изображают существенные элементы, которые необходимы для понимания общей картины, опуская незначительные детали. Но диаграмма не должна вводить читателя в заблуждение относительно важных аспектов семантики. Все элементы должны соответствовать требуемому уровню абстракции.

На диаграмме класс изображается в виде прямоугольника, разделенного горизонтальными линиями. В верхней части прямоугольника находится уникальное имя класса, обычно это существительное. Вторая секция прямоугольника содержит атрибуты класса, которые выражают свойства, общие для всех объектов данного класса. «Атрибут представляет собой стоку текста, которая включает видимость, имя, тип, кратность и значение по умолчанию. Видимость обозначает доступность атрибута для других классов и отображается с помощью символов.» [4] Например, «+» означает, что атрибут доступен (виден) любому другому классу, для которого определена диаграмма, «#» означает, что атрибут доступен только подклассам данного класса.

Другой способ отобразить свойства – это ассоциация (непрерывная линия, проведенная от исходного класса к целевому, который является типом свойства).

«В третьей секции прямоугольника класса отображаются операции, которые отображают действия, совершаемые представителем класса.»[6]

Для построения диаграмм классов в нотации UML существует ряд программных средств: Microsoft Visio, Umbrello UML Modeller, StarUML, Dia.

Выгоды внедрения систем электронного документооборота

Для большинства компаний работа с документами не является деятельностью, приносящей прибыль, то есть, не добавляет ценности продукту. Значит, компаниям выгодно сокращать время, затрачиваемое на данный вид деятельности. Это можно сделать двумя путями: уменьшить объём документооборота и/или изменить процессы, убрав потери времени из-за поиска документов, задержки при согласовании документов, ненужных перемещений, оформлении.

Объём документооборота в компании зависит от нескольких факторов, таких как общая численность персонала, объём производства, численность управленческого персонала, количество контрагентов, организация системы управления. Если сделать допущение, что в компании, работает оптимальное количество сотрудников при данном объёме производства, то повлиять на объём документооборота и время, затрачиваемое на работу с документами, можно только изменив методы и формы организации управления, например, заменив бумажную систему документооборота электронной.

На подготовительном этапе внедрения электронного оборота необходимо провести аналитическую работу для того, чтобы в результате получилась система, удовлетворяющая потребностям организации. Для начала стоит выявить всех участников документооборота, информацию, которую они заносят в систему, и информацию, которую они должны получать, права ни использование той или иной информации. Качество работы персонала зависит от своевременного и полного доступа к необходимой для работы информации. Разграничение прав доступа помогает повысить информационную безопасность и оградить сотрудников от лишнего объёма знаний, который может замедлить их работу. Далее определяются процессы, связанные с жизненным циклом документа: схемы согласования и распространения, процедуры разработки и утверждения, правила хранения. Здесь есть возможность пересмотреть существующий процессы документооборота, внести улучшения. При автоматизации систем и переводе их в электронный [14] вид процессы ускоряются.

При внедрении электронного документооборота может возникнуть ситуация, когда объём документооборота не уменьшается, создаются 2 документооборота: электронный и традиционный бумажный, что увеличивает трудозатраты персонала на работу с документами.[7] Причиной этого может служить не полное использование возможностей СЭД, необходимость соблюдения требований о собственной ручной подписи документа, если СЭД не поддерживает электронную цифровую подпись, нежелание сотрудников отказываться от привычного хода вещей, непродуманность процессов. Использование СЭД изменяет понятие «перемещение документа», что раньше означало физическое перемещение документов по вертикали и горизонтали системы управления, что порождало появление копий, справок, выписок, листов согласования. Однако, при использовании информационных систем создаётся один файл, к которому поочередно или одновременно (при совместном редактировании) предоставляется доступ участникам электронного документооборота. [8]

Избавить от дублирования информации на бумажных носителях может СЭД, поддерживающая электронную подпись. Согласно федеральному закону РФ №63-ФЗ [9] электронный документ, подписанный электронной подписью, может считаться равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью при соблюдении условий, описанных в ст. 6. Это позволяет организовать безбумажный юридически значимый электронный документооборот в компании и избавиться от проблем с взаимодействием между структурными подразделениями компании: сложностями с отслеживанием этапов согласования документа и контроля исполнения, утратой документов, копированием и регистрацией документов, отсутствием единого реестра. Ещё один неоспоримый плюс системы электронного документооборота это предотвращение использования устаревших документов. В зависимости от этапа жизненного цикла и от состояния объекта параметры доступа к нему могут изменяться.

Электронная система документооборота позволяет работать с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренней документацией (организационные, распорядительные, информационно-справочные документы), включая маршрутизацию документов и контроль исполнительской дисциплины.

Препятствием к внедрению СЕД могут служить постоянные структурные изменения в организации и слабая формализация бизнес- процессов.

В связи с развитием информационных технологий, увеличивающимся потоком информации кроме управления документами от создания до архивирования, исполнения по ним резолюций становится востребованным создание хранилища знаний.

Для руководителя, прежде всего, важен экономический эффект от совершения действий. При анализе того, стоит ли внедрять СЕД, можно учитывать плюсы. То, что сразу можно заметить, это снижение затрат на бумагу, печать и хранение, высвобождение капитала, который раньше находился в виде материальных ресурсов для бумажного документооборота. Также сокращается время обработки документов и выполнения бизнес-процессов, что влияет на скорость принятия управленческих решений и скорость исполнения резолюций. СЭД позволяет учитывать время, затраченное, на работу с документами, а значит, делает этот процесс более управляемым. Это, в свою очередь, позволяет повысить исполнительскую дисциплину. В компании повышается культура взаимодействия. К положительным эффектам можно отнести и сокращение потерь документов, сокращение операционных ошибок.

Финансовые расходы обычно уходят на сам продукт, дополнительные модули или приложения, кастомизацию, внедрение и поддержку.

Функционирование систем электронного документооборота

Для того чтобы обеспечить управление документами в информационной системе используются метаданные. Метаданные описывают контекст, содержание документа и его структуру, могут включать дату создания и историю изменений, идентификационные данные. Метаданные сохраняются для каждого документа, они могут добавляться пользователем или извлекаться СЭД автоматически из текста документа. Внесенные данные должны проходить проверку на целостность, возможные ошибки, заполнение обязательных полей.

Одним из важных аспектов системы управления электронного документооборота является возможность взаимодействия с другими приложениями. Например, распространена передача информации между СЭД и электронной почтой или офисными пакетами. Возможна синхронизация справочной информации между системами, например, списка наименований юридических лиц. Документы в компанию могут поступать в бумажном виде или в виде отсканированных копий. Обработка таких документов производится с помощью программы оптического распознавания символов, которая преобразовывает цифровые изображения в распознаваемый компьютером текст, это позволяет включить документы в информационную систему.

Особое внимание в СЭД уделяется информационной безопасности. Могут отслеживаться не только даты создания и изменения документов, но и события копирования, просмотра документов, а также пользователи, совершающие данные действия. Существуют 2 метода организации доступа к документам дискреционный и мандатный [10]. При использовании мандатного метода объектам присваивается уровень доступа, а пользователям уровни допуска. Соответственно, пользователем разрешается работать с документами своего уровня допуска и ниже. В случае дискреционного механизма для объектов назначается список пользователей, которые имеют к нему доступ с разными правами, права могут настраиваться на уровне отдельных полей или всего документа. В зависимости от жизненного цикла документа доступные действия для различных пользователей могут изменяться. Как в объектно- ориентированном подходе поддерживается наследование прав от родительских объектов к дочерним. Разновидность дискреционного подхода – использование ролей, т. е создается типовой профиль пользователя с определёнными правами, и не требуется настраивать права доступа для каждого отдельного человека, что позволяет реже настраивать систему. Один и тот же сотрудник может пользоваться несколькими ролями. При работе с документами права могут распространяться на полный доступ, внесение данных, изменение данных, удаление, чтение, копирование, создание дочерних объектов, удаление дочерних объектов, просмотр прав доступа, изменение прав доступа для других пользователей и другие. Подлинность и неизменность документов для подтверждения юридической значимости обеспечиваются электронной цифровой подписью.

Возможность совместного редактирования позволяет нескольким пользователям одновременно просматривать и изменять документ в то время, пока он закрыт от не участвующих в процессе пользователей, Для всеобщего просмотра документ доступен только в конечном виде. Сохраняются изменения и дополнения, сделанные отдельными пользователями. Для документов, которые изменяются в течение времени, обновляются, существует возможность просматривать предыдущие версии. В СЭД осуществляется автоматизация обработки сбоев, таких как нарушение целостности документа, отсутствие оповещений. Сбои записываются в журнал сбоев.

Некоторые системы управления электронными документами имеют встроенный модуль WorkFlow – модуль для управления бизнес-процессами. Рабочий процесс состоит из организованных и повторяющихся процессов в результате которых преобразуются материалы, оказываются услуги или обрабатывается информация. Процесс может быть представлен в виде последовательность операций, выполняемых отдельными лицами или группами лиц. Документооборот может рассматриваться как выполнение реальной работы, к потоку документов можно относиться как к продукту, проходящему через разные стадии. Во время планирования строится логически необходимое описание частично упорядоченного множества мероприятий, необходимых для достижения определённой цели при заданных начальных условиях. Рабочий процесс реализует механизмы, необходимые для выполнения действий по одной и той же схеме неоднократно. WorkFlow применяет концепцию управления потоком к рабочим процессам. WorkFlof осуществляет динамический контроль скорости потока, объёма потока непосредственно во время работы. Для измерения систем используются такие понятия, как пропускная способность, время обработки и другие метрики.

Это позволяет создать правила, по которым циркулирует поток документов организации. К WorkFlow относят системы, которые содержат средства описания процессов в виде последовательности этапов. В виде средства описания используются графические схемы и диаграммы или таблицы состояний с описанием переходов между ними. Такая система позволяет пользователям разработать исполняемый процесс, не имея специальных знаний в области программирования. Рабочий процесс обычно можно описать, используя формальные или неформальные методы потока диаграмм, показывая направленных потоков между этапами обработки. Отдельные шаги обработки или компонентов процесса могут быть определены тремя параметрами: описанием входов, выходов и алгоритмов преобразования.

Процесс может быть смоделирован и проанализирован с использованием диаграмм. Автоматизированные методы анализа рабочего процесса могут помочь проверить определённые свойства потока до его выполнения.

WorkFlow системы используются для решения различных задач, но не всегда для управления процессами целесообразно использовать именно их. Системы класса WorkFlow можно применять, если процессы обладают некоторыми характеристиками:

Высокая изменчивость. Например, когда процессы зависят от организационной структуры, номенклатуры, периодически требуется их модификация.
«Большое количество процессов. Не рационально внедрять систему для автоматизации нескольких процессов, потому что в таком случае выгоды от использования не покроют расходов на внедрение» [11].
Активность процессов. WorkFlow система активизируется при запуске процесса или совершении действия. Есть основания использовать данный подход, например, если имеется необходимость автоматически информировать пользователей о наступлении какого-либо события.
Использование ролей. Во время реализации процесса пользователь может быть ответственен за разные функции, т.е. выполнять разные роли, например, в одном случае быть автором документа, а в другом случае осуществлять визирование.
«Необходимость интеграции функций процесса обработки документов с функциями уже имеющихся в организации приложений» [11].Интеграция возможна с электронной почтой или ERP системой.
Необходимость сохранения в структурированном виде информации о ходе бизнес-процессов для дальнейшего анализа и оценки качества.

Предметная область «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

Краткий обзор делопроизводства

Каждый документ в организации обязательно должен содержать реквизиты. Реквизит документа – это элемент оформления, который позволяет идентифицировать зафиксированную на носителе информацию. Согласно стандарту ГОСТ Р 7.0.8.-2013 [12] к реквизитам относятся дата документа, подпись, виза, гриф согласования, гриф утверждения, гриф ограничения доступа к документу, место составления (издания) документа, резолюция, адресат, отметка о наличии приложения, отметка о поступлении документа, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и отправлении его в дело. Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются в соответствии с требованиями, установленными законодательством РФ и стандартами, например, в ГОСТ Р 3.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» [13]. В стандарте определены 30 реквизитов, используемых в ОРД, которые отражают процессы создания документа, обеспечения его юридической силы, отметки, возникающие в процессе его подготовке и последующей обработке в делопроизводстве. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности называют формуляром документа.

«Текст документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде сочетания данных структур. Если текст содержит несколько решений, то его разделяют на разделы, пункты и подпункты». [14] Связанный текст может составляться произвольно или на основе трафарета, который содержит неменяющуюся информацию и пробелы для внесения переменной информации. Использование трафаретов текста ускоряет процесс составления документов, при этом исключаются стадии редактирования и перепечатки.

Для стандартизации в организации создаётся инструкция по документированию управленческой деятельности. В ней регламентируются привила, приёмы и процессы создания документов, организация и порядок работы с ними [15]. Для аналогичных управленческих ситуаций устанавливается единый комплекс видов документов, разрабатываются единые формы, оформление, создаются трафаретные тексты. Перечень установленных к применению унифицированных форм документов фиксируется в табеле унифицированных форм документов, а указания по их заполнению содержатся в альбоме унифицированных форм документов.

«Можно выделить три группы документов: внутренние, получаемые извне (входящие) и отправляемые (исходящие). Входящие документы, поступившие в организацию, могут требовать создания исходящих документов в определенные сроки» [15]. Часть исходящих документов создаётся в ответ на входящие, а часть готовиться на основании внутренних документов организации. Внутренние документы используются для обеспечения деятельности организации и не покидают её пределов, они способствуют целенаправленному решению управленческих задач.

Входящие документы поступают на предварительное рассмотрение секретарём, дальше происходит регистрация и извещение руководителя о полученных документах. Руководитель принимает решение о последующих действиях:

направление документа на рассмотрение;
исполнение документа;
контроль исполнения документа;
формирование документа в дело;

использование документа в справочно-информационной работе.

«В соответствии с правилами, установленными в организации, и законодательными нормами РФ определяется срок хранения документа, передача в архив, дальнейшее использование и уничтожение» [16].

Все документы обязательно должны быть зарегистрированы с присвоением регистрационного номера, при этом, фиксируется факт создания, отправления или получения документа. Для этого используют журнал регистрации документов либо регистрационные карточки, возможно использование электронной системы. Каждый документ может быть зарегистрирован только один раз.

Документация отражает формы управленческой деятельности. В разных организациях соотношение разных видов документов и их важность неодинакова. Можно выделить следующие виды документации [16]:

организационно-распорядительная;
плановая;
отчетно-статистическая;
кадровая;
бухгалтерская;
договорная;
налоговая;
другая документация, специфичная для некоторых организаций.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) используется в сфере управления. ОРД разделяется на распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления, решения), организационные (уставы, учредительные документы, положения, штатные расписания) и информационно-справочные (акты, протоколы, справки, докладные записки) [15].

Документ может содержать резолюцию, которая представляет собой надпись на документе. Надпись делается должностным лицом и содержит принятое им решение. Обязательно указывается исполнитель, поручение и срок исполнения. Исполнителей может быть несколько, в таком случае первый из перечисленных лиц назначается ответственным за выполнение поручения [12].

Некоторые документы подлежат исполнению, также они требуют контроля. Существует два вида срока исполнения документа – типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа устанавливается для группы документов определенного типа. Индивидуальный срок исполнения документа может быть установлен поступившим документом, поручением или резолюцией. Исполненные документы подшиваются в дело для хранения и использования в справочных целях.

Построение моделей предметной области «делопроизводство»

На основе стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [12] разработана модель предметной области «делопроизводство». В стандарте представлены определения основных понятий делопроизводства и архивного дела. Это позволяет понимать термины однозначно и исключать неопределенность, связанную с возможным использованием синонимов. Определения представлены в виде списка, и при прочтении сложно выявлять связи между ними, и не существует отдельного стандарта, определяющего структуру области делопроизводства. Модели визуализируют отношения между объектами системы. Одна большая модель разбита на логические блоки, связанные с объектом «документ», для удобства восприятия. Общая модель представлена в приложении.

Центральным понятием в структуре является документ, который обладает неким правовым статусом. Для каждого документа в системе сохраняются метаданные, которые однозначно его определяют и описывают (связь 1-1). Одному и тому же статусу могут удовлетворять несколько документов, однако у одного документа может быть только один правовой статус (связь *-1). Это показано на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Связь документа с метаданными

Через обобщения показывается, что некоторые объекты обладают некими общими свойствами и поведением и также имеют свойственную только им часть. Например, наглядно показано, что подпись может ставить как должностное, так и физическое лицо, а визу может ставить только должностное лицо. Реализация показана на рисунке 2.2.

Рис. 2.2. Визирование документа

Связь композиция (стрелка с ромбом на одном конце) определяет части составного объекта - дела на этой схеме (рисунок 2.3.), то есть то, из чего оно состоит. Как можно понять, в дело входят документы, лист- заверитель дела и внутренняя опись. В номенклатуре систематизировано собраны заголовки дел и сроки их хранения.

Рис. 2.3. Формирование документа в дело

Документ состоит из реквизитов, которые определяются формуляром документа, который в свою очередь зависит от вида документа. Данная связь продемонстрирована на рисунке 2.4. Имя реквизита в модели отображается в качестве атрибута сущности «Реквизит». Перечень всех используемых реквизитов продемонстрирован в сущности DataType:Тип Имени. «Реквизит» является метаклассом, то есть, его экземпляры сами являются классами (например, виза).

Рис. 2.4. Реквизиты документа

Важной частью области делопроизводства является регистрация (схема представлена на рисунку 2.5.). Документы идентифицируются с помощью регистрационного номера, уникального для каждого документа. Регистрационный номер присваивается в соответствии с правилами, установленными в организации, это показано на схеме в виде зависимости (штриховая стрелка). Связь композиция показывает, что регистрационный номер включается в регистрационную запись.

Рис. 2.5. Регистрация документа

Некоторые виды документов подлежат хранению, их список устанавливается в профиле архива. Документы выходят из стадии активного использования и переходят в статус архивных, которые в течение определенного срока содержатся в архиве. Схема взаимосвязи документа и архива представлена на рисунке 2.6.

Рис. 2.6. Архив

Следующий блок (рисунок 2.7.) отражает виды бланков, на которых может быть изготовлен документ. Если речь идёт о системе электронного документооборота, то бланки могут быть представлены в электронном виде (файл на компьютере).

Рис. 2.7. Бланки документа

В последнем блоке схемы (рисунок 2.8.) отображены понятия, связанные с экземплярами документа

Рис. 2.8. Экземпляры документа

Для построения моделей по работе с исходящими (рисунок 2.9.) и входящими (рисунок 2.10.) документами были использованы «правила делопроизводства в федеральных органах законодательной власти» от 2009 года.

Рис. 2.9. Работа с исходящими документами

Рис. 2.10. Работа с входящими документами

Анализ системы электронного документооборота «DOCSVISION»

Функциональность системы DocsVision

В данной главе рассматривается СЭД DocsVision. Для того чтобы заказчик мог испробовать продукт до покупки, предоставляется демонстрационный стенд с развернутой системой, который установлен на виртуальной машине. Он предоставляет возможность для пробного пользования СЭД под разными пользователями. В системе имитируется деятельность организации, введены основные словари, заведены карточки сотрудников, зарегистрированы документы. Также настроены типовые роли, такие как администратор, делопроизводитель, менеджер с разными правами доступа. Например, администратор может редактировать словари, создавать новые типы документов. К демонстрационному стенду прилагается инструкция, в которой описан типовой сценарий обработки корреспонденции, в ходе выполнения которого пользователь ознакамливается с работой системы.

К недостаткам такого подхода можно отнести высокие требования к конфигурации компьютера для работы со стендом, а именно наличие оперативной памяти не менее 3 гигабайтов и свободного места на жестком диске не менее 40 гигабайтов.

В ходе эксплуатации системы были выявления некоторые особенности:

Возможность регистрации карточки документа без приложения файла самого документа. Это может быть удобно при регистрации нераспечатанной корреспонденции.
Возможность прерывания заполнения данных карточки документа. При этом уже введенные данные сохраняются в системе, а самому объекту присваивается статус «редактируется». Это означает, что в таком виде к объекту имеет доступ только автор для возможности дальнейшего редактирования, т.е. Исключается возможность непреднамеренного использования пользователями неполных/недостоверных данных.
Неоднозначное использование терминов. Например, к документу могут создаваться задачи и сообщения. Задача отличается возможностью контроля сроков исполнения, делегирования, приёмки. Однако, в форме для сообщения присутствует поле «задача».

Одним из убедительных аргументов для покупки ПО является соответствие его стандартам. Для области управления документациями существуют 2 стандарта: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами [17]. Общие требования» и европейская спецификация MoReq 2008 “Типовые требования к управлению электронными документами» [3]. Результаты сравнения требований, содержащихся в стандартах, и СЭД DocsVision представлены в таблицах 3.1. и 3.2. соответственно.

Таблица 3.1. Соответствие требований MoReq2 функциональности DocsVision

Свойства системы по требованиям стандарта MoReq2	DocsVision
Регистрация документа	+
Поиск по реквизитам	+
Полнотекстовый поиск	+
Разграничение прав доступа	+
Сканирование с использованием соответствующего аппаратного обеспечения	+
Шифрование документов	+
Обеспечение совместной работы над документами	+
Распределенная обработка документов	+
Интеграция с электронной почтой	+
Интеграция с факсимильной связью	+
Поддержка ЭЦП	+
Поддержка формализованных рабочих процессов	+
Регламентация и поддержка жизненного цикла документа	+
Резервное копирование и восстановление	+
Обеспечение информационной безопасности	+
Требования не вошедшие в стандарт MoReq2	DocsVision
Ведение регистрационной карточки	+
Ведение номенклатуры дел	+
Связанные документы	+
Прикрепленные файлы	+

Продолжение табл.3.1.

Работа со словарями и справочниками	+
Сроки поручений	+
Поиск по виду регистрационной карточки	+
Поиск с учетом морфологии	-
Списание документа в архив	+
Маршрутизация документа	+
Интеграция с другими приложениями	+
Web-доступ	+

Таблица 3.2. Соответствие требований ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 функциональности DocsVision

Требования стандарта к системе управления документами	DocsVision
Связь документа с метаданными	+
Возможность настраивать состав метаданных и их структуру	+
Требования к поиску, использованию, передаче документов,	+
Обеспечение сохранности документов и доступа к ним	+
Обеспечение управления сроками хранения документов	+
Обеспечение целостности документов	+
Обеспечение аутентичности документов	+
Защита от несанкционированного изменения, изъятия, уничтожения	+
Обеспечение доступа ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным	+
Обеспечение связи между документами	+
Обеспечение сохранности документов при внесении изменений в систему	+
Обеспечение мониторинга доступа	+
Верификация пользователя	+
Обеспечение качества хранения документов при сбоях системы	+
Фиксация и отражение операций с документами	+
Контроль доступа	+
Обеспечение процессов хранения, автоматического отбора (изъятие из системы) и передачи документов	+

Продолжение табл.3.2.

для последующего хранения или уничтожения
Отслеживание действия по отбору и передаче документов на дальнейшее хранения или уничтожение	+
Установление связи документа с создателем и с контекстом создания	+
Контроль статуса, структуры и целостности документа	+
Классификация и индексирование документов	+
Упорядочивание документов путем создания логической структуры	+
Обеспечение регистрации документов	+
Обеспечение доказательства месторасположения документов	+
Идентификация невыполненных действий	+
Обеспечение доказательства операций, произведенных с документом	+
Обеспечение отсутствия действий с документом до его регистрации	+
Разграничение доступа и защита конфиденциальности для групп документов	+
Разграничение прав пользователей на доступ или проведение действий с группами документов	+
Использование контрольных словарей, специфических терминов	+
Обеспечение распределения документов по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время	+
Мониторинг и отображение прав пользователя и функциональных обязанностей	+
Контроль действий (определение этапов решений или операций, зафиксированных в документе; распределение между исполнителями ответственности за действия; фиксирование даты предполагаемого и реального выполнения действия)	+

3.2 Описание основных элементов DocsVision

Для упорядоченного хранения объектов и сведений о них в системе DoxsVision используются карточки. С помощью них организованы учёт и обработку больших массивов данных, включая корреспонденцию, архивные записи, юридические документы. Основным применением карточки является хранение документов, что позволяет упорядочить отдельные файлы и избежать беспорядка в делах. Для организации порядка при большом числе карточек хранят в папках, соответствующих типам хранимых данных. Папки могут быть организованы в иерархическую структуру, аналогично папкам файлового менеджера.

Внешний вид карточки непосредственно зависит от разметки - набора элементов управления и их взаимного расположения. Разметка определяет наличие специфических кнопок, вкладок, переключателей и других элементов карточки. На системном уровне элементы разметки связаны с секциями, которые, в свою очередь, содержат набор информационных полей. Таким образом, карточка представляет собой интерфейс для секций и полей, в которых хранятся все сведения о карточке.

Поля карточки можно разделить на 3 вида [18]:

- поля, имеющие фиксированное значение, хранимое системой в виде строки данных;
- ссылочные поля — поля, значение которых является ссылкой на другую карточку или на запись в справочнике;
- поля, которые в зависимости от способа заполнения могут как быть ссылочными, так и нет.

Еще один основной элемент системы это справочник.

«Справочники — это каталоги различного назначения,содержащие сгруппированную по определенным критериям информацию.» [18]

В системе используются базовые типы карточек:

- - карточка входящего документа
  - карточка внутреннего документа
  - карточка исходящего документа
  - карточка архивного документа
  - универсальная карточка
  - карточка задачи
  - карточка группы задач
  - карточка отчета
  - карточка согласования
  - карточка бизнес-календаря
  - карточка сообщения

Для каждого типа карточки могут быть созданы новые виды карточек со своими настройками (разметка, состояния, роли).

«Карточка документа может содержать: набор основных файлов, для хранения и обработки которых была создана карточка, и набор дополнительных файлов, поясняющих или дополняющих содержание основного файла. Сотрудник по отношению к карточке документа может быть автором, получателем, согласующим и исполнителем.» [18]

Карточки документов могут формироваться в дела.

Задание – объект, с которым работают все пользователи системы, он используется для доставки на рабочие места пользователей информации о необходимости выполнения того или иного действия в рамках налаженного документооборота, а также файлов, карточек и ссылок на внешние по отношению к системе Docsvision объекты. Задание может иметь следующие представления: задание может быть создано с нуля в виде отдельной карточки или задание может быть создано из карточки документа. По отношению к заданию сотрудник может быть автором, исполнителем, ответственным, контролером.

Карточка Бизнес-календарь — специальная карточка, входящая в библиотеку базовых объектов Docsvision 5. Данная карточка предназначена для хранения информации о расписании работы сотрудников (количество рабочих дней, рабочих часов и др.) на определенный период времени. В календаре могут быть указаны рабочие, выходные, праздничные дни, в том числе отгулы, командировки, отпуск или болезнь сотрудника. В том числе, может быть указано нестандартное рабочее/нерабочее время, например, частичная занятость или отсутствие сотрудника в течение дня.

Карточка Согласование — специальная карточка, предназначенная для выполнения сценариев рецензирования, согласования и подписания документов.

«Карточка задания бизнес-процесса автоматически создается системой при выполнении бизнес-процесса, в состав которого входит функция Задание (или несколько таких функций). Поведение карточки в процессе выполнения задания, число вкладок и, частично, их содержание зависят от настроек функции Задание.» [19] Карточка задания, созданная при исполнении бизнес-процесса, рассылается лицам, перечисленным в диалоговом окне Исполнители и делегирование настроек функции Задания.

Организация поиска.

В системе реализованы несколько вариантов поиска:

полнотекстовый поиск
атрибутивный поиск
быстрый поиск по подстроке

Полнотекстовый поиск может быть отключен администратором системы. «Полнотекстовый поиск представляет собой отбор карточек, содержащих определенную строку в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.» [20] При данном виде поиска текст, введенный в строку, ищется в проиндексированных карточках. В настройках моно указать следующие области поиска:

- текст карточек
- текст файлов
- текст карточек и текст, связанных с ними файлов
- атрибуты карточек

Результаты полнотекстового поиска можно фильтровать по параметрам. Для этого используются маски файлов, дата изменения (или диапазон дат) и размер файла.

Для того, чтобы пользователи могли использовать атрибутивный поиск администратору необходимо заранее сформировать поисковые запросы, в которых указывается тип карточек, поля для отбора, условия поиска и папки, в которых осуществляется поиск (область поиска). Также администратор определяет расположение параметров запроса на диалоговом окне.

Пользователь открывает уже созданный запрос и ищет карточки по значениям их полей (например, по датам).

Поиск по подстроке используется при заполнении полей окон. После нескольких введенных символов (их количество настраивается администратором) система выдает несколько вариантов (значения берутся из справочников и словарей, например, Ф.И.О. сотрудников или способ доставки корреспонденции) из которых можно выбрать.

На основе полученной информации построены структурные модели Docsvision. На рисунке 3.1. отражена организация прав доступа. Пользователь совершает действия с карточкой согласно его прав доступа. Права доступа назначаются пользователю в соответствии с его ролью. В качестве примера роли можно привести бухгалтера и менеджера.

На рисунке 3.2. структура, описанная выше, показана виде графического представления.

Область системы, связанная с делопроизводством, выделена в отдельную схему (рис. 3.3.). Также в виде отдельных схем представлена работа с входящими (рис. 3.4.) и исходящими документами (рис. 3.5.).

Схемы можно использовать для анализа системы и выработки рекомендаций по внедрению и использованию системы. Чтение схем осуществляется согласно нотации UML. Например, для модели работы с исходящими документами (рис 3.5.): проект исходящего документа подписывается пользователями согласно сценарию согласования, который содержится в карточке согласования.

Рис. 3.1. Организация прав доступа

Рис. 3.2. Структура DocsVision

Рис. 3.3. Модель DocsVision в части делопроизводства

Рис. 3.4. Модель работы со входящими в DocsVision

Рис. 3.5. Модель работы с исходящими в DocsVision

3.3 Обоснование применимости системы DocsVision

Анализ и сравнение моделей и самой системы показали, что система DocsVision применима для использования организациями в качестве системы управления электронными документами:

Согласно общей модели (рис.3.3.) в качестве формы регистрации документов используются карточки, что соответствует стандарту по делопроизводству и отражено на схеме регистрации.
На основе модели (рис.3.3.) можно сделать вывод, что система позволяет регистрировать документы с одинаковым содержанием под разными названиями. Поэтому данная СЭД может быть рекомендована для внедрения организациям, в которых может возникнуть такая ситуация.
В системе, как показано на схеме(рис.3.2.), отражена иерархическая связь сотрудников руководитель-заместитель, поэтому DocsVision может быть рекомендована для внедрения организациям, в которых частью обязанностей заместителей является выполнение части работ руководителей.
В организацию входящие документы могут поступать не только в электронном, но и в бумажном виде, в таких случаях, как отражено на рис.3.3, в систему заносятся электронные копии бумажных документов.
В организациях часто используются шаблоны документов. Система DoscVision предоставляет возможность синхронизации шаблона документа с данными, содержащимися в карточке (рис. 3.3.). Такая реализация экономит время на заполнение полей.
Для учета места нахождения бумажных входящих документов в системе предусмотрен инструмент «журнал приёма-передачи», которым рекомендуется пользоваться сотрудникам организации для фиксации случаев передачи входящих бумажных документов. Как показано на схеме (рис.3.4.) в журнале отмечается не только передача оригинала документа, но и его копий.
Система может быть рекомендована организациям, которые хотят автоматизировать процессы документооборота. Например, система

позволяет создавать сценарии подписания, согласования и рецензирования документов (рис.3.3.) .

В системе DocsVision реализован механизм, в котором документу может быть назначен гриф секретности, а пользователю права доступа (рис.3.3.), поэтому система может быть рекомендована для внедрения организациям, которым необходимо обеспечить разграничение доступа в целях безопасности.
В организациях может возникнуть ситуация, когда автор документа делегирует создание документа другому лицу. На основе схемы (рис.3.5.) можно сделать вывод, что система позволяет это реализовать, так как подготовителем и автором документа могут являться разные пользователи. То же верно и для резолюций.
Согласно стандарту у резолюции могут быть 2 типа исполнителей: ответственный и не ответственный, что отражено на модели. Система DocsVision соответствует данному стандарту, что отражено на схеме (рис.3.4.).
Согласно стандарту, документу должны соответствовать метаданные (рис.3.3.) На схеме показано, что метаданные документа обязательно связаны с его карточкой в системе.
Если при ознакомлении с входящим документом было принято решение, что его должен получить не только адресат, то в этом случаем в системе Docsvision предусмотрено разделение пользователей на

«адресатов» и «получателей», причем, как показано на схеме (рис.3.4.), получателей одного и того же письма может быть несколько.

Организациям, которым необходимо настроить действия, которые могут совершать сотрудники на определенной стадии жизненного цикла документа, рекомендуется использовать «состояния» в системе Docsvision, от которых зависят права пользователей, что показано на схеме (рис.3.3.).
Для повышения управляемости процессов в системе Docsvision имеется возможность ставить выполнения заданий на контроль, т.е. выбирать ответственного сотрудника, который будет принимать задание и следить за сроками его выполнения. Для этого назначается контролер (рис.3.5.).
- Карточки связаны между собой (рис.3.2), что соответствует стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 . Поэтому организациям, которые выбирают СЭД соответствующую стандартам, можно рекомендовать Docsvision.

Эффект от реализации проекта и риски

При внедрении СЭД создаётся технико-экономическое обоснование проекта, которое проводится на этапе инициации. От его качества зависит успешность проекта и эффективность дальнейшего использования системы. Поясним. При выборе СЭД организации ориентируются на следующие критерии: наличие требуемой функциональности, соответствие СЭД принятым стандартам, совместимость со структурой процессов организации. Если структура системы не совпадает со структурой процессов предприятия и это не выявлено и не приняты меры по изменению системы или изменению процессов организации, то могут возникнуть проблемы при эксплуатации. На этапе внедрения некоторые несоответствия могут сгладиться, но они всё равно проявятся в процессе дальнейшего эксплуатирования системы. Хорошее обоснование поможет избежать дальнейших проблем при внедрении и эксплуатации. Что означает исключение затрат на доработку и изменение системы, и в крайних случаях от повторения всего процесса заново (выбор, внедрение, обучение). Использование структурных моделей, разработанных в данном проекте, повысит качество технико-экономического обоснования. Анализ моделей позволит сравнить структуру процессов компании и структуру СЭД, а также сравнить их с основными стандартами в области делопроизводства.

После внедрения СЭД основные нематериальные выгоды, которые получит компания, является повышение управляемости процессов, регламентированности действий сотрудников, сокращение потерь документов. Организация, внедрившая СЭД, снизит затраты за счет: сокращения расходных материалов (бумага, картриджи принтеров), экономии пространства для хранения документов, сокращение времени на работу с документами.

Внедрение СЭД проводится в несколько этапов (этапы представлены в таблице 4.3), причем, кроме финансовых ресурсов организация тратит трудовые ресурсы и терпит издержки, связанные со снижением эффективности работы во время проекта.

Таблица 4.4. Ожидаемые этапы проведения внедрения

Этапы	Длительность	Использование нефинансовых ресурсов заказчика
Инициация проекта	1 2 нед.	+
Выбор СЭД и подрядчика	2-3 нед.	+
Технико-экономическое обоснование проекта	3-4 нед.	+
Согласование и подписание договора	1 мес	+
Предварительное Обследование процессов компании	2-4 нед.	+
Написание ТЗ	1-1.5 мес.	+
Доработка системы	1-3 мес	-
Установка ПО	1 нед.	+
Опытное тестирование	1-3 нед.	+
Устранение замечаний, доработка	1-3 нед.	-
Ввод в промышленную эксплуатацию, передача системы заказчику	2-4 нед.	+
Обучение сотрудников	1-2 нед.	+

Любой проект подвержен рискам, особенно инновационный. В данном проекте факторы риска можно разделить на организационные и инновационные. Организационным риском является недооценка сложности проекта. Для его снижения рекомендуется определить необходимый уровень детализации планирования, определить регламенты взаимодействия и распределение ответственности участников проекта, а также обеспечить эффективное участи всех заинтересованных сторон [21]. В результате воздействия организационных рисков на проект могут увеличиться длительность проекта и снизиться качество результата.

Из инновационных рисков стоит отметить возможный неверный выбор программных средств или методов моделирования, отсутствие примеров для ориентира. Негативное влияние данных рисков на проект может выразиться в низком качестве результатов (несоответствии ожиданиям заказчика), невозможности дальнейшего использования результатов работ проекта. Для снижения инновационных рисков рекомендуется провести работы по сбору и исследованию исходных данных, а также провести тщательное обоснование выбора технологий для реализации.

Заключение

В данной работе были проанализированы стандарты по делопроизводству и на их основе составлены структурные модели предметной области, работы с входящими документами и работы с исходящими документами. То есть, описание предметной области «делопроизводство» выполнено в виде графического представления. Для построения схем использовался язык моделирования UML 2.0, диаграммы классов, которые отображают основные понятия и связи между ними. На основе разработанных схем можно проводить сравнительный анализ структуры процессов организации по работе с документами, а также делать выводы о соответствии стандартам понятийной базы СЭД.

Разработаны модели, отображающие объектную структуру, лежащую в основе СЭД DocsVision, где показаны основные типы объектов и связи между ними. Проведено обоснование применимости системы электронного документооборота DocsVision в компании.

Функциональность системы DocsVision продемонстрирована на примере типового процесса работы с входящими и исходящими документами, который включает регистрацию входящего документа, его рассмотрение и подготовку исходящего документа в ответ.

Дополнительно было проведено сравнение функциональности СЭД DocsVision с требованиями, содержащимся в европейской спецификации MoReq 2008 “Типовые требования к управлению электронными документами» и в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Список литературы

Чернышева К. А., Баженов Р.И. Выбор системы электронного документооборота с помощью программы mpriority // Science Time – 2014-№10(10) с. 410
Пахомов Е.В. Анализ систем электронного документооборота в

органах муниципального управления // Известия южного федерального университета. Технические науки – 2012 -№8/том 133 с.1 94

Европейская спецификация MoReq 2008 “Типовые требования к управления электронными документами»
Фаулер M. UML. Основы, 3е издание.– Пер. с англ. – СПб: СимволПлюс, 2008. – 192 с.,
Ларин М.В. Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях // Делопроизводство - 2012 - №2 с. 29
Бобылева М. П. развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию // Делопроизводство – 2009 - №4 с. 32
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) "Об электронной подписи"
http://www.interface.ru/home.asp?artId=16926 Опыт практической реализации комплексной WorkFlow системы на базе платформы DocsVision. Ознакомл. 18.05.2019
РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
ГОСТ Р 6.30-2003. "Требования к оформлению документов"
Демин Ю.Делопроизводство. Подготовка служебных документов Спб: Питер 2009 с. 3
Смирнова Е.П. - Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации (Секретарское дело) - Спб: Питер - 2009 с. 49
Ларин М.В. Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях // Делопроизводство - 2012 - №2 с. 29
Бобылева М. П. развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию // Делопроизводство – 2009 - №4 с. 32
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) "Об электронной подписи"
http://www.interface.ru/home.asp?artId=16926 Опыт практической реализации комплексной WorkFlow системы на базе платформы DocsVision. Ознакомл. 18.05.2019
РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
ГОСТ Р 6.30-2003. "Требования к оформлению документов"
Демин Ю.Делопроизводство. Подготовка служебных документов Спб: Питер 2009 с. 3
Смирнова Е.П. - Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации (Секретарское дело) - Спб: Питер - 2009 с. 49
Шишин И.О. Корпоративный документооборот учебное пособие .- СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, - 2008.-80 с.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»
http://erpandcrm.ru/docsvision_online_help.ru/platformtext/4_cards/1.0_cint r.html OnlineHelp. Ознакомл. 18.05.2019
http://erpandcrm.ru/docsvision_online_help.ru/takeofficetext/15_jobcard/1.0

_jintr.html Карточка бизнес-процесса. Ознакомл. 18.05.2019

http://erpandcrm.ru/docsvision_online_help.ru/platformtext/6_search/4.1.1_ sfull.html Полнотекстовый поиск карточек. Ознакомл. 18.05.2019
Туккель И.Л., Сурина А.В., Культин Н.Б. Управление инновационными проектами: учебник / Под ред. И.Л. Туккеля. - СПб.: БХВ-Петербург, 2011. – 305 с.

Приложение 1

Общая схема предметной области «документооборот»

Рис. 1 Общая схема предметной области «документооборот»