Общая характеристика Туруханского муниципального казенного

Содержание:

Введение:

Мною, в период с 30.03.2019 года по 25.04.2019 года была пройдена производственная практика в Туруханском муниципальном казенном дошкольном образовательном учреждении детский сад «Теремок», расположенном по адресу: Красноярский край Туруханский район с. Туруханск ул.60 лет Октября, д.22 «а». Руководитель практики от учреждения: Суклемова Людмила Анатольевна. Проходя практику, я занимала должность-делопроизводитель.

В своей деятельности делопроизводитель опирается на следующие документы:

- Законодательные акты и ТК РФ;

- Устав и Правила внутреннего трудового распорядка ДС и другие локальные акты учреждения;

-Конвенцию о правах ребенка;

-приказы заведующего и вышестоящих органов образования, нормативно-методические документы Правительства РФ;

-Трудовой договор и должностную инструкцию.

В обязанности делопроизводителя в данном учреждении входило:

-Выполнять «Инструкцию по охране жизни и здоровья детей в ДС», «Санитарно-гигиенические и эпидемиологические правила», инструкции по охране труда и технике безопасности, противопожарные инструкции.

-Применять и регистрировать корреспонденцию, передавать её руководителю ДС.

-Вести картотеку учета прохождения документов. Контролировать их исполнение, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

-Отправлять исполненную корреспонденцию адресатам.

-Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

-Подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводителем.

-Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Целью данной практики является приобретение первичных умений и профессиональных навыков, закрепление и углубление знаний, полученных мною в процессе теоретического обучения, а также получение практического опыта работы в коллективе.

За время прохождения  практики мною были достигнуты цели, которые перед собой поставила. Я обобщила полученные мною знания, старательно выполняла все  поручения моего руководителя, находясь при этом в коллективе. Во время практики я ознакомилась со структурой учреждения, получила представления о должностных обязанностях специалистов, провела анализ проделанной мной работы, сделала выводы. Эти выводы представлены мною в данном отчёте о прохождении практики. В приложениях, представлены образцы документов.

1.Общая характеристика Туруханского муниципального казенного дошкольного образовательного учреждения д/с «Теремок».

Детский сад «Теремок» был открыт более 30 лет назад. Целью деятельности данного муниципального образовательного учреждения является всестороннее формирование личности ребенка с учетом особенностей его физического, психического развития, индивидуальных возможностей и способностей, подготовка к обучению в школе, развитие и совершенствование образовательного процесса.

Основными задачами детский сад «Теремок» является:

- охрана жизни и укрепление здоровья детей;

-создание максимальных условий, обеспечивающих интеллектуальное, личностное и физическое развитие детей;

- приобщение детей к общечеловеческим ценностям;

- взаимодействие с семьей для обеспечения полного развития ребенка;

- развитие и совершенствование материально-технической базы.

Предметом деятельности учреждения является:

- воспитание, обучение, присмотр, уход и оздоровление детей в возрасте от полутора и до семи лет;

- реализация программ дошкольного образования с приоритетным осуществлением физкультурно-оздоровительного, интеллектуального и художественно-эстетического направлений развития воспитанников;

Не смотря на то, что в поселке есть жители коренных народов севера (кеты, ненцы и т.д.) воспитание и обучение детей ведется на русском языке.

Туруханское муниципальное казенное дошкольное образовательное учреждение детский сад «Теремок» работает по пятидневной рабочей неделе с 12-ти часовым пребыванием детей и с круглогодичным календарным временем посещения.

Занятия с воспитанниками могут быть организованы как в первой, так и во второй половине дня. Режим работы определяется Правилами внутреннего трудового распорядка.

Прием детей осуществляется заведующим по заявлению родителей (законных представителей) на основании путевки, выданной комиссией по комплектованию государственных образовательных учреждений.

Между Туруханским муниципальным казенным дошкольным образовательным учреждением детским садом «Теремок» и родителями (законными представителями) заключается договор, которым регулируются взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания.

Отчисление детей проводится заведующим в следующих случаях:

- по заявлению родителей (законных представителей);

Деятельность данного муниципального образовательного учреждения направлена на всестороннее формирование личности ребенка, подготовку к обучению в школе, развитие и совершенствование образовательного процесса.

Туруханское муниципальное казенное дошкольное образовательное учреждение детский сад «Теремок» является юридическим лицом.

Воспитательно-образовательную работу выполняют: воспитатели, музыкальный руководитель, физкультурный руководитель, психолог, логопед.

Старшая медсестра выполняет ещё обязанности диетсестры. Заместитель заведующей по АХЧ руководит работой помощников воспитателей, рабочей по стирке, сторожей, уборщицы и рабочих по комплексному обслуживанию.

Территория детского сада делится на здание и окружающую его территорию.

Целью деятельности данного муниципального образовательного учреждения является всестороннее формирование личности ребенка.

2.Что же такое делопроизводство и его развитие.

Основу деятельности любой организации или учреждения составляет работа с информацией – ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнение.

Документ (от латинского documentum – «доказательство», «свидетельство») – это материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут быть классифицированы: по типу носителей: таб.1. Документ в своё время проделал большой путь в развитии, пока основным материалом его создания не стала бумага. Сначала все документы писались от руки, в настоящее время существуют различные электронные пишущие машинки с памятью, способные сохранять несколько страниц текста.

Документы
Бумажные	Магнитные	Оптические	Кинофотодокументы

(Таб.1)

Но подлинная революция в создании документов произошла с появлением компьютеров.

В русском языке термин «документ» появился благодаря Петру I, который одновременно ввел и соответствующий порядок работы с документами, получивший теперь название «делопроизводство».

Делопроизводство – процесс создания, обработки и хранения документа.

Основной объект делопроизводства – документ. Этот объект содержит в себе другие объекты: тексты, рисунки, таблицы, графики и т.п.

Основная функция документа – зафиксировать информацию так, чтобы в дальнейшем ее можно было обрабатывать, хранить, передавать и использовать.

Развитие делопроизводства в XX в. заложило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.

Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

3. Должностные обязанности ответственного за делопроизводство.

Ответственным за ведение делопроизводства в Туруханском муниципальном казенном дошкольном учреждении детском саду «Теремок» является делопроизводитель, он относится к категории административного персонала, назначается и освобождается от должности и подчиняется непосредственно заведующему ДС.

На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству.

Делопроизводитель дошкольного образовательного учреждения должен знать: трудовое законодательство, основные правила постановки документальной части общего делопроизводства; инструкцию по делопроизводству; Правила внутреннего трудового распорядка. Продолжительность рабочего времени делопроизводителя на 1 ставку составляет 40 часов (для мужчин) или 36 часов (для женщин) в неделю (ст. 320 ТК РФ). Делопроизводитель работает по графику, составленному начальником хозяйственного отдела и утвержденному заведующим. На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства дошкольного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам и их хранение.

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель должен: принимать и регистрировать корреспонденцию, поступающую в учреждение, передавать руководителю документы. Организовывать подготовку необходимых бумаг для руководства. Отвечать за качество подготовки, правильности составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения. Осуществлять контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива; подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством; обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

Делопроизводитель имеет право:

1. Требовать от администрации создания условий для выполнения прямых обязанностей;

2. Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства;

3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.

4. Вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учетом применения компьютерных технологий;

5. На социальные гарантии и льготы, установленные законодательством РФ;

6. На ежегодный оплачиваемый отпуск.

Делопроизводитель несет ответственность:

- за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения в пределах, определяемых действующим административным, уголовным и граждански законодательством РФ;

- за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ;

- за причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством;

- за неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и Правил внутреннего трудового распорядка ДОУ, иных локальных нормативных актов, законных распоряжений руководителя ДОУ, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством РФ;

- за грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение;

- за нарушение правил пожарной безопасности и охраны труда делопроизводитель привлекается к административной ответственности в порядке и случаях, предусмотренных административным законодательством.

Таким образом, делопроизводитель назначается, освобождается и подчиняется руководителю детского сада, выполняет его поручения и информирует о возникших трудностях в работе. В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя дошкольного учреждения.

4.Основные управленческие документы в ТМКДОУ детский сад «Теремок».

Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, то есть сами могут увольнять и принимать на работу, переводить с одного рабочего места на другое по необходимости, премировать и т.д.

Принятые руководителем и его заместителем решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы – управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

В управленческой деятельности ТМКДОУ детский сад «Теремок» можно выделить следующие виды документов:

- организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции);

- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания);

- информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы);

- документы по личному составу;

- предложения, заявления, жалобы граждан;

- финансово-бухгалтерские документы;

- контрольно-ревизионные документы.

Все документы можно разделить на группы организующие деятельность ТМКДОУ д/с «Теремок»: устав, свидетельство о государственной регистрации, лицензия на правоведения образовательной и медицинской деятельности, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции, а так же документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров - трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка Т-2, личное дело, технико-технологическую документацию - документы, организующие хозяйственную деятельность учреждения; документы, организующие медицинскую деятельность; документы, организующие педагогическую деятельность учреждения) и управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности), личному составу, распоряжения руководителя; информационно-справочные документы – письма, протоколы, акты, справки ( приложение 1) докладные и служебные записки, документация, содержащая сведения о воспитанниках; документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате).

Управление документацией в детском саду включает в себя следующие направления работы:

- организация документооборота;

- контроль исполнения документов;

- составление номенклатуры дел;

- архивное хранение документов.

Рассмотрим подробнее особенности оформления разных видов документов в ТМКДОУ д/с «Теремок».

Организационно-распорядительная и информационно-справочная документация.

В состав организационных документов ТМКДОУ д/с «Теремок» учреждения входят:

- Устав;

- договор с учредителем;

- должностные инструкции сотрудников;

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового распорядка.

Устав является основным организационным документом. Это свод правил, регулирующих деятельность учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права и обязанности ТМКДОУ д/с «Теремок», вытекающие из Закона РФ «Об образовании».

В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В этом документе указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения. Нормативы численности работников, занятых в учреждении, разработаны с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.

Должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем управления образования, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы.

Правила внутреннего трудового распорядка — это нормативный акт, определяющий трудовой распорядок в учреждениях. Утверждается трудовым коллективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил.

Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь ТМКДОУ д/с «Теремок» который сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.

Структура этого документа следующая:

- общие положения;

- порядок приема, перевода и увольнения работников;

- основные обязанности работников;

- рабочее время и его использование;

- поощрения за успехи в работе;

- взыскания за нарушения трудовой дисциплины;

- организация работы.

Согласно Уставу дошкольного образовательного учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим детским садом. При приеме на работу заведующий детским садом обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте.

Инструкция— правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция - самостоятельный правовой акт, который подписывается или утверждается заведующим детским садом. Утверждение оформляется в форме грифа или путем издания распорядительного документа.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и нормативных актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией).

Все сотрудники ДОУ должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, один экземпляр которых находится в личном деле, другой — у сотрудника. Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.

Правовое положение педагогического, административного и обслуживающего персонала регламентируется должностными инструкциями, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

При приеме работника на работу заведующий знакомит его с должностной инструкцией, отвечает на возникшие вопросы. Каждая инструкция заверена подписью заведующего и подписью сотрудника, поставлена печать учреждения.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Должностная инструкция составляется на основе нормативных документов. К ним относятся Закон РФ «Об образовании», Трудовой кодекс РФ, Типовое положение о ДОУ, Устав ДОУ и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- функции;

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения, связи по должности.

Инструкция утверждается и вводится в действие приказом заведующего.

Я рассмотрела должностную инструкцию помощника воспитателя. Помощник воспитателя подчиняется заведующему детским садом и старшему воспитателю, работает под руководством завхоза, принимается на должность и освобождается от работы приказом заведующего детским садом.

Помощник воспитателя имеет следующее должностные обязанности:

- проводит своевременную уборку групповой комнаты, спальни, прихожей и других площадей влажным способом два раза в день;

- согласно графику проветривает помещения, строго контролирует дезинфекционную обработку посуды и соблюдает дезинфекционный режим группы при карантине;

- помогает воспитателю одевать и раздевать детей на прогулку, сон и другие мероприятия;

- совместно с воспитателем проводит работу по воспитанию детей (предъявляя общие требования по указанию воспитателя): привитию культурно-гигиенических навыков во время еды, умывания, одевания и т.д. Учит детей правильно сервировать стол, аккуратно заправлять постель;

- помогает воспитателю в подготовке к занятиям и уборке после них, помогает разводить детей по подгруппам на занятия;

- следит за чистотой детских полотенец и постельного белья, согласно графику меняет белье, своевременно вместе с воспитателем маркирует белье, следит за сохранностью имущества группы;

- в случае неисправности мебели и другого оборудования своевременно делает заявку;

- получает питание с пищеблока строго по графику, надевает спецодежду, пищу в группу приносит в закрытой посуде;

- моет окна два раза в год;

- поддерживает санитарно-гигиенический режим в группе;

- заменяет заболевших воспитателей в случае необходимости;

-выполняет требования руководителя, старшей медсестры, старшего воспитателя;

- при отсутствии рабочего на кухне помогает повару;

- во время производственных мероприятий, проводимых в тихий час с участием воспитателя, находится с детьми.

Так же когда принимают на работу нового человека помимо должностной инструкции, заключается трудовой договор в котором расписывается общие положения, права и обязанности работника, права и обязанности работодателя, расписывается рабочее время и время отдыха, указывается условие оплаты труда, ответственность сторон, и заключительные положения.

Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего.

Приказ — это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов. Все приказы фиксируются в книге приказов.

При подготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:

- достоверность и объективность описываемой ситуации;

- полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;

- краткость и лаконичность;

- соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;

- следование нормам официально-делового стиля речи.

Любой приказ (приложение 2,3,4,5,6,7,8,9,10,11), независимо от его содержания, включает следующие реквизиты:

- наименование данного учреждения (организации, предприятия);

- наименование вида документа (приказ);

- дата издания;

- регистрационный номер;

- место издания;

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- визы.

Книга приказов — один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.

В ТМКДОУ д/с «Теремок» все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись например: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 48 (сорок восемь) страниц», — которая подписана заведующим ДОУ.

Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании соответствуют статьям и пунктам Трудового Кодекса Российской Федерации. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, стоят росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.

Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.

Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания:

- действующее законодательство;

- подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;

- локальные акты общеобразовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);

- акты проверок.

Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.

Указания, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.

В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.

Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.

Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия. Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ.

Приказ может быть подписан руководителем ДОУ или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.

За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О.». Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.

Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки.

Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов. Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело и оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов при заведении личного дела следующий:

- внутренняя опись документов дела;

- заявление о приеме на работу;

- выписка из приказа о приеме на работу;

- листок по учету кадров;

- копии документов об образовании;

- выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;

- аттестационный лист (копия).

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» — в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.

Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография (анкета) составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника (приложение 12).

Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.

На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Наряду с личными делами, на всех работников заводятся специальные личные карточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личные карточки имеют типовую форму Т-2 (приложение 13), утвержденную органами статистики.

Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, трудовая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся отдельно от личных дел.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с трудовыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.

5.Оперативное и архивное хранение документов.

При работе с документами делопроизводитель руководствуется нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают определенные правила подготовки и составления документов, ведение номенклатуры (списка) дел, а также создания архива учреждения для обеспечения сохранности наиболее значимых документов.

В теории и практике делопроизводства различают следующие виды номенклатуры: типовую, примерную и конкретную. Типовая номенклатура – это ведомственный документ, устанавливающий типовой состав дел, единую их индексацию. Примерная номенклатура дел устанавливает состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Состав документов определяется компетенцией и функционированием учреждения, порядком решения вопросов, взаимосвязей с другими организациями. Единство правил документирования управленческих действий регламентируется применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированными системами документации (УСД). Номенклатура дел для дошкольного образовательного учреждения содержит перечень основных, необходимых для организации его деятельности документов. Вместе с тем при определении номенклатуры дел нужно опираться на Приказ Министерства образования Российской Федерации «Об утверждении документов по проведению аттестации и государственной аккредитации дошкольных образовательных учреждений».

Номенклатура дел выполняет целый ряд функций:

1. используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;

2. определяет сроки хранения документов;

3. используется для построения информационно-поисковой системы;

4. имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.

Каждая организация составляет свою конкретную номенклатуру дел. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. В дошкольном образовательном учреждении имеется утвержденная руководителем номенклатура дел. Заведующий дошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения в номенклатуру дел учреждения в соответствии со спецификой его деятельности.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Формирование дела состоит из ряда операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложек дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

При формировании дел следует придерживаться определенных правил:

- в дело подшиваются только исполненные документы;

- каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и др.);

- в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;

- документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;

- толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).

Хранение документов в ТМКДОУ д/с «Теремок» на персональном компьютере осуществляют по принципу: один документ – один файл. В каталоге имена файлов не повторяются. Периодически проводится ревизия документов, которая позволяет сортировать документы, избавляться от устаревших и ненужных. Для создания архива используют жесткие и лазерные диски.

Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов.

Все дела в ТМКДОУ д/с «Теремок» хранятся в кабинете заведующей и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части, делопроизводителя).

Хранение дел осуществляется по следующим правилам:

- дела хранятся в закрывающихся шкафах и сейфах;

- дела располагаются вертикально, последовательно (в соответствии с номенклатурой);

- для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;

- внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.

При необходимости изъятия документа и дела на его место закладывается лист, на котором указывается, когда, кому на какой срок выдан документ. Дело может быть выдано целиком, в этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, кому оно выдано, на какой срок, а также ставятся росписи в получении и приеме после возвращения документа.

Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях. Ответственность за хранение документов руководитель МДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, заместителя по АХЧ).

Завершающий этап работы с документами – обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдаче в архив организации, которая включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98.: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. На основе экспертизы можно организовать упорядоченное уничтожение документов, потерявших оперативное значение, сроки хранения которых истекли.

Задачи экспертизы:

- отбор на временное хранение документов, имеющих практическое значение;

- отбор документов, имеющих хозяйственное, научное, культурное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научного значения и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения.

Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных подразделениях под руководством заведующего. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель МДОУ.

Таким образом, на основе анализа документационного обеспечения деятельности ТМКДОУ д/с «Теремок», можно сделать следующие выводы:

1. Организация деятельности учреждения предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.

2. Заведующий должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д. Отвечать за всё что происходит в учреждении.

Заключение.

Проходя практику в Туруханском муниципальном казенном дошкольном образовательном учреждении д/с «Теремок» мне очень понравилось работа с документами, с новыми людьми. Каждый раз я узнавала что-то новое и интересное по заполнению каких-либо бумаг, справок. Училась, как правильно писать заявление на отпуск, перевод на другое место работы по необходимости, увольнение, узнала, что график отпусков на всех сотрудников составляется в конце года за две недели до его окончания, и какие-то изменения в нём делаются только на усмотрение руководителя. Так же узнала, что раз в два года сотрудник данного учреждения, так как живет в районе крайнего севера, имеет право на льготный проезд по территории России. Училась вести правильно прием и первичную обработку документов, отдавать по необходимости руководителю. В срок старалась делать нужные отчеты. Следила за заполнением личной карточки Т-2, чтоб во время сдавались нужные заявления. Училась правильно прошивать, прошнуровывать, номеровать книги приказов по внутреннему распорядку, по личному составу, по воспитанникам. Выдавать по необходимости справки для сотрудников (приложение1). Если что-то не получалось руководитель приходил на помощь, объяснял мои недочеты, пояснял как правильно надо сделать то, что у меня не получилось. Делопроизводитель очень интересная должность, на неё возлагается большая ответственность, человек который занимает её, должен, быть очень внимательным, относиться с трудолюбием к своей работе, на нем лежит большая ответственность.

Список использованной литературы:

1. Быкова Т.А. Делопроизводство- М., 2006-с.62.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации- М., 2011-с.544.
3. Трудовой Кодекс Российской Федерации.
4. Доронина Л.А. Основы делопроизводства- М., 2007.-с.82
5. Рогожин М.Ю. Делопроизводство- М., 2006-с.386.
6. К.В. Тимофеева Юридический справочник – М., 2007-с.161
7. Справочник кадровика- М., №3 2008г.
8. Доронина Л.А. Основы делопроизводства.- М., 2007- с.121
9. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. - 2002. - №2. - С. 10.
10. Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях. - М.,2006. – С. 15.
11. . Галахов, В.В. Делопроизводство: образцы документов. Организация и технология работы / В.В. Галахов. – М.: Проспект, 2004. – 114 с.