Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Распределение рабочей нагрузки. Правила организации эффективного отдыха (Школы тайм-менеджмента)

Содержание:

Введение

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, существует управление временем или тайм-менеджмент.

Управление временем (Time Management) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности. [5, c. 23]

Глеб Архангельский утверждает, что тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь. Также он раскрывает понятие корпоративного тайм-менеджмента — это дисциплина в рамках общего менеджмента, позволяющая сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников инструментом повышения корпоративной эффективности. [1, c. 14]

По мнению Лотара Зайверта тайм-менеджмент — это управление собой и активное формирование собственного образа жизни или лидерство. [3, c. 25]

В тайм-менеджементе существует такое понятие, как «поглотитель времени» или же можно сказать по-другому «хронофаги». Хронофаг произошло от двух слов: «Хронос» — время, «фаг» — поглощать, и означает поглотитель времени. Несколько примеров таких хронофагов:

Поглотители времени:
Телефонные звонки
Нежданные посетители
Ожидание и время в дороге
Телевизор
Электронные игры
Виртуальное общение
Новости
Перекуры и вредные привычки

Имея такие поглотители времени, время и жизнь ускользают от нас. Мы всегда говорим, что не хватает времени, но на самом деле его больше, чем достаточно. Если правильно расставлять приоритеты, если знать чего хочешь и идти к этому. Вместо того, чтобы потратить время на соц.сети или прочую ерунду можно успеть сделать кучу важных дел, которые в будущем принесут пользу.

Распределение рабочей нагрузки

Школы тайм-менеджмента

Есть разные школы, принято считать представителем русской Глеба Архангельского. Если разделить его взгляды на две категории – философскую и практическую, то первая утверждает – не нужно никуда спешить, времени всем дается примерно одинаково. И расходовать его нужно с толком. Вторая категория – правильно инвестированное время в отдых. Он должен быть полезным, регулярным и активным.

Также есть западный тайм-менеджмент, к ней можно отнести:

1. Стивена Кови, который практикует подход к планированию с точки зрения собственной миссии, целей, жизненного предназначения.
Основные идеи книг Стивена Кови:

У каждого человека есть выбор: либо смириться со своей заурядностью, либо стремиться к совершенствованию. Даже если вы уверенны, что погрязли в банальной и ничем не примечательной жизни, никогда не поздно начать свой путь к важным свершениям;
Иметь высокие цели бесполезно, если вы не стремитесь претворить их в жизнь;
Устаревшая парадигма индустриальных отношений должна безвозвратно кануть в Лету. Человек больше не должен восприниматься как бездушный механизм, требующий постоянного контроля и назидания. Человек нового времени, кроме основных семи навыков высокоэффективных людей, также должен иметь и восьмой навык;
Восьмой навык успешных людей – обретение индивидуального голоса, раскрытие собственного потенциала и помощь окружающим в его раскрытии. Человек должен использовать возможность решать самостоятельно, в каком направлении ему стоит двигаться. И конечная цель этого навыка – это служение людям;
То, что объединяет всех успешных людей – это самоконтроль, способность видеть будущее, добросовестность и вдохновение.
Возможность осознания и выбора собственного жизненного пути опирается на единство тела, разума, духа и эмоций. Для начала эти понятия вы должны привести в порядок и состояние гармонии. При регулярной работе над собой вы сможете развить все виды интеллекта. Для тела – это самоконтроль, для разума – умение видеть будущее, для души – совесть, для сердца - вдохновение;

2.И также Дэвид Аллен и его система GTD – Getting Things Done. В его школе наоборот приветствуется более практичный подход к делу. Задача этого направления – помочь человеку начать вести жизнь более продуктивную и сбалансированную.

В основе его направления лежит:

Структурировать работу
Разделение дел по контексту
Еженедельный мониторинг.
Определение действий
Trick yourself , что в переводе «обмануть себя».

В настоящий момент существует множество различных школ тайм-менеджмента, в каждой в той или иной степени будут затронуты следующие темы:

Отслеживание личной и коллективной эффективности;
Наличие фиксированной точки отсчета в собственном плане;
Выявление своей истинной цели для мотивации;
Азы стратегического планирования;
Расстановка приоритетов;
Техника совершенствования достижения целей;
Активное использование программных продуктов в планировании.

Правила тайм-менеджмента

12 правил эффективного тайм-менеджмента :

- планируй не более 10 дел

- попроси друга о помощи

- быстровыполнимые задачи делай сразу

- мотивируй себя

- не создавай множество списков

- выделяй важные дела

- проверяй актуальность задач

- носи с собой список задач

- учитывай свои биоритмы

- доводи дело до конца

- выполняй все задачи

- 20% дел дают 80% результата

Закон принудительной эффективности

Двигаясь к успеху, важно понимать – что время не резиновое, потратив на какое-то неважное дело, это время не вернуть, а пользы от этого никакого. Поэтому надо учиться использовать время с максимальной эффективностью.

Как можно применить этот закон немедленно:

Научитесь расставлять приоритеты. Делайте только действительно важные дела, которые дадут максимальный эффект.
Делайте только одно дело за раз. Не распыляйте усилий. Дело с максимальным результатом требует от вас приложения максимума ваших навыков. Делая несколько важных дел одновременно, вы можете что-либо упустить и там и там. В итоге вы везде будете иметь снижение эффективности и для ее повышения вам опять придется затрачивать дополнительные ресурсы.
Повышайте свою личную эффективность. Ваш личный рост позволит вам добиваться той же эффективности при меньших временных затрат.
Освободившиеся время вы опять сможете вложить в ваш дальнейший рост.

Техники тайм-менеджмента

ТОП 10 техни:

Техника помидора

Принцип выполнения: определяемся с задачей, которую нужно выполнить, после чего заводим таймер на 25 минут. Работаем, не отвлекаясь, пока таймер не прозвенит, после чего делаем перерыв на 5 минут. После каждого 4 периода работы делаем длинный перерыв, 20-25 минут. Суть в том, что пока ваш таймер не отсчитает указанное время, вы не отвлекаетесь от работы, а потом вы можете на короткий промежуток полностью отложить работу и спокойно отдыхать в течение выбранного времени отдыха. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления. Кстати, такое необычное название метода было выбрано потому, что его создатель, Франческо Чирилло, использовал кухонный таймер в виде помидора.

Съесть лягушку

Лягушка в тайм-менеджменте – это самое неприятное дело, которое вы должны сделать. И, как гласит, древняя история, если вы с утра съедите лягушку, уже ничто в этот день вам не покажется более тяжелым и настроение будет отличным, так как ничего более неприятного уже не случится. Точно также нужно поступать с самыми тяжелыми и ответственными делами, которые вызывают у нас больше всего тревоги. Сделайте их в первую очередь, не откладывая на потом! После этого вы ощутите прилив энергии и сможете более эффективно провести весь дальнейший день.

Делить задание на блоки (метод салями)

Скажите, как можно незаметно съесть целую палку колбасы за вечер? Очень просто – отрезая по маленькому кусочку. Точно также, все сложные, многосоставные дела нужно делить на части. Разбивайте их на маленькие подзадачи и постепенно выполняйте их. Так вы избавитесь от ненужного волнения, структурируете свою деятельность и сможете постепенно достичь нужного результата.

Список всех дел

Заведите себе привычку постоянно записывать все дела, даже самые мелкие, в блокнот или в заметки в телефоне. Этот список вам понадобится для тех случаев, когда у вас неожиданно появляется свободное время. В этот момент вы смотрите свой список и выбираете то, что можно сделать прямо сейчас. Например: вы неожиданно оказались в долгой очереди, и ожидание продлится не менее часа. Вы смотрите в свой список и вспоминаете, что вам необходимо позвонить по одному из дел, и вы можете сделать это как раз сейчас. Или вы видите, что вы планировали поискать что-либо в интернете, что вы постоянно не успеваете сделать дома, а теперь как выдался свободный час.

Учет биологических ритмов

Все мы знаем классификацию «совы-жаворонки», которая делит людей на тех, кто склонен поздно просыпаться, поздно ложиться и делать дела к вечеру, и на тех, кто предпочитает делать все с утра. Старайтесь выстроить свой график так, чтобы учесть требования вашего организма. Если вы «жаворонок» — ставьте свои самые важные дела на утро. Если вы «сова» — старайтесь переместить самые важные дела на более позднее время суток, когда вы будете в максимально активном состоянии.

Ведите ежедневники

Обязательно используйте ежедневники для планирования дел. Это могут быть бумажные блокноты, таблички, приложения в телефоне и любые другие формы. Главное правило – так или иначе все должно быть зафиксировано. В противном случае, вы постоянно будете забывать сделать то одно, то другое дело.

Делегирование

Если занимаете руководящую позицию, делегируйте те рутинные дела, которые отнимают больше количество времени и не отличаются важностью. Не пытайтесь делать все самостоятельно, изначально выделите время на то, чтобы обучить своих сотрудников и передать им часть своих дел, чтобы потом высвободить большее время для самых важных дел.

Соблюдайте этапность дел

Эта техника заключается в следующем: стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. В этом случае качество всегда выше, нежели в ситуации, когда мы пытаем делать несколько дел одновременно. При частом переключении с одного дела на другое мы можем упустить важные моменты, отвлечься или допустить ошибки.

Хотя бы 10 минут

Эта техника подходит для тех дел, которые вы давно хотели начать, но у вас постоянно не хватает на них времени и они кажутся вам сложными и объемными. В этом случае попробуйте выделять на них хотя бы десять минут в день. Пример: вы давно хотели прочитать «Войну и мир», но вы очень занятой человек. Начните просто по десять минут, возможно, иногда у вас будет чуть больше времени, и через некоторое время вы прочитаете эту книгу. Или, вы давно хотели начать изучать французский, но вы не можете ходить на курсы: начните изучать хотя бы по 10 минут в день – смотрите видео, слушайте аудио. В таком случае вы, хоть и не быстро, но будете продвигаться к намеченной цели при минимальных временных затратах.

Принцип 60/40

Суть его заключается в следующем: планируйте дела только на 60% своего времени, а 40% оставляйте свободными на случай непредвиденных обстоятельств. Это позволит вам всегда иметь запас времени и не переживать в том случае, если что-то пошло не по плану.

Организация эффективного отдыха

Ритмичность.

Первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы для отдыха через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10 – 15 минут через каждые 1,5 часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: не случайно одна пара длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – 5. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1–1,5 часа – наиболее комфортна для человека. Дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать и хуже воспринимать информацию. Поэтому как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите несколько минут на отдых.

Важно не только соблюсти принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов зависит от того, чем заполнены минуты отдыха.

Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут переключить свое внимание с того дела, которым занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Чем кардинальнее будет переключение, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Если вы целый день анализировали цифры, делали математические расчеты, позвоните другу, обсудите что-нибудь приятное с эмоциональной точки зрения; если работали с людьми, побудьте в одиночестве; если писали реферат, послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.

Смена контекста. Во время пятиминутного отдыха стоит изменить условия, в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом, встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений; если весь день провели на ногах, были в разъездах, отдохните сидя.

Сменить контекст можно, сменив привычные условия офисного пространства. Чем резче будет эта смена, тем сильнее положительный эффект.

Для повышения отдачи от использования правил организации эффективного отдыха рекомендуется иметь в запасе несколько наиболее приемлемых для вас сценариев свободных пятиминуток, которые помогут сделать небольшие перерывы не только максимально приятными, но и полезными.

Все сценарии по степени переключения и смене контекста можно оценить по пятибалльной шкале, например:

1 балл: смены контекста не происходит. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе, глядя на тот же монитор компьютера, так же напрягая зрение и интеллект, переключиться с рабочего файла на просмотр интернет-ресурсов, не связанных с работой, зайти в чат, воспользоваться ICQ.

2 балла: смены контекста не происходит. Оставаясь на том же рабочем месте, но отвернувшись от монитора компьютера, поболтать с коллегами на нерабочие темы, позвонить другу, почитать книжку или журнал, не связанные с работой.

3 балла: частичная смена контекста, возможное переключение с рабочих тем. Дойти до комнаты отдыха, выйти в коридор, зайти в соседний отдел. Поговорить с коллегами, позвонить по телефону, выпить чашку чая и т. д. Мы находимся в той же офисной среде и часто продолжаем обсуждать рабочие вопросы.

4 балла: полная смена контекста, переключение с рабочих задач. Выйти из офиса на улицу, полностью отключиться от рабочих тем и проблем, просто полюбоваться на окружающий пейзаж и полностью освободиться от влияния офисной среды.

5 баллов: полная смена контекста, абсолютное переключение с рабочих тем плюс легкая физическая нагрузка. Способ, достойный самой высокой оценки. Нужно выйти на улицу, сделать несколько простых физических упражнений или просто пройтись быстрым шагом, полностью забыв на эти пять-десять минут о рабочих ситуациях и проблемах, освободив от них свое сознание. Очень полезно иметь в своем арсенале несколько простых упражнений для снятия стресса и усталости глаз, особенно если приходится много работать на компьютере.

Чем сильнее степень переключения и смены контекста, тем быстрее и лучше вы отдохнете за сравнительно короткий промежуток времени, тем легче вам будет выполнять свои функциональные обязанности, рабочий день не будет тянуться бесконечно, и к его окончанию вы будете чувствовать себя полным сил и энергии.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений — М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. — 160 с.
Архангельский Г.А. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2005. – 240 с.
Зайверт Л. Если спешишь – не торопись: новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире: семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени / пер. с нем. Н.С. Сироткина. – М.: ACT; Астрель, 2007. – 255 с.
Кови Стивен Р. Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности. – М.: «Альпина Паблишерз», 2008. — 374 с
Калинин С. И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. — СПб.: Речь, 2006. – 371 с.