Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.

Проектирование информационной системы по управлению персоналом (на примере ООО «ИНТЕР ГРУПП»)

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Необходимым условием успешного функционирования любого предприятия является постоянное совершенствование управления в социальных системах на основе всестороннего использования достижений науки, техники и передового опыта. Внедрению средств автоматизации, которые повышают производительность труда, а, следовательно, и показатели деятельности компании.

По мере перехода наблюдается качественное изменение в управлении сообществами людей: раньше это были небольшие группы людей, цель которых было направлено на выживание рода, то со временем, сообщества становится более большими до крупных компаний. Целями и миссиями таких компаний становятся улучшение жизни человечества, разработка чего-то нового, помощь людям.

В современном мире эта тенденция набирает обороты, но вместе с тем, компании стараются совместить эти цели с целями получения максимальной прибыли и минимизации расходов. Но, как и раньше, важным ресурсом в компании является команда. Важно правильное и эффективное управление персоналом предприятия, необходим эффективный инструмент для этой цели, который позволит получить максимальную прибыль и сократить расходы компании. Таким средством выступить информационная система.

Целью курсовой работы является разработка и проектирование автоматической информационной системы по управления персоналом на примере конкретной рекрутинговой организации ООО «ИНТЕР ГРУПП».

При написании курсовой работы были поставлены следующие задачи:

1. Изучить понятие, факторы и показатели управления персоналом организации.

2. Определить методы проектирования информационной системы управления персоналом.

3. Дать общую характеристику деятельности ООО «ИНТЕР ГРУПП» и его текущего состояния информационной системы.

4. Спроектировать информационную систему управления персонала в организации ООО «ИНТЕР ГРУПП».

Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью «ИНТЕР ГРУПП».

Предмет исследования: информационная система управления персоналом в ООО «ИНТЕР ГРУПП».

Теоретической базой работы послужили труды отечественных и зарубежных ученых, таких как: Воробьевой Л.Г., Заботиной М.М., Лукиной О.А., Рябышевой И.В., Соколовой В., Силкиной И.А. и пр.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, разделенных на параграфы по теме работы, заключения и списка использованных источников и литературы. Общий объем работы – 35 страниц.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ И ПОНЯТИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1.1. Понятие системы управления персоналом

Управление персоналом – это целенаправленная и совместная деятельность состава руководства организации^[1]. К нему относятся руководители предприятия, а также другие специалисты, которые ответственны за выработку действенной концепции политики кадрового дела и индивидуальных методологических основ управления работниками организации. В ходе руководства сотрудниками должна быть выработана четкая система управления персоналом, организация и последующее планирование работы кадров, проведение маркетинговой политики в области персонала, а также определение потенциала каждого сотрудника и потребность его в организации.

В широком смысле, это понятие означает совокупность определенных методов, способов, процедур и технологий работы с кадрами, работающими в какой-либо организационной структуре.

Выделяется несколько основополагающих подходов, которые формулируют систему управления кадрами в зависимости от того, какой из аспектов данного явления подлежит рассмотрению.

В современном мире понятие системы управления персоналом, как правило, включает^[2]:

кадровое планирование;
определение существующей потребности в найме работников;
набор сотрудников;
отбор;
последующий найм тех или иных кадров;
адаптация нанятого персонала;
обучение кадров;
карьера;
оценка;
мотивационный компонент сотрудников;
нормирование труда.

Это лишь основные кадровые технологии, представляющие диапазон, который включает в себя любая система управления персоналом. Все элементы данной системы можно объединить в три больших блока: технологии по формированию и представлению персонала, технологии по развитию персонала и технологии, направленные на рациональное использование ресурсов действующего персонала.

Система, направленная на управление персоналом той или иной организации, – это одна из составляющих организации в целом. От ее эффективности и налаженности напрямую зависит успешное развитие и существование организации в пространстве экономики^[3].

На современном этапе экономического развития система управления персоналом включает, как правило, несколько основополагающих подсистем, которые специализируются на осуществлении ряда определенных функций.

1. Подсистема общего и линейного управления кадрами в организации. Работа данной подсистемы направлена как на управление всей организацией в целом, так и на управление различными производственными и функциональными подразделениями. Таких структурных подразделений может быть достаточно много, в зависимости от масштаба организационной структуры и масштаба предприятия.

2. Подсистема планирования и маркетинговой политики в отношении персонала. Эта подсистема включает в себя функции, связанные с разработкой политики кадров и стратегий управления ими, а также функции, направленные на анализ потенциала персонала и рынка труда в целом, организацию планирования действующих кадров, планирование и последующее прогнозирование существующей потребности в новом и нынешнем персонале.

3. Подсистема учета существующего персонала в данной организации. Суть ее функционирования связана с организацией найма работников, обеспечении собеседования, количественной и качественной оценки эффективности отбора и приема в организацию определенных кадров. Сюда же относят профессиональную ориентацию работников, рациональное использование и распределение персонала по существующим в организации подразделениям, управление занятостью в целом и учет приема, поощрения, перемещения, увольнения каждого из сотрудников.

4. Подсистема, направленная на управление организационными отношениями. Является компонентом, без которого менеджмент персонала не смог бы стабильно существовать и развиваться. Управление организационными отношениями включает следующие функции^[4]:

анализ и последующее регулирование как личностных, так и групповых трудовых взаимоотношений нынешних сотрудников того или иного предприятия;
анализ отношений непосредственно руководителей;
управление конфликтами на производстве и возникающими стрессирующими обстоятельствами;
психологическая диагностика в сфере деловых взаимоотношений.

5. Подсистема, обеспечивающая нормативные условия трудовой деятельности. Этот компонент направлен на соблюдение определенных требований и правил в области охраны труда, окружающей среды, технической эстетики и эргономики трудового процесса.

Независимо от типа и структуры организации, ее целью будут являться какие-либо конкретные состояния или же искомый набор результатов, которых эта организационная структура хочет достигнуть в идеале. Для того, чтобы выработать цели организации, а особенно цель, самой системы управления персоналом, потребуется немало усилий, так как это задача довольно трудоемкая.

Обобщая систему целей, которые хочет достигнуть организация, можно выделить, как минимум, четыре блока, классифицируемых по типу целевой направленности^[5]:

экономические стратегии и цели – заключаются, как правило, в получении расчетного количества прибыли за счет реализации и сбыта выпускаемой продукции или услуг;
научно техническая цель – должна заключаться в обеспечении определенно заданного уровня разработок и предлагаемой продукции, увеличении производительности трудовой эффективной трудовой деятельности путем внедрения новых и совершенствования старых технологий;
коммерческая производственная цель – изготовление и последующая реализация того или иного продукта (услуг) в определенном руководством объеме и с заданной руководством ритмичностью;
социальные цели – заключаются в достижении определенной, заданной на исследуемом предприятии, степени удовлетворения различных по типологии социальных потребностей всего персонала.

Таким образом, стоит отметить, что у каждого подразделения в службе управления кадрами наблюдается своя определенная цель и исполняемые функции.

1.2. Факторы и показатели управления персоналом организации

Главными показателем управления персоналом в организации выступают организационные структуры. Организационные структуры, из которых состоит система управления персоналом, ответственны за руководство системой управления кадрами и различными видами трудового обеспечения:

Кадровое обеспечение – это качественный и необходимый состав сотрудников отдела кадровой организации^[6].
Методико-нормативное обеспечение, состоящее из двух основополагающих элементов^[7]:

документы различного характера (например, организационно-методические документы, технические и распорядительные);
справочные нормативные материалы, которые нужны для установления регламентированных правил, норм и методов, использующихся для решения разнообразных задач по организации труда, трудовых отношений и системы управления персоналом.

3. Обеспечение по делопроизводству. Как правило, этот компонент отвечает за создание должных условий, необходимых для работы с документацией, которые использует система управления кадрами. Эти условия должны быть сохранены во время всего цикла документооборота, как только работники отдела кадров разработали или получили их.

4. Информационное обеспечение – это некая совокупность всех реализованных решений, связанных с объемом, размещением и формами организации информации, которая присутствует и циркулирует в системе управления кадрами^[8]. Информационное обеспечение состоит из оперативной, справочно-нормативной и справочно-технической информации. Существуют определенные требования, которые обязательны к соблюдению сотрудниками в рамках информационного обеспечения – это оперативность, комплексность, систематичность и достоверность надлежащей информации.

5. Организационное обеспечение представляет собой работу специально созданных подразделений, которые выполняют определенные задачи и функции по управлению персоналом организации.

6. Техническое и материальное обеспечение подразумевает выделение различных технических, материальных и других средств, необходимых для должной работы с сотрудниками.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что эффективно действующая система управления персоналом должна состоять из абсолютно всех процедур по работе с кадрами, начиная с определения и составления основных идей по взаимодействию администрации и руководства с сотрудниками, и заканчивая увольнением работников. Причем, все подсистемы должны четко функционировать и взаимодействовать между собой.

Чтобы в действующей организации была хорошо налаженная система управления, для персонала сотрудники кадровой службы применяют определенные методы, направленные на построение структуры управления. Данные методы можно объединить в две большие группы^[9]:

к первой группе относятся те, которые характеризуют непосредственные требования, предъявляемые к формированию слаженной системы по управлению кадрами;
ко второй относят методологические принципы, отвечающие за определение направлений по развитию системы управления.

Таким образом, основным методом, действующим в построении системы управления сотрудниками, считается системный анализ. Этот методологический принцип относится к системному подходу и помогает решить проблемы, связанные с совершенствованием и улучшением такого явления, как система управления персоналом.

1.3. Методы проектирования информационной системы управления персоналом

Любое серьезное внедрение информационных систем начинается с обследования предприятия. Практически все исследования, показывают, что сотрудники кадровой службы, бухгалтерии и отдела нормирования часто дублируют функции друг друга, например, инженеры-нормировщики бывают заняты ведением табельного учёта и расчёта начислений/удержаний для последующего начисления заработной платы, руководители производственных подразделений выполняют функции нормирования работ по нарядам. Другой случай – перегруженность работой одних сотрудников и недостаток загрузки других^[10]. Эти и подобные ситуации свидетельствуют о неэффективной работе структур управления персоналом.

Причины таких ситуаций кроются в неудачном планировании служб управления персоналом. На практике зачастую оказывается, что никакого планирования их деятельности предприятием вовсе не проводилось, инструкции для штатных единиц кадровых служб составлялись исходя из обычных требований к той или иной профессии. Следствием этого являются многочисленные нестыковки между различными подразделениями, отвечающими за работу с персоналом, и нештатные ситуации в деятельности предприятия.

Таким образом, на предприятиях со значительной численностью существует реальная проблема создания информационной системы управления персоналом и реорганизации (эффективного планирования) деятельности кадровых служб и бухгалтерии. Решение этих задач необходимо для успешного внедрения автоматизированных систем и входит в список работ консалтинговых компаний.

Фактически эта задача сводится к достаточно сложной, трудоёмкой и до конца неформализованной задаче проектирования информационной системы (ИС). Для автоматизации проектирования ИС обычно используют средства автоматизации проектирования, или CASE-средства.

На первом этапе определяются подразделения обследуемого предприятия, отвечающие за работу с персоналом. Обычно это – отдел Кадров, ОТиЗ, расчетная группа бухгалтерии и подразделения, отвечающие за ведение табельного учета и учета выполненных работ. Сотрудники этих подразделений участвуют в различных бизнес-процессах, таких как: обеспечение потребностей в персонале (human resources), разработка систем мотивации персонала, кадровый учет, расчет заработной платы и другие^[11]. Отвечают за исполнение этих работ сотрудники, подчиняющиеся различным руководителям первого уровня: финансовому директору, директору по персоналу и главному бухгалтеру. В результате очень непросто добиться слаженной работы сотрудников, работающих в одном бизнес-процессе, но подчиняющихся разным руководителям, поэтому очень важно корректно описать существующие бизнес-процессы и проанализировать их.

На следующем этапе проектирования информационной системы проводится анкетирование сотрудников, занятых в работе с персоналом. Его цель – получить информацию об их обязанностях и документах, с которыми они работают.

На базе этих сведений строится модель (описание системы) процессов управления персоналом предприятия. Модель предназначается для оценки выполнения отдельных работ с целью их реорганизации и автоматизации.

Для описания деятельности служб управления персоналом с помощью моделей необходимо утвердить список бизнес-процессов, для которых они будут построены, решить, какие работы будут включены в модель, и договориться о необходимом уровне детализации (Рис. 1).

Рисунок 1 – Композиция процедуры приема сотрудника на работу

Существует несколько подходов к построению модели системы. Они связаны с выбором точки зрения на модель. Как правило, их можно свести к двум основным методам моделирования – модели документооборота между рабочими местами и модели процессов управления персоналом.

Модель документооборота представляет собой направленный граф, каждая вершина которого изображает рабочее место (штатную единицу) одной из служб управления персоналом предприятия, а дуги - информационные потоки (документы), движущиеся между рабочими местами. Модель документооборота можно расширить, приписав дугам весовые коэффициенты, отражающие загрузку информационного потока^[12].

Такая модель отвечает на вопросы о количестве рабочих мест служб управления персоналом, о загрузке каждого из них входной информацией, о прохождении документа по рабочим местам служб управления персоналом, но не отвечает на вопрос, как проистекает конкретный управленческий процесс (например, какие действия происходят в отделе кадров при приёме сотрудника на работу). На основании этой модели можно написать должностные инструкции для данной штатной единицы.

Модель процесса управления персоналом представляет собой детальное описание всей совокупности процессов, связанных с управлением персоналом.

Процесс рассматривается как законченное действие, преобразующее входную информацию в выходную, состоящее из нескольких этапов (подпроцессов). Каждый подпроцесс может в свою очередь рассматриваться как состоящий из нескольких подпроцессов, и так далее, до достижения точности, заданной заранее.

Такая модель отвечает на вопросы о порядке действий сотрудников кадровых служб, участвующих в данном процессе, и даёт возможность написать подробную инструкцию о действиях сотрудника кадровой службы в каждой конкретной ситуации^[13]. Также модель процессов можно использовать при написании технического задания на автоматизацию системы управления персоналом. Однако она не позволяет оценить загруженность сотрудника работой.

Оба подхода имеют свои преимущества и недостатки. В зависимости от цели моделирования предпочтения могут быть отданы одному из методов. Для построения полновесной многоцелевой модели необходимо применить обе методики. Каждая будет показывать определённые аспекты функционирования системы.

Таким образом, в ходе проектирования ИС управления персоналом будет наглядно представлен перечень всех бизнес-процессов, связанных с управлением персоналом; полное описание каждого рабочего места, включающее перечень функций, список входящих документов и их источник, а также исходящие документы и сотрудников, участвовавших в их подготовке; перечень входящих-исходящих документов по подразделениям.

Решив задачу построения модели, группа аналитиков, разрабатывающих модель информационной системы, может указать руководству предприятия, заказавшего разработку, на недостатки существующей системы (перегруженность и недозагрузка рабочих мест и потоков документов, дублирование и нехватка функций, избыточная стоимость процессов)^[14].

Сотрудники предприятия могут сформулировать свои требования к новой системе, что даст аналитической группе возможность разработать новую модель, учитывающую эти требования, и приступить к написанию технического задания на автоматизацию информационной системы, написание программных модулей и разработку структуры базы данных.

Таким образом, в заключение стоит отметить, что использование корпоративной информационной системы по управлению персоналом позволяет не просто автоматизировать отдельные элементы существующих бизнес-процессов (таких как расчет зарплаты, кадровый и табельный учет и другие), а существенно их перестроить. Это увеличит достоверность информации и скорость обработки данных, сократит трудоемкость отдельных бизнес-процессов.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ООО «ИНТЕР ГРУПП»

2.1. Общая характеристика деятельности предприятия и его текущего состояния информационной системы

Общество с ограниченной ответственностью «ИНТЕР ГРУПП» (корпоративное название – Inter-HR) – лучшее агентство Москвы по соотношению цена/качество, предоставляющее услуги по профессиональному поиску и подбору персонала для бизнеса. Организация тщательно отбирает и показывает своим клиентам резюме, только максимально подходящие под их требования, отобранные по системе многоэтапного отбора.

Основные виды услуг ООО «ИНТЕР ГРУПП»^[15]:

поиск топ-менеджеров;
подбор руководителей среднего звена;
подбор IT-специалистов;
поиск редких специалистов;
региональный подбор;
помощь в закрытии сложных вакансий.

Inter-HR помогает не только оперативно найти нужного сотрудника, но и определиться с кандидатом на финальном этапе. Также технология работы компании позволяет тщательно и последовательно изучить целевой рынок ключевых специалистов, и в рамках проектов по подбору персонала организация предоставляет аналитику рынка труда (по запросу). Inter-HR полностью сопровождает процесс от формирования штатной структуры и составления профиля идеального кандидата до окончания испытательного срока финальных кандидатов.

Адрес организации: 109004 Москва, ул. Николоямская, д. 62, ИНН/КПП: 7709950125/770901001. Генеральный директор – Кузовкина Мария Игоревна. Дата регистрации организации – 24 марта 2014 года^[16].

Организационная структура ООО «ИНТЕР ГРУПП» представляет собой иерархию должностей, как показано на рисунке 2.

Рисунок 2 – Организационная структура предприятия ООО «ИНТЕР ГРУПП»

Директор управляет предприятием в целом, в его подчинении находится начальник отдела подбора персонала, в его подчинении находятся менеджер по персоналу и системный администратор.

Необходимо рассмотреть деятельность службы подбора персонала более подробно.

Начальник отдела подбора персонала осуществляет организацию, контроль работы подразделения по процессам управления персоналом (подбор кадров, кадровое делопроизводство, развитие персонала, оптимизирует численность персонала, анализирует состояние организационно-методической деятельности в структурных подразделениях предприятия, эффективности внедряемых технологий работы с персоналом, подписывает договор с работодателями).

Менеджер по персоналу осуществляет работу по подбору и поиску, адаптации персонала, оценке персонала.

Системный администратор осуществляет работу отдела по обслуживанию компьютерной техники, сети и программного обеспечения.

Стоит отметить, что в ООО «ИНТЕР ГРУПП» активно применяются все средства автоматизации. Однако менеджеру по персоналу приходится использовать дополнительное программное обеспечение для того, чтобы просматривать присланные резюме, кроме того менеджер по персоналу распределяет по категориям все присланные резюме, используя встроенные средства операционной системы MS Word и MS Exsel, из-за чего теряется много времени на поиск необходимого резюме (Рис. 3).

Рисунок 3 – Текущее состояние информационной системы в ООО «ИНТЕР ГРУПП»

ООО «ИНТЕР ГРУПП» использует такое программное обеспечение, как «Microsoft Office» и «Консультационный сервис Консультант плюс». Подбор персонала производится в основном при помощи рабочих сайтов Headhunter, Работа 66, Avito, также используются средства массовой информации (СМИ): газеты, бегущая строка на телевизоре и т.д.

Все резюме, анкеты поступают на электронную почту и при личном обращении в компанию. Анкеты, резюме хранятся на бумажных носителях.

К недостаткам существующего бизнес-процесса подбора персонала можно отнести следующие:

отсутствие единой информационной базы: фиксация информации происходит в бумажных журналах, разрозненных файлах формата MS Excel;
для просмотра и обработки поступивших резюме используется MS Word;
большая трудоемкость обработки информации;
проблемы с актуализацией информации;
несовершенство отдельных технологических операций обработки данных;
не всегда понятно, какая информация является актуальной.

Обозначенные проблемы можно решить, используя современные информационные технологии.

Одним из наиболее подходящих вариантов разрешения этих проблем — внедрение информационных систем с использованием современных средств управления базами данных.

С внедрением информационной системы процессы работы отдела подбора персонала будут более эффективными (сократиться время их выполнения, сократится количество ошибок, повыситься качество). Многие действия, которые требовали внимания и отнимали время будут автоматизированы.

Автоматизация позволяет повысить эффективность работы менеджеров за счет снижения времени выполнения рутинных операций: работа с вакансиями, форматирование отобранных резюме, размещения информации на сайте агентств и сайтах о работе.

Перед внедрением автоматизированной информационной системы необходимо провести анализ существующей ИС. Для проведения анализа нужно иметь представление об организации.

SWOT-анализ – это оценочная методика, выявляющая и структурирующая внешние и внутренние факторы, которые влияют на развитие компании или, что позволяет изыскать новые возможности развития и определить основные риски^[17].

Используя метод SWOT-анализа, можно определить:

преимущества бизнеса или проекта, пригодные для использования в стратегии развития;
уязвимые места, которые можно скорректировать для успешной конкурентной борьбы;
выгодные перспективы для дальнейшего развития;
главные риски и максимально эффективные способы защиты от них.

В качестве стратегии дальнейшего развития предприятия предлагается внедрение в ООО «ИНТЕР ГРУПП» нового ПО для подбора кадров.

Проанализируем бизнес-процесс организации до внедрения информационной системы (Табл. 1).

Таким образом, исходя из результатов анализа, приведенного в таблице, можно сделать предположения, что после внедрения ИС в ООО «ИНТЕР ГРУПП» работа значительно улучшиться за счет сокращения времени на поиск кандидатов, формирования отчетности, более качественного подбора кандидатов на вакансии.

Таблица 1

Анализ бизнес-процесса компании до внедрения системы

Внешняя среда	Сильные стороны	Слабые стороны
	Возможности	Угрозы
	- Изменение стандартных форм документов происходит не часто. - Использование новейших программных и технических средств. - Сокращение времени на работу, связанную с обработкой первичной информации.	- Появление у конкурентов программного продукта по учету и контролю оказанных услуг, что влечет отток клиентов. - Доступность личной контактной информации людям, не имеющим отношение к деятельности подбора персонала. - Высокий процент ошибок. - Недостатки в процессах сбора, занесения, хранения, передачи и использования информации.
Внутренняя среда	Преимущества Внутренняя среда	Недостатки
Внутренняя среда	- Адаптировано под нужды предприятия. - Техническое оснащение.	- Использование устаревших методов работы (ручная обработка бумажных документов, неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии). - Несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю и т.д. - Постоянный рост бумажных и электронных документов.

2.2. Рекомендации по совершенствованию информационной системы ООО «ИНТЕР ГРУПП»

Проанализировав текущее состояние информационной системы ООО «ИНТЕР ГРУПП», необходимо выделить основные недостатки, подлежащие устранению:

работа обычно происходит при помощи журнала, что очень сильно сказывается на времени;
использование средства MS Word и MS Excel для просмотра и обработки, поступивших резюме;
большая трудоемкость обработки информации;
несовершенство отдельных технологических операций обработки данных;
не всегда понятно, какая информация является актуальной.

На основе этого можно сделать вывод о рекомендации по совершенствованию информационной системы: для автоматизации деятельности отдела подбора персонала необходим специализированный программный продукт, который будет отвечать требованиям заказчика.

Основные требования к продукту заключаются в обеспечении:

ведения учета соискателей и вакансий;
осуществления быстрого подбора персонала;
хранения данных по клиентам;
импорта и экспорта данных в другие программные продукты;
формирования отчетности.

Автоматизированная информационная система (АИС) должна быть оснащена системой защиты информации.

Ответственный за защиту информации системный администратор, который:

проводит регулярные работы по сопровождению ПО (обновления, профилактические работы, ликвидация сбоев и т.д.);
осуществляет администрирование пользователей ИС;
осуществляет поддержку пользователей и т.д.

Необходимо также учитывать тот факт, что растущие потребности предприятия в будущем могут расширяться в функционале информационной системы, поэтому важно, чтобы программа имела дополнительные отделы применения.

Далее необходимо провести анализ аналогичных ИС^[18] (Табл. 2).

Для этого будет использована 5-ти бальная шкала оценивания, где 5 — удовлетворяет, а 0 — не удовлетворяет требованиям.

Таблица 2

Анализ выбранных информационных систем

Критерии	Программы
Критерии	«E-Staff Рекрутер»	«Учет клиентов: Кадровое агентство»	«Резюмакс»
Стоимость	3	5	0
Возможности	0	5	3
Наличие сопроводительной документации	4	5	2
Настройка рабочей среды	1	5	4
Отрасли применения	3	5	4
Итого:	11	25	13

Проведя анализ представленных информационных систем, по количеству набранных баллов можно сделать вывод, что программа «Учет Клиентов: Кадровое агентство» полностью удовлетворяет всем потребностям заказчика, имеет все возможности автоматизирования процессов. Она поможет руководителю решить все возможные задачи по стандартизации процесса учета данных и подбора кадров.

Таким образом, основными возможностями данной информационной системы являются следующие:

1. Учет работодателей и их данных.

2. Ведение базы данных соискателей со всей необходимой информацией о них в соответствии с требованиями к вакансии работодателей.

3. Регистрация и учет заявок и договоров на подбор персонала для компаний-заказчиков.

4. Ведение базы данных вакансий со всей информацией.

5. Регистрация и учет запланированных и результатов прошедших собеседований, а также других событий.

6. Учет результатов деятельности. Формирование отчетов.

7. Регистрация и учет сделок и договоров на услуги по подбору персонала.

8. Формирование счетов на оплату услуг по подбору персонала для работодателей.

9. Хранение информации о сотрудниках, настройка персональных прав доступа.

10. Набор стандартных отчетов с возможностью создания новых.

В итоге, стоит выделить то, что с программой могут работать несколько ков: директор, начальник отдела подбора персонала, менеджер по подбору, системный администратор.

2.3. Проектирование информационной системы управления персонала в организации ООО «ИНТЕР ГРУПП»

При подробном изучении данной предметной области можно прийти к выводу, что информационная система значительно улучшит деятельность ООО «ИНТЕР ГРУПП», упростит работу сотрудников отдела кадров. С созданием данной системы многие функции практически полностью автоматизируются, значительно упрощаются, и уменьшается вероятность случайных ошибок, возникающих в силу влияния человеческого фактора.

В настоящее время ООО «ИНТЕР ГРУПП» не использует информационную систему, которая позволяла бы вносить данные по соискателям, клиентам, вакансиям, отследить платежи по счетам.

Выбранная программа для внедрения — «Учет клиентов: Кадровое агентство» является самым оптимальным решением. Удовлетворяя всем требованиям заказчика. Имеет полный пакет нужного функционала.

На данный момент с выбранной системой будет работать 4 пользователя. Директор, начальник отдела подбора персонала, менеджер по подбору, системный администратор.

Диаграмма потоков данных (DFD) является основным средством моделирования функциональных требований к внедряемой информационной системе (Рис. 4).

Рисунок 4 – Диаграмма потоков данных ИС «Учет клиентов: Кадровое Агентство»

В процессе подбора кадров происходит следующее^[19]:

внесение данных по вакансиям, сотрудникам, клиентам;
запросы по задачам;
формирование отчетов и т.п.

Все это сопровождается формированием необходимой документации.

Функциональная модель позволяет идентифицировать все информационные объекты, которыми оперирует ООО «ИНТЕР ГРУПП» в своей деятельности. Далее изображена контекстная диаграмма разрабатываемой модели (Рис. 5).

Рисунок 5 – Контекстная диаграмма

Детализация процесса подбора кадров представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 – Детализация процесса подбора кадров

После внедрения программного обеспечения «Учет клиентов: Кадровое агентство» информационная система станет представлять несколько иную структуру. Ниже представлена информационная система после внедрения информационных технологий (Рис. 7).

Рисунок 7 – Информационная система ООО «ИНТЕР ГРУПП» после внедрения программы «Учет клиентов: Кадровое Агентство»

В службе подбора персонала появляется более четкая работа, при которой сотрудники вводят в систему конкретные записи. Быстрый поиск данных по подбору персонала, ведение документации в одной базе сокращает время на выполнения заявок от клиентов, упрощает работу организации.

Благодаря снижению трудозатрат операций понизится нагрузка на работающий персонал. Время, освободившееся в итоге автоматизации части процессов, позволит увеличить качество работы по подбору кадров.

Использование информационной системы в процессе поиска претендентов позволит увеличить степень компьютерной грамотности персонала. Ещё одним важным моментом станет замена бумажных носителей, применяемых на этот момент.

Стоит отметить, что внедрение информационных систем — это комплекс специфических задач, выполнение которых позволяет добиться реальной эксплуатации программного решения в организации.

Собственно, процесс внедрения состоит из:

подготовительных работ технического и административного плана;
опытной эксплуатации;
промышленной эксплуатации.

Опытная эксплуатация системы включает в себя работу с реальными данными, но при этом параллельно используется прежняя старая система, те электронные таблицы, в которых ООО «ИНТЕР ГРУПП» до настоящего момента осуществляло свою работу. Этот этап необходим для того, чтобы можно было сопоставить результаты работы в новой системе с результатами, которые получены были прежним способом (вручную и с применением старых программных продуктов или электронных таблиц).

Промышленная эксплуатация системы подразумевает переход ООО «ИНТЕР ГРУПП» на новый программный продукт и отказ от всех альтернативных способов работы за рамками данной системы. Этап промышленной эксплуатации системы подразумевает организацию службы технической поддержки системы либо получение данных услуг от сторонних организаций.

Внедрение информационной системы начинается с информационного обследования и описания бизнес-процессов организации.

Внедрение информационной системы «Учет клиентов: Кадровое агентство» производилось при помощи метода «Точный бросок», выбранного на этапе анализа методологий внедрения.

При внедрении программного продукта «Учет клиентов: Кадровое агентство» были реализованы все ключевые этапы внедрения (Табл. 3).

Таблица 3

Порядок внедрения систем

№	Внедрение системы
1.	Уточнение требований к ПО
2.	Установка ИС «Учет клиентов: Кадровое агентство»
3.	Установка системы
4.	Импорт, экспорт информации
5.	Тестирование и опытная эксплуатация системы, обучение пользователей
6.	Оценка результатов внедрения
7.	Подписание акта внедрения

Первый этап внедрения — уточнение требований к ПО и определение пользователей ИС, их функционала.

Второй этап — установка ИС «Учет клиентов: Кадровое агентство» в компании.

Третий этап — настройка системы. Настройка системы включает в себя заполнение в программе всех справочников системы, настройка всех алгоритмов расчета, форм ввода и отчетных форм, ввод пользователей системы и настройка прав доступа, их интерфейсов и т.п. Продолжительность данного этапа напрямую зависит от квалификации специалистов и от уровня сложности поставленной задачи.

Четвертый этап — ввод и/или импорт нормативно-справочной информации из файлов.

Пятый этап — тестирование и опытная эксплуатация системы работы с реальными данными, обучение пользователей информационной системы технологии выполнения основных операций с использованием внедренной системы.

Шестой этап — оценка результатов внедрения, соответствия проделанной работы техническому заданию.

Седьмой — подписание акта внедрения.

Внедрение мероприятий по совершенствованию системы поиска и подбора кадров ООО «ИНТЕР ГРУПП» на основе ее автоматизации связано с материальными затратами на внедрение и функционирование программного продукта. Поэтому важнейшей задачей является анализ экономической эффективности его внедрения. Ее своевременное решение дает возможность сравнивать различные варианты автоматизации и установить оптимальный вариант, оценить его влияние на изменение показателей деятельности организации.

Таким образом, сокращение временных ресурсов на подбор персонала, позволит специалистам ООО «ИНТЕР ГРУПП» более эффективно работать с документами и отчетами, а быстрый поиск кандидатов позволит сократить затраты на размещение вакансий.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ориентация экономики на рыночные отношения коренным образом меняет подходы к решению многих экономических проблем и прежде всего тех, которые связаны с человеком. Поэтому понятно то внимание, которое уделяется концепции управления, в центре которой находится человек, рассматриваемый как наивысшая ценность. В соответствии с ней все системы управления нацелены на более полное использование способностей работника в процессе производства, что является основой эффективной деятельности организации.

В заключение стоит отметить, что в любой организации, как большой, так и малой, возникает проблема такого управления данными, которое обеспечило бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого бумажные носители, однако современные предприятия привлекают компьютерные системы автоматизации, позволяющие эффективно хранить, извлекать информацию и управлять большими объемами данных.

Информационные технологии предоставляют малому бизнесу больше возможностей, чем традиционные носители информации. Помимо традиционно используемых плюсов использования программного обеспечения (оптимизация организационных и административных процессов на основе учета и анализа данных) учреждение, сумевшее организовать свои информационные потоки, выводит услуги клиентам на качественно новый уровень.

В данной курсовой работе целью было проектирование информационной системы по управлению персоналом в ООО «ИНТЕР ГРУПП».

Для достижения данной цели были:

1. Проанализирована литература, интернет-источники, посвященные теме работы, что позволило понять суть процессов подбора персонала, этапов внедрения информационных систем на предприятиях.

2. Проанализирована деятельность отдела пробора кадров предприятия ООО «ИНТЕР ГРУПП», изучены основные процессы. Выявлены проблемы и недостатки текущего процесса, разработаны рекомендации по совершенствованию информационной системы.

3. Разработан план внедрения программного продукта в ООО «ИНТЕР ГРУПП».

В итоге, выбранная и внедренная информационная система позволяет автоматизировать основной процесс ООО «ИНТЕР ГРУПП» — подбор кадров. После внедрения программы работа сотрудников стала более эффективна.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что задачи работы решены и цель достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

«Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020)
«Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 20.07.2020)
ГОСТ 30.601-90. Автоматизированные системы. Стадии создания. По внедрению [Текст]. — Введ.01.01.1992. — Москва: Изд-во стандартов, 2014. — 35 с.
ГОСТ Р 54603-2011. Услуги средств размещения. Общие требования к обслуживающему персоналу [Текст]. — Введ.01.01.2013 — Москва: Изд-во стандартов, 2018. — 80 с.
ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010 Информационная технология (ИТ). Процессы жизненного цикла программных средств [Текст]. — Введ.30.10.2010. — Москва: Изд-во стандартов, 2015. — 105 с.
ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13335-3-2007 Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности [Текст]. — Введ. 07.06.2007. — Москва: Изд-во стандартов, 2017. — 49 с.
Аникин Б. А. Логистика. – М.: Проспект, 2015. - 408 с.
Вендров А. М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2018. - 192 с.
Веснин В. Р. Основы менеджмента: учеб. / В. Р. Веснин. – М.: Проспект, 2017. - 306 с.
Виханский О.С., Наумов Л.И. Менеджмент: учебник/ О.С. Виханский, А.И. Наумов. – М.: Экономистъ, 2016. – 260 с.
Воробьева Л. Г. Проектирование экономических информационных систем. – Владивосток: Издательство Дальневосточного университета, 2014. - 28 с.
Воробьева Л. Г. Технологический подход к проектированию экономических информационных систем. – Владивосток: Издательство Дальневосточного университета, 2015. - 138 с.
Гаджинский А. М. Логистика. – М.: Дашков и К, 2017. - 481 с.
Граждан В.Д. Теория управления: учебное пособие/ В.Д. Граждан. – М.: Гардарика, 2015. - 416 с.
Денисов Д. В. Информационные системы экономического анализа. - М.: МГУЭСИ, 2014. - 156 с.
Десслер Г. Управление персоналом. – М.: БИНОМ, 2019. – 91 с.
Жучков Ю. Повышение эффективности компенсационного пакета работника / Ю. Жучков // Справочник по управлению персоналом. - 2014. - № 1. - С. 74-80.
Заботина Н. Н. Проектирование информационных систем. – Братск: Филиал ГОУВПО «БГУЭП», 2014. - 36 с.
Ивасенко А.Г. Антикризисное управление: учебное пособие / А.Г. Ивасенко, Я.И. Никонова, М.В. Каркавин. – М.: КНОРУС, 2018. – 592 с.
Калянов Г. Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. – М.: Финансы и статистика, 2018. - 240 с.
Лукина О.А., Ивасенко А.Г. Прогнозирование кризиса как инструмент стратегии антикризисного управления / Инновационная наука и современное общество // Сборник статей Международной научно-практической конференции. – Уфа: «Аэтерна», 2019. – 47 с.
Муромцев В. В. Теория экономических информационных систем. – Белгород: БелГУ, 2018. - 360 с.
Непомнящий Е. Г. Экономика и управление предприятием: Маркетинговый подход к предпринимательской деятельности. – М.: ИНФРА-М, 2018. - 386 с.
Платонова Н. А., Харитонова Т.В. Планирование деятельности предприятия. – М.: Дело и Сервис, 2018. - 432с.
Рябышева И. В. Сравнительный анализ подходов к проектированию информационных систем. - М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2016. - 304 с.
Сидорова В. Н. Актуальные вопросы управления производственным персоналом / В. Н. Сидорова // Нормирование и оплата труда в промышленности. - 2014. -№ 1. - С. 25-27.
Смирнова Г. Н. Проектирование экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2018. - 512 с.
Соколова В. Мероприятия, мотивирующие персонал на развитие / В. Соколова // Справочник по управлению персоналом. - 2019. - № 2. - С. 12-14.
Шинкаренко О. Н. Управление персоналом в России. Взгляд со стороны / О. Н. Шинкаренко // Кадры предприятия. - 2019. - № 2. - С. 39-51.
Автоматизация рекрутинга [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://hrdocs.ru/poleznaya-informacziya/avtomatizacziya-rekrutinga/ (дата обращения: 03.08.2020).
Обзор программ для управления персоналом [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://tvoi.biz/servisy-i-soft/luchshie-programmy-dlyaupravleniya-pers.html/ (дата обращения: 03.08.2020).
Официальный сайт Inter-HR.ru/Интер-HR — агентство премиум класса по поиску и подбору персонала. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.inter-hr.ru/ (дата обращения: 03.08.2020).
Принципы работы с персоналом [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://studref.com/359434/menedzhment/printsipy_raboty_personalom/ (дата обращения: 02.08.2020).
Резюмакс [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www. hr100.ru/wmc/info/soft/soft002/ (дата обращения: 02.08.2020).
Силкина И. А Методика SWOT-анализа предприятия [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://knowledge.allbest.ru/marketing.html/ (дата обращения: 03.08.2020).

Аникин Б. А. Логистика. – М.: Проспект, 2015. – С. 37. ↑
Виханский О.С., Наумов Л.И. Менеджмент: учебник/ О.С. Виханский, А.И. Наумов. – М.: Экономистъ, 2016. – С. 15. ↑
Гаджинский А. М. Логистика. – М.: Дашков и К, 2017. – С. 37. ↑
Десслер Г. Управление персоналом. – М.: БИНОМ, 2019. – С. 8. ↑
Ивасенко А.Г. Антикризисное управление: учебное пособие / А.Г. Ивасенко, Я.И. Никонова, М.В. Каркавин. – М.: КНОРУС, 2018. – С. 481. ↑
Муромцев В. В. Теория экономических информационных систем. – Белгород: БелГУ, 2018. – С. 25. ↑
Рябышева И. В. Сравнительный анализ подходов к проектированию информационных систем. - М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2016. – С. 25. ↑
Соколова В. Мероприятия, мотивирующие персонал на развитие / В. Соколова // Справочник по управлению персоналом. - 2019. - № 2. - С. 12-14. ↑
Обзор программ для управления персоналом [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://tvoi.biz/servisy-i-soft/luchshie-programmy-dlyaupravleniya-pers.html/ (дата обращения: 03.08.2020). ↑
Резюмакс [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www. hr100.ru/wmc/info/soft/soft002/ (дата обращения: 02.08.2020). ↑
Веснин В. Р. Основы менеджмента: учеб. / В. Р. Веснин. – М.: Проспект, 2017. – С. 25. ↑
Граждан В.Д. Теория управления: учебное пособие/ В.Д. Граждан. – М.: Гардарика, 2015. – С. 35. ↑
Заботина Н. Н. Проектирование информационных систем. – Братск: Филиал ГОУВПО «БГУЭП», 2014. – С. 25. ↑
Непомнящий Е. Г. Экономика и управление предприятием: Маркетинговый подход к предпринимательской деятельности. – М.: ИНФРА-М, 2018. – С. 275. ↑
Официальный сайт Inter-HR.ru/Интер-HR — агентство премиум класса по поиску и подбору персонала. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.inter-hr.ru/ (дата обращения: 03.08.2020). ↑
Официальный сайт Inter-HR.ru/Интер-HR — агентство премиум класса по поиску и подбору персонала. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.inter-hr.ru/ (дата обращения: 03.08.2020). ↑
Вендров А. М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2018. – С. 81. ↑
Обзор программ для управления персоналом [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://tvoi.biz/servisy-i-soft/luchshie-programmy-dlyaupravleniya-pers.html/ (дата обращения: 03.08.2020). ↑
Принципы работы с персоналом [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://studref.com/359434/menedzhment/printsipy_raboty_personalom/ (дата обращения: 02.08.2020). ↑