Модуль управления электронами записями

Содержание:

Введение

Общие принципы управления записями применяются независимо от формата записей. Цифровые записи (в большинстве случаев называемые электронными) порождают специфические спорные вопросы: записи, не имеющей физического наличия, сложнее обеспечить сохранение и защиту содержания, контекста и структуры.

Функциональные требования к компьютерным системам для управления электронными записями были подготовлены Министерством обороны США, Национальным архивом Англии и Уэлльса и Европейской комиссией, чей стандарт MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records - Типовые требования к управлению электронными записями) был переведен как миниум на 12 языков и используется как в Европе, так и за её пределами. Разработан стандарт был по инициативе DLM-форума, финансируемого Европейской комиссией.

Модуль управления электронами записями

Основные проблемы связаны с возможностью доступа к электронным записям и их чтения с течением времени: бурное развитие технологий может сделать программное обеспечение, используемое для создание записей - устаревшим, а сами записи - недосягаемыми для читателя. Под эгидой сохранения цифрового наследия для решения этой проблемы проводится масса исследований. The Public Record Office Victoria (PROV), расположенный в Мельбурне, Австралия, опубликовал свою методологию Victorian Electronic Records Strategy (VERS), включающую стандарт для защиты, долговременного хранения и доступа к существующим электронным записям. VERS был принят всеми Викторианскими государственными департаментами. PROV создал электронный архив для обеспечения широкой общественности постоянного доступа к записям.

Текущие проблемы управления записями

Начиная с 2005 года, управление записями вызывает большой интерес среди корпораций из-за необходимости соблюдать новые правила и положения. Тогда как правительственные, юридические и медицинские структуры хранили записи по строгим, исторически установленным правилам, общее ведение отчетности о корпоративной документации было претворено в жизнь, будучи недостаточно стандартизированным. Кроме того, скандал между Enron/Andersen и все недавние скандалы, связанные с управлением записями, возобновили интерес к корпоративному хранению записей, требованиям к сроку хранения, подготовке судебных процессов и смежным вопросам. В США Закон Сарбейнза-Оксли принес служащим, занимающимся выполнением требований, дополнительные проблемы, требующие решения - результатом стал более стандартизированный процесс хранения записей в рамках одной организации. Почти все 90-е имели место дискуссии между делопроизводителями и IT-менеджерами - основное внимание уделялось расширению правовых аспектов, а сейчас оно сфокусировано на соблюдении законодательства и рисках.

Запись – это структура данных, состоящая из фиксированного числа компонентов, называемых полями записи. В отличие от массива, компоненты (поля) записи могут быть различного типа. Чтобы можно было ссылаться на тот или иной компонент записи, поля именуются.

Структура обьявления типа записи такова:

<имя типа> = RECORD <пс. полей> END

Здесь <имя типа> - правельный индификатор;

RECORD, END – зарезервированные слова (запись, конец);

<сп. полей> - список полей; представляют собой последовательность

разделов записи, между которыми ставится точка с запитой.

Каждый раздел записи состоит из одного или нескольких индификаторов полей, отделяемых друг от друга запятыми. За индификатором ставится двоеточие и описание типа поля например:

type

birthday = record

day, month : byte;

year : word:

end;

var

a,b : Birthday;

. . . . . . . .

В этом примере тип Birthday есть запись с полями DAY, MONTH, и YEAR; переменные А и В содержат записи типа Birthday.

Как в массиве, значения переменных типа записи можно присваивать другим переменным того же типа, например:

a : = b;

К каждому из компонентов записи можно получить доступ, если использовать составное имя, т.е. указать имя переменной, затем точку и имя поля:

a.day := 27; b.year := 1991;

Чтобы упростить доступ к полям записи, используется оператор присоединения WITH:

WITH <переменная> DO <оператор>

Здесь WITH, DO – ключевые слова (с, делать);

<переменная> - имя переменной типа запись, за которым,

возможно, следует список вложенных полей;

<переменная> - любой оператор Турбо Паскаля.

Например:

with c.bd do month := 9;

Имена полей должны быть уникальными в пределах той записи, где они обьявлены, однако, если записи содержат поля – записи, т.е. вложена одна в другую, имена могут повторяться на разных уровнях вложенности.