Развитие ЕСМ-систем

Содержание:

Введение

Для того, чтобы разобраться в происхождении и развитии ЕСМ систем, необходимо понять значение данного термина. Enterprise Content Management в переводе с английского – управление корпоративным контентом, представляющий из себя ряд приложений, предназначенных для создания единого информационного пространства предприятия. Другими словами, данная система содержит в себе корпоративный портал, корпоративный сайт, вики, а также систему документооборота. С её помощью происходит управление всевозможным корпоративным контентом и бизнес-процессами. В данной системе содержится контент, направленный на деловое общение, а также социальный и мультимедийный, она распределяет и помогает контентным сотрудникам предприятия контролировать бизнес-процессы. Она обеспечивает повышение уровня эффективности работы предприятия, снижает различные виды издержек, предоставляет возможность повышения качества совместной работы сотрудников организации. Ее суть заключается в структурировании информации, находящейся в любом виде, будь это текстовый документ или какие-то изображения.

Система управления: цель, методы и формы

Процесс управления организацией является совокупностью логически связанных управленческих действий, выполняющихся менеджерами в заранее составленной последовательности, которые преследуют цель или результат. Система управления состоит из трех элементов: сотрудник, ситуация, процесс. Целью конкретного управленческого процесса является действие, связанное с управленческой ситуацией, которое оказывает положительное или отрицательное действие на бизнес-систему. Сама ситуация может характеризоваться разными временными рамками, разносторонностью своего характера, быстротой, наличием и количеством участников, сложностью или простотой, завершением и т.д. Методы управления изменяются в зависимости от ситуаций. Руководители должны иметь четкое разграничение своих возможностей, информационных потребностей, потребностей коллег и начальников. Важным аспектом любого менеджера является умение оценивать качественные и количественные объекты своих информационных потребностей, потребности других потребителей в том числе. Успех предприятия во многом зависит от эффективности регулятивных мер, направленных на устроение недостатков в работе и предотвращение всевозможных потерь. Выявление недостатков, отклонений и сбоев в процессе управления является необходимым, но недостаточным условием стабилизации деятельности предприятия, ведь разработки эффективных мер по их устранению и принятия соответствующих управленческих решений, ситуация может не изменить свое положение – в худшем случае усугубить.

Существуют следующие формы регулирования управления:

А) юридические и неправовые;

Б) внутренние и внешние.

Правовое регулирование управления осуществляется на основе правового оформления с помощью нормативных и индивидуальных актов, административных договоров и непосредственно приводит к определенным правовым последствиям. Правовой формой регулирования управления являются юридически оформленные действия администрации или индивидуального управляющего, осуществляемые в пределах его компетенции и вызывающие определенные правовые последствия.

Внеправовое управленческое регулирование организационной власти также осуществляется в рамках действующего законодательства, но главное отличие состоит в том, что эти действия непосредственно не влекут за собой правовых последствий. К таким формам регулирования относятся:

а) совещания, обсуждения и инспекции;

б) распространение передового опыта;

в) разработка методических рекомендаций, программ развития, прогнозирование;

г) Бухгалтерский учет и статистика;

д) пресс-конференции, встречи с работниками, представителями общественных организаций.

Внутренние формы регулирования управления направлены на решение проблем внутриорганизационного функционирования, то есть между администрацией, работниками и менеджерами.

Внешние формы регулирования управления помогают органам управления выполнять управленческие функции для других органов, организаций и граждан, не входящих в систему управления. С помощью форм внешнего управленческого воздействия реализуются все общие управленческие функции, регулирующие общественные отношения во всех сферах жизни.

Органы управления и должностные лица в каждом конкретном случае выбирают особую форму управления. Выбор формы управленческих действий подчиняется определенным правилам: она должна соответствовать компетенции данного органа (и соответствующих должностных лиц), назначению, функциям, правовым методам управленческой деятельности, характеру разрешаемых вопросов, целям управленческого воздействия на конкретный объект; она может применяться только к тем объектам, которые находятся в ведении соответствующего органа управления (должностных лиц).

Мы можем понять, что такое регулирование управления через:

• цель управления;

• задача управления

• управленческие полномочия;

• функция управления.

Все формы регулирования, используемые субъектами управления, направлены на достижение цели управления. Посредством форм управления администрация осуществляет свои полномочия, соответствующие компетенции, установленной нормативным актом. Таким образом, форма управленческого регулирования является средством реализации управленческих функций для достижения управленческих целей.

Социальные сети в процессе управления

Социальная сеть – платформа/онлайн-сервис/ веб-сайт, предназначенная для построения отражения и организации социальных отношений, которые визуализируются с помощью специальных графиков. В 1930-х годах Якоб Морено и Курт Левин создали исследование анализа социальных сетей (SAN), основанное на социометрических методах. Отдельным видом SAN является анализ организационной сети (АОН), который предполагает выявление стратегически важной группы и процесса в организации, а также взаимоотношений между членами этой группы.

Социальные сети в корпоративном формате – инструмент внутренней коммуникации. Для компаний с большим количеством филиалов корпоративная сеть может стать инструментом взаимодействия сотрудников друг с другом, зачастую с целью быстрого получения необходимой информации и оказания взаимопомощи. Это происходит, когда новичок обращается к более опытному коллеге, который работает на аналогичной должности в другом филиале компании. Корпоративная социальная сеть позволяет кадровой службе и, в первую очередь, директору оперативно решать вопросы, связанные с адаптацией и ротацией персонала, а также делает систему горизонтальных и вертикальных коммуникаций компании понятной для всех сотрудников

В современном быстро развивающемся мире информационных технологий способ нашей работы быстро меняется, давая большое конкурентное преимущество тем, кто использует новые инструменты, которые предлагают рассредоточенным сотрудникам и распределенной сети партнеров и потребителей контекстный, быстрый и упрощенный обмен информацией и способ сотрудничества. Одним из таких инструментов является Enterprise 2.0, технология создания социальной сети как модели корпоративного управления.

Основные функции социальной сети в процессе управления:

1. Управление персоналом.

2. взаимодействие с деловыми партнерами.

3. Работа с клиентами компании.

Внутренняя коммуникация через социальные сети необходима организации для достижения следующих целей:

* Своевременное информирование сотрудников о процессах, происходящих на предприятии •

* Общее понимание миссии компании, ценностей, текущих задач, изменений и планов развития всеми сотрудниками (командой компании).

* Позитивное восприятие сотрудниками управленческой политики, бизнес-стратегии и планов развития компании;

* Вовлечение сотрудников в процессы формирования репутации и положительного имиджа компании.

* Восприятие сотрудниками себя как неотъемлемой части компании, позитивное восприятие ценностей компании, культуры, стиля и стандартов управления.

* Развитие творческого потенциала коллектива.

* Формирование корпоративной культуры организации-распространение единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой общества.

* Создание атмосферы увлеченности и вовлеченности всех сотрудников в процесс достижения намеченных целей компании, повышения капитализации и построения бренда.

Корпоративные сети представляют большую ценность для любого предприятия

Удобство корпоративных социальных сетей заключается в том, что они могут помочь объединить сотрудников, дать им возможность общаться друг с другом практически в реальном пространстве, а не через официальные электронные письма, дать им почувствовать, что именно благодаря такой внутренней сети они являются настоящей командой. Одной из главных и самых сложных задач в любом бизнесе (особенно для крупных компаний) является создание команды сотрудников, способных решать сложные задачи. Ситуация в крупных или молодых компаниях характеризуется тем, что сотрудники часто не знают имен своих коллег, кто из них чем занимается и к кому обращаться по тому или иному вопросу. В корпоративной социальной сети у каждого человека есть своя персональная страница со своими данными: имя, должность, функциональные обязанности.

Корпоративные социальные сети предоставляют топ-менеджменту компании серьезный инструмент для формирования и поддержания единой корпоративной культуры компании на ежедневной основе. Внешний уровень артефактов фиксируется общим дизайном электронного портала, а логотипы и атрибуты компании ежедневно присутствуют на электронном столе сотрудника. Подходы к решению повседневных задач, включая принятую логику формулирования инструкций, выполнения регламентов, а также необходимость выявления и устранения трудностей и проблем в работе формы дистанционного обучения основам производственной системы, принятой на предприятии, и контроля за ее исполнением. Основная задача корпоративных социальных сетей-обеспечить основные информационные потоки.

Например, Intel имеет корпоративную социальную сеть с 2007 года. Сначала он назывался Blogs @ Intel, а затем, с развитием функциональности, был переименован в Planet Blue. Корпоративная социальная сеть для мобильного оператора Tele2 была создана в первую очередь для дилеров Tele2-продавцов, работающих в магазинах сотовой связи. Дилеры взаимодействуют с конечным клиентом и продают sim-карты Tele2, и их лояльность во многом определяет успех компании на рынке. Ресурс направлен на формирование единого сообщества дилеров и продавцов, лояльных бренду Tele2 и интегрированных с системой вознаграждения дилеров. Решение было разработано в 2007 году.

ЕСМ-система

Каждая технология совершенствуется в процессе своего существования, а когда достигает вершины своего развития, считается завершенной. Более ранние информационные технологии несли в себе задачу фиксирования фактов хозяйственной жизни, и представляли из себя последовательные операции. Нынешние информационные технологии должны обеспечивать коммуникации людей, их взаимодействие, для вовлечения их в бизнес-процессы и повысить результативность их работы. Управление корпоративным контентом является стратегией, а не конкретной технологией, в следствии чего можно сделать вывод, что ЕСМ-систему нельзя как таковую начать и завершить, поскольку она сама по себе является процессом, в котором присутствует возможность двигаться поэтапно по мере совершенствования. Опорным положением ЕСМ-системы считается управление документами, иначе – управление жизненным аспектом документа от его формирования до передачи готового документа на хранение или утилизацию. Это подтверждает действительно того, что вся эта система – бесконечный, последовательный цикл действий, который работает по определенному принципу и не позволяет быть полностью начатым или завершенным.

ЕСМ объединяет в себе ряд технологий для управления контентом и взаимодействием: управление документами, управление изображениями, управление потоками работ и бизнес-процессами, управление записями, управление веб-содержимым, социальные контент и прочие различные расширения. Помимо механизмов для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, ЕСМ-системы обладают средствами потоковой загрузки контента, правами доступа, безопасного корпоративного поиска. Благодаря дифференциации прав доступа к данным, системы ЕСМ гармонируют первенствующему требованию безопасности применения контента в госструктурах, часто содержащего персональную или даже секретную информацию.

ЕСМ-система является родственником системы электронного документооборота, но определяется намного шире, нежели СЭД, так как позволяет управлять информацией внутри компании. Данный электронный документооборот необходим предприятию, если: существует проблема с поиском определенного документа, отсутствует контроль над выполнением работы сотрудников, скорость согласования документов медлительная, важные документы находятся в неудобном бумажном виде, отсутствует контроль каждого сотрудника в выполнении порученной ему работы. С внедрением ЕСМ в организацию сокращаются временные рамки, разграничиваются права пользователей, развивается корпоративная культура, все бизнес-процессы становятся прозрачными и начальству открывается обзор на текущее состояние дел в компании.

Администрирование информацией выполняется без перерывов на протяжении всего жизненного существования документа, а существование начинается с момента задумки создания и заканчивается в момент его изъятия их эксплуатации.

Для компаний, которые делают упор на работу с ЕСМ открывается дорога в более упрощенное делопроизводство, что позволяет делать акцент на самых важных бизнес-процессах. В обусловленности задач и заданий вероятность точного контроля взлетает, что значительно сокращает временные затраты для бесконечных попыток контроля работы предприятия. Для внедрения этой системы необходимы затраты, а вот количество этих затрат полностью зависят от того каким образом будет происходить это внедрение. Так, например, привлекая стороннюю организацию, затраты (денежные средства) будут необходимы для этой организации, а внедряя своими силами и денежные и временные затраты будут существенно выше. При оценке перспектив новых технологий руководством, возникает вопрос о нагрузке сотрудников, привлеченных к работе с этой технологией. Для разрешения данного вопроса большинство компаний берутся за использование облачных сервисов, с целью освобождения сотрудников от различных действий, связанных с мелкими, но кропотливыми действиями происходящих с приходом новой технологии.

Для более удобного управления документами используются библиотеки, которые создаются и классифицируются по разным признакам в зависимости от их назначения. Все библиотеки создаются и контролируются сотрудниками. Благодаря этому, документы могут не только сканироваться, но и автоматически заполнять документы, пользуясь архивами. Поскольку технологии стремительно развиваются в архивы в скором времени можно будет сдавать не только бумажную документацию, очень часто переплетенную и совершенно неудобную, но и электронную, которая в разы лучше хранится и не требует столько места для хранения по сравнению с бумажной. Сам процесс передвижения документов по определенному маршруту в составе ЕСМ-систем – workflow, представляет из себя механизм для построения маршрута документа. Согласующие в заранее составленном списке должны прийти к общему мнению, а руководитель – подписать документ и передать его на следующий этап маршрута. Благодаря программе workflow, входящей в состав системы ЕСМ, строятся сложные маршруты и учитываются различные варианты развития событий. Для отслеживания передвижения документа, можно включить специальные настройки, позволяющие включить уведомления на каждый этап данного маршрута. То есть, находясь вне рабочей зоны, можно отслеживать документ и его прохождение и передвижение по маршруту. Для освоения данной функции достаточно понять методы подхода к управлению компанией, знать и понимать все схемы процессов, а для их создания используются различные совокупности условных обозначений. Правильно организованная работа с документами открывает возможности многократного использования информационных активов, экономии времени сотрудников при планировании и работе с новыми проектами. Основное требование – хорошее понимание особенностей производственной деятельности организации и проработка способов отбора и хранения документов, раскрывающих накопленные знания.

Для овладения коллективной работы, которая необходима организациям с творческим уклоном, необходимо знать основы организации проектной работы. Для создания и поддержания единой работы, а также соблюдения баланса интересов лучше разработать документ, который будет рассматриваться разными методами достижения всех целей концепции ЕСМ, необходимые для этого технического средства и организационные мероприятия.

Потребность бизнеса в ЕСМ

Потребности бизнеса в ЕСМ: развитие интернета и социальных сетей происходит очень быстро, за счет этого появляется все большая информация, которая создает определенный контент, который нужно фильтровать, хранить, развивать. Процессы прогрессируют, выходя за рамки коннекта между клиентом и партнером, соответственно, необходимо налаживать связь и контакты. Все большее количество людей начинают использовать гаджеты, иными словами жить в ногу со временем и технологиями – появляется необходимость обеспечивать людей интересующими их данными. На данном этапе развития находятся технологии, обеспечивающие интеллектуальность информации и делая ее доступной с мобильных устройств, по-другому – искусственный интеллект. Системы ЕСМ позволят взять на себя точный контроль этих процессов, создаваемых искусственным интеллектом.

С тем, что ЕСМ-система очень удобна и фактически необходима мы разобрались, но что на счет ее воплощения?

В Российских предприятиях большинство бизнес-процессов не являются особенно важными и стоящими во главе всех процессов, из-за этого поставщики не просят новых решения проблем и усовершенствования технологий, хотя бы потому что элементарно не в курсе о новых технологиях. Всю программную систему ЕСМ можно разделить на 5 уровней, так Российские предприятия находятся на 2-3 уровне, что говорит о неумении пользоваться новейшими ресурсами и внедрять их в организации, тем самым ускоряя и облегчая работу себе и своим сотрудникам. Очень мало отраслевых решений в области ЕСМ, и большинство поставщиков плохо себе представляет, что можно предложить в качестве альтернативы, для разрешения данных вопросов, ведь именно отраслевые решения в наибольшей степени влияют на цепочку добавленной стоимости. Проблема России – придание слишком большого значения формальной стороне работы с документами, вместо взятия во внимание некоторых важных технологий. Причина исходит из отсутствия понятия, точнее даже размытости понятия ЕСМ систем поставщиками. Поскольку эта система уже довольно развита на протяжении десятилетий, предпринимать какие-то шаги для изучения азов, необходимо уже сейчас. В противном случае – ЕСМ система так и не будет освоено большинством Российским организаций и предприятий. Если рассматривать ЕСМ в широком контексте, то можно сказать о ее обладании довольно большим потенциалом, чем можно себе представить. Формулировка требований к самой системе должна зависеть от заказчика, этому нужно научиться делать с позиции своего бизнеса. Заказчик выдал конкретику – поставщик выдал варианты.

Рынок ЕСМ превосходит сам себя в своем развитии, а в частности он стал перерастать СЭД и вытеснять все остальные различные IT-отрасли с рынка. На рынке ЕСМ происходят массовые изменения связанные с СЭД: стремление бороться с развитием, чтобы не мириться с ролью нишевых продуктов. Выход за рамки сети и активная мобилизация, требование мощной ИБ-защиты. Приобретение мощности юридически значимого документооборота. Требование базы импортозамещанием. Потребность в новых СЭД у заказчиков. Быстрые сроки старта вместо резкого открытия и представления новинки. Выбор интеллектуальных инструментов.

Каждая технологий, входящая в состав ЕСМ имеет свою роль, свое назначение, которое должно быть выполнено в любом случае, также включает в себя целый набор инструментов, помогающих поддерживать свою деятельность. Для реализации данных технологий существуют разные программные продукты – универсальные/специализированные платформы. Так как для решения даже элементарных задач начального уровня системы ЕСМ, требуется система, которая будет иметь в себе объединение нескольких технологий, поэтому, стоит принять во внимание, что иногда технологии могут быть различными в возможностях, а иногда и идентичными. Суть любой из технологий – поддерживать хотя бы одну деятельность ЕСМ.

Для наглядного осознания необходимости введения и активного использования системы ЕСМ хочется привести примеры сторонних предприятий и организаций, которые работают с помощью управления корпоративного контента.

Пример (взят с сайта integral-russia.ru):

Мосгаз до внедрения СЭД тонул в документах. Найти необходимые документы или хотя бы получить сведения об их существовании непросто. Внутренний документооборот шел неторопливо, отслеживание как таковое не велось, часто появлялись дубли и противоречащие версии. Учет входящей и исходящей документации в таблицах Exel.

СЭД LanDocs должна была усилить контроль исполнения поручений, сделать работу с документами прозрачной и обеспечить удобный поиск документов. Внедрение системы шло поэтапно. Сначала была организованна электронная регистрация писем, ТУ и обращений на «горячую линию». Затем была внедрена подсистема электронного документооборота служебных записок и электронного согласования проектов документов. В результате появилась полная прозрачность в работе над документами и на каждом этапе, поручения стали исполняться в установленные регламентом сроки. Важными составляющими успешного внедрения СЭД были: поддержка проекта со стороны руководства, четкое планирование и этапность, а также четкое регламентирование всех автоматизируемых процессов.

Благодаря введению ЕСМ в принцип работы предприятия – организационные моменты стали решаться намного быстрее и все вопросы приобрели свою этапность.

ЕСМ применяется и в автомобилестроительной отрасли, например Mercedes-Benz, которая также использует данную систему в своих целях. Разные форматы, разные материалы: информация о запчастях и сервисе, реклама для привлечения покупателей, изображения моделей для представления новинок, различные виды спецификаций – это лишь малая часть, зависящая от рассматриваемой нами системы. Все цифровые мультимедийные форматы, привлекающие пользователей поддерживаются сайтом. Без ЕСМ было бы невозможно контролировать и обеспечивать вниманием все эти операции из-за огромного масштаба компании. Это доказывает полезность данной системы.

Также можно рассмотреть пример организации, придуманной нами:

Компания А работает по принципу «выполнять важные дела в срочном порядке». На данное предприятие приходят документы, несущие в себе задачи, поток достаточно активный, но рассматриваются лишь те, которые считаются срочными по мнению менеджеров. Происходит заполнение и отправка важных документов, а отложенные остаются таковыми. Приходит новая партия документов, из которой также отбираются наиболее важные, а остальные отсеиваются. В конечном итоге компания А имеет массу невыполненных задач, которые распределяются между сотрудниками, усложняя их работу с основными документами. Почему это произошло? Потому что менеджер не смог четко распределить поручения между сотрудниками поэтапно, создавая им новые задачи. ЕСМ система позволила бы расформировать задания между рабочими, которые могли оперативно решить все вопросы, затрагивающие их обязанности. Этими примерами лишь хочется доказать важность данной системы и подчеркнуть высокий уровень ее развития на данном этапе.