Способы документирования и их развитие. (Свойства документа.)

Содержание:

Введение

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования:

• - текстовое документирование;
• - техническое документирование;
• - фото-кино-видеодокументирование;
• - документы на машинных носителях, электронное документирование.

Текстовое документирование. Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Фото-кино-видеодокументирование. Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом . Особенность фотодокументов - возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов. Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом . Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку. Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Документы на машинных носителях, электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

Любой материальный объект - носитель информации, но люди используют в качестве таковых специальные объекты, с которых информацию удобнее считывать. Традиционно используемым носителем информации является бумага с нанесёнными на ней тем или иным способом изображениями. Поскольку в наше время основным средством обработки информации является компьютер, то и для хранения информации используются в основном машинно-читаемые носители.

Свойства документа.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др. Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. Различают автографы - документы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией.

Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида. Среди копий различаются: Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.

Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий.

Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.

Юридическая сила копий:

1. копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.

2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении. Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом.

История развития

Первые попытки документирования информации относятся к эпохе возникновения племенных союзов - 20-30-тысяч лет тому назад. Началом стало предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись побочным значением, символизировали определенные понятия и даже выражали мысли. Например, стрела - объявление войны, зеленая ветка -- мир. В Передней Азии делали объемные фигурки - значки и посылали их в глиняном «конверте» как сообщения. Греческий историк Геродот свидетельствует о своеобразном документе, переданном персидскому царю Дарию от скифов. «Документ» включал птицу, мышь, лягушку и 5 стрел. Это послание означало следующее: «Если вы, персы, как птицы не улетите в небо, или, как мыши, не зароетесь в землю, или, как лягушки, не поскачете в болото, то не вернетесь назад, пораженные этими стрелами». Разновидностью предметного следует считать галечные, ракушечные формы письма. За камешками, ракушками определенного цвета, конфигурации, а также их комбинациями закреплялся определенный смысл. Их передача влекла за собой передачу смысла. Индейские племена использовали узелковое письмо, не смысловые единицы закреплялись за шнурками разной толщины, разного цвета, а также за узелками и бусинками. Например, в узелковом календаре индейцев Перу один узел на шнурке соответствовал одному дню, по праздничным дням в шнур вплеталась красная нить, в дни, омраченные несчастьем -- черная. Древние инки использовали «кипу» -- к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нитки и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое смысловое значение. Из столицы в провинцию и обратно инки переправляли такие документы «кипу» с сообщениями о сборах налогов, урожае, о размере военной добычи, о числе пленных и т.д.

В Индии и Китае распространенным материальным носителем служили пальмовые листья, имевшие глянцевую поверхность. Связки таких высушенных листьев образовывали своего рода «пальмовые книги». У ацтеков и майя материалом для письма служила кора фикуса, в Юго-Восточной Азии -- панцирь черепах, а у северных народов -- моржовая кость.

В Китае с начала I тыс. до н.э. для письма использовались бамбуковые планки, реже -- деревянные. На каждой из них помещается вертикальный ряд -- строка иероглифов. Дощечка (30-60 см длины) вмещала несколько десятков иероглифов. Связка таких планок и представляла собой древнейшую форму документа. Позже наряду с бамбуком для письма стал применяться шелк. Внутренний конец длинной полосы шелковой ткани прикреплялся к палочке, на которую свиток наматывался. Читался такой документ вертикальными строчками справа налево. В Древнем Египте и у народов Средиземноморья широко использовался папирус -- тростник. Историками найдены также берестяные, льняные, свинцовые рулоны с древними текстами. В Передней Азии распространенным материальным носителем была глина.

Настоящую революцию в документировании произвело изобретение бумаги. Китайский источник приписывает ее изобретение определенному человеку -- начальнику императорских мастерских Цай Луню и сообщает точную дату - 105 г. до н.э. Самое ценное качество бумаги -- она позволяет тиражировать информацию с помощью печатного станка, пишущей машинки, ксерокса и т.д. Массовое распространение книгопечатания стало возможно лишь в результате промышленного изготовления бумаги. В результате единый письменный способ документирования разделился на рукописный, машинописный, печатный, копировально-множительный и т.д.

Развитие документирования прошло длительный исторический путь. В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

Первым в истории стало предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись побочным значением, символизировали определённые понятия и даже выражали мысли. Для более точной передачи человеческой речи появляется письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. Для этого использовались материалы и орудия для письма, применявшиеся человеком в разные эпохи. Революция в документировании произвело изобретение бумаги. Это явилось важнейшим условием дальнейшего быстрого развития человеческой цивилизации.