Содержание:

Введение

Продукт корпорации Microsoft - Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые в нем формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы. В системе адресации - в таблице БД адресуется и обрабатывается текущая запись со всеми полями, после всего еѐ полям нужно задать тип вводимых данных, далее сначала в памяти создается своя папка, а затем в неу автоматически сохраняются все ее таблицы, формы, запросы.

К преимуществам СУБД Microsoft Access можно отнести простой и понятный интерфейс. Приступить к работе с данной СУБД можно, не имея никаких особых навыков. СУБД MS Access общеизвестна и очень популярна в настольных ПК. Это значит, что вы всегда можете обратиться за помощью к знакомому, уже давно использующему данную СУБД, за советом, а также вместе работать с одной базой данных по сети. Практически безграничные возможности экспорта данных: данные из таблиц щелчком одной клавиши мыши можно перенести в Excel, Word, экспортировать в XML, опубликовать в PDF, не говоря уже о том, чтобы без проблем перенести выбранные объекты в другую базу данных. Невысокая цена. Если покупать MS Access в составе полного пакета Microsoft Office, то, по сравнению с другими платными СУБД, цена окажется очень заманчивой. Широкий выбор конструкторов для построения форм, отчетов и запросов, с помощью которых можно отфильтровать данные и вывести их в удобном виде. Широкие возможности импорта данных: если у вас есть табличные данные, созданные при помощи текстового процессора MS Word или табличного процессора MS Excel, вы с помощью мастера без труда перенесете их в свою базу. Импорт, кроме того, можно выполнить из простого текстового документа, из документа XML, а также из файлов баз данных, созданных в других СУБД (таких как dBASE, PARADOX). Возможность создания пароля на своей базе данных. Встроенный язык VBA высокого уровня. Возможность записи макросов. Редактор SQL. Для программистов можно выделить еще один значительный плюс: ядро Access JET 4 встроено в операционные системы Microsoft, начиная с Windows-98. Это значит, что разработанное приложение, использующее в работе базу данных, созданную в Access, можно без проблем переносить на любой компьютер с ОС Windows. Оно будет работать, не требуя установки самой СУБД. В крайнем случае потребуется лишь установка RUNTIME - версии, которую можно абсолютно бесплатно скачать с сайта Microsoft.

Архитектура Microsoft Access

База данных (БД) – поименованная совокупность данных, предназначенная для использования в одном или нескольких приложениях.

Access входит в состав пакета приложений MS Office, который работает под управлением операционной системы Windows, поэтому в Access все операции выполняются по одним правилам.

Access - это реляционная СУБД, т.е.может содержать несколько связанных между собой отношениями таблиц БД, что помогает упростить структуру данных, исключить их дублирование и облегчить выполнение работы.

Таблица – объект, использующийся для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о предметах определенного типа. Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик предмета, а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном предмете. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ – одно или несколько полей, однозначно идентифицирующую каждую запись.

Запрос – объект, позволяющий пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (Query By Example – запрос по образцу) или написать инструкцию SQL.

Форма – объект, предназначенный для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы часто используются для более наглядного представления данных таблиц.

Отчет – объект, предназначенный для форматирования, вычисления и вывода на печать.

Макрос – объект, представляющий структурированное описание одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное событие.

Модуль – объект, содержащий программы на языке Visual Basic, который может оперировать любыми другими объектами.

Создание новой базы данных

Выполнение команды меню «Создать…» (Ctrl-N или первая кнопка на инструментальной панели) приводит к появлению в правой части рабочей области информационного окна, в котором следует выбрать пункт «Новая база данных». MS Access потребует сразу ввести имя файла (в отличие от Word). Все изменения в дальнейшем сразу заносятся в файл. Это необходимо для обеспечения многопользовательского доступа к данным.

Создание новой таблицы

Таблица – основной способ хранения данных в базе данных.

Существует три способа создания новых таблиц.

Создание таблицы в режиме конструктора является наиболее профессиональным подходом и позволяет полностью контролировать создание таблицы.

Специальный «мастер» (Wizard) позволяет в диалоговом режиме создать таблицу данных для наиболее часто встречающихся задач. Можно ознакомиться с работой мастера, чтобы лучше представлять возможности Access.

Создание таблицы в режиме ввода данных похож на создание таблицы Excel. Microsoft Access сам определяет типы полей на основе вводимых пользователем данных.

Запросы

Запрос – основной способ получения информации из базы данных. Суть запроса заключается в том, что вы определяете отображаемую информацию (в простейшем случае список полей таблицы) и задаете условия отбора (требования на значения полей). Тем самым вместо просмотра данных всей таблицы удается быстро получить только действительно необходимую информацию. Результат запроса есть также таблица, ее можно использовать в других запросах наравне с обычными таблицами. Простые запросы можно составить по технологии Query By Example, более сложные запросы создаются с помощью языка SQL.

В в режиме конструктора вы задаете список обрабатываемых полей, условие отбора, отображать или нет это поле в результате запроса.

Режим мастера не предоставляет особых дополнительных удобств. Ради интереса можете попробовать создать запрос в режиме мастера, но при изменении макета вы перейдете так или иначе в режим конструктора.

Формы

Формы – диалоговые панели, облегчающие просмотр, ввод и редактирование данных . Конечно, можно вводить и просматривать данные в таблицах, но при большом числе строк или полей это становится крайне неудобным, кроме того при редактировании данных возрастает вероятность ошибки.

Пользователь выбирает источник данных (имя таблицы или запроса) список полей, доступных для отображения, общий макет формы и она готова. Всегда можно открыть форму в режиме конструктора и поменять ее дизайн, и даже содержание. После создания и выбора имени формы, она появляется в списке форм. Двойной щелчок мыши открывает форму для просмотра и редактирования данных. Для добавления новых данных следует нажать последнюю кнопку в инструментальной панели (треугольник со звездочкой).

Режим конструктора позволяет полностью управлять всеми свойствами формы.

Отчеты

Если формы предназначены в основном для ввода и просмотра данных на экране, то отчеты удобны для вывода на печать. Отчеты также можно создавать в режиме конструктора и мастера. На первых этапах мы воспользуемся мастером. Построенный отчет затем можно открыть в режиме конструктора и внести дополнительные изменения. В бланке отчета можно производить форматирование внешнего представления результатов запроса или просто данных таблицы в режиме, похожим на обычный текстовый процессор или издательскую систему.

Алгоритм работы мастера прост. Пользователю необходимо ответить на несколько вопросов: количество полей и источник данных необходимо ли делать группировки (например, по годам издания книг).

Затем можно указать порядок сортировки полей и общий вид отчета.

Последние два вопроса определяют вид заголовка и имя отчета.

Ниже представлен готовый отчет

Созданный отчет можно открыть в режиме конструктора, изменить порядок полей, шрифты, добавить иллюстрации и т.п.

Заключение

В СУБД Access предусмотрены следующие дополнительные сервисные возможности:

Мастера- специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа.

Шаблоны- заготовка базы данных конкретного типа

Выражения- используется для создания сложных математических и логических формул и выражений как для проверки различных условий, так и для выполнения вычислительных операций.

БД может содержать - таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты. Все они в Access хранятся в одном файле

Достоинством Access являются:

• простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.
• MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков
• предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость
• развитая система справки и понятный интерфейс
• обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов
• развитые встроенные средства разработки приложений.

Недостатком является то ,что в плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Делая вывод можно сказать, что Access – это мощное приложение, предлагающее широкий диапазон средств для эффективного управления информацией. Теперь можно быстро отследить нужные данные и с легкостью создать отчеты на их основе. Office Access позволяет быстро начать работу со встроенными базами данных, чтобы внести в них изменения и адаптировать эти базы к меняющимся деловым потребностям пользователя. Пользователь может собирать данные с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированные, отфильтрованные и сгруппированные данные, которые позволяют принимать более обоснованные решения.

Заключение

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.

Список литературы

1. Сулейманов Р.Р., Шарафутдинов А.Г. ИННОВАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОБУЧЕНИЯ В ЭКОНОМИКЕ [Текст]:сборник Актуальные вопросы экономико-статистического исследования и информационных технологий сборник научных статей: посвящается 40-летию создания кафедры "Статистики и информационных систем в экономике". МСХ РФ, Башкирский государственный аграрный университет. Уфа, 2011. С. 340-342.
2. Вейскас Д.Э. Эффективная работа с Microsoft Access 2: [Текст ]Учебник / Вейскас Д.Э.- С. – Петербург.: «Питер Пресс», 2014. - 856 с.
3. Бекаревич Ю.Л., Пушкина Н.П. Самоучитель Microsoft Access 2000 : [Текст ]Учебник / Бекаревич Ю.Л., Пушкина Н.П. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2013. - 480 стр.